Zgodności ilościowe w magazynie

Magazyn przede wszystkim ma się zgadzać – ilości materiałów widoczne w systemie muszą być takie same, co dostępne fizycznie. W dodatku zgodność ta ma być zapewniona w każdej chwili, a nie tylko na koniec miesiąca lub w dzień po inwentaryzacji. W jaki sposób można weryfikować, czy nasz magazyn jest działem dojrzałym i pracującym sprawnie, czy też są może jakieś sygnały sugerujące potencjalne problemy. Podstawowym wskaźnikiem pokazującym stan procesów magazynowych jest zgodność magazynowa IRA (Inventory Record Accuracy).

IRA informuje o tym, czy fizyczne stany ilościowe magazynów są takie same jak dane widniejące w systemie kontrolującym te stany ilościowe. Magazyny w tym przypadku rozumiane są zarówno jako magazyn komponentów, półwyrobów i wyrobów gotowych, jak również magazyn produkcji w toku, reklamacji jakościowych, itd.) Wskaźnik ten powinien być bliski 100%.

Skąd więc bierze się często niemożność oparcia decyzji biznesowych na danych widniejących w systemie? Dlaczego tak często konieczne jest przeliczenie konkretnego asortymentu bezpośrednio przed podjęciem pilnej decyzji? Poniżej kilka przykładów ilustrujących ten problem.

Kontrola stanów magazynowych

Po pierwsze – sprawdźmy, kto ma możliwość wpływać bezpośrednio na stany magazynowe i kto jest odpowiedzialny za kontrolę dostępnej ilości w systemie.

W idealnej gospodarce magazynowej odpowiedzialność zarówno za wszelkie ruchy fizyczne materiałów, jak również za transakcje systemowe powinna być skupiona w jednym dziale – kontroli zapasów / Inventory Control (IC). Zakres tej odpowiedzialności powinien obejmować pełen przepływ materiałów wewnątrz firmy – od chwili przyjazdu dostawy, do chwili gdy materiał jest użyty w produkcie lub gdy wyjeżdża z firmy. Na pewno więc wiele czynności będzie skupionych w obszarze magazynu, ale konieczne jest, by dział IC miał również realny wpływ na kontrolę takich obszarów jak: jakościowa inspekcja dostaw oraz MRB (problemy jakościowe / próbkowanie), strefa zablokowanych dostaw (problemy inne niż jakościowe – brakujące dokumenty dostawy, niemożliwa identyfikacja materiału, kwestie celne, brak możliwości przyjęcia dostawy w systemie – np. brak zamówienia, etc.), produkcja w toku i odrzut technologiczny, kompletacja wysyłek / depozyty.

Oczywiście – na produkcji materiał będzie ‘wędrował’ na linii produkcyjnej lub między gniazdami bez udziału osoby z IC – natomiast bieżąca kontrola stanów magazynowych i rozliczenie wykonanej produkcji musi być w gestii innego działu niż dział produkcji, inżyniera procesu czy też księgowości, ponieważ działy te mają z założenia inne cele niż kontrola zgodności stanów magazynowych. Produkcja ma wytworzyć dany wyrób, inżynier działu produkcji – zbalansować linię i cykl produkcji, księgowość zapewnić zgodność bilansową na kontach…

Metodologia liczenia

Po drugie – w jaki sposób liczyć? Znam dwie nadrzędne metody – pierwsza z nich oparta na wykazaniu wartościowej zgodności magazynu (BTP) jest dobrym narzędziem dla biznesu i księgowości, natomiast nie wnosi zbyt wiele dla działów planujących produkcję i nie gwarantuje dostępności materiałów do produkcji. Dla tych działów potrzebne jest inne podejście oparte na zgodności ilościowej poszczególnych materiałów, czyli na sprawdzeniu, czy każdy element widniejący w systemie jest również dostępny fizycznie (IRA). Osobiście zdecydowanie polecam właśnie takie podejście, gdyż zapewniając zgodność ilościową poszczególnych elementów, automatycznie zapewniamy dobry wynik finansowy. Natomiast posługując się metodą wartościowej zgodności magazynu nawet rozbieżność wynosząca 10 PLN – w magazynie wartym 10 000 000 PLN – potrafi zatrzymać produkcję i skutkować kosztem postoju produkcji, zwiększonymi kosztami transportowymi czy wręcz utratą kontraktu.

Poniżej sposób, w jaki należy obliczyć zgodność magazynu:

IRA (Inventory Record Accuracy) = (ilość pozycji zgodnych)/(ilość pozycji przeliczonych) x 100%

BTP (Book To Physical) = (wartość księgowa przeliczonych pozycji)/(wartość systemowa przeliczonego obszaru) x 100%

W idealnym świecie wskaźnik IRA dąży do 100%, natomiast BTP może przekroczyć wartość 100%. Bardzo ważną sprawą jest prezentowanie rzeczywistych wyników – przed jakimikolwiek korektami (nawet jeśli znalezienie błędu trwa 15 minut, to ktoś ten czas musiał ‘stracić’ na analizę i korektę).

Częstotliwość inwentaryzacji

Po trzecie – jaka jest częstotliwość liczenia materiałów? Często stosowaną zasadą jest wykonywanie inwentaryzacji rocznej do rozliczenia bilansu. W praktyce najczęściej oznacza to przestój produkcji w danym zakładzie przez parę dni i zaangażowanie wielu osób w proces fizycznego liczenia stanów magazynowych.

Osobiście nie znam osoby, która z przyjemnością myślałaby o czekającej ją inwentaryzacji – na ogół jest to traktowane jako swoista kara lub zło konieczne. Często do prac inwentaryzacyjnych angażuje się osoby nie znające asortymentu i nie przywiązuje się większej wagi do poprawnego przygotowania procesu inwentaryzacji. Przy tym osoby liczące w żaden sposób nie odczuwają skutków błędnej identyfikacji materiału czy też nieprawidłowego wypełnienia arkuszy spisowych – a skutkiem tego jest po prostu błędne przeliczenie powodujące błędną aktualizację systemu, co z kolei wymusza nieustanne korekty. W efekcie takiej błędnej spirali w firmie panuje brak zaufania do danych w systemie i powstaje konieczność ręcznego zarządzania magazynem poza systemem – sformułowanie zawarte w marginesie nie pasuje do całego zdania. Z autopsji mogę powiedzieć, że w sprawnych firmach przygotowania do inwentaryzacji rocznej rozpoczynają się nawet 3 miesiące przed liczeniem, a intensyfikują się na 3-4 tygodnie przed rozpoczęciem liczenia.

Najbardziej sprawdza się według mnie cykliczne przeliczanie stanów magazynowych poszczególnych magazynów. Dlaczego? Otóż liczenie odbywa się w regularnych odstępach czasu i wykonywane jest przez osoby znające się na swoim fachu (znają asortyment, magazyn i są dedykowane właśnie do tej czynności). Zespół taki powinien raportować bezpośrednio do kierownika odpowiedzialnego za obszar IC, a wyniki powinny być również w regularnych odstępach (np. tygodniowych) prezentowane na spotkaniach zarządu. I przede wszystkim warto wyznaczyć, w jakim cyklu chcemy zakończyć proces liczenia całego magazynu (co miesiąc? co kwartał?).

Zdecydowanie polecam oparcie się na indeksach materiałowych, a nie na nazwach, gdyż eliminuje to możliwość błędnej interpretacji / błędnego zidentyfikowania danej pozycji magazynowej. Wymusza to wcześniejsze oznaczenie wszystkich materiałów – poszczególnych sztuk lub opakowań zbiorczych, które są wydawane na produkcję / do wysyłki. Istotne jest też zapewnienie zakończenia wszelkich działań fizycznych i systemowych na liczonym asortymencie – tak więc idealnym momentem może okazać się liczenie na nocnej zmianie lub w weekend…

Mówiąc o planowaniu procesu liczenia cyklicznego trzeba pamiętać również o aspektach takich jak klasa ABC materiałów – klasyfikacja ta jest oparta na wartości zużycia danego materiału. Czy klasyfikacja ta powinna mieć wpływ na planowanie liczenia cyklicznego – nie potrafię jednoznacznie stwierdzić – z jednej strony tak, bo materiały trudno osiągalne na rynku oraz wyjątkowo drogie powinny być pod specjalnym nadzorem. Z drugiej strony – jeśli zabraknie jakiegokolwiek materiału do produkcji, to efekt jest taki sam bez względu na to, czy koszt tego materiału to 1 zł czy 1000 zł). Dlatego osobiście skłaniam się do stosowania osobnej klasyfikacji ABC, ale bezpośrednio odnoszącej się do częstotliwości liczenia. W wielu przypadkach materiał drogi będzie wymagał częstego liczenia, ale konieczne wydaje mi się również uwzględnienie, jak często dany asortyment wykazywał rozbieżności przy wcześniejszych liczeniach. Jeśli regularnie notujemy różnice ilościowe na danym asortymencie, to znaczy, że proces kontroli tego materiału (np. na produkcji) nie jest stabilny i wymaga poprawy. Rezultaty stosowanych działań są możliwe właśnie poprzez częstsze liczenie danego asortymentu.

Bardzo istotną kwestią jest sposób zaliczenia, kiedy liczona pozycja się zgadza, a kiedy nie. Bo w końcu, jeśli w trakcie liczenia okazuje się, że materiał leży na półce obok – to czy taką sytuację zaliczyć jako zgodną czy nie? W praktyce spotka się wiele różnych opinii na ten temat, ale najlepiej stosować prostą zasadę – albo towar był, albo go nie było, a nie szukać uzasadnień do zastanej sytuacji. Tak więc w przypadku gdy na jednej półce brakuje np. 10 szt. materiału, który odnajduje się na półce obok – nie ma sensu kolorować rzeczywistości, tylko pokazać, że faktycznie były dwie rozbieżności i skupić się na zapobieżeniu takiej sytuacji w przyszłości.

Dodatkowym czynnikiem, o jakim trzeba pamiętać przy opracowywaniu planu przeliczeń i prezentowaniu jego wyników, jest specyfika działania w zależności od danego asortymentu – brzmi to trochę jak zostawienie sobie otwartej furtki, ale w inny sposób będziemy liczyć hałdę żwiru, a w inny ilość opon… Trzeba uwzględnić tutaj jednostkę miary, częstotliwość transakcji oraz tolerancję na specyficzne i niezależne czynniki (np. mokry żwir waży więcej niż suchy).

Liczenie cykliczne

Dlaczego tak wiele firm stosuje liczenie cykliczne, chociaż nie przynosi to wartości dodanej do końcowego produktu? Z punktu widzenia operacyjnego – mamy możliwość zapewnić wyższy poziom satysfakcji klienta – potencjalne błędy są bowiem wykrywane, zanim w istotny sposób wpłyną na koszt bądź jakość obsługi. Mówiąc „klient” mam na myśli zarówno tego zewnętrznego, jak i wewnętrznego, jak np. planista materiału, produkcji czy też dział księgowy. Po prostu zgodność danych w systemie pozwala nabrać zaufania do osób kontrolujących przepływ materiałów, jak i oprzeć swoje decyzje na danych dostępnych w systemie bez potrzeby marnowania dodatkowych środków na ponowne przeliczenie materiałów. Pamiętajmy również o fakcie, że często wartość magazynu stanowi większą część aktywów firmy, właściciele firmy na ogół chcą dokładnie znać tę wartość i mieć gwarancję dokładności tych danych. Dzięki uzyskaniu ciągłego wysokiego poziomu IRA można również zredukować wielkość zapasu bezpieczeństwa, zwiększyć ilość dostępnego czasu do produkcji (np. eliminując roczną inwentaryzację), uzyskać lepsze warunki kredytowe (gdy zabezpieczeniem jest majątek magazynu).

Elementy procesu liczenia:

 Upewnienie się, że wszystkie transakcje systemowe zostały zakończone i materiały zostały odpowiednio oznakowane (na marginesie – to nie powinna być „akcja specjalna”, tylko dobry nawyk niezależnie od liczenia cyklicznego).

2.   Wydruk arkuszy spisowych (indeks + nazwa + lokacja magazynowa + ewentualne unikalne atrybuty jak blokada materiału, właściciel w przypadku konsygnaty, nr partii).

3.       Przekazanie arkuszy spisowych zespołowi (lub zespołom) liczącemu.

4.    Wpisywanie wyników liczenia (wg indeksów) – na bieżąco w trakcie liczenia, dobrą praktyką  jest oznaczanie materiałów już przeliczonych / półek / regałów, etc.

5.    Proponuję zmienić kolejność w zdaniu w ten sposób: Porównanie wyników obydwu zespołów liczących (jeśli decydujemy się liczyć materiały dwukrotnie, by zminimalizować ryzyko błędnego zapisu lub błędnej identyfikacji materiału – wszelkie rozbieżności wyjaśniane są wspólnie.

6.       Porównanie wyników liczenia z systemem.

7.    Aktualizacja rozbieżności – przynajmniej w systemie WMS (jeśli system / proces zezwala na natychmiastową korektę bez dalszej autoryzacji.

8.       Analiza wykrytych rozbieżności / Pareto  przyczyn błędów / ustalenie akcji korekcyjnych.