Pułapki systemów motywacyjnych

Wielu przedsiębiorców nie dostrzega związku przyczynowo-skutkowego między motywowaniem pracowników a wynikiem przedsiębiorstwa. Zaangażowany pracownik wykorzystując wszystkie swoje cechy i umiejętności wpływa bezpośrednio swoim działaniem na sukces firmy. Dotyczy to także działań oszczędnościowych.

Od managera zakupów wymaga się takich cech jak: orientacja na wynik, analityczne myślenie, zdolności interpersonalne i negocjacyjne, kreatywność i zmysł przedsiębiorczości. Ponadto osoby odpowiedzialne za zakupy rozliczane są z dostosowania zakupów do budżetu i realizacji działań optymalizacyjnych. W obliczu tak wysoko stawianej poprzeczki istotne jest wprowadzanie systemów motywacyjnych. Wspierają one bowiem nie tylko maksymalne wykorzystanie potencjału pracowników, ale i motywują do działania.

Systemy motywacyjne w działach zakupów funkcjonują w większości przypadków w firmach będących polskimi oddziałami międzynarodowych koncernów. W ten sposób przenoszone są pewne standardy funkcjonowania przedsiębiorstwa na polskie realia. Rodzimi przedsiębiorcy, właściciele i członkowie zarządów firm nie do końca widzą w systemach motywacyjnych wartość dodaną, a zakupy pozostają niedocenianą funkcją.

Systemy motywacyjne

Zastanówmy się zatem, jakie systemy motywacyjne można stosować w działach zakupów? Pierwszym istotnym krokiem jest rozpisanie celów, jakie chcemy uzyskać w pracy menedżerów zakupów – można mówić o celach ilościowych (np. minimalizacja zapasów czy minimalizacja kosztów materiałowych) oraz jakościowych (np. badanie nowych rynków pod kątem zaopatrzenia – global sourcing). Bazując na tych informacjach łatwiej określić metodologię wynagrodzeń za działania optymalizacyjne. Posłużmy się przykładem: jak określić cele dla pracownika działu zakupów firmy z branży FMCG, odpowiedzialnego za cały proces zakupowy od pozyskania dostawcy do wyjścia towaru z magazynu. Celem jakościowym wyznaczonym dla tego pracownika może być ustalenie długości cyklu rotacji. Celem ilościowym może być stałe ograniczenie zapasów – każdy procent obniżenia wartości magazynu w stosunku do okresu poprzedniego to konkretne oszczędności dla firmy.

Pułapki premii

Rodzajem systemów motywacyjnych za działania optymalizacyjne są premie/bonusy za wypracowane wyniki oszczędnościowe. Ale tutaj pojawiają się jednak pułapki.

Premie uzależnione są od wypracowania poziomu celów oszczędnościowych, a rzadziej od samej wartości oszczędności. Jednocześnie oszczędności wygenerowane w grupach będą zawsze większe niż te, które można zyskać w grupach materiałowych. Kupcy odpowiedzialni za te grupy muszą przejść przez ten sam proces badania rynku, rozsyłania zapytań ofertowych, kontaktów z potencjalnymi dostawcami, analizy ofert, negocjacji aż po końcowe zarządzanie zaopatrzeniem. Nie mogą jednak liczyć na bonusy równe tym, na jakie mają szansę kupcy odpowiedzialni za grupy o większej wartości. Budując tego typu system premiowy warto uwzględnić takie aspekty, jak: zakres odpowiedzialności na stanowisku (istotne jest rozpisanie podziału odpowiedzialności na kupców operacyjnych/strategicznych/negocjatorów w kontekście wolumenu zakupów, jakim zarządzają), innowacyjność działań (np. zainicjowanie wdrożenia nowych materiałów/surowców etc.), terminowość dostaw (zapewnienie stanów magazynowych, wypełnienie planów zakupowych), zdolności negocjacyjne (wyniki negocjacji), uwzględnienie zmian cen na rynkach surowcowych (uwzględnienie aktualnych cen surowca na rynkach światowych, a nie szacowanie oszczędności ceny z roku ubiegłego do ceny aktualnej).

Aspekt ostatni jest chyba najtrudniejszy do wdrożenia, wiele polskich firm nie robi bowiem systematycznej analizy rynków zaopatrzenia.

Część firm przyjęła premiowanie polegające na rozliczaniu przede wszystkim aktywności kupców, przyznając aktywności większą wagę niż działaniom optymalizacyjnym. Odnosi się to do rocznych ocen pracowników, kiedy decyduje się o podwyżkach, a nie premiach. Przedsiębiorstwa korzystające z platform transakcyjnych są w stanie ocenić aktywność kupca po dynamice transakcji. Pułapką tego typu rozliczeń jest pomijanie znaczenia działań optymalizacyjnych.

System motywacyjny skrojony na miarę

System motywowania pracownika działu zakupów powinien być „skrojony na miarę” i dopasowany do indywidualnej sytuacji przedsiębiorstwa. Motywatorami mogą stać się oferty szkoleń, dofinansowanie do studiów i nauki języków obcych, dodatkowe ubezpieczenie, możliwość samorealizacji i rozwoju/awansu w organizacji, możliwość przyjmowania odpowiedzialności za kolejne obszary działalności działu zakupów czy z góry ustalona ścieżka kariery. Ten typ motywacji może się okazać korzystniejszy z punktu widzenia pracodawcy, ponieważ może wpłynąć na długoterminowe związanie planów zawodowych pracownika z daną firmą. Pracownik będzie miał świadomość, że jego zaangażowanie w pracę i bieżące obowiązki oraz stałe dążenie do realizacji celów (oszczędności) pozwoli mu w przyszłości na awans.

Kapitał ludzki działów zakupów jest dziś ważniejszy niż kiedykolwiek – zarządzanie zakupami po kryzysie to okres próby dla działów zakupów. W związku z tym można prognozować, że systemy motywacyjne dla zaopatrzeniowców będą rozwijać się szybciej niż dotychczas, szczególnie ze względu na zakres odpowiedzialności i znaczenie zakupów w kształtowaniu płynności finansowej przedsiębiorstwa.