Liczą się fakty i zaufanie

Kryzys ekonomiczny skłonił większość firm do ponownej weryfikacji rzeczywistej efektywności łańcuchów dostaw oraz wdrożenia programów zarządzania ryzykiem. Wpływ recesji jest globalny i zasadniczy. Główne jej skutki dla przedsiębiorstw to znacznie obniżony popyt i zyskowność, niestabilne zamówienia i dostawy, podwyższone ryzyko problemów z kooperantami, nadwyrężony przez wysokie zapasy oraz nieterminowy spływ należności – cash flow.

 W tym kontekście dotychczasowe, tradycyjne metody stały się niewystarczające. Aby przetrwać, należy być gotowym na fundamentalne zmiany. W świetle badań przeprowadzonych przez PRTM, a prezentowanych w dodatku do raportu „Global Supply Chain Trends 2008 – 2010” widać, że skutecznych środków należy szukać przede wszystkim w trzech obszarach: planowanie sprzedażowe i operacyjne, intensyfikacja współpracy wewnętrznej i zewnętrznej, jak również skuteczniejsza redukcja złożoności i kosztów łańcucha dostaw. Liderzy zdecydowanie uznali już, że konieczne staje się takie przeprojektowanie strategicznych procesów, aby zapewniały one długookresową zdolność elastycznych adaptacji do fluktuującego popytu.

 Ciągłe dążenie do zwiększenia efektywności sprawia, że łańcuchy dostaw są wprawdzie coraz bardziej wydajne, ale też bardziej wrażliwe na zakłócenia. Szczególnie przy rozbudowanych modelach  kontrola nad wszystkimi ogniwami jest znacząco utrudniona. Drobna pomyłka na początku procesu potrafi przekształcić się w duży błąd w dalszej jego części, co może w konsekwencji negatywnie odbić się na jakości usług oferowanych końcowemu odbiorcy. Kolejnym negatywnym aspektem stały się ograniczenia po stronie dostawców, którzy najczęściej przez własne problemy finansowe nie są w stanie dostarczać towar na czas i zgodnie z zamówieniem. Z tego powodu aż 67% uczestników badania zdecydowało się wdrożyć lub ulepszyć dotychczasowe narzędzia selekcji partnerów biznesowych oraz nadzoru nad ich działalnością.

euro-pegaz logistyka, której jedną z kluczowych specjalności jest działalność co-packingowa już dawno uznała konieczność takiego kształtowania relacji ze swoimi klientami, aby dawać im poczucie maksymalnej pewności i transparentności świadczonego serwisu. Zasady te okazały się szczególnie cenne teraz, kiedy na specyficzną dynamikę działalności związanej z obsługą promocji nakłada się również ogólna fluktuacja popytu. 

W ocenie operatora, nowoczesny outsourcing wykracza daleko poza działania zmierzające jedynie do przejmowania procesów i cięcia kosztów. Coraz głębszy charakter współpracy skłania strony do nawiązywania partnerskich relacji. Ścisła współpraca nie tylko zwiększa elastyczność łańcucha, ale i gwarantuje ciągłość oraz stabilność dostaw. Dla coraz większej liczby firm łańcuch dostaw staje się z pewnością obszarem o znaczeniu strategicznym. Zaburzenia w jego obrębie mogą nie tylko zmniejszyć efektywność przedsiębiorstwa, ale także uniemożliwić mu wprowadzenie nowego produktu, czy wejście na nowy rynek.

Podstawowym czynnikiem sukcesu w nowocześnie rozumianym outsourcingu jest umiejętność zapewnienia całkowitej otwartości w relacjach pomiędzy dostawca a odbiorcą usług. Idealny dostawca powinien być partnerem i doradcą, dostarczającym najnowszej wiedzy i rozwiązań, a nie tylko sprawnym wykonawcą konkretnych usług. Sprawny przepływ informacji w całym łańcuchu dostaw dotyczy przepływu danych i informacji od klientów (dane dotyczące popytu), przez dostawców, partnerów logistycznych i transportowych, a skończywszy na dystrybutorach i sprzedawcach detalicznych. Współczesny rynek wymaga od firm rozwijania kompetencji pozwalających budować zintegrowane łańcuchy dostaw,  w których wszyscy partnerzy biznesowi posługują się tym samym językiem. By to osiągnąć, liderzy rynku doskonalą prognozowanie, dbają by informacje docierały do wszystkich partnerów i mają świadomość wewnętrznych ograniczeń, dotyczących produkcji lub logistyki. Zarówno w Polsce jak i w Europie coraz więcej firm próbuje budować przejrzyste, zintegrowane łańcuchy dostaw.

PRZEPŁYW INFORMACJI

Już od początku swojej działalności, euro-pegaz logistyka kładła duży nacisk na rozwój nowoczesnych form komunikacji ze swoimi klientami. Doskonałych narzędzi w tym zakresie dostarcza wdrożona przez spółkę w obu lokalizacjach w Osiecznej oraz Dąbrowie Górniczej, dedykowana wersja systemu klasy WMS (Warehouse Management System), warszawskiej firmy Logifact. Rozbudowany i nowoczesny system, który wspomaga efektywne zarządzanie przepływem materiałów w nowoczesnych centrach logistycznych, w oparciu o odpowiednio zdefiniowaną organizację pracy zapewnia najwyższy poziom świadczonych usług.  Jego integralne cechy oraz funkcjonalności wspierają przepływ informacji o wykonywanych operacjach i procesach logistycznych, w tym sprawne pozyskiwanie niezbędnych informacji z zaimplementowanych wewnątrz systemu modułów.

Złożony zakres usług co-packingowych świadczonych przez euro-pegaz realizowany jest w oparciu o zaawansowany moduł produkcyjny systemu logifact®WMS. Na podstawie wprowadzonych norm materiałowych, system steruje wydaniem na produkcję oraz monitoruje zużycie i dostępność komponentów. Całość zintegrowana jest z dodatkowymi obszarami wyjścia tj. komasacji oraz etykietowania, jak również funkcjami inwentaryzacji selektywnej i kompleksowej.  Wszystkie moduły systemu posiadają taką strukturę kodu źródłowego, która umożliwia ich prostą integrację oraz stwarza efektywne narzędzie raportowe na styku usługodawca – klient.

WYKORZYSTANIE TECHNOLOGII IT

Rodzaj technologii komunikacji wykorzystywanej przez euro-pegaz dostosowany jest ściśle do wymagań, ale i ograniczeń po stronie klienta. Oferta rozciąga się od prostych serwerów FTP (File Transfer Protocol) poprzez HTTPService, aż do skomplikowanych rozwiązań interfejsowych jakim są np.: transfer wewnętrznych informacji klient-server DTS (Data Transformation Services) – SSIS (SQL Server Integration Services).

Rozwiązanie typu FTP wykorzystywane jest najczęściej do prostego przechowywania oraz wymiany informacji w postaci harmonogramów, instrukcji, szablonów dokumentów, kart technologicznych, certyfikatów itp. Standard HTTPServices oferuje natomiast klientowi dostęp do stworzonego i zaimplementowanego serwisu SharePoint oraz ReportingServices na wewnętrznych serwerach firmy poprzez bezpieczny link http://. SharePoint to proste i czasami niedoceniane narzędzie. Jego integracja w pakiecie MSOffice sprawnie wspiera płynny i szybki przepływ informacji pomiędzy firmami, np. w zakresie zarządzania dokumentami. Możliwość indywidualnego nadawania uprawnień pozwala udostępniać liczne biblioteki dokumentów na zasadach określonych przez administratora. Z doświadczenia euro-pegaz wynika, że takie portale świetnie sprawdzają się przy prowadzeniu współdzielonych dokumentów takich jak: matryce komunikacyjne, plany dystrybucyjne, plany produkcyjne, wszelkiego rodzaju anonse, dyskusję grupowe, ustalanie grafiku spotkań oraz ważnych wydarzeń dla firm. Rozwiązanie stosunkowo dobrze zabezpiecza przechowywane informacje przed ich ewentualną utratą oraz nieuprawnionym dostępem. Daje też możliwość śledzenia historii edycji dokumentów.

euro-pegaz stale umacnia i rozwija zakres narzędzi oferowanych swoim klientom, dostosowując go do aktualnych możliwości technologicznych lub specyficznych wymagań procesowych. Dostępne w standardzie raporty online, które generowane są z systemu logifact®WMS, zapewniają klientom pełną i przejrzystą informację o bieżących parametrach i procesach logistycznych. W ten sposób monitorowane są np. stany magazynowe, realizacja zleceń produkcyjnych oraz zleceń wydania. Istnieje też możliwość załączania w raportach dokumentów w formacie i o zawartości wymaganej przez klienta np. certyfikatów jakościowych partii produkcyjnej. Wszystkie raporty tworzone są w języku SQL oraz za pomocą bardzo elastycznego narzędzia jakim jest Reporting Services. To właśnie dzięki  funkcjonalności Reporting Services raport udostępniany jest klientowi poprzez stronę ‘http://’. Ważnym elementem tego narzędzia jest przyjemny dla użytkownika interfejs graficzny. Bez problemu tworzone są indywidualne ekrany uwzględniające logotyp klienta, preferowany rozkład raportu lub kolorystykę. Gwarancję bezpieczeństwa udostępnianych stron stanowią liczne zabezpieczenia m.in.: indywidualne Certyfikaty SSL, zabezpieczające wymianę informacji, specjalnie kierowane porty zewnętrzne, dedykowane do transmisji danych. W ocenie klientów euro-pegaz, największym zainteresowaniem cieszą się raporty online, które „na żywo” przekazują dane z systemu. Przy każdym odświeżeniu strony raport prezentuje najświeższą informację i nie dopuszcza do modyfikacji danych.

Najwyższą, formą stabilności wymiany danych są z pewnością rozwiązania interfejsowe, euro-pegaz wykorzystuje SQL Server Integration Services (SSIS) do wymiany takich informacji, jak zawartość awiza i jego potwierdzenie, zawartości zleceń produkcyjnych oraz wysyłkowych z ich potwierdzeniami, aktualizacja norm produkcyjnych, przesunięcia w magazynach logicznych. Nad wymianą danych aplikacji, jak również nad ich bezpieczeństwem czuwa stworzona specjalna usługa sieciowa – Web Services. Z uwagi na ich stosunkowo wysoki koszt początkowy, rozwiązania oparte na interfejs stosowane są z reguły przy znacznych wolumenach współpracy oraz w przypadku klientów otwartych strategicznie na tego typu formę komunikacji.

LICZĄ SIĘ FAKTY I ZAUFANIE

Warto zaznaczyć, że raportowanie w technologii HTTPServices jest często pierwszym krokiem przed decyzją o wspólnym tworzeniu interfejsu wymiany danych pomiędzy systemem klienta, a systemem magazynowym logifact®WMS. Audyty procesowe i wspólne definiowanie procesów oraz systemy monitorowania KPI pozwalają krok po kroku budować wzajemne zaufanie.

Oferowana elastyczność i transparentność ze strony operatora przekonuje najczęściej klienta o właściwym pojmowaniu przez niego partnerstwa. euro-pegaz tak właśnie postrzega swoje miejsce w łańcuchu dostaw klientów. Szczególnie w tym wymagającym okresie firma pragnie być kluczowym ogniwem procesów. Elastycznym, żeby dynamicznie reagować na zmieniające się uwarunkowania, ale i przez swoją transparentność pewnym filarem, który nigdy nie zawiedzie. Skuteczność tej strategii potwierdza lista referencyjna klientów, a w szczególności współpraca z kontrahentami zagranicznymi, dla których położenie po drugiej stronie Odry jeszcze niedawno stanowiło barierę nie do przejścia. 

Coraz więcej firm przechodzi z modelu współpracy na zasadach „trust me” (ufaj mi) w stronę modelu „show me” (pokaż mi). W pierwszym modelu ocena stopnia bezpieczeństwa łańcucha dostaw weryfikowana jest wyłącznie na poziomie stopnia wypełnienia kontraktowych wymagań klienta. O powstawaniu wartości dodanej w takich relacjach możemy mówić wyłącznie wtedy, kiedy klient wykazuje wysoki poziom zaufania wobec dostawcy. „Show me” reprezentuje zupełnie nową strategię biznesową.  Polega ona na kultywowaniu pełnej przejrzystości relacji oraz wymiany danych.

Poprzez dostęp do faktów klient sam może dokonywać oceny procesu i zainicjować działania. Taki stan umacnia zaufanie i stanowi dodatkowy atut dla dostawcy. Po pierwsze, pozwala zademonstrować klientowi własny, rzeczywisty wkład w realizację usługi, co często nie jest w dostatecznym stopniu zauważane i doceniane. Po drugie, stwarza podstawy do obiektywnej oceny potencjalnych błędów w procesie, za który faktycznie nie ponosi odpowiedzialności. Czy naprawdę kończą się czasy „kreatywnych tabelek” i „malowania trawy” przed wizytacją klienta? Zdecydowanie tak. Teraz liczą się fakty i zaufanie.