Optymalizacja kosztów w logistyce

Standaryzacja

Jednym z podstawowych założeń optymalizacji działalności biznesowej jest standaryzacja. W logistyce można to odnieść do opracowania schematu działania w realizacji zlecenia lub do podziału zakresu działalności operatora logistycznego na poszczególne usługi. Oczywiście opracowanie standardów na poziomie globalnym nie dzieje się błyskawicznie. Dachser działa od 1930 roku i do tej pory rozwija się, bazując na zdobywanych doświadczeniach. Obecnie operator działa na całym świecie, w każdym kraju oferując takie same usługi. Rozkwit standaryzacji nastąpił wraz z rozwojem technologii telekomunikacyjnych oraz informatycznych. Obecnie obejmuje on niemal wszystkie dziedziny działalności firmy – produkty, procesy, szkolenia czy systemy IT. Standaryzacja zarówno usług, jak i sposobu ich realizacji pozwala na zastosowanie sprawdzonego, optymalnego pod względem kosztów procesu.

W logistyce prowadzonej w ramach przedsiębiorstwa standaryzacja ułatwia realizację zakupów i dostaw, wpływając tym samym na obniżenie kosztów, a także podniesienie jakości. Dotyczyć to może zarówno prostych zamówień, jak i bardziej skomplikowanych. Określenie poszczególnych etapów procesu jest szczególnie przydatne w przypadku realizacji działań o wysokim stopniu złożoności. W opozycji do niskich kosztów występuje trend do indywidualizacji produktów, przez co sam proces wytworzenia może odbiegać od standardowego. Nie wyklucza to jednak stosowania tych samych standardowych działań w poszczególnych elementach procesu. System dystrybucji małych, często zmieniających się serii wymusza na producentach spojrzenie na proces dystrybucji z innej perspektywy. Powiększanie się ilości zleceń i wzrost gamy produktów powoduje, iż zlecenia są mniejsze i częściej realizowane. To z kolei pozwala na zastosowanie takich sposobów dystrybucji i rodzajów transportu, których standard odpowiada wymaganiom klientów.

Własne systemy wspomagające zarządzanie

Dachser jako jedyna firma w branży stosuje takie same systemy IT na całym świecie – Domino do zarządzania transportem drogowym, Mikado do zarządzania logistyką magazynową oraz Othello do zarządzania transportem lotniczym i morskim. Systemy te zostały stworzone przez programistów pracujących dla operatora, są przez nich również na bieżąco uaktualniane. Opracowywanie systemów informatycznych w ramach firmy wpływa nie tylko na ich wysoką jakość i doskonałe dopasowanie do potrzeb i przebiegu procesów u danego operatora, ale także na koszty. Systemy są własnością firmy, nie musi ona więc kupować drogiego oprogramowania i licencji. Nie do przecenienia jest właśnie niski koszt wdrożenia systemu. Dachser nie musi tworzyć dla każdego klienta nowych rozwiązań, ale stosuje gotowe, wcześniej już sprawdzone moduły. W innych firmach w branży wygląda to często tak, że dla nowego klienta jest tworzone dodatkowe lub całkiem nowe oprogramowanie. Generuje to za każdym razem koszty, które przenoszone są oczywiście na klientów. Poza tym zewnętrzny programista nie zawsze zna specyfikę pracy operatora na tyle, alby stworzyć dla niego system doskonały. W przypadku zakupu systemu od dostawcy zewnętrznego dochodzą więc dodatkowe koszty jego udoskonalania, wprowadzania poprawek oraz serwisu.

Wszędzie jeden system

Dzięki jednorodnemu systemowi IT, obejmującemu wszystkie oddziały, można ustandaryzować proces komunikacji – wszystkie urządzenia przenośne (komputery, skanery ) są bezprzewodowo połączone z centralą sieci. Umożliwia to błyskawiczną komunikację w całej firmie. Dzięki temu oszczędzany jest czas pracowników oraz minimalizowane są koszty związane z wykorzystaniem telefonów.

W logistyce prowadzonej w ramach przedsiębiorstwa standaryzacja ułatwia realizację zakupów i dostaw, wpływając tym samym na obniżenie kosztów, a także podniesienie jakości.

Zastosowanie jednego systemu w całej firmie umożliwia optymalizację wszystkich procesów. Dodatkowo wykorzystanie systemów GPS w monitorowaniu pojazdów nie tylko zwiększa bezpieczeństwo transportu, ale jest także źródłem oszczędności związanych z eksploatacją pojazdów. Pozwala lepiej zarządzać flotą, zmniejszać zużycie paliwa oraz optymalizować liczbę pracowników.

Jeden system w całej firmie ułatwia również pracę w samej organizacji. Systemy IT w różnych krajach różnią się jedynie językiem. Jeśli dodatkowo wszystkie procedury są określone, pracownicy szybciej uczą się działania całej organizacji. Wykorzystując prostszy, bardziej intuicyjny system, szybciej uczymy się jego obsługi i mniej popełniamy błędów. Wszystko to przekłada się na podwyższanie jakości oraz obniżanie kosztów.

Inteligentne rozwiązania

Mimo że każde wdrożenie innowacji wymaga poniesienia nakładów finansowych, inwestowanie w innowacje jest bardzo opłacalne. Dotyczy to nie tylko wdrażania innowacyjnych technologii informatycznych, nowych usług, ale również nowoczesnych rozwiązań w zarządzaniu. Czasem zastosowanie takiej innowacji nie przekłada się bezpośrednio na oszczędności, ale np. poprzez podniesienie jakości oferta firmy może stać się bardziej konkurencyjna, skutkiem czego popyt na jej produkty lub usługi może znacznie wzrosnąć.

Przykładem rozwiązania innowacyjnego, które może obniżać koszty w logistyce magazynowej, jest system głosowej kompletacji zamówień – Pick-by-Voice. Wykorzystuje on technologię głosową oraz magazynowy system IT do obsługi kompletacji zamówień. Jest to szczególnie skuteczne przy realizacji zamówień skomplikowanych, o dużym stopniu rozdrobnienia oraz w kompletacji kilku zleceń jednocześnie. Pracownik, wyposażony w zestaw słuchawkowy z mikrofonem, na podstawie zamówienia otrzymuje od systemu polecenia, głosowo potwierdzając wykonanie każdego z etapów realizacji zamówienia. Zastosowanie technologii głosowej kompletacji zamówień zwiększa wydajność nawet o kilkanaście procent oraz pozwala zminimalizować liczbę błędów do zera. A to właśnie niezawodność, obok terminowości dostaw i ceny, jest dla firm najważniejszym kryterium podjęcia współpracy z operatorem logistycznym.

Dzięki jednorodnemu systemowi IT, obejmującemu wszystkie oddziały, można ustandaryzować proces komunikacji – wszystkie urządzenia przenośne są bezprzewodowo połączone z centralą sieci.

Czasem innowacyjne okazuje się zastosowanie najprostszych rozwiązań. W Dachser do zabezpieczania transportu w kontenerach używa się zużytej folii zapakowanej w specjalne worki. Jest to rozwiązanie tanie, proste, poprawiające bezpieczeństwo transportu, a przy tym ekologiczne.

Konsolidacja transportu

Rozwiązaniem, które wpływa na obniżenie kosztów w logistyce, jest konsolidacja transportu. Polega ona na łączeniu różnych przesyłek, które mają trafić w jedno miejsce, w jeden transport. W zależności od skali, może to dotyczyć kilku paczek na jednej palecie, ale również grupy kontenerów na statku. Takie łączenie przesyłek wynika także z trendu związanego z rozdrobnieniem przesyłek – zamówienia są coraz mniejsze i częstsze. Dzięki konsolidacji opłacalne jest realizowanie małych zamówień nawet z najodleglejszych miejsc na świecie. Ma to również swój wymiar ekologiczny – wykorzystanie mniejszej liczby środków transportu przekłada się na mniejszą emisję CO2.

Analiza kosztów logistycznych

Zmiana w strukturze kosztów logistycznych może spowodować ich obniżenie jako całości. Przykładowo, jeśli producent posiada w regionie, w czterech różnych krajach, cztery centra dystrybucyjne, ponosi duże koszty magazynowe. Utworzenie jednego, centralnego magazynu na cały region może zwiększyć koszty transportu, obniżając jednocześnie koszty magazynowania. W efekcie może to prowadzić do znacznego obniżenia ogólnych kosztów logistycznych. Aby móc odpowiednio reagować na wszelkie zmiany, konieczna jest stała analiza ogólnej sytuacji finansowej w przedsiębiorstwie. Tego typu optymalizacji kosztowej służą systemy informatyczne wspomagające zarządzanie, których stosowanie w dzisiejszych czasach właściwie jest koniecznością.