Usprawnić procesy logistyczne

Można zatem zastosować ektroniczne zlecenia transportowe, by usprawnić procesy logistyczne, a w konsekwencji poprawić jakość obsługi klienta.Obsługa klienta jest jednym z głównych czynników decydujących o powodzeniu zlecenia, a co za tym idzie, o sukcesie firmy. Podstawowym kryterium gwarantującym zadowolenie konsumenta jest zastosowanie reguły 7R (ang. Right), która definiuje siedem zasad działania w branży logistycznej: właściwy towar, we właściwej ilości, jakości i koszcie trafia do właściwego klienta, we właściwe miejsce i o odpowiedniej porze. Główne procesy logistyczne w przedsiębiorstwie polegają przede wszystkim na zwiększeniu efektywności przepływu materiałów i produktów. Przeszkodą ku temu są często błędy na poziomie tworzenia zamówień przewozowych.

Tradycyjny model wystawiania zleceń pochłania duże nakłady czasu i energii. Odbieranie telefonów, przekazywanie informacji, uzupełnianie formularzy, przygotowywanie dokumentów zabiera logistykom nawet 90% ich czasu pracy. Do tego należy wziąć pod uwagę błędy komunikacyjne, które często decydują o niepowodzeniu zlecenia i nakładają na firmy dodatkowe koszty.

Problemy w komunikacji redukują elektroniczne zlecenia transportowe. Ułatwiają pracę logistykom i spedytorom, ponieważ skracają czas procesu zlecania transportu do kilku minut, utrzymują porządek w dokumentacji. Dają możliwość wypełniania zleceń w wybranym przez spedytorów i logistyków czasie, nie zaburzając ich rytmu pracy i rozkładając obowiązek wypełnienia formularzy na obydwie strony umowy. Dzięki stałej dostępności za pośrednictwem Internetu zarówno logistycy, jak i przedstawiciele firmy przewozowej mogą na bieżąco aktualizować i weryfikować poprawność danych z dowolnych urządzeń desktopowych lub mobilnych. Ilość użytkowników nie jest limitowana, co znacznie usprawnia komunikację.

Elektroniczne zlecenia przewozowe mogą być zintegrowane z systemami ERP już funkcjonującymi w firmie, co dodatkowo pozwala oszczędzić czas przy wypełnianiu dokumentacji. Jak tłumaczy Sławomir Woźniak, specjalista Soot.pl: – W aplikacjach umożliwiających tworzenie elektronicznych zleceń transportowych spedytor może być wybrany z konkretnej listy zarejestrowanych i zaakceptowanych w systemie firm lub spośród finalistów aukcji, czy konkursów ofert. W tym drugim przypadku systemy automatycznie podstawiają koszty, które zostały wylicytowane dla danego zlecenia.

Szybka i prosta wymiana informacji gwarantuje transparentność wymogów i zaleceń, minimalizuje stopień występowania błędów komunikacyjnych. Usprawnia dodatkowo pracę logistyków oraz ogranicza ryzyko występowania błędów i wynikających z nich nieprzewidzianych wydatków.

Więcej w materiale wideo pod adresem: https://www.youtube.com/watch?v=jLe5G3bP2PQ&list=UUHKegvBvuJaE7YdxfqKf-XA

Fot. Shutterstock