Usprawnić obieg informacji

Niezależnie czy konstrukcja wyrobu odbywa się wewnątrz zakładu, czy też zlecamy jej wykonanie zewnętrznym firmom lub otrzymujemy dokumentację konstrukcyjną od kontrahenta, konieczne jest bezpieczne i obostrzone wewnętrznymi zasadami przechowywanie owej dokumentacji. Można iść nawet dalej – działania firmowe wielokrotnie związane są z ustalonymi procesami, nie inaczej ma się sprawa z obiegiem dokumentacji wewnątrz firmy. Jeśli potraktujemy dokument jako element procesu obiegu dokumentacji, stanie się jasne, że sprawne zarządzanie takim procesem może przyczynić się do oszczędności czasu, porządku oraz zachowania zgodności z ustalonymi wewnętrznie procedurami (i nie tylko – zwłaszcza jeśli chodzi o systemy takie jak ISO). Dodajmy do tego jeszcze mnogość dokumentów – może okazać się, że dokumenty konstrukcyjne w jednym projekcie muszą przejść przez restrykcyjny obieg związany z zapewnieniem jakości, w innym projekcie natomiast sprawdzenie jakości na etapie projektowania wyrobu jest sprawą bardzo prostą i w całym obiegu dokumentacji jest traktowane jako jeden z elementów zatwierdzenia projektu.

Kiedyś i dzisiaj

Można zapytać – jak było kiedyś, albo iść z pytaniem dalej – jak jest dzisiaj? W dalszym ciągu duża ilość firm używa Eksploratora Windows i dysków sieciowych do zarządzania danymi i dokumentami. Rozwiązanie takie jest z pozoru najtańsze i bardzo skuteczne – w końcu Windows jest systemem, który wszyscy dobrze znamy i umiemy obsługiwać. Jednak z punktu widzenia obiegu dokumentacji takie rozwiązanie nie zawsze jest adekwatne. Przede wszystkim prosty system uprawnień oraz brak stanu dokumentu sprawia, że bardzo łatwo nadpisać plik innego użytkownika lub użyć danych, które są nieaktualne. Sytuacja taka nigdy nie jest bezpieczna – można wyobrazić sobie linię produkcyjną wytwarzającą wyrób, który zawiera błędy konstrukcyjne i w dziale rozwoju został wycofany do ponownej edycji i weryfikacji. Taka sytuacja to nie scenariusz ekstremalny – taka sytuacja to codzienność i przyczyna ogromnych strat finansowych w dużej ilości firm. Zapobiec jej może system, który oprócz kontrolowania i nadzorowania dokumentacji potrafi również zarządzać procesami, które są z nią związane.

Jak może być…

Wyobraźmy sobie system, który pozwala na łatwą definicję kategorii dokumentacji – w zależności od tego czy jest to dokumentacja projektowa (rysunki techniczne), czy też okołoprojektowa (arkusze kalkulacyjne, broszury marketingowe, instrukcje montażu), w zależności od projektu czy docelowego klienta. Wyobraźmy sobie możliwość implementacji obiegu dokumentacji bezpośrednio w takim systemie. Dotychczas, aby dokumentacja konstrukcyjna mogła być zatwierdzona, wszystkie zainteresowane osoby musiały podpisywać się pod każdym, najmniejszym nawet rysunkiem. Każda zmiana powodowała konieczność „odwiedzenia” wszystkich zatwierdzających w celu ponownej weryfikacji rysunku. Gdybyśmy mogli w łatwy, graficzny sposób zaprojektować taki obieg dokumentów, w którym wszyscy zainteresowani otrzymywaliby specjalną notyfikację o dokumentach, co do których muszą podjąć jakąś akcję? Gdyby każdy dział, który w danym momencie musi korzystać z dokumentacji, natychmiast otrzymywałby wiadomość o wycofaniu dokumentacji z obiegu? Gdyby wszystkie dokumenty okołoprojektowe, takie jak arkusze, prezentacje, broszury, nie musiały być wysyłane za każdym razem mailem, tylko w sposób automatyczny? Gdyby każda wersja dokumentu była archiwizowana i możliwa do odtworzenia automatycznie – raz na zawsze eliminując manualny mechanizm „podkreślników” i numerów wersji oraz setek czy tysięcy dokumentów o tych samych nazwach, umieszczonych w jednym katalogu? Tak przedstawiają się podstawowe funkcje systemu klasy PDM/DDM, który służy do zarządzania dokumentacją oraz procesami obiegu dokumentacji. System SolidWorks Enterprise PDM spełnia wszystkie funkcje stawiane przed nowoczesnym oprogramowaniem klasy PDM/DDM, ale zawiera również dużo innych usprawnień, dzięki czemu możemy w bardzo dokładny sposób odwzorować firmowe procesy zachodzące w obiegu dokumentacji w systemie Enterprise PDM.

Inny punkt widzenia

Wszystkie osoby korzystające z systemu do zarządzania danymi mają tak naprawdę inny punkt widzenia. Zwykły użytkownik chciałby mieć prosty i skuteczny system pozwalający na szybsze wyszukiwanie danych i ponowne ich użycie. Menedżer czy kierownik z pewnością chciałby kontrolować aktualny stan projektu, a następnie monitorować, które etapy procesu projektowego zabierają najwięcej czasu i zasobów, w celu optymalizacji tychże. Dyrektor chciałby, aby produkt wychodził na rynek szybciej, był projektowany taniej i już na etapie koncepcji charakteryzował się bardzo wysoką jakością. Bodaj najważniejszą kwestią dotyczącą każdego systemu IT jest jego poprawne wdrożenie. Firma CNS Solutions na etapie analizy przedwdrożeniowej bada wszystkie punkty widzenia, a następnie proponuje rozwiązanie dostosowane do wymagań i potrzeb klienta. Istotną kwestią jest tutaj doświadczenie dostawcy IT, który oprócz umiejętności słuchania musi wnieść swój wkład własny w postaci doświadczenia i umiejętności doradzenia klientowi sposobów implementacji procesów obiegu dokumentacji lub nawet samych procedur obiegu dokumentacji.

Najważniejszy jest system

Najważniejszy jest jednak system. SolidWorks Enterprise PDM to narzędzie charakteryzujące się bardzo łatwym interfejsem użytkownika, zintegrowanym bezpośrednio z systemem Windows. Dzięki temu osoby, które znają już Eksploratora Windows, w bardzo szybki sposób nauczą się obsługi Enterprise PDM. System dysponuje konfigurowalnymi opcjami wersjonowania i rewizjonowania dokumentacji oraz niesamowicie elastycznym edytorem procesów obiegu dokumentacji – workflow (Rys.1.). Bardzo istotną kwestią są też szablony pozwalające na szybkie tworzenie zunifikowanych struktur projektów czy dokumentów. System dostosowany jest do dowolnych grup roboczych – począwszy od małych biur konstrukcyjnych, skończywszy na wymianie dokumentów projektowych i okołoprojektowych w dużych organizacjach. Istnieje możliwość podglądu ponad 250 rodzajów dokumentów (Rys. 2), w związku z czym dane projektowe mogą być przechowywane w jednej wspólnej lokalizacji. Funkcja replikacji danych jest nieodzowna dla firm wielooddziałowych – pracownicy w rożnych lokalizacjach mają dostęp do tych samych danych (oczywiście z możliwością regulacji uprawnień), w związku z czym współpraca i wymiana dokumentów pomiędzy biurami staje się bardzo prosta i wydajna. Możliwość podglądu danych projektowych przez przeglądarkę internetową to dodatkowa opcja stosowana głównie do wymiany informacji pomiędzy kontrahentami czy klientami. Od teraz klient może zweryfikować swój projekt, korzystając z Internetu i najnowszych zdobyczy techniki.

W dzisiejszych czasach zarządzanie danymi w dużych firmach produkcyjnych jest nie tyle synonimem postępu i uporządkowania, lecz koniecznością. SolidWorks Enterprise PDM w prosty sposób pozwoli zoptymalizować procesy zarządzania dokumentacją oraz sprawi, że pracownicy będą z łatwością stosować wewnętrzne zasady obiegu dokumentacji. Długoterminowe korzyści wynikające ze stosowania tej klasy systemu to przede wszystkim lepsza jakość finalnego produktu oraz szybszy czas wejścia na rynek.