Platforma komunikacyjna T-Scale skutecznym i oszczędnym rozwiązaniem logistycznym w transporcie

Dla firm produkcyjnych czy dystrybucyjnych szczególnie istotna jest redukcja kosztów logistycznych, a w szczególności kosztów transportu. W tym celu konieczna jest analiza i zmiana sposobu realizacji procesów transportowych oraz otwartość na nowe koncepcje zarządzania logistyką w firmie, przyczyniające się do efektywności tych procesów. Oczywiście, podczas wprowadzania zmian należy także uwzględnić fakt, iż transport i organizacja przewozów nie są źródłem zysku dla firm produkcyjnych. Rysunek 1 przedstawia główne problemy oraz pytania jakie stawia sobie dzisiaj każdy producent, czy dystrybutor funkcjonujący w różnych systemach logistycznych.

Polscy specjaliści, którzy prowadzą badania oraz analizy dotyczące procesów transportowych w Polsce, Europie oraz świecie zauważają, że przedsiębiorcy reagując na zawirowania związane z recesją na światowych rynkach szukają innowacyjnych rozwiązań mających wpływ na zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności logistycznej, a w szczególności procesów transportowych. Znaczenie sprawnej organizacji procesów logistycznych w firmie potwierdzają prowadzone przez Instytut Logistyki i Magazynowania prace badawcze dotyczące analizy kosztów logistycznych w różnych modelach sieci dystrybucji. Wskazały one, że niezwykle istotne są koszty organizacji procesów transportowych, stanowiące niejednokrotnie ponad 50% całkowitych kosztów logistycznych, dlatego też w pierwszym kroku firmy optymalizują koszty transportu.

Duże firmy od dawna wiedzą jak ważny jest dobrze zorganizowany transport, który jest skuteczny, a zarazem tani. Natomiast obecna sytuacja ekonomiczna, zawirowania na rynku spowodowała zmianę myślenia także mniejszych przedsiębiorców. Firmy, niezależnie od wielkości, musiały zmienić podejście do prowadzenia biznesu. Teraz, nie wystarczy mieć świetny produkt, który sam się sprzeda. Klienci oczekują znacznie więcej. Niezwykle istotne stały się kwestie związane z dostępnością produktu oraz jakością realizowanych dostaw, punktualnością oraz elastycznością współpracy.

Aby jednak mówić o efektywnym transporcie wymagane jest:

• budowanie efektywnych procesów transportowych,
• wykorzystanie odpowiednich narzędzi informatycznych wspierających procesy transportowe,
• zapewnienie odpowiednich standardów wymiany danych w całym łańcuchu dostaw produktów.

innowacyjne rozwiązania, które wdrożono w praktyce i mają praktycznie przełożenie na usprawnienia w procesach transportowych i racjonalizację kosztów w tym zakresie w polskich przedsiębiorstwach

Zanim jednak zostaną omówione praktyczne rozwiązania, przedstawione zostaną aktualne wyzwania i problemy w transporcie, które to są impulsem dla firm i przyczyniają się do wprowadzania innowacji w procesach transportowych

Bezpieczeństwo i wysoka dostępność produktów wymaga wspólnego działania, także długoterminowego, które opiera się na porozumieniu partnerów biznesowych w zakresie stałej wymiany informacji oraz współpracy. Większość firm bagatelizuje aspekty związane z optymalizacją i planowaniem długoterminowym, koncentrując się wyłącznie na swojej bieżącej działalności. Przedsiębiorcy starają się realizować zamówienia swoich klientów często i szybko, głównie przy wykorzystaniu transportu drogowego, przy jednoczesnej próbie zachowania kosztów transportu na racjonalnym poziomie. Podejście to może powodować, iż firmy produkcyjne i dystrybucyjne de facto osiągając poprawę realizowanych procesów i zwiększając tym samym poziom zadowolenia klienta w krótkiej perspektywie czasu, mogą doprowadzić do pogorszenia poziomu obsługi klienta i dostępności produktów w dłuższym horyzoncie czasowym. Przykładowo, częste i szybkie dostawy wymagają zaangażowania większej ilości środków transportu, co powoduje zwiększenie kongestii ruchu oraz pogorszenie bezpieczeństwa na drogach. W wyniku rosnącej kongestii spada średnia prędkość techniczna z jaką poruszają się pojazdy, co docelowo powoduje wydłużenie czasu dostawy. Może ono wpłynąć na niezadowolenie klientów oraz w najgorszym przypadku utratę części zamówień. Należy także pamiętać, że częsta wysyłka zleceń drobnicowych jest dużo droższa niż przewóz większych partii ładunku. Dodatkowo, zwiększony popyt na usługi transportowe skutkuje tym, iż przewoźnicy podnoszą stawki przewozowe. Zatem w długiej perspektywie czasu działania firm nieświadomie prowadzą do pogorszenia własnych wyników finansowych. Stąd też wynika potrzeba myślenie długofalowego, gdzie kluczową rolę odrywać będzie współpraca firm, która przyczynić się może do racjonalnych procesów transportowych.

Bardzo istotnym problemem przedsiębiorstw jest także nieoptymalne wykorzystanie zasobów transportowych, czyli występujące „puste przebiegi”, niski wskaźnik wykorzystania przestani ładunkowej, przestoje. Problemy te szczególnie nasilają się gdy przedsiębiorstwo posiada własny tabor, gdyż w przypadku outsourcingu usług transportowych producent, niejako „wypycha” te problemy na dostawców usług transportowych. Nie mniej jednak należy podkreślić, że problemy z wykorzystaniem dostępnej ładowności widoczne są w wielu krajach Unii Europejskiej i nie dotyczy to tylko polskich przedsiębiorstw. Badania prowadzone przez Europejską Agencję Środowiska (European Environment Agency) przedstawione na Rysunku 2 wskazują, że w większości krajów Unii Europejskiej wykorzystanie dostępnej ładowności stosowanych środków transportu jest na niskim poziomie. Dla najczęściej wykorzystywanej gałęzi transportu, czyli przewozów drogowych, średnie wykorzystanie dostępnej ładowności pojazdów podczas zaopatrzenia lub dystrybucji jest na poziomie 54%.

Jednym z istotnych elementów mających także znaczący wpływ na poszukiwanie przez firmy innowacyjnych rozwiązań usprawniających procesy transportowe jest przyjęcie przez Komisję Europejską dokumentu Białej Księgi – Transport do 2050 roku. Do głównych priorytetów tej strategii zaliczyć należy przeniesienie transportu z samochodowego do przyjaznych środowisku gałęzi transportu, w tym transportu kolejowego, oraz zmniejszenie emisji szkodliwych substancji do środowiska. W szczególności ograniczenie emisji gazów cieplarnianych ma znaczące przełożenie na działania przedsiębiorstw, gdzie zakłada się, że do 2050 r. ich emisja zmniejszy się o co najmniej 60 % w porównaniu z poziomem z roku 1990. Powyższy priorytet przekłada się na dotowanie ze środków unijnych takich rozwiązań, które mają znaczący wpływ na zmniejszanie emisji szkodliwych substancji do środowiska.

W ostatnich latach zauważalna jest globalna recesja gospodarcza. Przedsiębiorstwa, w dobie potocznie nazywanego „kryzysu”, mając znaczne problemy z zwiększaniem przychodów, koncentrują się na szukaniu możliwości zmniejszania kosztów, co przyczynia się znacząco do poszukiwania nowych modeli organizacji procesów transportowych.

Rysunek 3 prezentuje klasyczny sposób organizacji przewozów w działalności gospodarczej. Producenci czy też dystrybutorzy koncentrują się na obsłudze codziennych zleceń od swoich klientów oraz na pozyskiwaniu towarów od dostawców. Dostawa oraz dystrybucja wyrobów gotowych może być prowadzona przy wykorzystaniu własnych środków transportu lub też przy pomocy wyspecjalizowanej firmy transportowej lub spedycyjnej [2]. W przypadku posiadania własnej floty pojazdów, przedsiębiorstwa same planują i optymalizują trasy dostaw. Natomiast, jeśli dane przedsiębiorstwo nie posiada własnej floty w celu realizacji dostaw i dystrybucji zmuszone jest korzystać z usług wyspecjalizowanych firm transportowych lub spedycyjnych. Firma przesyła jedynie zlecenia transportowe, a to właśnie przewoźnik lub spedytor odpowiada za optymalne zorganizowanie przewozu.

Dostawa oraz dystrybucja wyrobów gotowych może być prowadzona przy wykorzystaniu własnych środków transportu lub też przy pomocy wyspecjalizowanej firmy transportowej lub spedycyjnej [2].

W przypadku posiadania własnej floty pojazdów, przedsiębiorstwa same planują i optymalizują trasy dostaw. Natomiast, jeśli dane przedsiębiorstwo nie posiada własnej floty w celu realizacji dostaw i dystrybucji zmuszone jest korzystać z usług wyspecjalizowanych firm transportowych lub spedycyjnych. Firma przesyła jedynie zlecenia transportowe, a to właśnie przewoźnik lub spedytor odpowiada za optymalne zorganizowanie przewozu.

Zaprezentowane klasyczne rozwiązanie posiada jednak wady. Stawka przewozowa czy też koszt transportu własnego zależy bezpośrednio od wielkości ładunku i naszych oczekiwań odnośnie czasu dostawy. Ogólna reguła jest taka, że firmy transportowe pobierają niższe stawki za dostawy w większych ilościach. Zarówno dla transportu własnego jak i zleconego, koszt przewozu na jednostkę wagi transportowanego ładunku obniża się w miarę wzrostu ciężaru dostawy [3]. Obecnie zauważa się trend panujący wśród przedsiębiorstw, czyli częste i niewielkie dostawy, które wynikają też nierzadko z procesów optymalizacji zapasów, gdzie zamawianie częściej i w mniejszych ilości pozwala na zmniejszenie wielkości utrzymywanych zapasów. To powoduje, iż koszty transportu są wysokie i mają tendencję wzrostową. Dodatkowo wadą opisanego powyżej rozwiązania jest rosnąca liczba pojazdów realizujących dostawy, co przekłada się na wzrost kongestii ruchu, a docelowo także na wydłużenie czasów dostaw.

Jest to innowacyjny projekt, który realizowany jest przy wsparciu unijnych funduszy, umożliwiający osiągnięcie efektu skali, poprzez stworzenie kompleksowego rozwiązania wspierającego konsolidację procesów transportowych grupy niezależnych przedsiębiorstw. Celem współpracy jest optymalizacja kosztów transportu wynikająca z osiągniętego efektu skali przy zrównoważonym wykorzystaniu zasobów grupy. Korzyścią ze współpracy jest także ograniczenie kosztów personalnych związanych z organizacją transportu poprzez przeniesienie wybranych odpowiedzialności na koordynatora transportu. Integralnym elementem rozwiązania jest platforma komunikacyjna T-Scaleumożliwiająca wymianę informacji w czasie rzeczywistym pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w realizację przewozów (użytkownik transportu, dostawca usług transportowych, koordynator).

W odróżnieniu od istniejących giełd transportowych rozwiązanie to daje możliwość koordynacji i konsolidacji zleceń, a tym samym optymalizacji kosztów transportu wynikających z osiągniętego efektu skali. Celem działalności koordynatora jest wypracowanie oszczędności związanych z realizacją procesów transportowych. Uzyskane oszczędności są dzielone pomiędzy użytkowników transportu, przewoźników oraz koordynatora. Obecnie rozwiązanie to jest także testowane przez grupy niezależnych firm należących do GS1 Polska oraz ECR Polska.

Koncepcja współpracy, zakłada, iż firmy działające w danym regionie wymieniają się informacjami na temat planowanych miejsc, skąd będą realizowane dostawy oraz lokalizacji dokąd będą prowadzone wysyłki wyrobów gotowych (produktów). Obieg informacji następuje przy wykorzystaniu elektronicznej platformy wymiany informacji (T-Scale). Firmy, które są zainteresowane działaniem w oparciu o zaproponowaną strategię wspólnie wybierają Koordynatora transportu, który w ich imieniu zajmuje się koordynacją procesów transportowych. Jednym z podstawowych zadań koordynatora jest łączenie tras w taki sposób, aby maksymalizować wielkość ładunku wysyłanego w danym kierunku lub sprowadzanego z danego regionu w taki sposób, aby maksymalizować korzyści dla wszystkich użytkowników platformy. Pozwala to na uzyskanie lepszych stawek u przewoźników zewnętrznych. Oczywiście, koordynatorem procesów logistycznych może być także niezależna firma. Celem jest chęć obniżenia łącznych kosztów transportu poprzez lepsze wykorzystanie dostępnej powierzchni ładunkowej taboru.

Należy podkreślić, że rozwiązanie to bazuje na koncepcji projektu Kassetts (Knowledge-enabled Access of Central Europe SMEs to Efficient Transnational Transport Solutions), zainicjowanym we Włoszech w Instytucie Transportu i Logistyki w Regionie Emilia-Romagna, który jest parterem Instytutu Logistyki i Magazynowania w wielu europejskich projektach. Region Emilia-Romania charakteryzuje się tym, że generuje dużo innowacji w logistyce.

Projekt Kassetts finansowany jest przez Komisję Europejską (program Central Europe)i ma za zadanie wspierać racjonalizację wybranych procesów transportowych i działań logistycznych, prowadzących do wzrostu konkurencyjności MŚP i ochrony środowiska, dzięki stworzeniu europejskiej sieci koordynatorów logistycznych wykorzystujących narzędzia informatyczne. Dodatkowo, w celu wsparcia procesu wymiany informacji pomiędzy współpracującymi podmiotami rozwijana jest elektroniczna platforma wymiany informacji. Sama idea współpracy wielu przedsiębiorstw nie jest tworem nowym i na świecie rozwijana jest od wielu lat, szczególnie w aspekcie wspólnego planowania. Jest to koncepcja CPFR (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), czyli wspólne prognozowanie, planowanie i uzupełnianie zapasów, które opiera się na porozumieniu partnerów biznesowych w zakresie stałej wymiany informacji.

 Użytkownicy w pierwszym kroku wprowadzają zapytania przewozowe. One trafiają do koordynatora transportu, który jest odpowiedzialny za proces planowania i konsolidacji zleceń. Rola koordynatora procesów transportowych jest niezwykle istotna ponieważ z punktu widzenia procesów transportowych, koszt przewozu obniża się w miarę wzrostu wolumenu dostawy. Zatem, idealnym rozwiązaniem byłoby maksymalne wykorzystywanie dostępnej przestrzeni ładunkowej środków transportu eksploatowanych przy przepływie towarów. W tym celu niezbędne jest odpowiednie planowanie przewozów, realizowanych czy to własnym taborem czy to przy pomocy zewnętrznych przewoźników (dostawców usług przewozowych). Dlatego też, niezmiernie istotne jest wsparcie planistów narzędziami informatycznymi umożliwiającymi automatyzację procesów planistycznych. Platforma T-Scale zawiera rozbudowane algorytmy automatyczne planowania tras z wykorzystaniem map cyfrowych. Po zakończonym procesie planowania przez Koordynatora użytkownicy platformy mają prawo odrzucić zaplanowane zlecenia jeżeli uznają, że koszty transportu dla takiego zlecenia nie są dla nich optymalne. Po akceptacji zaplanowanych zleceń transportowych następuje proces realizacji transportu oraz rozliczenia z przewoźnikami. Należy podkreślić, że wszelkie działania procesowe, planistyczne podlegają opiece merytorycznej oraz technicznej i za te działania odpowiedzialny jest Koordynator techniczny.

Analizy prowadzone w Polsce oraz wdrożenie analogicznej koncepcji we Włoszech (region Emilia Romagna) pozwoliły na:

• redukcję w kosztach transportu (ok. 20%),
• zmniejszenie pokonanych kilometrach (prawie 30%),
• zmniejszeniu liczby indywidualnych przewozów o 37%,
• skrócenie czasu wykonywania zadań.

Powyższe korzyści pokazują znaczący potencjał do oszczędności. Należy podkreślić, że badania były przeprowadzone dla kilku przedsiębiorstw współpracujących ze sobą na platformie. Wraz ze wzrostem kolejnych użytkowników i uczestników platformy T-Scale, potencjał do oszczędności znacząco wzrasta.

Należy mieć też świadomość, że zarządzanie procesami transportowymi odbywa się równolegle z procesami zarządzania zapasami, zamówienia, magazynem i należy patrzeć na procesy w łańcuchu dostaw kompleksowo z uwzględnianiem relacji trade-offs. Dlatego też, coraz częściej na rynku pojawiać się będą rozwiązania, które będą integrować procesy zarządzania zapasami z zarządzaniem procesami transportowymi w przedsiębiorstwach w oparciu o koordynację tych procesów. Zwłaszcza, że optymalizacja zapasów znacząco przekłada się na zmniejszenie zapotrzebowania na powierzchnię magazynową, a także kapitału zamrożonego w zapasach. Racjonalizacja zapasów ma także znaczący wpływ na poprawę wskaźników płynności finansowej co w dobie recesji jest istotnym czynnikiem mającym wpływ na zyskowność przedsiębiorstw oraz pozycję na rynku. Rysunek 6 przedstawia miejsce integracji procesów transportu i planowania zapasów