Altec Doc-Line – system z intuicyjną obsługą

Potrzeba wdrożenia rozwiązania do zarządzania obiegiem dokumentów pojawiła się w przedsiębiorstwie o dużej skali działalności, jakim jest Sapa Aluminium wraz z coraz bardziej uciążliwymi zmaganiami z przyrostem różnorodnych dokumentów w firmie. – W całym naszym koncernie kładzie się silny nacisk na bezpieczeństwo pracy i ochronę środowiska. Dotyczy to także gospodarowania odpadami wtórnymi i eliminacji marnotrawstwa zasobów m.in. papieru. Koncepcja elektronicznego obiegu dokumentów miała przyspieszyć proces ich obiegu i zagwarantować możliwość ich śledzenia. Co ciekawe, wdrożenie odbyło się w ramach jednego z projektów należących do portfolio redesigne, czyli programu restrukturyzacyjnego, podnoszącego efektywność wszystkich procesów firmy od sprzedaży przez produkcję, aż po rozliczenia finansowe z klientami – mówi Kamil Sitarski, project manager w Sapa Aluminium. – Szukaliśmy narzędzia umożliwiającego integrację z naszym systemem ERP firmy Epicor – sercem naszych procesów biznesowych. Wiedzieliśmy, że do obiegu dokumentów potrzebujemy osobnego oprogramowania. Natomiast głównym założeniem była kompatybilność programu z systemem ERP. Zaproponowane przez firmę Epicor oprogramowanie Doc-Link spełniło tą potrzebę. Kolejnymi ważnymi czynnikami podczas wyboru rozwiązania była łatwość obsługi i możliwość odzwierciedlenia procesów w formie przepływów, a także przejrzystość narzędzia i definiowanie poziomów uprawnień – dodaje Kamil Sitarski.

Przy wyborze systemu przez Sapa Aluminium duże znaczenie miał także krótki czas wdrożenia i wkomponowana w Doc-Link intuicyjna obsługa systemu przez każdego użytkownika.

Opis rozwiązania

Doc-link umożliwia archiwizację dokumentów oraz ich przetwarzanie w ramach przepływu pracy (workflow), a także pobieranie i wyszukiwanie z poziomu komputera użytkownika. Dzięki temu pozwala zwiększyć produktywność przedsiębiorstwa, usprawniając komunikację z klientami, dostawcami i pracownikami. System ten łączy firmę z jej oddziałami terenowymi i partnerami handlowymi poprzez automatyzację wymiany i przetwarzania danych.

Doc-link zapisuje i pobiera wszystkie dokumenty firmy, takie jak dokumenty przesyłane elektronicznie, dokumenty zewnętrzne przychodzące do firmy, dokumenty z odręcznymi poprawkami i utworzone za pomocą programów z pakietu Microsoft Office lub innych aplikacji działających w systemie Windows.

Po zarejestrowaniu dokumentów w systemie Doc-link można je przeglądać, opatrywać adnotacjami, przypisywać im odpowiednie kody i przesyłać do zatwierdzenia. Te same dokumenty można następnie przekazywać dowolną metodą i w dowolnym formacie. Dzięki Doc-Link pracownicy oszczędzają czas i pracują efektywniej, ponieważ nie muszą odchodzić od biurka, aby wyszukać odpowiedni dokument lub ponownie go wysłać. System upraszcza wszystkie procesy wymagające dużej ilości dokumentów papierowych i eliminuje kosztowne przestoje związane z ręcznym ich wyszukiwaniem. Co ważne, dostęp do dokumentów, raportów i plików elektronicznych uzyskuje się w kilka sekund. Możliwa jest integracja systemu z rozwiązaniem ERP, służącym do zarządzania zasobami firmy i korzystanie z niego w dużym przedsiębiorstwie wielodziałowym o złożonym profilu działalności takim, jakim jest Sapa Aluminium.

Przebieg wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęło się od analizy dotychczasowego obiegu dokumentów, która pozwoliła na zmapowanie procesów i konfigurację systemu Doc-Link. Po zakończeniu konfiguracji, rozpoczęto testy, do których zaangażowano przyszłych użytkowników. Następnie stopniowo wprowadzano elektroniczny obieg dokumentów. W pierwszym etapie wystartowała obsługa zleceń zakupu i faktur od dostawców. – Początkowo dla zachowania bezpieczeństwa utrzymywano poza obiegiem elektronicznym, także obieg fizyczny dokumentów. Później zdecydowano o zastosowaniu podejścia projektowego, które okazało się skuteczniejsze i pozwoliło na płynne rozszerzanie zakresu wdrożenia o kolejne obszary – wyjaśnia Kamil Sitarski.

W ramach wdrożenia przeprowadzono szkolenia dla wszystkich użytkowników programu, czyli personelu Sapa Aluminium każdego szczebla – od pracowników produkcyjnych po dyrektorów. Szczególny nacisk został położony na szkolenia dla pracowników działów zakupów (w tym magazynierów) i działu finansowego, ze względu na specyfikę ich pracy. Następnie przygotowano w formie elektronicznej instrukcję dla poszczególnych procesów i narzędzi Doc-Link i umieszczono ją na stronie intranetowej tak, aby każdy pracownik miał do niej swobodny wgląd. Za pośrednictwem tej strony informowano także użytkowników o uruchomianiu nowych funkcji. Wprowadzono także zasadę wstrzymania obiegu papierowego po starcie obiegu elektronicznego.

Całe wdrożenie zostało podzielone na etapy związane z kolejnością wprowadzania obsługi kolejnych dokumentów i funkcji systemu. Początkowo uruchomiono Zlecenia Zakupu, następnie Faktury od Dostawców, a dwa miesiące później Dokumenty wspierające dokumenty główne, Proces blokady płatności i Proces zastępstw, a także Portal Doc-Link (zbiór dokumentów generowanych do Doc-linka . Następnie uruchomiono Proces zamówień matryc i narzędzi produkcyjnych. – Obecnie integracja z ERP jest uruchomiona na poziomie faktur, co sprawia, że w systemie można podejrzeć i zaksięgować faktury z adnotacjami naniesionymi w obiegu elektronicznym. Pracujemy także nad mapowaniem i integracją pól ERP i Doc-Link dla Zleceń Zakupu i Faktur oraz powiązaniem tych dokumentów w systemie. Integracja obejmuje dwie firmy i sześć kompanii w systemie ERP. W przeciągu kwartału planujemy zakończenie prac nad rozwojem Doc-link. – podkreśla Kamil Sitarski.

Korzyści z wdrożenia

Sapa Aluminium korzysta z kompleksowego rozwiązania ERP i CRM firmy Epicor, służącego do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa i relacjami z klientami, z którym został zintegrowany Doc-Link. Z systemu Doc-Link korzystają dwie firmy Sapa Aluminium i Sapa Components. Grupa użytkowników systemu stanowi około 120 osób, którymi opiekuje się dwóch administratorów. W firmie Sapa Aluminium w ciągłym obiegu jest niebagatelna liczba około 2500 dokumentów, które wykonują ponad 3000 ruchów dziennie, przy czym skala rośnie w końcu miesiąca ze względu na specyfikę procesów księgowych.

Doc-Link został stworzony przez specjalistów wywodzących się z branży finansowej, którzy posiadają rozległą wiedzę na temat potrzeb przedsiębiorstw i ważnych punktów styku w obszarze finansów i obiegu dokumentów. Po implementacji systemu, Sapa Aluminium zanotowała znaczne korzyści biznesowe w obrębie czasu obsługi (to dokumenty się przemieszczają nie ludzie), szybkości wprowadzania danych do systemu oraz poprawności tych danych i eliminacji błędów, a także możliwości balansowania obciążeniem pracą.

System zapewnia sprawny przepływ dokumentów w wielu oddziałach firmy, przy czym jednocześnie, dzięki automatyzacji procesów, umożliwia redukcję nakładu pracy poświęcanej zwykle na przetwarzanie dokumentów. Umożliwia także skrócenie czasu ich obiegu, co w skali globalnej generuje znaczne oszczędności.

System pozwala na udostępnianie dokumentów bez konieczności ich fizycznej dystrybucji. Co ważne, w zakresie bezpieczeństwa, Doc-Link zapewnia ścisłą kontrolę praw dostępu do każdego dokumentu, co powoduje, że każda operacja przeprowadzona jest w sposób pewny i bezpieczny. Wiąże się to również z wyeliminowaniem ryzyka zagubienia dokumentów, ponieważ natychmiast można w razie potrzeby ustalić twórcę operacji na każdym etapie przetwarzania oraz lokalizację dokumentu. System umożliwia monitorowanie dokumentów oraz ustalenie kto je przetrzymuje lub pracuje na nich dłużej, niż zachodzi taka potrzeba. Ważną korzyścią z wdrożenia Doc-Link w firmie Sapa Aluminium jest wymuszenie terminowości przetwarzania dokumentów. System zapewnia łatwe wyszukiwanie i szybki dostęp do elektronicznych dokumentów, a także podgląd dokumentów towarzyszących np. zamówienie – PZ – faktura. Doc-Link usprawnia także obsługę dokumentów wewnętrznych takich jak wnioski urlopowe. Te wszystkie czynniki ułatwiają kontrolę pracy na stanowiskach, które z reguły trudno monitorować. Doc-Link zapewnia mierzalność pracy księgowości i administracji, a tym samym, dzięki identyfikacji wąskich gardeł i stanowisk o małym obciążeniu pracą, umożliwia przedsiębiorstwu optymalizację wykorzystania zasobów.

W obszarze finansów Doc-Link eliminuje w firmie konieczność stemplowania faktur poprzez zastosowanie funkcji Distribution Stamp, która umożliwia ich akceptowanie przez zdalnych zatwierdzających. Po wprowadzeniu do systemy faktury figuruje ona nie tylko, jako obraz cyfrowy, ale także jako konkretne dane, które można przenieść do systemu ERP. Doc-Link umożliwia zatwierdzanie lub przeglądanie faktur w oddziałach terenowych Sapa Aluminium z wykorzystaniem przepływu pracy (workflow) lub poczty elektronicznej i elektronicznego umieszczania adnotacji zawierających informacje o zatwierdzeniu (z podaniem danych logowania, daty i godziny) z poziomu komputera biurkowego osoby zatwierdzającej. Ponadto pozwala użytkownikom elektronicznie zatwierdzać faktury do zapłacenia i rozdzielać koszty przed wprowadzeniem informacji z faktury do systemu finansowo-księgowego. Natomiast kierownicy mogą natychmiast przywoływać faktury wystawione w danym okresie czasu dla poszczególnych obciążonych kont. Z kolei kontrolerzy mają dostęp do wszystkich faktur według kont, kwot lub dostawców. System umożliwia także dodawanie komentarzy do dokumentów z zachowaniem uprawnień oraz dystrybucji mailem, co ułatwia pracę i oszczędza czas. Wymieniając korzyści , chciałbym zwrócić uwagę nie tylko na eliminację obiegu papierowego i eliminację ryzyka zaginięcia ważnego dokumentu, (przy czym od momentu wdrożenia żaden dokument nie zaginął), lecz także przyspieszenie przepływu, pełną transparentność obiegu i tracking, a więc śledzenie dokumentów. Kolejnym dobrodziejstwem wynikającym z wdrożenia Alteca jest bardzo ważna dla naszych pracowników intuicyjność i łatwość jego obsługi. Chciałbym zauważyć, że nawet osoby starsze czy nie posługujące się swobodnie komputerem są w stanie obsługiwać Doc-Link. Niemałe znaczenie ma modułowa budowa. Fakt, że Doc-Link zawiera osobne narzędzia do zarządzania poczególnymi procesami, a wśród nich Workflow Launcher – koszyki użytkowników, Client – archiwa dokumentów, Supervisor – tracking dokumentów, Administrator – narzędzie administracyjne, Collator – obsługa skanerów, które znacznie ułatwia naszą pracę – podsumowuje Kamil Sitarski.