Odpowiedzialność za prywatne auto

Artykuł 34a ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (dalej jako „u.t.d.”) oraz rozporządzenie ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (dalej jako „rozporządzenie MI”). To dwa przepisy znajdujące zastosowanie w aspekcie podróży lokalnych. Są nimi przejazdy w miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy(1).

Konieczną przesłanką zwrotu kosztów jest zawarcie odpowiedniej umowy cywilnoprawnej między pracodawcą a pracownikiem o używanie samochodu do celów służbowych. W odniesieniu do podróży zamiejscowych (poza miejscowością, w której ma miejsce siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika), uregulowanie zwrotu kosztów z tytułu używania pojazdu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych jest odmienne w zależności od typu pracodawcy(2).

Zgoda pracodawcy

W przypadku zatrudnienia u innego pracodawcy niż państwowa lub samorządowa jednostka sfery budżetowej, warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi określane są w postanowieniach układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie został objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, decydujący wpływ mogą mieć warunki umowy o pracę(3).

Gdy jednak i one nie określają warunków wypłacania należności z tytułu podróży zamiejscowych, zastosowanie znajduje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku(4). Reguluje ono warunki zwrotu kosztów przejazdu samochodem prywatnym dla celów służbowych zarówno w odniesieniu do podróży krajowych, jak i zagranicznych. Pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy(5). Na zwrot kosztów przejazdu składa się iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, nie wyższą niż stawki określone w wyżej wymienionym rozporządzeniu ministra infrastruktury(6).

Koszty napraw i eksploatacji

Nierzadko poruszany problemy dotyczy zwrotu lub partycypowania w kosztach utrzymania auta, wynikających na przykład z napraw, konieczności wymiany płynów eksploatacyjnych, zakupu niezbędnych akcesoriów. W tym przypadku, zarówno w przypadku jazd lokalnych jak i podróży zamiejscowych, prawo stoi po stronie przedsiębiorcy – mianowicie firma nie jest zobowiązana do partycypowania w powyżej wskazanych kosztach.

Jeśli chodzi o jazdy lokalne, kwestię tę uregulowano w rozporządzeniu ministra infrastruktury – podstawą do ustalania wysokości ryczałtu za używanie samochodu niebędącego własnością pracodawcy jest umowa cywilnoprawna zawarta między pracodawcą a pracownikiem, dotycząca używania pojazdu do celów służbowych. Zwrot kosztów używania środków lokomocji do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, po złożeniu pisemnego oświadczenia pracownika o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu(7).

Przyjmuje się, że kwoty określone w rozporządzeniu obejmują poza kosztem paliwa także wydatki na pokrycie kosztów eksploatacji auta, czyli zużycie opon, oleju, żarówek, a ponadto opłaty za przejazd płatnymi drogami, opłaty parkingowe. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku podróży zamiejscowych. Jednak w tym przypadku nie spotkamy się ze zwrotem kosztów używania auta prywatnego do celów służbowych w formie ryczałtu.

Dobra wola pracodawcy

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca w umowie cywilnoprawnej, układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę zobowiązał się do partycypowania (w całości lub częściowo) w kosztach utrzymania samochodu prywatnego używanego do celów służbowych. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się na taki krok, będzie musiał pamiętać, że kwoty wypłacone z tego tytułu stanowią przychód pracownika, a co za tym idzie, powstanie obowiązek odprowadzenia od nich podatku dochodowego, a także ulegnie zwiększeniu podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Wśród zapytań do osób odpowiedzialnych za użytkowanie środków transportu w firmie, poruszane są również kwestie, czy kierowcy mogą domagać się od swojego pracodawcy pokrycia kosztów związanych z uszkodzeniem auta prywatnego używanego do celów służbowych, gdy do wypadku doszło z winy innego kierowcy. W tym wypadku nie powinno ulegać wątpliwości, że pełną odpowiedzialność za niekorzystne następstwa kolizji drogowej ponosi sam sprawca. Z reguły wypłaty odszkodowania dokona ubezpieczyciel, u którego sprawca szkody wykupił polisę OC lub Ubezpieczeniowy Fundusz Gwarancyjny, jeśli sprawca nie będzie miał wykupionej polisy albo nie zostanie ustalony. W żadnym wypadku nie można mówić o odpowiedzialności pracodawcy, gdy nie był on sprawcą szkody.

Niesprawność pojazdu

Pracodawca nie ponosi również odpowiedzialności, gdy zatrudniony używa samochodu, który jest niesprawny. W tym wypadku to na pracowniku jako właścicielu auta spoczywa obowiązek utrzymania środka lokomocji w należytym stanie technicznym, a przedsiębiorca nie posiada żadnych uprawnień do przeprowadzania kontroli pojazdów używanych przez jego podwładnych do celów służbowych. Przeciwnie, gdy zatrudniony korzysta z pojazdu należącego do firmy, wtedy menedżer flotowy bądź inna uprawniona osoba ma obowiązek dostarczenia narzędzia pracy w pełni sprawnego.

Rodzinny „autostop”

Na zakończenie chciałbym jeszcze omówić poruszany często przez pracowników problem dotyczący możliwości decydowania przez pracodawcę o tym, kto będzie przewożony w samochodzie prywatnym wykorzystywanym do celów służbowych. Często pytania dotyczą tego czy przedsiębiorca może zabronić przewożenia w tym czasie członków rodziny. W tym miejscu należy podkreślić, że firma, poza uprawnieniem do wyrażenia zgody na wykorzystanie przez zatrudnionego samochodu prywatnego do celów służbowych, nie może w żaden sposób decydować o jego przeznaczeniu i sposobie jego wykorzystania.

To pracownik według własnego uznania może decydować o tym, kogo w danej chwili będzie przewozić. Jeśli jednak okazałoby się, że zatrudniony przewoził członków własnej rodziny czy przyjaciół w czasie, w którym według własnej deklaracji miał użytkować własne auto do celów służbowych, pracodawca może zakwestionować ten fakt i odmówić zwrotu kosztów podróży służbowej.

Fot. Opel

(1) Zgodnie z rozumowaniem a contrario przepisu § 1 ust. 2 wydanego na podstawie delegacji z art. 34a ust. 2 u.t.d. rozporządzenia ministra infrastruktury,

(2) Art. 775 § 2 i § 3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (dalej jako „KP”).

(3) Art. 775 § 5 KP.

(4) Na podst. art. 775 § 5 KP, rozporządzenie dotyczy należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej jako „rozporządzenie MPiPS”) wydane na podstawie delegacji z art. 775 § 2 KP.

(5) § 3 ust. 3 rozporządzenia MPiPS

(6) Zgodnie z § 3 ust. 4 rozporządzenia MPIPS

(7) §4 ust. 1 rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.