System dla każdego

Gromadzenie danych daje również sposobność do określenia różnych wskaźników ważnych z punktu istnienia firmy jak np. wydajności procesu produkcyjnego (liczba sztuk wyrobów wyprodukowanych w ciągu jednej godziny przez jednego pracownika).

Narzędzia temu służące mogą mieć różną postać. Najprostsze formy danych gromadzonych na papierze w obecnej dobie nie mają już prawa bytu. Dawno już ustąpiły miejsca rozwiązaniom nowocześniejszym. Dziś są to często skomplikowane systemy informatyczne z automatycznym pomiarem parametrów i natychmiastową generacją współczynników.

Funkcjonujące w firmach systemy informatyczne zapewniają stały dostęp do danych w dowolnym czasie i miejscu na globie; dają możliwość porównań wyników firm, zakładów, działów czy nawet pojedynczych pracowników. Pozwalają również planować zapotrzebowanie na materiały. Noszą nazwę systemów klasy MRP (Material Requirements Planning) i przynoszą określone wymierne korzyści. System MRP umożliwia utrzymanie stosunkowo niskiego poziomu zapasów, lecz warunkiem jego stosowania jest dokładny plan produkcji.

MRPII

Bardziej rozbudowane systemy łączą znacznie większy obszar zarządzania. W podstawowej wersji system MRP II, biorąc jako podstawę plan sprzedaży czy nawet plan działalności gospodarczej (tzw. bussines plan), dokonuje wstępnego bilansowania zdolności produkcyjnej. Pozytywne rezultaty tego bilansu (czyli stwierdzenie, że posiadane zasoby umożliwiają realizację zagregowanych zamówień) umożliwiają szczegółową analizę zdolności produkcyjnej, na tej podstawie sterowanie zaopatrzeniem i produkcją (opracowanie harmonogramu operacyjnego) i następnie kontrolowanie postępu robót. Ta wersja z kolei rozbudowana może być o dalsze obszary. Obok modułów charakterystycznych dla MRP II, jakimi są: moduł planowania zdolności produkcyjnych CRP (Capacity Requirements Planning), moduł planowania potrzeb materiałowych MRP (Material Requirements Planning), moduł harmonogramowania produkcji MPS (Master Production Scheduling), moduł sterowania produkcją SFC (Shop Floor Control), powstały moduły dotyczące rachunkowości, księgowości, gospodarki środkami trwałymi, obsługi sprzedaży oraz wiele innych (np. związanych z gospodarką materiałową czy też planowaniem biznesowym). Tego typu systemy rozbudowane w stosunku do MRP II noszą często nazwę systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa ERP (Enterprise Resource Planning).

System MRP umożliwia utrzymanie stosunkowo niskiego poziomu zapasów, lecz warunkiem jego stosowania jest dokładny plan produkcji

Pierwszy krok

W metodzie ERP/MRP III powszechnie stosowane są mechanizmy umożliwiające symulowanie różnorodnych posunięć i analizę skutków, także finansowych. Pozwala to m.in. na dokładne zaplanowanie, przetestowanie i porównanie wszelkich działań. Zwykle mają one skomplikowaną postać, mogącą początkowo zniechęcać małych i średnich przedsiębiorców do zasadności ich wdrożenia i stosowania. Istnieje jednak możliwość zbudowania prostego narzędzia w oparciu o program Excel. Ma on stosunkowo wiele zalet i jak na początek daje spore możliwości. Pracodawca w małej firmie zwykle ma wszystko w głowie, ale nie daje to gwarancji uniknięcia pomyłki. Widząc na ekranie komputera to, jak się sprawy mają, łatwiej jest się zastanowić nad podejmowaną decyzją. Można wówczas wrócić do problemu w dowolnej chwili. Praca z takim narzędziem uwydatnia jego plusy oraz daje wiarę, że warto zainwestować w narzędzia profesjonalne.

Modyfikacje produkcji

Przedstawiony przykład funkcjonuje w przedsiębiorstwie produkcyjnym zatrudniającym około 80 osób, z czego około 70 proc. stanowią pracownicy produkcyjni. Firma na dwóch lub trzech zmianach produkuje dwa rodzaje wyrobów dla wyposażenia mieszkań oraz budownictwa. Produkcja nie należy do wysoko zaawansowanej technicznie i opiera się na prostych urządzeniach i pracy fizycznej człowieka. System działa od trzech lat i ulega ciągłym modyfikacjom, co jest jego niewątpliwą zaletą. Można w ten sposób dokonywać korekt i wprowadzać takie wskaźniki, jakie są potrzebne w danej chwili. Nie ma dzięki temu konieczności tworzenia kosztów w postaci angażowania drogiego serwisu zewnętrznego. Modyfikacji obecnie dokonuje tylko jedna osoba mająca uprawnienia do wykonywania tego typu działań na zlecenie dyrektora zakładu. Jak dotąd system pomógł w rozwiązaniu kilku problemów technicznych oraz uporządkował procesy związane z rozliczaniem efektów pracy poszczególnych działów i pracowników.

System powstał na bazie programu Excel. Rozwijał się wraz z ewolucją firmy w miarę jak osoby odpowiedzialne za produkcję dostrzegały zalety jego funkcjonowania. Początkowo był to jeden komputer (rys.1), a w nim jedna tabela, w której zapisywano, poza datą i godziną rozpoczęcia prac, plan do wykonania, stopień realizacji po zakończeniu dnia oraz uwagi dotyczące zdarzeń i szczegółów technicznych w produkcji. Z wyprzedzeniem odnotowywano również zadania do wykonania w najbliższym czasie. Stopniowo system się rozbudowywał. Danych i osób pomagających w ich gromadzeniu przybywało.

System można zmieniać dostosowując do aktualnych potrzeb bez konieczności opłacania i angażowania serwisu zewnętrznego

Selektywny system

Dostrzeganie zalet, możliwości i kolejnych potrzeb związanych z możliwościami tego prostego rozwiązania doprowadziło do powstania systemu w wersji obecnej. Komputerów związanych z systemem, do których wprowadzane są dane, jest kilka. Dostępność danych na wszystkich stanowiskach daje możliwość bieżącej kontroli m.in. procesów produkcyjnych w firmie. Każdy komputer posiada dwa loginy. Jeden o nazwie działu. Hasło zna każdy pracownik, a po zalogowaniu możliwy jest tylko odczyt. Drugi wraz z hasłem umożliwia ingerencję upoważnionego pracownika działu. O możliwości ingerencji w system decydują uprawnienia. Kierownictwo ma możliwość całkowitego podglądu i ingerencji w system, natomiast uprawnienia brygadzistów i innych pracowników upoważnionych sprowadzają się wyłącznie do możliwości odczytu i wprowadzenia danych o wynikach zadań przez siebie realizowanych bez możliwości korekty błędu po wprowadzeniu (ta możliwa jest jedynie przez kierownika po sprawdzeniu stanu faktycznego). Ewentualna pomyłka na jednym dziale, np. produkcji, ujawni się po wprowadzeniu danych przez inny, np. dział obróbki, jeśli ilości nie będą zgodne. Stan obecny rozbudowania systemu przedstawiono na rys. 2. Ze stanowiska kierownika produkcji możliwe jest również tworzenie symulacji różnych zjawisk oraz prognoz na kolejne okresy rozliczeniowe.

Obecnie wszystkie działy, a nawet stanowiska obróbki specjalnej posiadają komputer, w którym znajduje się opracowana dla potrzeb firmy aplikacja w programie Excel. Dostęp ma każdy z pracowników, co pozwala na bieżącą kontrolę wyników swojej pracy. Możliwość wprowadzania danych na określonym stanowisku posiadają tylko uprawnione osoby. W przypadku błędnego wprowadzenia danych możliwość korekty posiada tylko kierownik produkcji. Obowiązek sprawdzania zadań produkcyjnych ciąży na uprawnionych osobach przed rozpoczęciem każdej zmiany, a raportowanie najpóźniej 15 minut przed zakończeniem zmiany. Notatki dotyczące przebiegu zmiany wprowadza się na bieżąco w określonych miejscach arkuszy bądź też przy wykorzystaniu tzw. komentarzy.

Stan obecny i opis funkcji

Obecny wygląd jak i cały system to wynik ewolucji firmy oraz ciągłego poszukiwania wskazówek dla optymalizacji procesu przy jednocześnie niskich kosztach. Zaletą jest to, że w każdej chwili system można zmieniać dostosowując do aktualnych potrzeb bez konieczności opłacania i angażowania serwisu zewnętrznego. Zmiany najczęściej dotyczą dokładania wskaźników interesujących firmę w danej chwili, niezbędnych do analiz. Dotyczą również usuwania tych danych, co do których nie ma wątpliwości, że nie wnoszą korzyści do pracy firmy, a jedyne zaciemniają obraz i utrudniają wnioskowanie na podstawie wyników.

System składa się z pliku Excel widniejącego na pulpicie pod nazwą danego miesiąca. Plik składa się z określonej liczby arkuszy. Nazwy poszczególnych arkuszy to nazwy komórek firmy. Główną rolę odgrywają miejsca do wpisywania bieżących danych produkcyjnych z poszczególnych działów. Ułatwia to analizę działań i wyników z podziałem na każdy dział. Każdy z arkuszy zawiera dane firmy, nazwę działu oraz dane kalendarzowe: poszczególne dni, tygodnie i ogólną liczbę dni roboczych w miesiącu. Na ich podstawie odbywają się późniejsze analizy. Jest również powiązany z innymi arkuszami poprzez formuły pozwalające na wykorzystywanie danych z innych komórek produkcyjnych. Podstawowe dane o okresie, jakiego dotyczy plik, wystarczy zaktualizować w głównym arkuszu, a w pozostałych zmienią się analogicznie.

Pierwszy arkusz

Wygląd, wizualizacja systemu na ekranie, jest indywidualną sprawą osób tworzących. Excel daje tu szerokie możliwości. Ważna jest łatwość poruszania się po systemie oraz czytelność. Pierwszy arkusz zawiera zbiorcze zestawienia wyników wszystkich działów, odniesienie ich do prognozy wykonywanej zawsze przed kolejnym okresem rozliczeniowym, stopień realizacji prognozy w procentach. Znajdują się tam również informacje o zużyciu podstawowego surowca liczone na podstawie ilości produkowanych sztuk w danym dniu, narastająco w okresie miesiąca oraz średnie zużycie surowca na jedną sztukę. Pozwala to na informację o konieczności generowania zamówień na ten surowiec, z zachowaniem rezerwy na czas dostawy. Wpływa to korzystnie na minimalizację stanów magazynowych surowca. Strona zawiera również informacje o ilości braków oraz ilości sztuk poddanych obróbce końcowej. Zestawienie wszystkich informacji z poszczególnych działów, jakie obecnie znajdują się w systemie, zawarto w tabeli.

Bogactwo danych

Każdy, najprostszy nawet system gromadzenia, ekspozycji i analizy danych jest z całą pewnością nieodzownym narzędziem wspomagającym zarządzanie. Opisywany system jest w praktyce użytkowany w firmie produkcyjnej. Jego budowa nie wymaga dodatkowych kosztów. Jest łatwy w obsłudze i nie wymaga szkoleń specjalistycznych, wystarczy szkolenie wewnętrzne. Umożliwia stały, szybki dostęp do bieżących i historycznych danych. Dzięki sieci internetowej właściciel firmy może śledzić wyniki z dowolnego miejsca na świecie. System daje możliwość porównań wielu wskaźników, wyników pracowników czy brygad, porównań okresów, przewidywania trendów, tworzenia sprawozdań, zestawień i wykresów dla różnych potrzeb, w tym dla samych pracowników. Dzięki analizie ograniczenia w produkcji stają się łatwiejsze do identyfikacji. Znaczna część zgromadzonych i przetworzonych danych może być również podstawą do tworzenia budżetów na kolejne okresy finansowe. Może to nastąpić w połączeniu z analizami i danymi z zakresu marketingu, rachunkowości oraz planów inwestycyjnych itp. Zaletą jest również możliwość dodawania komentarzy ułatwiających późniejsze interpretacje zwłaszcza w długim okresie czasu. Kolejna korzyść to zarówno możliwości obserwowania parametrów wytwarzania, jak i związanych z wprowadzeniem nowego wyrobu na rynek.

Weryfikacja sukcesów i błędów

Na podstawie sprawozdań miesięcznych pracownicy na szczeblach kierowniczych będą mogli w dużym stopniu sami skontrolować, czy udało im się osiągnąć wyznaczone cele. Występujące odchylenia są podstawą do podejmowania decyzji dotyczących wprowadzenia środków zaradczych w wydziałach, które im podlegają.

Poprzez odpowiednio przemyślane arkusze i zredagowane formuły system może sygnalizować przypadkowe bądź też celowe błędy popełnione podczas wprowadzania danych. Pamiętać jednak należy o tym, że nadmierna ilość zaciemnia obraz i utrudnia interpretację. Dlatego warto tworzyć system w sposób przemyślany, profesjonalny, dający rzeczywiste korzyści.

Pewnego rodzaju wadą w stosunku do systemów profesjonalnych jest oczywiście konieczność ręcznego wprowadzania danych. Osoba odpowiedzialna za zarządzanie jednostką musi zdać się na zaufanych pracowników lub zbudować system w sposób zapewniający sygnalizację błędu na ekranie. Pomimo to warto polecić taki sposób pracy z danymi, szczególnie małym firmom, zwłaszcza tym, dla których koszty zakupu profesjonalnych urządzeń tego typu przekraczają możliwości finansowe.