Droga do perfekcji

Wszystkie te akcje mają sens, jeżeli są prowadzone wspólnie – nie osobno.Bo tak naprawdę, kluczowe rozwiązania mogą być skutecznie wdrożone we współudziale grup projektowych i zaangażowaniu osób pracujących u operatora logistycznego oraz klienta.

Przykładem takiego podejścia jest wdrożona przez obie firmy strategia, która nazywana jest „Naszą drogą do perfekcji”. Skupia się ona na kilku obszarach, tj. partnerskich relacjach (Win-Win) oraz na podnoszeniu bezpieczeństwa, jakości oraz optymalizacji kosztów.

Przykład zawsze idzie z góry,

stąd też w pierwszej kolejności skupiono się na otwartym i biznesowym podejściu do wspólnych projektów oraz na zasadzie dzielenia się wygenerowanymi oszczędnościami. Otwarte i biznesowe podejście to zaangażowanie różnych działów operacyjnych, począwszy od operacji, poprzez działy jakości, a skończywszy na zarządzaniu projektami. Ustalono, że zdrowym rozwiązaniem będzie dzielenie się wypracowanymi metodami podnoszenia bezpieczeństw i stworzenie jednego rozwiązania, które połączy najlepsze praktyki stosowane w obu firmach.

W ten sposób w oddziale Raben Polska w Sosnowcu, w którym prowadzona jest operacja dla NUTRICIA Polska, wdrożono rozszerzone zasady bezpieczeństwa zawierające doświadczenia WISE – NUTRICIA oraz SHE – Raben.

Wdrożenie

Najważniejszym ogniwem każdej operacji są ludzie, i tylko dzięki zaangażowaniu wszystkich pracowników można osiągnąć sukces. Uwaga ta dotyczy nie tylko pracowników operatora, ale również obsługiwanego klienta. Ponieważ najlepiej uczyć się na przykładach, stąd wymianę doświadczeń prowadzono poprzez wspólne szkolenia, wizyty w fabryce NUTRICIA oraz innych oddziałach Raben. Obserwacja procesów przyczyniła się do poszukiwania najlepszych elementów, które mogą podnieść bezpieczeństwo. Prostym rozwiązaniem jest także ujednolicenie list kontrolnych działów jakości po to, aby podczas audytów odnieść się do wymagań jakościowych obu firm, a przez to podnosić standardy prowadzonej operacji.

Narzędzie – PSG

Jako narzędzia, które pozwoliłoby zaangażować wszystkich pracowników mających bezpośredni wpływ na operację, wykorzystano sprawdzone rozwiązanie, jakim jest Problem Solving Group (w skrócie – PSG). Jest to uniwersalna metoda polegająca na pracy w zespołach (grupach), które skupiają się na danym obszarze/problemie i szukają najlepszej metody do jego rozwiązania (solving). Wykorzystywana jest tu wiedza i doświadczenie pracowników z różnych obszarów operacji, stąd też grupa wypracowuje precyzyjne rozwiązania do poprawy warunków pracy i bezpieczeństwa, jakości czy też obniżenia kosztów. Angażowani są przede wszystkim pracownicy najniższych szczebli, którzy dołączają do zespołów dobrowolnie. To oni na co dzień mają do czynienia z danym „problemem” i z reguły znają najlepsze rozwiązania. Każdy pracownik przechodzi szkolenie pozwalające mu na szybkie korzystanie z tego narzędzia.

PSG bazuje na ośmiu etapach koła poprawy (PDCA). W pierwszej kolejności uwaga koncertuje się na wyznaczeniu obszaru działań, celu, analizie problemu, znalezieniu najlepszego rozwiązania i ustaleniu planu działań. Ta część koła poprawy nazywana jest Planowaniem – (Plan). Następnie wdrażany jest określony wcześniej plan, czyli następuje Działanie – (Do). W ten sposób sprawdza się, czy rozwiązanie faktycznie przynosi efekty, wprowadzając element Kontroli – (Control), po to, aby na końcu ustandaryzować rozwiązanie i przenieść je na inne obszary firmy jako Działanie – (Act).

Wypracowane przez zespół rozwiązanie jest trwałe, ponieważ zostało przygotowane przez samych pracowników, a nie narzucone z góry.

Dodatkowo gwarancję skuteczności daje fakt, iż członkowie zespołu zgłaszają się do projektu dobrowolnie, a zespół zbudowany jest z najlepszych ekspertów – osób faktycznie zaangażowanych w proces. Nie bez znaczenia jest także aspekt pracy zespołowej stanowiący zachętę dla innych pracowników do szukania nowych tematów projektowych i zgłoszenia się do PSG. Po sukcesach pierwszych zespołów, działaniom których pozostali pracownicy uważnie się przyglądali, nowe pomysły i nowe zespoły powstają już bez specjalnego zachęcania. Członkowie zespołów, które zakończyły swoje projekty z sukcesem, są doceniani i wyróżniani na forum firm. To dodatkowo motywuje do dalszych działań. Najważniejsze jednak jest to, że pomysły pracowników są brane pod uwagę, a wypracowane przez nich rozwiązania wdrażane w życie.

Należy jednak pamiętać, aby nie stosować tego narzędzia do wszystkich spraw w firmie. Z pewnością nie należy wykorzystywać PSG do trywialnych problemów, gdzie rozwiązania są oczywiste i wcześniej sprawdzone. Z kolei do bardziej złożonych projektów wykorzystywać powinno się bardziej rozbudowane zarządzanie projektowe. Reasumując, PSG jest skuteczne w problemach wagi średniej, a nie lekkiej czy też ciężkiej.

Budowanie świadomości

Sam etap wdrożenia narzędzia oraz przekonania do niego pracowników nie jest czymś, co staje się natychmiast. Tutaj potrzebne jest w pierwszej kolejności zbudowanie świadomości na wszystkich szczeblach zarządzania (przykład idzie z góry) oraz pokazanie na pojedynczych przykładach, jakie korzyści przyniesie to narzędzie. Ważna jest także otwarta komunikacja, zadawanie pytań oraz słuchanie tego, co możemy poprawić. Dlatego też warto do pierwszych testów PSG wykorzystać tematy zgłoszone przez pracowników. Wdrożenie tego narzędzia w NURTICIA i Raben Polska zajęło kilka miesięcy, ale teraz można śmiało powiedzieć, że wypracowane podejście sprawdza się również w innych oddziałach, które przejęły inicjatywę i same wdrażają podobne rozwiązania dla innych klientów obsługiwanych przez Raben Polska.

Efekty

Efekty, które pojawiły się w ostatnim czasie w wyniku prac grup PSG to m.in.: obniżenie uszkodzeń towarów w transporcie oraz poprawa wskaźników terminowości czy też zrewidowanie procesu kompletacji w taki sposób, aby maksymalnie uprościć ten etap przygotowania wysyłki oraz podnieść produktywność.

Strategia „Nasza droga do perfekcji” to nie tylko ujednolicenie zasad bezpieczeństwa czy też wdrożenie narzędzia Problem Solving Group. Nie dotyczy ona tylko twardych obszarów takich jak operacja, ale również projektów CSR. Osoby zarządzające CSR w obu firmach są w kontakcie, aby dzielić się doświadczeniami oraz praktykami w tym zakresie. Co roku organizowane są inicjatywy, podczas których pracownicy obu firm udzielają się charytatywnie w rejonie Śląska. Dotyczy to organizacji zawodów sportowych dla zespołu szkół specjalnych, organizowaniu dni Św. Mikołaja dla dzieci z hospicjum czy też pełnego remontu sali audiowizualnej oraz małej sali gimnastycznej w lokalnej szkole podstawowej.

Kolejnym etapem dzielenia się zdobytym doświadczeniem w kooperacji obu firm było zapoczątkowanie cyklu wykładów dotyczących wdrożonej strategii prowadzenia naszych operacji, który to cykl wykładów nazywano „Naszą drogą do perfekcji”. Podczas spotkań ze studentami na SGGW, czy też podczas ostatniej konferencji Eurologistics przedstawiono zarys tego, co udało się wspólnie wypracować.

„Nasza droga do perfekcji” z zasady nigdy nie osiągnie elementu doskonałości, dlatego też pielęgnowana jest w taki sposób, aby była ciągle stymulowana i rozwijana.