Outsourcing utrzymania ruchu

Nie wszystko najlepiej robi się samodzielnie i w niektórych kwestiach, jak zauważył H. Ford, możemy znaleźć ludzi, którzy nie dość, że mogą zrobić to lepiej, to jeszcze taniej. Obserwujemy w biznesie tendencję, gdzie kadry zarządcze dążą do strategicznego rozlokowania zasobów w taki sposób, aby zintensyfikować pracę w zakresie głównej działalności operacyjnej (produkcji, transportu, wydobycia), a nie w tzw. czynnościach wspomagających. W wielu branżach może doprowadzić to do znaczących usprawnień i tym samym podniesienia nie tylko technicznej, ale również biznesowej efektywności. Ale czy utrzymanie ruchu to dobry „kandydat” do oddelegowania do podwykonawcy?

W Polsce działa kilkadziesiąt specjalistycznych firm, które dostarczają profesjonalne usługi utrzymania ruchu na poziomie regionalnym i krajowym

Utrzymanie ruchu oraz zarządzanie majątkiem technicznym są szczególnymi obszarami w każdej organizacji. „Konieczne zło” lub „nieproduktywne koszty” to tylko niektóre z mylnych i nieco złośliwych określeń tych funkcji firmy. Okazuje się jednak, że w wielu organizacjach jest to najważniejsza funkcja wspierająca oraz olbrzymie pole do wprowadzania usprawnień, które w zależności od przyjętej strategii mogą znacznie obniżyć koszty operacyjne lub przynieść przy tych samych kosztach znacznie większą niezawodność, jakość i wydajność produkcji.

Outsourcing UR – cele

Czy zatem outsourcing może przynieść usprawnienia w zakresie UR? Oczywiście zależy to od tego, jaki cel będzie przyświecał wdrożeniu usług zewnętrznych. Niemniej jednak ograniczenie kosztów, ulepszenie planowania prac remontowych i naprawczych, migracja z działań reaktywnych do prewencyjnych z wykorzystaniem m. in. planów prewencyjnych, diagnostyki (CBM), planowania cyklu życia maszyn w zgodzie ze strategią firmy… to tylko niektóre z celów, które możliwe są do osiągnięcia dzięki dobrze realizowanemu outsourcingowi utrzymania ruchu.

Ale dlaczego outsourcing? Przecież każdy może powiedzieć, że to samo możemy osiągnąć bez podwykonawców. Ażeby odpowiedzieć sobie na to pytanie, proponuję spojrzeć na chwilę na UR z perspektywy 3 czynników:

– kosztów – jakie poniesiemy na utrzymanie ruchu i jego doskonalenie,

– niezawodności maszyn – jaką uzyskamy dzięki utrzymaniu ruchu,

– czasu – jaki poświęcimy na doskonalenie utrzymania ruchu.

Gdybyśmy prześledzili każde profesjonalnie przeprowadzone postępowanie związane z decyzją o outsourcingu UR, to okaże się, że powyższe trzy czynniki są dominujące. Oczywiście ich porównanie dla wariantu z i bez firmy zewnętrznej nie zawsze jest łatwe. Czasami trzeba dokonać wielu założeń, których trafność w dużej mierze zależy od doświadczenia osób wykonujących taką analizę oraz strategii operacyjnej, jeżeli takowa w firmie istnieje. Zatem dlaczego w ogóle bierzemy pod uwagę outsourcing? Sprawa jest bardzo prosta… Może okazać się, że utrzymanie ruchu z wykorzystaniem outsourcingu nie tylko będzie tańsze operacyjnie, ale również zaoszczędzimy na wielu działaniach związanych z doskonaleniem tego obszaru, maszyny będą utrzymane w większej niezawodności, a to wszystko osiągniemy w znacznie krótszym czasie niż przy doskonaleniu własnych służb UR. Warte zainteresowania? Warte co najmniej przeanalizowania!

Cele w odniesieniu do outsourcingu powinny być jasno sprecyzowane, gdyż będą odpowiadały na konkretne pytanie – „dlaczego w ogóle rozważamy outsourcing w naszej firmie?” W utrzymaniu ruchu, tak jak w większości innych dziedzin, są dwa główne cele, jednak ich konfiguracji i celów pobocznych jest znacznie więcej. Oczywiście głównymi bodźcami dla outsourcingu są zawsze jakość i cena realizowanych usług. Celami pobocznymi są najczęściej możliwość skupienia się kadry na głównej działalności operacyjnej, sprowadzenie do firmy nowoczesnych rozwiązań itd.

Przy wyborze firmy outsourcingowej w pierwszej kolejności należy rozważyć współpracę z firmami o najlepszych referencjach z interesującej nas branży

Określenie celów wcale nie jest łatwe. Zazwyczaj menedżerowie chcą wszystkiego naraz… Co nie trudno zrozumieć, przecież po to są menedżerami. Natomiast trzeba w tym szaleństwie znaleźć metodę i określić priorytety. Jednym z przykładów może być: „…Podniesienie jakości świadczonych usług UR, utrzymanie kosztów, ale jednocześnie zmniejszenie ryzyka związanego z własnymi pracownikami technicznymi…”. Oczywiście kolejnym krokiem powinna być wstępna weryfikacja, czy to w ogóle jest osiągalne. Nie będę ukrywał, że najtańszą i najlepszą metodą sprawdzenia tego jest po prostu zatrudnienie konsultanta. Zaledwie kilkudniowa usługa przeglądu systemu UR i doradztwa w tym zakresie może uratować firmę od wykonania wielu zbędnych kroków (czasem bardzo kosztownych). Konsultant może również wesprzeć firmę w podjętych decyzjach i potwierdzić, że postawione cele są możliwe do osiągnięcia biorąc pod uwagę wiele kryteriów – stan obecny w firmie zlecającej, dostępność usług UR w danej lokalizacji i branży oraz inne uwarunkowania ekonomiczne i organizacyjne.

Zakres outsourcingu

Podczas rozważania wdrożenia usług zewnętrznych musimy określić, jaki zakres działań firmę interesuje. W niektórych przypadkach może to być jedna lub dwie maszyny, a w innych cała fabryka zawierająca np. 7 linii produkcyjnych. Oczywiście dobrą praktyką jest rozważenie projektu pilotażowego i jego stopniowego „roll-outu” na inne zamierzone obszary.

Wyznaczanie zakresu działań, które planuje się przekazać usługodawcom zewnętrznym, powinno być poparte rzetelną analizą. Oczywiście jednym z elementów tej analizy już na tym etapie powinna być analiza ekonomiczna oparta o trzy wspomniane wyżej czynniki: koszty, niezawodność i czas. Istnieje jednak wiele innych zagadnień, które powinny być wzięte pod uwagę. Są nimi między innymi analiza ryzyka oraz kosztów zmiany. Jak mówią klasycy od zarządzania zmianami: „brak analizy na początku może kosztować nas miliony”.

Sprawdzenie własnej organizacji

Zanim jeszcze wyjdziemy na rynek, aby pytać dostawców usług o ich dostępność i oferty, powinniśmy rozważyć jeszcze jeden szczególny krok. Jest on bardzo często pomijany. Jest to spojrzenie na własną organizację przez pryzmat akceptowalności, czy inaczej adaptowalności outsourcingu. W BalticBerg opracowaliśmy specjalne narzędzie służące do tego celu. Organizacje, które z niego korzystają, mają szansę na zwrócenie uwagi na wiele aspektów, które bardzo łatwo pominąć, a mogą wpływać na sukces lub porażkę projektu outsourcingowego. Tego typu analiza to po prostu lepsze przygotowanie decyzji o rozpoczęciu lub wstrzymaniu projektu. Niejednokrotnie okazuje się, że organizacja musi przygotować jeszcze kilka rzeczy, zanim projekt się rozpocznie, a może to opóźniać całe przedsięwzięcie o miesiące, a nawet i lata.

Outsourcing UR w Polsce

Rynek outsourcingu ma się w Polsce bardzo dobrze i wiele wskazuje na to, że będzie jeszcze lepiej. Wpływają na to między innymi: coraz większe skupienie specjalistów w naszym regionie, stosunkowo niskie koszty pracy i ponad dwa miliony studentów. Dodatkowo światowa tendencja rozwojowa w tym obszarze pozytywnie stymuluje środkowoeuropejski rynek. W Polsce działa kilkadziesiąt specjalistycznych firm, które dostarczają profesjonalne usługi utrzymania ruchu na poziomie regionalnym i krajowym. Niektóre z nich świadczą usługi również za granicą.

Wybór usługodawcy

W wielu przypadkach mamy do czynienia z wieloma podsystemami, których utrzymanie z wykorzystaniem jednej firmy może być niemożliwe lub obarczone zbyt dużym ryzykiem. Dlatego analiza dotycząca zakresu działań przeznaczanych do outsourcingu powinna określić, jakie firmy mogą stać się oferentami.

Brak analizy na początku może kosztować firmę miliony

Warto zwrócić uwagę na kilka podstawowych zasad, które pomagają w wyborze najlepszych usługodawców. Oczywiście im więcej zadowolonych klientów ma oferent, tym lepiej. Najlepiej, aby polecające firmy były z pokrewnej lub tej samej branży co nasza. Kadra techniczna oferenta powinna mieć jasne struktury. Obecni powinni być zarówno eksperci z dużym doświadczeniem, jak i wykonawcy podstawowych zadań obsługowych. Wybór upraszcza oferent posiadający udokumentowane wyniki. Usługodawca powinien przedstawić przykładowe dane wraz z referencjami. Wyniki jego pracy powinny być opisane przez rozpoznawalne wskaźniki efektywności KPI np. czas reakcji na zdarzenie eksploatacyjne (np. awarię), średni czas naprawy MTTR, średni czas między awariami MTBF, itp. Dobrze, jeśli usługodawca należy do organizacji branżowych. Zazwyczaj wpływa to na standard jego usług i plany rozwojowe względem pracowników oraz stosowanie nowoczesnych metod. Coraz więcej usługodawców posiada również opinie i certyfikaty od uznanych ekspertów w zakresie zarządzania zasobami technicznymi, potwierdzające kompetencje i organizację pracowników.

Kiedy dostawców usług brak

Przy wyborze firmy outsourcingowej w pierwszej kolejności należy rozważyć współpracę z firmami o najlepszych referencjach z interesującej nas branży. W przypadku oferentów posiadających cenne dla nas zasoby (bliska lokalizacja, kompleksowość usług, wysoko wykwalifikowana kadra, stabilna pozycja i długofalowe perspektywy współpracy), ale z referencjami z innych branż, należy mimo wszystko przeanalizować możliwość kooperacji. Istnieje szereg sposobów wdrożenia usługodawcy i dostosowania go do potrzeb zamawiającego. Między innymi można realizować stopniową migrację pracowników. Jeżeli w naszej firmie planowane jest ograniczenie kadr utrzymania ruchu, można rozważyć możliwość sterowanego przeniesienia naszych dotychczasowych pracowników do usługodawcy, z którym planujemy nawiązanie długotrwałej współpracy. Oczywiście wymaga to zgody pracowników na pracę w nowej firmie i podczas przedstawiania im takiej propozycji można uwypuklić dobre strony tej sytuacji (możliwość pracy w specjalistycznej firmie, lepsze możliwości rozwoju, praca w podobnym lub identycznym charakterze itp.). Szczególnie dotyczy to środowisk silnie zorganizowanych w związkach zawodowych. Oczywiście kluczem do sukcesu jest tu dobre przygotowania projektu wdrożeniowego i osób będących koordynatorami podwykonawców w okresie współpracy.

Warunki sukcesu

Należy jednak pamiętać o tym, że outsourcing to decyzja strategiczna. Z jego wdrożeniem wiąże się pewne ryzyko i w przypadku zerwania współpracy lub nagromadzenia niewłaściwych relacji w poszczególnych procesach może się okazać, że ewentualne odtworzenie sytuacji sprzed wdrożenia outsourcingu jest bardzo trudne i… bardzo drogie.

Outsourcing to dobre narzędzie dla dobrych „graczy”. Trzeba tu nie tylko wiedzieć, czego się chce, ale również posiadać umiejętność budowania długofalowych relacji pomiędzy niezależnymi firmami. Jeżeli po swojej stronie przygotujemy projekt w sposób profesjonalny i po drugiej stronie natrafimy na dobrego partnera, mamy szansę osiągnąć bardzo korzystne wyniki oraz poświęcić więcej uwagi naszej głównej działalności operacyjnej.