Jak nawiązać partnerski dialog z dostawcą usługi?

Jak nawiązać partnerski dialog z dostawcą usługi?

Budowanie relacji z dostawcami rozpoczynamy już na etapie zapytania ofertowego. Prawidłowy wybór potencjalnych dostawców powinien być poprzedzony wnikliwą oceną ich referencji w obszarze i zakresie, którym jesteśmy zainteresowani. Ponieważ w większości przypadków nasza...

Drugim istotnym elementem, poprzedzającym wybór potencjalnego dostawcy, jest prawidłowe i szczegółowe sprecyzowanie naszych potrzeb w postaci dokumentacji przetargowej. Ma ona pomóc w zrozumiałym przedstawieniu naszych oczekiwań, co pozytywnie wpłynie na przyszłe relacje i zapobiegnie sytuacjom, w których jedna ze stron będzie mogła powołać się na braki w zakresie zapytania lub niedoróbki merytorycznej.

Posiadając taką bazę do dalszej współpracy i budowy partnerskiego dialogu z dostawcami, przystępujemy do stworzenia po naszej stronie kompetentnego zespołu ludzi odpowiedzialnych za przeprowadzenie projektu na wszystkich etapach.

Celowo zwracam tutaj uwagę pojęcia zespołu, gdyż przeprowadzenie projektu automatyzacji zawszę wymagać będzie wielowątkowego spojrzenia i wiedzy kilku ludzi z różnych sfer naszej działalności operacyjnej. Także fakt właściwych relacji międzyludzkich równomiernie rozłożonych w zespole będzie sprzyjał w momentach napięć ich rozładowaniu.

Opierając się na naszej wieloletniej praktyce wielu wdrożeń, mogę również zasugerować wprowadzenie do struktury projektowej osoby pełniącej funkcje rozjemcze, a nie będącej w ciągłym trybie prac operacyjnych. Innymi słowy, powołanie instancji odwoławczej, która będzie mogła obiektywnie ocenić, co dla dalszego przebiegu projektu jest najlepsze.

Bardzo pomocnym instrumentem jest również stworzenie sformalizowanej „mapy drogowej” czy też „check-listy” projektu. Taki dokument powinien formułować następujące kluczowe pytania i prowadzić do znalezienia na nie odpowiedzi:

  1. Jaki mamy budżet projektu w ujęciu nie tylko „cena zakupu”?
  2. Czy posiadamy wszystkie kompetencje potrzebne dla prawidłowej definicji celów projektowych i oceny rezultatów?
  3. Czy zdefiniowane cele projektu ujmują wszystkie aspekty realizacji?
  4. Jakie mamy alternatywy?
  5. Czy mamy opracowany plan „B” w przypadku niepowodzenia?

Na poziomie bardzo ogólnym zadanie sobie takich pytań wspólnie z wybranym dostawcą buduje partnerskie relacje i pozwala na czerpanie z doświadczeń dostawcy, którego dzień powszedni to rozwiązywanie takich problemów.

Nie każdy projekt będzie wymagał przygotowanego konspektu, ale warto —w mojej opinii – poświęcić czas na przygotowanie się do niego. Jak bardzo jest to ważne, obrazuje przykład który poznałem dzięki współpracy z firmą projektowo-budowlaną. W ramach przygotowań do realizacji projektu firma ta organizuje dla zespołów wykonawców i inwestorów szkolenie grupowe z technik komunikacji. Ten wydawałoby się odległy merytorycznie zakres szkolenia powoduje, iż liczba zagrożonych terminów wykonania i naliczonych kar znacząco spadła.

Poleć ten artykuł:

Polecamy