Sterowanie przepływem produkcji

Proces zakupów jest niezwykle istotnym elementem całego systemu logistycznego, wspiera bowiem pozostałe procesy, zwłaszcza produkcji i dystrybucji, a jego prawidłowe funkcjonowanie ma wpływ na jakość produktu, poziom logistycznej obsługi klienta oraz na koszty całego systemu. Dzieje się tak, gdyż wszystkie przedsiębiorstwa – niezależnie od prowadzonej działalności – zakupują na rynku surowce, materiały, części i zespoły oraz usługi. Dobra te są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej, zwłaszcza produkcyjnej i usługowej.

Wybór źródeł zakupu

Jednym z najważniejszych problemów procesu zaopatrzenia jest wybór dostawcy. Najważniejszym kryterium przy jego wyborze, przy spełnieniu wymogów dotyczących jakości, jest cena towaru, ale nie tylko. Sprawa nie jest prosta, ponieważ większość elementów decydujących o wyborze źródła zakupu jest trudno mierzalna. Utrudnia to porównywanie ofert, dlatego też wybór dostawców, zwłaszcza stałych, opiera się często na złożonych metodach oceny. Stosowane są specjalnie skonstruowane w tym celu metody porównawcze, oparte na skali ocen i ustalonej hierarchii poszczególnych kryteriów oceny. Spośród znanych i stosowanych metod można wymienić analizę korzyści, arkusz oceny dostawcy, metody graficzne, takie jak profil dostawcy czy metoda figur geometrycznych, których wierzchołki ilustrują wyniki punktowe dla poszczególnych cech dostawcy. Jednak niekiedy stosuje się uproszczony sposób oceny źródła zakupu polegający na wyborze według jednego kryterium, np. ceny lub jakości.

Jedną z zasadniczych funkcji realizowanych w fazie logistyki procesów zakupu jest organizacja dostaw

Planowanie zakupów

Od jakości planowania zależy skuteczność i efektywność procesów zaopatrzeniowych. Potrzeby materiałowe to bezpośrednie zapotrzebowanie na materiały podstawowe, które wynikają z zaplanowanej do wykonania produkcji, a także z zapotrzebowania na materiały pomocnicze służące normalnemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Zapotrzebowanie na materiały podstawowe bierze początek w planach produkcyjnych, a te z kolei powstają na podstawie prognoz popytu na wytwarzane wyroby, które są w większości przypadków zmienne w czasie.

Dlatego też w praktyce zapotrzebowanie na dobra zaopatrzeniowe nie jest stałe. Przyczyną nieliniowości kształtowania się potrzeb materiałowych w przedsiębiorstwach produkcyjnych są plany produkcyjne, które to oprócz popytu odzwierciedlają również ograniczenia techniczne oraz względy ekonomiki produkcji. Zatem jednostki odpowiedzialne za proces zamawiania powinny być wyposażone w informacje na temat planów sprzedaży oraz planów produkcyjnych. Często planowanie jest kilkustopniowe, na przykład długo-, średnio-, i krótkookresowe. Planowanie niezależne od długości okresu realizacji powinno być elastyczne i uwzględniać zmiany popytu, harmonogram produkcji oraz ewentualne zakłócenia w funkcjonowaniu sfery zaopatrzenia na rynku dostaw (np. opóźnienia dostaw, nieprawidłowo zrealizowane zamówienie).

Organizacja dostaw i magazyny

Jedną z zasadniczych funkcji realizowanych w fazie logistyki procesów zakupu jest organizacja dostaw. Wiąże się ona z odpowiednim skorelowaniem potrzeb zasileniowych przedsiębiorstwa z możliwością racjonalnego ich pozyskiwania na rynku magazynowania (u producenta, hurtownika, pośrednika). Nieodzowna do tego jest pełna i wiarygodna informacja. Jest ona podstawą do złożenia trafnego zamówienia na dostawę różnego rodzaju dóbr.

Jednostki odpowiedzialne za proces zamawiania powinny być wyposażone w informacje na temat planów sprzedaży oraz planów produkcyjnych

Magazynowania nie można oraz nie da się wyeliminować, mimo że we współczesnym świecie istnieje tendencja do zwiększenia rotacji dóbr. Magazyn zajmuje się przechowywaniem dóbr materialnych czasowo wyłączonych z ruchu w kanałach logistycznych; dysponuje wyodrębnioną przestrzenią oraz środkami technicznymi przeznaczonymi dla ruchu zapasów i ich obsługi.

Struktura techniczno-organizacyjna

O efektywności procesów logistycznych w produkcji w dużym stopniu decyduje struktura techniczno-organizacyjna procesu produkcyjnego oraz przyjęta technologia procesów wytwórczych.

Strukturę techniczną produkcji determinuje organizacja procesu produkcyjnego. Układ organizacyjno-funkcjonalny przedsiębiorstwa wyznacza strukturę procesu, a tym samym strukturę przepływu procesów fizycznych. Z punktu widzenia sprawności procesów logistycznych ogromnie istotna jest architektura czasowo-przestrzenna procesów technologicznych, topografia stanowisk produkcyjnych i następstwo poszczególnych czynności i operacji technologicznych. Podczas projektowania struktury funkcjonalno-organizacyjnej powinno się uwzględniać w jak największym zakresie wymogi i uwarunkowania technologii logistycznych gwarantujących najwyższą sprawność przepływów fizycznych.

Sterowanie przepływami produkcji ukierunkowane jest na: terminowość zakończenia produkcji; minimalizację zapasów produkcji w toku oraz skracanie cykli produkcyjnych. Sterowanie przepływem produkcji to jeden z najważniejszych elementów procesów informacyjnych. Optymalne sterowanie umożliwia uzyskanie ogromnych oszczędności w produkcji, a co za tym idzie, zmniejszenie ogólnych kosztów w przedsiębiorstwie. Aby dotrzymać terminu zakończenia, należy śledzić i regulować parametry procesu tak, by zapewnić wcześniejsze wykonanie określonego zadania przed upływem konkretnego terminu zamówienia. Natomiast jeśli chodzi o minimalizację zapasów produkcji w toku, których stan również należy uważnie śledzić, nie można dążyć za wszelką cenę do jak najmniejszego ich poziomu, ale do optymalnego poziomu dla całości procesu, cyklu zamówień, w oparciu o znajomość prognozy rynkowej i aktualny stan tych zapasów. Przy skracaniu cykli produkcyjnych należy natomiast pamiętać w głównej mierze o zachowaniu odpowiednich parametrów jakościowych. W sterowaniu przepływami produkcji stosuje się dwie podstawowe grupy metod: sterowanie terminem zamówienia oraz poziomem zapasów.

Zapasy produkcji w toku

Wszystkie wspomniane powyżej techniki i metody sterowania przepływami produkcji odnoszą się w głównej mierze do minimalizacji poziomu zapasów produkcji w toku. Służą wyrównywaniu różnic w zapotrzebowaniu wynikających ze zmieniającej się intensywności pracy w poszczególnych wydziałach.

Zapasy międzywydziałowe wykorzystywane są do wyrównywania bieżących dysproporcji w zapotrzebowaniu poszczególnych stanowisk produkcyjnych i obejmują:zapasy bieżące,zapasy rezerwowe.

Magazynowania nie można oraz nie da się wyeliminować, mimo że we współczesnym świecie istnieje tendencja do zwiększenia rotacji dóbr

Do zapasów wewnątrzwydziałowych zwanych także technologicznymi (operacyjne i międzyoperacyjne), w tym obrotowych, które warunkują synchronizację i płynność wykonywania poszczególnych czynności operacyjnych, zalicza się:zapasy transportowe będące przedmiotem transportu technologicznego lub oczekujące na transport,zapasy kompensacyjne wykorzystywane do bieżącego wyrównywania normatywnych różnic w wydajności pracy poszczególnych stanowisk,zapasy awaryjne przewidziane na użycie w czasie losowych sytuacji i różnych stanów awaryjnych, a więc przewidziane na wypadek wystąpienia nieprzewidzianych zakłóceń.

Duża złożoność strukturalna zapasów produkcji w toku powoduje, że sterowanie nimi jest bardzo skomplikowane i wymaga wielkiej precyzji, jednocześnie pociąga za sobą wielkie nakłady czasowe i kosztowe.

Procesy dystrybucji

W ramach procesów dystrybucji wyróżnić możemy dwa główne problemy. Jeden z nich związany jest z wyborem sposobu sprzedaży – określeniem kanałów dystrybucji w ujęciu transakcyjnym. Drugi problem to dystrybucja fizyczna, która wiąże się z wyborem sposobu przemieszczania się produktów.

Zakres dystrybucji fizycznej jest bardzo szeroki i obejmuje takie problemy jak: obsługa zamówień, transport, magazynowanie i pakowanie wyrobów finalnych. Istotą dystrybucji fizycznej jest zatem przepływ wyrobów gotowych na odcinku producent – finalny nabywca, gdzie wyroby te mogą się znajdować albo w fazie rzeczywistego ruchu, albo w fazie względnego spoczynku. Sprawność i efektywność logistycznych procesów dystrybucji w największym stopniu zależy od sposobu zarządzania nimi, a zwłaszcza od planowania, organizowania i koordynowania tego procesu.

Najważniejszym zadaniem operacyjnym jest prognozowanie popytu rynkowego na wyroby produkowane przez przedsiębiorstwo, ponieważ jeżeli w gospodarce rynkowej przedsiębiorstwo nie będzie wyprzedzać planów produkcyjnych badaniami popytu pierwotnego, to przegra z konkurentami, którzy w większości przypadków badania takie przeprowadzają. Natomiast jeśli chodzi o czasowo-przestrzenne przemieszczanie towarów w sieci dystrybucji – wymagana jest zorganizowana sieć kanałów dystrybucji oraz infrastruktura transportowa i magazynowa.

To, jaki wariant dystrybucji realizuje dane przedsiębiorstwo, wynika z wewnętrznych analiz kosztów logistycznych i zewnętrznych uwarunkowań rynkowych, a ostateczna decyzja jest kompromisem wielu czynników.

Może okazać się, że przedsiębiorstwo w całości realizuje wszystkie procesy logistyczne fizycznej dystrybucji towarów za pomocą własnych magazynów, opakowań i środków transportowo–manipulacyjnych lub że wszelkie czynności związane z fizycznym przepływem towarów do końcowego klienta realizują specjalistyczne przedsiębiorstwa logistyczne (dystrybucyjne) na zasadzie zlecania określonej usługi, albo też że część przedsięwzięć realizują własne służby dystrybucyjne, a część jest zlecana specjalistycznym przedsiębiorstwom.

Prognozowanie popytu

Obecnie nie trudno zauważyć, że między popytem a sprzedażą zachodzi istotna różnica, wielkość popytu jest niezależna od przedstawianej oferty producenta. Rzeczywista oferta może być mniejsza lub większa od popytu.

Prognoza popytu odnosi się zatem do kształtowania się zjawiska niezależnego, nad którym w warunkach rynkowych mamy jedynie niewielką kontrolę. Od poprawnej prognozy popytu zależy trafność wszystkich decyzji związanych z planowaniem zasobów i czynności oraz jakości obsługi klienta, a co za tym idzie, także koszty funkcjonowania firmy.

Dlatego też w wielu przedsiębiorstwach dąży się do znalezienia formuły prognozy dającej najlepsze wyniki. Niestety dokładność prognozy jest zawsze ograniczona, w związku z czym przedsiębiorstwa muszą się nauczyć funkcjonować w tych warunkach i stosować najlepsze z dostępnych metod prognozowania. Wybór właściwej metody prognozowania jest uwarunkowany rodzajem popytu, dla którego buduje się prognozę oraz uwzględnia czynniki kształtujące ten popyt.

We wszystkich przypadkach prognozowanie odbywa się na podstawie uznanych metod naukowych i innych narzędzi i metod marketingowych, w których wykorzystuje się zarówno ścisłe metody analityczne (ilościowe), jak i procedury przybliżone (jakościowe).

Kanały dystrybucji

W większości branż współczesnej gospodarki produkty nie są sprzedawane bezpośrednio finalnym nabywcom, lecz różnym pośrednikom handlowym. Pośrednicy ci tworzą kanał dystrybucji. Zatem kanał dystrybucji to pojęcie obrazujące zarówno drogę towaru, jak i powiązania między firmami – ogniwami łańcucha logistycznego zainteresowanymi jego przepływami.

Podstawowym ogniwem każdego kanału dystrybucji jest magazyn producenta, który może obejmować jeden centralny skład wyrobów gotowych lub szereg magazynów regionalnych. W magazynach następuje kompletowanie dostaw dla pośredników oraz, niekiedy, dla końcowych klientów. Jest to zazwyczaj końcowe ogniwo procesu produkcji, a pierwsze w kanale dystrybucji. Ponieważ wielkość kanału dystrybucji zależy głównie od branży i rodzaju oferowanego produktu, istnieją różne przesłanki i sposoby wyboru kanałów dystrybucji na rynku.

Długość kanałów jest wyznaczana przez liczbę pośredników w sprzedaży produktów, szerokość dotyczy natomiast stopnia intensywności produkcji – liczby poszczególnych pośredników. Kanały transakcyjne to przepływ informacji, negocjacji, prawa własności, natomiast kanały rzeczowe to fizyczny przepływ produktów oraz płatności. Cechą kanałów kontraktowych jest długookresowa współpraca pomiędzy niezależnymi podmiotami gospodarczymi. Kanały administrowane występują wówczas, gdy jeden z uczestników rynku ma tak silną pozycję rynkową, że w stosunku do pozostałych uczestników spełnia funkcję koordynatora działalności.