Analiza przedwdrożeniowa

Takie podejście wymaga inwestowania, stosowania nowych, trwałych i niezawodnych narzędzi i maszyn oraz skutecznych systemów informatycznych umożliwiających jednoczesne gromadzenie i obróbkę wielu danych. Dostawcy prześcigają się w propozycjach, przy czym należy tu pamiętać, że zagrożeniem dla projektów jest wybór sprzętu, systemu czy oprogramowania, które nie spełniają wymagań, spełniają je w stopniu ograniczonym lub niekiedy ze zbędną, kosztowną nadwyżką. Powodem chybionych wyborów jest najczęściej zła analiza przedwdrożeniowa potrzeb przedsiębiorstwa oraz błędnie przyjęta metodyka wyboru i wdrożenia projektu. Analiza stanu przed wdrożeniem pozwala na dokładne poznanie istniejących problemów oraz ewentualnych utrudnień związanych z przyszłym wdrożeniem. W konsekwencji przekłada się to na dobranie przedmiotu wdrożenia w pełni odpowiadającego na rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, że wdrożenie nie rozpoczyna się z chwilą montażu sprzętu czy implementacji oprogramowania w przedsiębiorstwie. Ten etap powinien być poprzedzony szeregiem istotnych działań w obszarze przygotowania do wdrożenia.

Etap przygotowania wdrożenia

Podjęte działania pozwolą na określenie najważniejszych parametrów przyszłego rozwiązania, zorientują na nadchodzące zmiany (korzyści po wdrożeniu, ale i możliwe utrudnienia w trakcie trwania wdrożenia), a także przygotują przedsiębiorstwo do współpracy z przedmiotem wdrożenia.

Analiza przedwdrożeniowa jest pierwszym etapem całego przygotowania wdrożenia, etapem niedocenianym, lecz mającym szczególne znaczenie dla funkcjonalnego i ekonomicznego powodzenia wdrożenia. Z tego właśnie powodu analiza poprzedzająca przyszłe wdrożenia nie powinna być w `przedsiębiorstwach bagatelizowana i traktowana jako etap krótkotrwały o znikomym znaczeniu dla całości projektu.

Analiza przedwdrożeniowa stanowi integralną część samego wdrożenia. Pozwala ustalić oczekiwania przedsiębiorstwa w zakresie planowanego i projektowanego rozwiązania oraz wskazać obszary wymagające szczególnego wsparcia. Składa się z czterech elementów:

• wyznaczenia modelu problemu,
• analizy wymagań użytkownika,
• analizy infrastruktury niezbędnej do wdrożenia,
• wstępnej definicji projektu wdrożeniowego.

Model problemu to model procesów biznesowych przedsiębiorstwa. Jest to zbiór logicznie powiązanych czynności, które są wykonywane w celu osiągnięcia zamierzonych celów. W skład modelu procesów biznesowych wchodzi etap identyfikacji procesów głównych (np. zarządzanie, gospodarka materiałowa) i podprocesów. Ważny jest również etap konstrukcji obecnych i przyszłych map procesów biznesowych.

Analiza wymagań klienta stanowi analizę wykonalności projektu pod względem technologii przedsiębiorstwa, budżetu, czasu i możliwości integracji wdrażanych elementów ze stanem obecnym osobno pod względem biznesowym i osobno pod względem usprawnień.

Analiza stanu przed wdrożeniem pozwala na dokładne poznanie istniejących problemów oraz ewentualnych utrudnień związanych z przyszłym wdrożeniem.

Analiza infrastruktury odpowiada na pytanie o jej stan obecny i możliwości integracji tego stanu z projektem planowanym do wdrożenia. Swym zakresem obejmuje ona np. problematykę eksportu danych z systemów pierwotnych do systemu implementowanego oraz zagadnienia konieczności tworzenia interfejsów dla aparatury programowej.

Wstępna definicja projektu wdrożeniowego może być formułowana wielokrotnie z coraz większym stopniem sprecyzowania. Wynika to z etapowości rozpoznawania kolejno takich obszarów jak cele, zakres i środowisko (w tym zasoby), elementy wejścia i wyjścia, budżet, standardy zarządzania.

Analiza przedwdrożeniowa dotyczy kilku podstawowych obszarów. Działania kreowane w tych obszarach na długo przed wdrożeniem, a następnie kontrolowane i korygowane w jego trakcie pozwolą na:

• utrzymanie kosztów wdrożenia na planowanym poziomie,
• optymalizację procesów biznesowych i zaplanowanie warunków dla nowych możliwości,
• terminowe ukończenie prac wdrożeniowych i wyznaczenie metod realizacji strategii firmy,
• minimalizację utrudnień w trakcie wdrożenia.

Następstwem analizy przedwdrożeniowej jest wybór. Zasadniczym problemem dokonania wyboru jest brak możliwości porównywania ofert. Wynika on niekiedy z nadmiernej otwartości zapytań i tym samym braku ich uszczegółowienia. Dokonanie błędnego wyboru może być więc wynikiem:

• celowego lub niecelowego pominięcia wybranych danych w ofercie,
• nadmiaru danych w ofercie, efektem czego jest rozmycie obrazu i brak możliwości porównania odpowiadających sobie danych zawartych w poszczególnych ofertach; efektem może być np. przyjęcie nadmiaru mało istotnych danych, jako czynnika decydującego o wyborze oferty,
• porównania danych dotyczących zupełnie różnych obszarów.

Rozwiązaniem jest skonstruowanie zapytania ofertowego w postaci tabel lub formularzy precyzyjnie odnoszących się do konkretnych kryteriów takich, jak np.: charakterystyka oferenta, ogólna i szczegółowa funkcjonalność, charakterystyka techniczna, serwis i gwarancja, jak również warunki zabezpieczenia sukcesu wdrożenia. Nie należy zapominać o przyjęciu systemu wag w poszczególnych kategoriach zapytania, odwzorowujących znaczenie poszczególnych kategorii dla planowanego wdrożenia. Czynnikami zwiększającymi szanse na sukces będą wiarygodne referencje oferenta uzyskane od jego dotychczasowych klientów, dostępność konsultantów i metodyka przeprowadzenia wdrożenia. Skonstruowanie właściwego zapytania ofertowego stanowi pole do popisu dla zespołu specjalistów z przedsiębiorstwa i niezależnych ekspertów z zewnątrz.

Kryteria analizy i oceny ofert

Analiza i ocena ofert przebiega według określonych kryteriów, które można podzielić na jawne i utajnione wobec oferentów. System kryteriów powinien umożliwiać:

• eliminację najbardziej niekorzystnych ofert,
• ocenę ofert ze względu na szanse odniesienia sukcesu przez przedsiębiorstwo wdrożeniowe, cechy funkcjonalno-technologiczne systemu, aspekt handlowy,
• przydział wag poszczególnym odpowiedziom na pytania.

Jedną z najtrudniejszych cech oceny całego projektu jest jego definicja. Powinna ona zawierać przede wszystkim:

• cel, zakres, przewidywany wysiłek i koszt wdrożenia,
• czas trwania i ogólny harmonogram wdrożenia,
• charakterystykę zespołu konsultantów,
• charakterystykę metodyki przeprowadzenia projektu
• metodykę zarządzania ryzykiem, jakością i dokumentacją projektu,
• metodykę zarządzania zmianą w projekcie.

Negocjacje i formułowanie umów

Etap negocjacji i formułowania umów to okres, którym rządzą następujące zasady:

• dobra znajomość rynku dostawców, ich kondycji finansowej i doświadczenia oraz możliwości ustępstw, na jakie można liczyć,
• precyzyjny zapis wyników negocjacji w umowach – zmiany powinny być na bieżąco dokumentowane na piśmie,
• umowy dotyczące wdrożenia powinny być możliwie – wymagają one analizy prawnej i merytorycznej,
• umowa wdrożenia zawiera definicję projektu i rzutuje na dalszy przebieg przedsięwzięcia.

Najczęściej spotykane wady umów wdrożeniowych wpływające na niepowodzenie wdrożenia to:

• brak uwzględnienia specyfiki zamawiającego,
• brak dobrej i skutecznej motywacji firmy wdrożeniowej do osiągnięcia sukcesu,
• niewłaściwe kompetencje konsultantów przydzielonych do projektu,
• nieprawidłowa definicja projektu,
• niekorzystne warunki serwisu sprzętu i oprogramowania,
• oszczędności na sprzęcie.

Metodyka analizy przedwdrożeniowej

Udane wdrożenie nowości zawsze jest wynikiem dostosowania nowoczesnych rozwiązań do istniejącego stanu procesów w przedsiębiorstwie. Analiza przedwdrożeniowa jest podstawowym etapem poprzedzającym wdrożenie i w dużym stopniu decydującym o dalszym właściwym postępowaniu w tym zakresie. Z tego powodu metodyka działania na etapie poprzedzającym wdrożenie powinna prowadzić do:

• wstępnego określenia celu i zakresu przedsięwzięcia,
• wstępnego zdefiniowania sposobu prowadzenia działalności i obszaru, którego dotyczyć ma wdrożenie (np. proces w przypadku produkcji, typy urządzeń dla systemów utrzymania ruchu),
• wstępnej analizy potrzeb dotyczących obszaru wdrożenia i przewidywanego zakresu wdrożenia,
• harmonogramu prac ukierunkowanych na doprowadzenie do wdrożenia,
• ustalenia struktury komunikacyjnej wdrożenia,
• zakresu odpowiedzialności zespołu koordynującego wdrożenie,
• harmonogramu konsultacji i spotkań z kluczowymi dla powodzenia wdrożenia pracownikami,
• wstępnego harmonogramu szkoleń dla wszystkich użytkowników.

Metodyka analizy przedwdrożeniowej może obejmować szereg indywidualnych rozwiązań, jak np. praca zespołu wewnętrznego, praca zespołu niezależnych ekspertów, analiza porównawcza na podstawie zebranych materiałów lub doświadczeń. Dobrze jest, aby metodyka była efektem splotu wszystkich tych rozwiązań w odpowiednich proporcjach. Metodyka zależy od skali wdrożenia, indywidualnych czynników i możliwości przedsiębiorstwa.

Etap ten kończy podpisanie protokołu zawierającego informacje o podejmowanych decyzjach i ustaleniach. Zebrane w tym okresie dane pozwalają na opracowanie dokładnego planu działania, podział zadań i wyznaczenie kompetentnych osób odpowiedzialnych za koordynowanie przebiegu realizacji i wykonanie poszczególnych zadań.

Kilka słów podsumowania

Analiza przedwdrożeniowa identyfikuje indywidualne oczekiwania przekładające się na zakres wdrożenia oraz nakreśla ogólne ramy czasowe projektu. Zakres planowanych działań jest bardzo dokładnie skonstruowany i skierowany na konkretne usprawnienia procesów.

Ważnym elementem analizy przedwdrożeniowej jest przyjęcie minimalnej liczby określonych wskaźników, zgodnie z którymi dokonywana będzie ocena i analiza funkcjonowania wdrożonego systemu po jego implementacji. Zespół wdrożeniowy powinien mieć świadomość zarówno liczby, jak i wagi tych wskaźników dla określenia stopnia powodzenia wdrożenia.

Udane wdrożenie nowości zawsze jest wynikiem dostosowania nowoczesnych rozwiązań do istniejącego stanu procesów w przedsiębiorstwie.

Analiza przedwdrożeniowa ma więc decydujące znaczenie dla dalszych losów wdrożenia. Przede wszystkim jest następstwem podjęcia decyzji o tym, że przedsiębiorstwo wykona pierwszy krok w kierunku zmian. W przypadku racjonalnego przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej firma w sposób precyzyjny określi swoje potrzeby i wymagania w kwestii inwestycji. Mogą one być w trakcie całego etapu wdrożenia sukcesywnie modyfikowane na korzyść przedsiębiorstwa.

Każde przedsiębiorstwo może dążyć do wypracowania i stałego doskonalenia procedur obejmujących analizy przedwdrożeniowe.