Plusy i minusy stosowania GPS-ów w firmie

Obawa. Obawa przed migracją pracowników, którzy zastosowanie takiego rozwiązania mogą utożsamić z zastraszaniem i inwigilowaniem. Czy mają prawo tak myśleć? Przecież jeżeli personel w godzinach pracy wykonuje tylko swoje obowiązki, a nie prywatne sprawy to nie musi się obawiać tych systemów. Ciekawą myśl zamieścił na forum log24.pl Paweł Ślubowski właściciel „Hadron Paweł Ślubowski” – Może i lepiej, że ci tak zwani “sprytniejsi” przejdą do konkurencji, gdzie jeszcze nie ma monitoringu…

Nieuchronny proces

Tu powstaje jednak wciąż odwieczny dylemat i dyskusja między działem odpowiedzialnym za sprzedaż, a administratorem floty, ocierająca się również o wyższe piony zarządzania. Lepiej stracić dobrego handlowca oszukującego lub „nadwyrężającego zaufanie” przedsiębiorstwa, czy przymknąć oko na jego działanie, mając w perspektywie odpowiednie wyniki sprzedażowe.

O przyczynach nie wdrażania GPS-ów na log24.pl wypowiedział się również Wojciech Jakubowski ze Stowarzyszenia Kierowników Flot Samochodowych. – Koszty eksploatacji oraz obawa przed poczuciem “inwigilacji” pracowników spowodowała się, że w firmie, w której do niedawna pracowałem niestety nie wprowadziliśmy rejestratorów. Jednak moim zdaniem to “nieuchronność” dla każdej większej floty, ponieważ jak wskazują przykłady, wzrost efektywności pracowników jest niebagatelny i przyszłość wymusi na każdej firmie montaż tego typu urządzeń.

Optymalizacja kosztów

GPS-y można jednak nie tylko traktować jako potencjalne narzędzie do karania, potencjalny straszak, ale należałoby je postrzegać jako narzędzie do poszukiwania najbardziej efektywnych pracowników i ich pracę nagradzać. Z pewnością system nagród jest lepszym motywatorem niż wyciąganie konsekwencji. Podobnego zdania jest Paweł Ślubowski – Zachęcałbym do stworzenia pracownikom możliwości premiowania za optymalizację wykorzystania pojazdów. Czemu zakładamy, że każdy chce oszukiwać i nadużywać, lepiej jest dać narzędzie do wychwytywania, pokazywania i nagradzania najbardziej optymalnych i wydajnych pracowników – mówi Ślubowski z Hadrona.

Fleet managerowie, którzy podjęli decyzję o zastosowaniu GPS-ów w samochodach flotowych, zgodnie twierdzą, że przede wszystkim kierowali się optymalizacją kosztów. Odkąd posiadają te systemy, zmniejszeniu uległy koszty paliwa oraz przebiegi. Prywatne wykorzystanie samochodu niezgodne z polityką flotową danego przedsiębiorstwa, stanowi już teraz rzadkość. Także trasy są znacznie lepiej optymalizowane.

Większe bezpieczeństwo

– Systemy IT pomagają tak planować trasę, aby uniknąć pustych przejazdów i maksymalnie wykorzystać czas pracy kierowców – mówi Włodzimierz Potapczuk, dyrektor Biura Handlowego AutoGuard. – Ważnym elementem jest również miejsce tankowania, jak również kontrola zużycia paliwa, które stanowi około 30-40 % kosztów przewoźników. Dzięki informacjom dostarczanym na bieżąco przez system, zarządzający flotą mogą zgrać te wszystkie elementy i również za jego pomocą, z odpowiednim wyprzedzeniem, przekazać wytyczne kierowcy. Dzięki 24-godzinnemu monitoringowi położenia samochodu nakłady finansowe z tytułu ubezpieczenia floty mogą zostać zredukowane średnio o około 9% – wyjaśnia W. Potapczuk.

Świadomość posiadania GPS-ów spowodowała u kierowców bezpieczny styl jazdy. O tym jaki system zostanie zainstalowany w pojazdach decyduje również możliwość jego integracji z programami obsługiwanymi w przedsiębiorstwie do zarządzania flotą. – Klienci decydujący się na zakup nie postrzegają ceny jako najważniejszego czynnika decydującego o wyborze dostarczyciela usługi. Teraz najważniejszą wartością jest funkcjonalności i możliwości integracji systemu z programami już obsługiwanymi w przedsiębiorstwie – wyjaśnia Piotr Siła-Nowicki, Project Manager Mobitel.

Elektroniczny straszak

W skrajnych przypadkach GPS może posłużyć jako narzędzie do monitoringu czasu pracy personelu czy szukania potencjalnych „haków” na pracownika, który nie jest „mile widziany” w firmie. Mamy jednak i drugą stronę medalu. Dla pracownika działanie systemu stanowi niekiedy podstawę do rozliczania czasu pracy i egzekwowania zapłaty za nadgodziny. Okazuje się również, że w przypadku spowodowania przez kierowcę wypadku, zapisy GPS mogą posłużyć jako dowód w sprawie. Jeżeli dany kierowca nagminnie nie przestrzegał przepisów ruchu drogowego i podczas swojej każdej podróży służbowej stawał na krawędzi prawa, a firmy ten proceder tolerowały, zapisy systemów mogą spowodować, że przedsiębiorstwo poniesie z tego tytułu konsekwencje. Ponadto archiwizowanie danych stanowi dodatkowe utrudnienie dla korzystających z tych systemów.

Każde nowe rozwiązanie budzi kontrowersje. Jednak o tym czy GPS usprawnił pracę Fleet menedżerowi będziemy mogli przekonać się za jakiś czas, gdy będzie on powszechnie stosowany.

Zdaniem fleet managera

Tomasz Możdżyński, Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych

– Monitoring GPS to inaczej zastosowanie telematyki w transporcie drogowym i oznacza przede wszystkim wykorzystanie rozwiązań telekomunikacyjnych, informatycznych i informacyjnych oraz rozwiązań automatycznego sterowania dostosowanego do potrzeb obsługiwanych systemów „fizycznych”.

Narzędzie skutecznie może wspomagać zarządzenie flotą i jest stosowane w pojazdach ciężarowych, samochodach i maszynach specjalistycznych, maszynach budowlanych, a ostatnio w coraz większym zakresie w autach osobowych. Każdemu narzędziu należy się przyjrzeć od strony finansowej, oszacowując przede wszystkim koszty montażu, zakupu sprzętu, abonamentu oraz obsługi, czyli operatora. Bo przecież nawet najlepsze systemy muszą być nadzorowane.

Uzbrojenie samego samochodu w system monitorowanie jest niewystarczające i wymaga wsparcia w zakresie odpowiednich procedur firmowych, komunikacji z operatorem oraz odpowiedniego szkolenia dla użytkowników pojazdów. GPS-y to niewątpliwie bardzo wszechstronne i wielozadaniowe narzędzie, a cel jest jak zawsze znany: optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie. Poprawa efektywności zużycia paliwa to nie jedyna zaleta systemu. Dodajmy takie aspekty jak optymalizacja tras i przejechanych kilometrów, mniejsze zużycie i obciążenia pojazdu, określenie, gdzie aktualnie się znajduje nasz pracownik, tworzenie map klientów (odbiorców/dostawców). Do tego dochodzi porównanie kosztów wyjazdów z zyskami poniesionymi wizyt u kontrahentów, system komunikacji pomiędzy bazą a użytkownikami, możliwość zaplanowania serwisów na trasach przejazdów.

Ważna uwaga – musimy być cierpliwi, gdyż bezduszny system potrafi powiadamiać nas niechcianymi alarmami, które warto zdefiniować przed wystartowaniem projektu. Ciemna strona użytkowników to także chęć unieszkodliwienia lub też oszukania systemu przez zagłuszanie sygnałów monitorujących urządzenie, jednak nie powinniśmy się tym przejmować ponieważ przedstawiciele firm oferujących urządzenia dosyć łatwo wyłapują tego typu nadużycia.

System powinien być zdefiniowany przez wizje przyszłego właściciela, gdyż jak pokazują przykłady z życia wzięte, nie jest to złoty środek na cięcie kosztów oraz przekręty w firmie. Odzwierciedlanie wizji powinny więc stanowić odpowiednie zapisy w polityce samochodowej.

Według moich obserwacji, nasuwa się teza, że kierowcami kieruje tzw. „instynkt stada”, czyli naśladownictwo innych. Wpływając na odpowiednie wzorce prowadzących auta, możemy tworzyć nowy, pozytywny styl jazdy wszystkich kierujących w naszej firmie.

Wojciech Jakubowski, Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych

Za

– przeciwdziałanie wszelkiej patologii związanej z eksploatacją auta służbowego

– “zimny” i bezstronny sposób rozliczeń pracowników za ew. nadużycia i jazdy prywatne – optymalizacja pracy (handlowcy, kurierzy itp.)

– wygodna administracja i zarządzanie “terenami” handlowców

Przeciw

– dodatkowa praca związana z administracją systemu

– obawa przed ewentualną “migracją” wrażliwych danych firmy (oczywiście w zależności od stopnia zintegrowania systemu z firmą)

– dodatkowe koszty eksploatacyjne

Tomasz Możdżyński, Stowarzyszenie Kierowników Flot Samochodowych

Za

– kontrola kierowcy

– spadek kosztów paliwa

– zwiększenie bezpieczeństwa pojazdu i kierowcy

Przeciw

– problem z rozliczaniem nadgodzin za udokumentowaną pracę powyżej standardowych ośmiu godzin

– groźba odejścia pracowników do konkurencji

– pogorszenie atmosfery w firmie

Fot. Fotolia