Pełna kontrola procesów w firmie dodaje pewności

Trzy lata to maksymalny czas pracy jednostki transportowej. Po tym okresie pojazd w firmie transportowej Hallog zostaje wymieniony na nowy − Mercedes lub MAN. Po pięciu latach eksploatacji wymieniane są także chłodnie. W związku z tym Hallog ma bardzo nowoczesną i niezawodną flotę, przewożącą prawie wyłącznie towary wrażliwe na temperaturę i wymagające realizacji precyzyjnego czasu dostawy. Do najczęściej przewożonych towarów należą m.in. mięso, produkty świeże oraz czekolada.

– Nie możemy sobie pozwolić na niepowodzenie, ponieważ od terminowych dostaw często zależą procesy produkcyjne naszych klientów – wyjaśnia Uwe Ritzmann, członek zarządu Hallog GmbH.

Takie były początki

Wysokie wymagania jakości nie odnoszą się tylko do floty, ale również do systemu informatycznego. Dlatego Hallog od dziesięciu lat korzysta z systemu zarządzania transportem CarLo firmy Soloplan, który dzięki ciągłym aktualizacjom – podobnie jak flota – spełnia wszelkie najnowsze standardy. Na początku CarLo służyło głównie do rozliczeń transportu, dzisiaj jest jednak również wykorzystywane do obsługi floty, dysponowania oraz zarządzania zleceniami. Zintegrowany system wczesnego ostrzegania pozwala unikać „kolizji terminów”, by żaden termin w warsztacie, jak również plany urlopowe kierowców, nie zostały nieuwzględnione w ramach planowania tras pojazdów.

System ma zostać wkrótce rozbudowany o indywidualne rozwiązania przygotowane specjalnie dla firmy Hallog. Zaplanowano m.in. monitorowanie wprowadzonych do programu terminów, jak np. badanie techniczne ciągnika – w zależności od pozostałego czasu system automatycznie przydzieli priorytet terminowi. Jeżeli do terminu pozostały jeszcze 3 tygodnie, CarLo może poinformować nas o nadchodzącym zdarzeniu podczas dysponowania, które można jeszcze zignorować. Gdy do terminu pozostają tylko 3 dni, dysponowanie trasy dla danego pojazdu nie będzie możliwe. Dzięki takim innowacjom firmy Hallog i Soloplan nieustannie rozwijają możliwości systemu IT.

Zasada – zero błędów

Już od dłuższego czasu w firmie Hallog działa interfejs komunikacji między CarLo a systemem telematycznym Yellowfox. Za pomocą interfejsu spedytorzy przesyłają nowe zlecenia bezpośrednio do kierowcy. Każda zmiana statusu kierowcy jest widoczna na monitorze w biurze. Poszczególnym statusom odpowiadają przyporządkowane kolory, co zdecydowanie ułatwia ich identyfikację. Z powodu różnic czasu planowanego i rzeczywistego podczas realizacji trasy − system automatycznie i z właściwym wyprzedzeniem informuje o tym użytkownika. W takim wypadku dyspozytor może odpowiednio szybko zareagować i obliczyć, czy przesunięcie przerwy kierowcy nie wpłynie na wykonywane zlecenie, jak również na jego następne zadania i czy wymagana jest zmiana w trasie lub nawet wybór innego kierowcy.

Kolejnym pozytywnym aspektem interfejsu telematycznego jest możliwość komunikowania się z kierowcą za pomocą wiadomości tekstowych. Zlecenia składane w Hallog są bardzo często indywidualnymi zamówieniami, które wymagają przesłania dodatkowych informacji. Wskazówki wyświetlane na ekranie kierowcy, przekazane przez dyspozytora, wprowadzają jednoznaczność i eliminują kolejne źródła błędów.

– Dzięki wsparciu ze strony CarLo mogliśmy wprowadzić zasadę „zero błędów” i zlikwidować oddział serwisowy, który wcześniej zajmował się prawie wyłącznie reklamacjami klientów – tłumaczy Pan Ritzmann. – Problemy, które nie powstają, nie muszą być rozwiązywane oraz omawiane z klientem.

Rozliczanie bez granic

Współpraca pomiędzy telematyką a CarLo przyspiesza również proces fakturowania. Natychmiast po zaznaczeniu przez kierowcę zlecenia transportowego jako zrealizowane, komputer pokładowy przesyła tę informację do CarLo, gdzie automatycznie wystawiana jest faktura. Oprogramowanie wykorzystuje struktury taryfowe, które mogą bazować na różnego rodzaju czynnikach, takich jak odległość, rodzaj przewożonego towaru, waga.

– W zakresie rozliczeń w Carlo nigdy nie spotkaliśmy się z ograniczeniami – mówi Ritzmann. Dotyczy to również procesu rozliczania not uznaniowych, których wymaga jeden z większych klientów. Tutaj CarLo generuje fakturę pomocniczą, która po wpłacie na konto musi zostać jedynie odpowiednio oznaczona przez użytkownika. Na końcu CarLo wysyła wszystkie dane do zintegrowanego systemu finansowo-księgowego.

Oprócz różnego rodzaju modeli kosztów taryfowych i przychodów, w CarLo dostępne są również koszty rzeczywiste. Niezależnie od metody rozliczania pracownicy firmy Hallog mogą natychmiast zobaczyć dochód z poprzedniego dnia.

– Taka przejrzystość daje nam duże bezpieczeństwo gospodarcze i nie ma możliwości przeoczenia niektórych procesów – podkreśla Ritzmann.

Magazyn do naśladowania

W zakresie bezpieczeństwa ekonomicznego – firma Soloplan jest przedsiębiorstwem posiadającym wysoki poziom bezpieczeństwa inwestycyjnego, które bardzo sobie ceni. Hallog jest również przedsiębiorstwem rodzinnym. Poza tym fakt, iż w Soloplanie pracuje trzech synów Heidl, daje pewność, że „firma będzie długofalowo działać na rynkach europejskich – mówi Ritzmann – i będzie ustawicznie wdrażać procesy ulepszające technologię informatyczną”.

Jako kolejny krok firma transportowa Hallog planuje korzystanie z CarLo w obszarze organizacji pracy magazynu. Soloplan ma w swojej ofercie system do zarządzania magazynem CarLo inSTORE.

Hallog

Słowo „Hallog” oznacza „logistykę hali”. Przedsiębiorstwo jest średniej wielkości dostawcą usług logistycznych, którego głównym profilem jest specjalistyczny transport chłodniczy w temperaturze od –24 do +18 stopni Celsjusza. Zlecenia z przemysłu mięsnego generują blisko jedną czwartą przychodów Hallog. Firma, z siedzibą w Lutherstadt Eisleben, otrzymuje dziennie około 130 zleceń transportowych (łącznie z oddziałami w Unna, Halle i Garchingk/Monachium). Hallog zatrudnia ponad 200 pracowników i posiada nowoczesną flotę, liczącą około 130 ciągników i 110 przyczep.

Soloplan

Soloplan jest średniej wielkości firmą rodzinną, tworzącą i rozwijającą wiodące na rynku oprogramowanie logistyczne. Firma, założona w roku 1991, oferuje 115 stałych miejsc pracy. Dzięki stałej bazie klientów i trzem aktywnie działającym synom właściciela, firma ma stabilną pozycję w branży.

Portfolio produktów Soloplan obejmuje samodzielnie opracowane standardowe oprogramowanie dla całej logistyki. Głównym produktem jest system CarLo do zarządzania transportem w obszarze planowania transportu, automatycznego oraz graficznego planowania trasy, telematyki, CRM, rozliczania, zarządzania magazynem, zarządzania flotą oraz określania tras i zarządzania dokumentami. CarLo oferuje między innymi certyfikowany interfejs do SAP i innych systemów ERP. Badania i rozwój nowych rozwiązań odbywają się w ścisłej współpracy z uczelniami wyższymi.

Firma z siedzibą w Kempten oraz oddziałem w Katowicach zapewnia nowoczesne miejsca pracy oraz salę seminaryjną dla klientów.

W ramach Akademii Soloplan odbywają się seminaria poszerzające wiedzę na temat pracy z zastosowaniem CarLo, jak również indywidualnie dostosowane do specyfiki danej firmy.