Złożone koszty. Ceny usług IT dla logistyki.

   Po pierwsze i najważniejsze system zarządzania procesami logistycznymi nawet dla stosunkowo prostych rozwiązań nie jest towarem, który można kupić po prostu z półki. Są owszem takie oferty, ale dla bardzo trywialnych zastosowań, o których jednak nie chciałbym się wypowiadać.

   Moim zdaniem ceny usług IT dla logistyki należy przede wszystkim rozpatrywać w szerszym zakresie i perspektywie, tzn. brać pod uwagę nie tylko koszty zakupu samego systemu logistycznego, ale i wiele innych elementów składających się na całkowity budżet zapewniający powodzenie przedsięwzięcia. Do najważniejszych elementów kosztowych zaliczyć należy: analizę (audyt), projektowanie, wdrożenie, optymalizację, licencję, obsługę i serwis. Dopiero suma tych wszystkich cen i wydatków ponoszonych na poszczególnych etapach, daje wyobrażenie o rzeczywistych kosztach usług IT.

   Zazwyczaj praca firmy inżynierskiej, która zajmuje się projektowaniem i wdrażaniem systemów, zaczyna się od analizy logistycznej lub audytu procesów magazynowych oraz opracowania koncepcji. Zakres tych czynności zależy od wielkości firmy, złożoności procesów. A koszty takiej usługi wylicza się na podstawie pracochłonności, w dniach lub godzinach, podając stawkę dzienną. I tak dzień pracy wykwalifikowanego inżyniera waha się obecnie od tysiąca sześćset do około dwóch i pół tysiąca zł. Średnio można, więc przyjąć, że przygotowanie audytu trwającego od kilka do kilkunastu dni, to koszt od kilkunastu do około trzydziestu tysięcy złotych. W złożonych przypadkach koszt ten może być oczywiście wyższy.

   Kolejny etap to wybór systemu klasy WMS (Warehouse Management System). Żaden system z reguły nie jest od razu gotowy do zastosowania w przypadku konkretnego magazynu, gdyż zawsze w mniejszym lub większym stopniu wymaga dodatkowego programowania, tworzenia rozszerzeń, parametryzowania standardu itd. co wynika ze specyficznych potrzeb i życzeń klienta. Sama złożoność systemu (wynikająca bezpośrednio ze złożoności obsługiwanych przez niego procesów logistycznych) oraz zakres rozszerzeń w stosunku do posiadanego przez firmę wdrożeniową standardu to najważniejsze czynniki kosztotwórcze na tym etapie.

   Jeśli już mamy zaprojektowany i odpowiednio sparametryzowany system, to musimy go wdrożyć u klienta w magazynie. Pracochłonność związana z wdrożeniem jest decydującym czynnikiem wpływającym na koszt tego etapu. Pojęcie wdrożenia też często nie jest jednoznacznie rozumiane. W szerokim rozumieniu zawiera ono uruchomienie systemu u klienta, szkolenia, pracę próbną (lub nadzorowaną), dochodzenie do wydajności oraz na zakończenie optymalizację dostarczonego systemu.

   Faza uruchamiania systemu i interfejsów, na początku odbywa się dla przebiegów testowych, ale wykonywanych w rzeczywistych warunkach pracy i na rzeczywistych strumieniach materiałowych. W tej fazie rozpoczyna się także szkolenie liderów i pracowników magazynowych.

   Dopiero po wyszkoleniu pracowników oraz osiągnięciu stabilności systemu przy pracy na zleceniach testowych następuje faza, w której rozpoczyna się samodzielna praca, ale jeszcze pod nadzorem firmy wdrażającej. Z powodu swojej trudności proces ten może trwać od kilku tygodni przy prostych systemach nawet do kilkunastu przy bardziej skomplikowanych operacjach. Wtedy właśnie firma, dla której wdraża się system zaczyna stopniowo przejmować jego obsługę a system doprowadzany jest do zakładanej wydajności.

   Po pewnym okresie funkcjonowania na bazie praktycznych doświadczeń z codziennej pracy niezbędna jest na ogół jeszcze optymalizacja, czyli wprowadzenie pewnych niewielkich dopasowań do systemu, których na etapie projektowania i wdrożenia nikt nie mógł przewidzieć. Operacja ta nie powinna dotyczyć więcej niż dwóch, trzech procent całego systemu.

   We wszystkich tych etapach uczestniczą na ogół wyspecjalizowane firmy zewnętrzne, których zakres usług uwarunkowany jest na ogół tym w jakim stopniu firma i jej pracowniczy są przygotowani do pracy z nowym systemem wspomagającym zarządzania oraz jak szybko się uczą i przejmują obowiązki od firm zewnętrznych. Zdarza się, że cały ten zakres obejmuje jedna firma projektowo-wdrożeniowa, co nie jest wprawdzie regułą, ale dobrze sprawdza się w praktyce.