Pióro cyfrowe

Jednak nie wszystkie segmenty rynku mogą skorzystać z takich rozwiązań, a całkowita eliminacja papieru z wielu powodów wydaje się być w tej chwili niemożliwa. W wielu przypadkach, powstałych w wyniku przyzwyczajeń klientów lub też wymogów formalno- prawnych nadal wykorzystywane są tradycyjne formularze papierowe. Firmy radzą sobie z tym stanem rzeczy inwestując w systemy skanujące i rozpoznające tekst. Takie rozwiązania wymuszają jednak dodatkowe koszty i nie rozwiązują problemu związanego z opóźnieniami w przekazywaniu danych z formularzy do systemu informatycznego firmy.

W przypadku podmiotów, które nadal zmuszone są do używania formularzy papierowych, automatyzacja procesu zawierania umów może nie tylko znacznie podnieść wydajność pracy i zmniejszyć koszty operacyjne, ale również pozwala na weryfikację poprawności przygotowanych dokumentów oraz natychmiastową ich obróbkę w centralnym systemie informatycznym.

Rozwiązanie dla mobilnych doradców

Automatyzacja procesów, które wymagają wypełnienia papierowego formularza, jest dzisiaj możliwa dzięki piórom cyfrowym. Pióro cyfrowe to narzędzie, które umożliwia pisanie na formularzu papierowym z jednoczesnym zapisywaniem wprowadzanych danych w formie elektronicznej. Rozwiązanie ma szerokie zastosowanie wszędzie tam, gdzie wciąż wymagane jest wypełnianie formularzy papierowych (chociażby ze względu na konieczność złożenia podpisu), a dane zapisane na formularzu powinny znaleźć się jak najszybciej w systemie informatycznym. Mimo że pióro cyfrowe przypomina długopis i w ten sam sposób można nim pisać po papierze, to od zwykłego długopisu odróżnia go wbudowana zaawansowana technologia: wbudowana kamera, która śledzi zapis na papierze, pamięć RAM, w której przechowywane są wprowadzone dane oraz transmitter bluetooth. Aby technologia ta stała się użyteczna, potrzebne jest dodanie do formularza specjalnego, prawie niewidocznego gołym okiem, wzorca kropek, na podstawie którego pióro ustala miejsce wprowadzonego pisma.

Pióro cyfrowe to narzędzie, które umożliwia pisanie na formularzu papierowym z jednoczesnym zapisywaniem wprowadzanych danych w formie elektronicznej

Technologia zastosowana w piórze cyfrowym pozwala na: wypełnienie formularzy za pomocą pióra i przesłanie wpisanych danych za pośrednictwem łącza bluetooth oraz telefonu komórkowego (lub komputera PC) do serwera, gdzie zapamiętane ruchy pióra zostają zamienione na tekst i zinterpretowane. Tak uzyskane dane po ich weryfikacji i poprawieniu na telefonie komórkowym (lub komputerze PC) mogą być natychmiast przekazane do dalszej obróbki w centralnym systemie informatycznym.

Automatyzacja Procesów Biznesowych

Po podpisaniu dokument zostaje wysłany do systemu celem rozpoznania danych na formularzu. W ciągu kilku sekund rozpoznane dane wracają na telefon tablet/laptop/urządzenie przenośne celem weryfikacji poprawności rozpoznania danych. Po weryfikacji dane trafiają do systemów informatycznych zgodnie z przygotowaną przez klienta i zaimplementowaną przez IMPAQ logiką biznesową np.: dane z pierwszej strony wypełnionego formularza mówiące o danych osobowych klienta automatycznie zakładają nowe konto w systemie CRM. Dane mówiące o wyborze taryfy, wielkości zamówienia, stawkach, itd. zostają powiązane z numerem klienta w systemie billingowym, znacznie skracając czas wystawienia faktury. Dane dotyczące wykonania dodatkowej pracy u klienta zostają wyeksportowane w postaci odrębnego zlecenia do systemu zewnętrznego, a dołączone w procesie weryfikacji danych zdjęcia zostają umieszczone w repozytorum dokumentów. Skan dokumentu trafia automatycznie do archiwum oraz na wpisany na dokumencie adres e-mail, etc.

Korzyści

Pióro cyfrowe jest zaawansowanym technologicznie narzędziem usprawniającym pracę pracowników oraz procesy organizacyjne w firmie. W porównaniu z innymi technikami edytowania i przesyłania danych do systemów informatycznych np.: za pomocą tabletu, PC czy nawet klawiatury, pióro cyfrowe skraca czas wprowadzania danych nawet o połowę.

W grupie urządzeń mobilnych o podobnej funkcjonalności pióro cyfrowe wyróżnia się

wysoką jakością odczytywanych danych. Przenoszenie pisma do systemu informatycznego przy pomocy pióra charakteryzuje się wysokim wskaźnikiem poprawnej rozpoznawalności tekstu. Zautomatyzowany proces ostatecznej weryfikacji eliminuje znacząco ryzyko operacyjne powstające podczas manualnej edycji danych.

Ogromną zaletą pióra cyfrowego jest jego prostota działania i wsparcie mobilnych pracowników. W porównaniu z innymi skomplikowanymi urządzeniami o podobnej funkcjonalności pióro niczym nie różni się wizualnie od zwykłego długopisu, a czynności wykonywane przez pracownika podczas zawarcia umowy nie różnią się wiele od wykonywanych dotychczas: ustalenie warunków, wypełnienie formularza, podpisanie umowy. Przesyłanie danych z długopisu przypomina wysłanie SMS-ów.

Pióro cyfrowe skraca czas wprowadzania danych nawet o połowę

Automatyzacja procesu kopiowania dokumentów umożliwia ich sprawne katalogowanie i archiwizowanie. Kopie umów, wniosków czy załączników powstające podczas wypełniania formularzy można uzupełnić o wykonane zdjęcia i przesłać razem z wpisanymi danymi bezpośrednio do katalogu prowadzonej sprawy. Proces archiwizacji dokumentów zostaje sprowadzony do wysyłki jednej wiadomości.

Zastosowanie cyfrowego pióra wspiera także wewnętrzne procesy kontrolne firmy. Dostępne funkcjonalności rozwiązania pozwalają weryfikować proces zawarcia umowy i minimalizować ryzyko występowania potencjalnych oszustw. Każde urządzenie jest przypisane do jednego użytkownika. Dzięki cyfrowemu pióru w łatwy sposób, jak na zwolnionym filmie, można odtworzyć cały proces zawarcia umowy identyfikując, co do sekundy czynności wypełnienia formularza, podpisania dokumentu i przesłania danych do systemu.