Sprawny obieg informacji. Wymiana informacji na styku zlecających transport i podwykonawców

Mechanizmy cenników kosztowych i tzw. kontraktów pozwalają automatyzować czynności związane z oszacowaniem kosztów poszczególnych zleceń transportowych, podczas ich wprowadzania do systemu. W zależności od typu zlecenia, wybranego przewoźnika, rodzaju transportu etc. system podpowiada adekwatne stawki cenowe dla poszczególnych usług związanych ze zlecanymi przewozami. Interfejsem użytkownika jest przeglądarka stron internetowych, dzięki której nie tylko można zarządzać spedycją i transportem wewnątrz firmy, ale poprzez zastosowanie modułu extranetowego, można go udostępnić przewoźnikom, z którymi firma współpracuje. W ten sposób użytkownicy nie tylko uzyskują doskonały sposób komunikacji z podwykonawcami, ale również mają możliwość zmniejszenia nakładów czasowych osób rozliczających transport wewnątrz firmy, przenosząc część czynności dotyczących rozliczenia jazd na przewoźników.

Jak to działa?

Po zatwierdzeniu zlecenia i wybraniu do jego realizacji odpowiedniego podwykonawcy (nota bene, to system może zasugerować optymalną firmę z punktu widzenia optymalizacji kosztów przewoźnika), który współpracuje z nami w ramach systemu extranet, podwykonawca ten otrzymuje informację (mail/SMS) o tym, że na portalu pojawiło się zlecenie do realizacji. Po autoryzacji w systemie, podwykonawca podejmuje decyzje o podjęciu zlecenia, potwierdzając ten fakt na stosownym formularzu oraz uzupełniając przy tym informację o środku transportowym i kierowcy, którzy będą dedykowani do jego realizacji. Awizuje on jednocześnie okno czasowe, w którym planuje podstawić się pod miejsce załadunku. Zlecenie może mieć już uzupełnione wartości finansowe. Zatwierdzona informacja jest automatycznie dostępna dla wszystkich zainteresowanych. Po zakończeniu jazdy przewoźnik poprzez portal może uzupełnić informacje o realizowanej jeździe, załączyć do rozliczenia zeskanowane obrazy dokumentów transportowych, potwierdzić daty i godziny rozładunków itp. Następnie informacja jest weryfikowana przez zlecającego i po pozytywnej ocenie przekazywana przez niego do podwykonawcy w postaci komunikatu o możliwości wystawienia rozliczenia za dane zlecenie lub grupę zleceń. Należy w tym miejscu ponownie zauważyć, że wszelkie wartości cenowe są jednocześnie znane obu stronom procesu. Po wystawieniu faktury można jej skan umieścić na portalu. Cały proces może być oczywiście wzbogacony w mechanizmy EDI. Ma to szczególne znaczenie w przypadku przewoźników posiadających własne systemy rozliczania zleceń. Daje to możliwość elektronicznej wymiany informacji pomiędzy tymi systemami.

Skąd w systemie stawki cenowe?

Mogą być wpisywane ręcznie na podstawie umów z przewoźnikami, z którymi stale współpracujemy. Mogą być wpisywane ad hoc dla nowych podwykonawców. Mogą też być automatycznie wprowadzane, na podstawie organizowanych przez opisywany portal aukcji, lub przetargów na przewozy. W tym ostatnim przypadku całość odbywa się dzięki mechanizmom opisywanego systemu. Wyobraźmy sobie sytuację, w której firma produkująca produkt A, korzystająca z TMS naszej firmy, otrzymuje nowy, duży kontrakt na eksportowe dostawy produktu A do Francji. Znamy kierunek, znamy produkt, znamy wymagane ilości i częstotliwości dostaw oraz nasze własne możliwości produkcyjne. Służby logistyczne otrzymują polecenie zapewnienia możliwości transportowych zgodnie z wymaganiami kontraktu. Definiujemy aukcję w systemie wprowadzając: destylację zleceń, wymagania transportowe, ewentualne wymagania ADR i wymagania ekologiczne, transportowany wolumen, częstotliwość zleceń i ich charakterystykę. W kolejnym kroku zapraszamy do aukcji firmy, które aktywnie korzystają z portalu. Istnieje również możliwość zaproszenia do aukcji przedsiębiorstw, które jeszcze nie miały okazji współpracować z nami w ramach extranetu, a być może taką szansę dostaną po wygraniu aukcji. Zatwierdzamy aukcję. Wybrani przewoźnicy sa informowani o jej rozpoczęciu i mają możliwość wprowadzenia swojej oferty do systemu. Mogą wprowadzać stawki dla jazd z towarem, jazd powrotnych (np. z opakowaniami), pustych jazd powrotnych itd. W momencie zakończenia aukcji jej organizator ma pełny zestaw stawek dla poszczególnych przewoźników. Wybór podwykonawcy, po ewentualnych dodatkowych negocjacjach, jest zakończony wprowadzeniem do systemu cenników z ustalonymi wartościami kosztowymi. Cenniki obowiązują w wybranych typach zleceń i automatyzują procesy rozliczeniowe w ramach mechanizmów opisanych w pierwszej części tekstu.

Jakie korzyści ?

Zyskujemy przede wszystkim czytelność rozliczeń, automatyzację rutynowych czynności, bieżącą kontrolę nad procesami, bieżącą kontrolę nad rozliczeniami, pełniejszą ocenę jakości podwykonawców i funkcję raportowania. To wszystko stanowi tylko niewielki fragment możliwości systemu, dlatego bezpośredni kontakt z dostawcą systemu, umożliwiajcy bliższe zapoznanie się z opisanym rozwiązaniem jest niezbędny.