Prawdziwe etykiety

Umocnienie pozycji rynkowej oraz trwały rozwój w długim horyzoncie czasowym są integrowane z funkcjami logistycznymi, które tworzą strumienie przepływu produktów i informacji w oparciu o rozwiniętą infrastrukturę techniczną i informatyczną, konsekwentnie ukierunkowują działalność firmy na zaspokojenie potrzeb rynku i zapewnienie właściwego poziomu obsługi klienta.

Studium przypadku KEA

Przedsiębiorstwo KEA świadczy usług poligraficzne w zakresie druku offsetowego: zapewnia kompleksowe przygotowanie projektowo-techniczne, druk i jego uszlachetnianie (m.in. druk offsetowy B1-B2, opakowania kartonowe jednostkowe, katalogi, broszury, foldery, plakaty, teczki, instrukcje obsługi, karty gwarancyjne, kalendarze trójdzielne – ścienne, oferty handlowe, ulotki reklamowe, druki firmowe) oraz pełną obróbkę introligatorską (m.in. falcowanie, oprawa broszurowa szyta drutem i klejona, klejenie wzdłużne opakowań, sztancowanie, lakierowanie UV do formatu A0).

Firma KEA została zarejestrowana w 1990 r. Dwa lata później uruchomiono działalność poligraficzną świadcząc usługi drukarskie. Pod koniec 1994 r. spółka KEA uzyskała status Zakładu Pracy Chronionej, po 1999 r. firma wdrożyła stale doskonalony System Zarządzania Jakością i Środowiskiem.

Pozycja na rynku

Obecnie Drukarnia KEA należy do ścisłej czołówki polskich firm sektora poligraficznego. Za swoją działalność, osiągane sukcesy i coraz lepsze wyniki drukarnia KEA została wielokrotnie wyróżniona i doceniona przez środowiska gospodarcze Wrocławia i Dolnego Śląska. Dysponując wydajnym i nowoczesnym parkiem maszynowym, KEA podejmuje się realizacji zleceń w bardzo krótkich terminach. Pracuje zarówno w systemie just-in-time, jak również oferuje obsługę logistyczną w zakresie składowania wyrobów gotowych i transportu.

Klientami firmy KEA są polskie i międzynarodowe koncerny m.in. z branż: spożywczej, kosmetycznej, chemicznej, elektronicznej oraz farmaceutycznej (np. HASCO–LEK, który zaopatruje się w KEA w opakowania kartonowe, pudełka, ulotki informacyjne dotyczące leków i probiotyków, Gripex czy Rockets40).

Realizacja zamówienia, zapasy, magazynowanie

Zamówienia do firmy spływają najczęściej drogą elektroniczną, zdarzają się także zamówienia telefoniczne. Nierzadko bywa również tak, że klient osobiście zgłasza zapotrzebowanie do firmy, przy okazji omawiając kwestie transportu, terminu dostawy i płatności. Długość realizacji zamówienia jest zróżnicowana, w zależności od wymagań klientów. Uznaje się, że cały proces może trwać od 12 godzin do nawet 3 tygodni.

Do wykonywania swojej działalności firma zaopatruje się w papier oraz karton, które są niezbędne do produkcji opakowań, ulotek czy druków reklamowych. Większość surowców jest produkowana na zamówienie klientów finalnych – KEA dysponuje zapasem bieżącym do realizacji aktualnych zamówień. Kwestia magazynowania dotyczy w zdecydowanej części wyrobów gotowych. Firma dysponuje potężnym magazynem zlokalizowanym przy siedzibie.

Transport

Drukarnia nie posiada własnych środków transportu. KEA powierzyła przewóz towarów firmie zewnętrznej na zasadzie outsourcingu. W wyborze firm transportowych KEA kieruje się następującymi kryteriami: zakresem obsługiwanego obszaru (w przypadku realizacji zamówień na teranie województwa dolnośląskiego opłaca się korzystanie z usług firm wrocławskich); jakością oferowanych usług przez firmę transportową (terminowość, konieczność ponoszenia kosztów związanych ze zniszczeniem towaru bądź jego uszkodzeniem); długotrwałą współpracą oraz zaufaniem.

Reklamacje

Reklamacje są nieodłącznym elementem każdej firmy. Zdarzają się one w wyniku zakłóceń w produkcji, jak i w realizacji zamówienia. W KEA wyróżnia się reklamacje zewnętrzne -zgłaszane przez odbiorców produktu i wewnętrzne – zgłaszane przez pracowników.

Logistyka procesów zaopatrzenia

Logistyka procesów zaopatrzenia w KEA stanowi bazę, która zapewnia przedsiębiorstwu zasilanie w dobra rzeczowe niezbędne do wykonywania zadań. W wyniku realizacji tych procesów dobra te przepływają od dostawców działających na rynku materiałowym do magazynów zaopatrzeniowych drukarni KEA.

Jednym z najważniejszych celów realizowanych przez KEA jest minimalizacja kosztów przy jednoczesnym podnoszeniu jakości obsługi klienta. W związku z tym bardzo ważne jest określenie wielkości i struktury zapasów na poszczególnych etapach działalności (w zakresie zapasów materiałów, półproduktów, elementów kooperacyjnych, wyrobów gotowych); organizacja i planowanie dostaw, a więc co i ile zamawiać, czy produkować samodzielnie czy w kooperacji; wielkość dostaw (zapasów) jest sterowana przez wielkość popytu, który ulega ciągłym zmianom. Na etapie produkcji ważne jest określenie wielkości zapasów wewnątrzwydziałowych oraz uwzględnienie czasochłonności poszczególnych etapów produkcji, rozplanowanie położenia poszczególnych stanowisk produkcyjnych tak, aby zapewniało to jak największy swobodny przepływ strumieni rzeczowych, na etapie dystrybucji produktu ważne jest zapewnienie organizacji przewozu wyrobów gotowych z miejsca ich powstania do odbiorców i konsumentów. Wiąże się to z zadaniami innych jednostek organizacyjnych, takich jak np. obsługa serwisowa klientów.

Zamówienia

W drukarni KEA proces zaopatrzenia związany jest z zakupem komponentów do produkcji zgodnej z działalnością drukarni. KEA posiada specjalistyczne oprogramowanie komputerowe – indywidualnie dopasowany do swoich potrzeb system informatyczny, który pozwala na zarządzanie zamówieniami płynącymi później do dostawców.

System ten nosi nazwę „Delta KEA”. Jest to tzw. system logistyczny przeznaczony do gromadzenia informacji o potrzebach i przygotowywania zbiorczych zamówień kierowanych następnie do dostawców. Program ten pozwala również zarządzać zamówieniami oraz przeprowadzać analizę rotacji towarów i na jej podstawie generować zamówienia z uwzględnieniem limitów logistycznych.

Zamówienia generowane przez poszczególne magazyny firmy trafiają do centralnej bazy danych i dopiero wtedy można na ich podstawie wygenerować zamówienia skierowane do dostawców

System zarządzania zamówieniami posiada wiele funkcji, które pozwalają przyspieszyć proces ustalania wewnętrznego zapotrzebowania na towary oraz eliminować błędy. Zamówienia wewnętrzne generowane są przez moduł generowania zamówień, do którego dostęp posiadają poszczególne magazyny firmy. Moduł potrafi automatycznie porównać potrzeby wynikające z zamówień składanych przez klientów ze stanem magazynowym danego magazynu, analizą rotacji oraz uwzględniając stany minimalne towarów, następnie wyświetlić listę towarów, których aktualny stan nie pokrywa zamówień. Dostarcza również wygodne formularze do tworzenia zamówień. Zamówienia przygotowane przez poszczególne magazyny zapisywane są w jednej centralnej bazie danych, która ułatwia zarządzanie zamówieniami.

Moduł zarządzania zamówieniami oferuje funkcję cyklicznego przygotowywania często wysyłanych zamówień o ustalonej zawartości. Pozwala ona tworzyć szablony zamówień, na podstawie których cyklicznie tworzone są zamówienia kierowane do realizacji.

Zarządzanie zamówieniami obejmuje ustalanie czasu realizacji dla listy zamówień zewnętrznych, rejestrację zamówień, potwierdzanie zamówień, rejestrację faktu realizacji zamówienia, anulowanie zamówień, przeglądanie zamówień składowych tworzących jedno zamówienie zewnętrzne oraz potwierdzanie zamówień.

Pozycja zarządzania dostawami dostarcza informacji na temat realizacji zamówień w danym okresie oraz pozwala wyliczyć najbliższe możliwe terminy dostaw. Posiada rozbudowane funkcjonalności pozwalające tworzyć szczegółowe raporty i zestawienia. Rozwiązania tego typu pozwalają na dokładne monitorowanie rozrachunków i dają możliwość ich zestawienia według dowolnego kryterium. Program może w każdej chwili utworzyć globalne, grupowe czy też szczegółowe zestawienia za dany okres.

Analiza rotacji towarów dostarcza informacji na temat rotacji poszczególnych towarów. Wiedza na temat rotacji towarów pozwala bardziej optymalnie planować zakupy towarów, a zatem lepiej zarządzać zasobami firmy.

System zarządzania zamówieniami do dostawców posiada zalety, które czynią obsługę zamówień wewnętrznych sprawniejszą, szybszą i mniej podatną na błędy.

Zamówienia generowane przez poszczególne magazyny firmy trafiają do centralnej bazy danych i dopiero wtedy można na ich podstawie wygenerować zamówienia skierowane do dostawców. Pozwala to w pełni kontrolować obrót towarami.

Jakakolwiek próba podrobienia, np. przez wielokrotne użycie jednostkowego kodu na grupie sfałszowanych opakowań, może być wykryta przez system programu PrawdziwyProdukt

Funkcja zamówień okresowych to rozwiązanie pozwalające znacznie przyspieszyć pracę, gdyż eliminuje konieczność każdorazowego ręcznego przygotowywania listy cyklicznie zamawianych towarów. Korzyści to: minimalizacja zapasów magazynowych, łatwa i sprawna obsługa zamówień do dostawców, automatyzacja procesu obsługi dostaw od momentu złożenia zapotrzebowania przez poszczególne magazynu do przyjęcia towarów, pełna przewidywalność dostaw, rzetelne informowanie klientów o możliwościach zakupu towarów, dokładna wiedza na temat dostaw, możliwości zakupów u poszczególnych dostawców, a przede wszystkim potrzeb firmy związanych z dokonywaniem zakupów.

Ocena współpracy z dostawcami

Współpraca z dostawcami w KEA stanowi istotną część skutecznych strategii zaopatrzenia, ponieważ drukarnia stara się zmniejszać liczbę swoich dostawców, często np. z jednoczesnym wdrożeniem systemów just-in-time (JIT) w produkcji i zapasach.

Strategia angażowania mniejszej liczby dostawców często oznacza zawarcie sojuszu lub nawiązanie partnerstwa z wybranymi dostawcami, co wynika z potrzeby zapewnienia przez cały czas odpowiedniej podaży wysokiej jakości materiałów po optymalnym, łącznym koszcie zakupu.

Związki z dostawcami KEA przyczyniają się do budowania przewagi konkurencyjnej firmy już na etapie zaopatrzenia, tak naprawdę niezależnie od tego, czy przewaga ta opiera się na niskich kosztach, zróżnicowaniu czy na ukierunkowaniu firmy na obsługę wybranej niszy rynkowej.

Program PrawdziwyProdukt

Wrocławska Drukarnia stworzyła program PrawdziwyProdukt, który pomaga minimalizować zagrożenia związane ze zjawiskiem podrabiania produktów. Wspomaga on kontrolę procesu logistycznego na drodze powstawania produktu i jego dystrybucji od producenta do użytkownika końcowego. Informacja, która umożliwia późniejszą kontrolę rozprowadzanego produktu, zostaje wprowadzona do systemu na etapie powstawania jego opakowania jednostkowego. Umożliwia to późniejszą identyfikację produktu i potwierdzenie jego autentyczności. Jakakolwiek próba podrobienia, np. przez wielokrotne użycie jednostkowego kodu na grupie sfałszowanych opakowań, może być wykryta przez system programu PrawdziwyProdukt w procesie weryfikacji autentyczności. Użytkownik zyskuje pewność oryginalności zakupionego produktu, a producent zwiększa kontrolę nad dystrybucją oryginalnych, niesfałszowanych preparatów.