Fleet manager, dyrektor finansowy, a firma CFM

Odpowiadam już na wstępie, żeby nie budzić dalej kontrowersji – nie, nie stanowi zagrożenia. Z punktu widzenia firmy wynajmu, flota samochodowa, bez względu na to, czy składa się z kilkunastu czy kilkuset aut, do sprawnego działania potrzebuje fleet managera. Od osoby na tym stanowisku oczekujemy przede wszystkim gotowości współpracy, opartej na partnerskich relacjach. W przypadku outsourcingu floty menedżer z administratora staje się strategiem firmy, a wszelkie obowiązki zarządcze i „techniczne” bierze na siebie partner zewnętrzny.

Odciążyć a nie zastąpić

Fleet manager nie musi zajmować się już kwestiami przyziemnymi i czasochłonnymi, choć niewątpliwie kluczowymi dla mobilności pojazdów w przedsiębiorstwie, takimi jak organizacja wymiany opon, współpraca z serwisami, likwidacja szkód czy organizacja przeglądów i napraw. Od tej chwili staje się on odpowiedzialny za politykę flotową, długofalowo planuje budżet parku pojazdów i kontroluje prawidłowość wykonywania usług dodatkowych, w ścisłej współpracy z firmą wynajmu. Monitoruje również bieżące i planowane koszty, może poświęcić więcej czasu na analizę szkodowości czy wprowadzanie rozwiązań wpływających na wzrost bezpieczeństwa kierowców oraz ochronę środowiska.

Przedsiębiorstwa, które korzystają z usług firm sektora CFM lub rozważają takie rozwiązanie, nie powinny rezygnować z zatrudniania fleet managera. Niezależnie od liczby aut byłoby to dla firmy niekorzystne. Nie ukrywam, że czasem – w trakcie prezentacji produktu wynajmu długoterminowego klientowi – spotykamy się z pytaniami kwestionującymi sens dalszej współpracy z menedżerem floty. Każdy z podmiotów zrzeszonych w Polskim Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów jednoznacznie podkreśla wówczas istotną rolę takiej osoby.

Decyduje dyrektor

Bez niej nawet przy prawidłowo określonych procedurach i uregulowanych procesach jest niemożliwa stabilna współpraca, kontakty biznesowe, implementowanie nowych produktów i usług czy zarządzanie szkodowością. Mądry i doświadczony fleet manager w przedsiębiorstwie to swoisty skarb dla firm wynajmu. Jego uwagi, zastrzeżenia, wnioski czy opinie niejednokrotnie wpływają na podnoszenie jakość naszych usług. Na podstawie wyników badań satysfakcji klienta, w których zwykle uczestniczy właśnie menedżer floty, mamy podstawy do wprowadzania zmian w ofertach. Dlatego jedno z podstawowych celów działań przedsiębiorstw świadczących usługę zewnętrznego zarządzania parkiem maszyn stanowi budowa partnerskich relacji z każdym opiekunem pojazdów służbowych.

Zazwyczaj istotnym wsparciem dla menedżera floty przy tworzeniu i zarządzaniu flotą, jest dyrektor finansowy, którego uprawnienia związane ze służbowymi samochodami zależą od struktury kompetencyjnej w danej firmie. Zdarza się oczywiście, że wszelkie decyzje związane z parkiem pojazdów przysługują wyłącznie fleet managerowi. Odpowiedzialny jest wówczas za jej utworzenie oraz sprawne działanie od etapu koncepcji i określenia potrzeb przedsiębiorstwa, poprzez negocjacje, aż do sprawozdań administracyjno-finansowych z bieżącej działalności floty. Częściej spotykanym rozwiązaniem jest jednak współdziałanie osób na obydwu stanowiskach i decydujący głos dyrektora finansowego, szczególnie podczas negocjacji warunków umowy.

Różne zadania

Z punktu widzenia firmy wynajmu, udział dyrektora finansowego przedsiębiorstwa klienta jest stosunkowo największy na drugim etapie rozmów. W pierwszej fazie zazwyczaj bierze w nich udział fleet manager, określając swoje oczekiwania i wizję struktury służbowych samochodów, a do negocjacji z dyrektorem finansowym dochodzi na etapie tworzenia warunków kontraktu. Po podpisaniu umowy dalsze kontakty odbywają się zwykle na poziomie firma wynajmu-opiekun floty.

Zarówno podczas negocjacji, jak i bieżącego funkcjonowania parku maszyn, pracownicy na każdym ze stanowisk zwracają uwagę na inne aspekty działalności. Dla dyrektora finansowego bardziej istotne są kwestie podatkowe oraz budżetowe, takie jak wysokość rat i ich przewidywalność – co jest cechą charakterystyczną usług wynajmu oraz ograniczenie ewentualnych kosztów dodatkowych, które mogą pojawić się w czasie trwania kontraktu. Fleet manager skupia się z kolei na zoptymalizowaniu swojego zaangażowania w wykonanie postanowień umowy oraz uproszczeniu procedur, związanych z obsługą samochodów przez użytkowników.

Strażnik budżetu

Z kolei rola dyrektora finansowego firmy wynajmu jest z reguły podobna do zakresu działań jego odpowiednika w firmie klienta. Stoi na straży budżetu, zaplanowanych wpływów i wydatków, a także interweniuje w przypadkach spornych lub niejasnych, na przykład renegocjacji umowy czy rozwiązania kwestii potencjalnego zadłużenia klienta. Jednym z narzędzi perswazji dyrektora finansowego podmiotu wynajmującego pojazdy może być wówczas zapowiedź zablokowania kart paliwowych, co może w dużym stopniu wpłynąć na organizację pracy floty przedsiębiorstwa. Z mojego doświadczenia wynika jednak, że takie działania zdarzają się rzadko, dopiero po wykorzystaniu wszelkich możliwości porozumienia z klientem.

Fot. Fotolia