Prywatne jazdy pod kontrolą

Jak donosi prasa i co wynika także z wypowiedzi Ministerstwa Finansów – celem organów skarbowych jest intensywne poszukiwanie nieefektywności w zakresie płacenia podatków. Stąd należy się liczyć z prawdopodobieństwem wzrostu liczby prowadzonych kontroli także w omawianym zakresie. Warto się do potencjalnej kontroli przygotować.

Dokumentacja warta złota

Organy skarbowe, choć nie wynika to z żadnego przepisu obowiązującego prawa, przykładają dużą wagę do posiadania przez firmy polityki korzystania z samochodów służbowych oraz umów o udostępnienie pracownikom aut. Postanowienia tych dokumentów będą miały szczególne znaczenie w przypadku stosowania w danym przedsiębiorstwie rozwiązania polegającego na zobowiązaniu pracownika do parkowania pojazdu służbowego w pobliżu miejsca zamieszkania – w celu zapewnienia pełnej dyspozycyjności oraz efektywności wykonywania powierzonych przez pracodawcę zadań (tzw. „garażowanie”).

Przypomnijmy, takie rozwiązanie będzie skutkowało uznaniem, że podróże pracownika na trasie miejsce zamieszkania-miejsce pracy stanowią jazdy służbowe (a nie podróże prywatne). Jednak powinno to zostać potwierdzone w wydanej przez Ministerstwo Finansów indywidualnej dla każdego przedsiębiorstwa interpretacji prawa podatkowego. Nie w każdej firmie i w odniesieniu do nie wszystkich grup pracowników, „garażowanie” może znaleźć zastosowanie.

Kontrole przy marketach

Organy skarbowe przypuściły atak na firmy, które w 100 procentach (a nie w 50 procentach) odliczają podatek naliczony związany z użytkowaniem samochodów służbowych twierdząc, że są one wykorzystywane jedynie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Coraz częściej między innymi przed centrami handlowymi można spotkać osoby fotografujące stojące na parkingach auta. Tak zgromadzone dowody trafiają następnie do urzędów skarbowych, weryfikujących, które z uwidocznionych na zdjęciach pojazdów zostały zadeklarowane jako wykorzystywane jedynie w celach służbowych.

Choć opisany proces jest niezwykle żmudny, to przynosi pierwsze efekty. Pół biedy, jeżeli mamy do czynienia z osobą prowadzącą działalność gospodarczą. W wielu przypadkach jest ona w stanie uzasadnić, że w sklepie dokonywała zakupów na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej (np. zakup papieru do drukarki, markerów, segregatorów czy tonera). Gorzej, jeżeli taki samochód jest wykorzystywany przez pracownika, którego przyłapanie na takim procederze może, co do zasady, pozbawić firmę możliwości odliczania 100 procent podatku VAT naliczonego.

Starania pracodawców

Z drugiej strony, gdyby już do takiego sporu z organami skarbowymi doszło, to pracodawca nie jest zupełnie bezbronny. W jednym z wyroków, WSA w Krakowie (sygn. I SA/Kr 1834/14) stwierdził bowiem, że dopóki mamy do czynienia z tzw. “czynnikiem ludzkim”, istnieje potencjalne zagrożenie wykorzystania samochodu do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą spółki. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika.

Tak więc sporządzenie stosownego regulaminu z sankcjami za nieprzestrzeganie jego zapisów, zapoznanie z nim użytkowników pojazdów, kontrola okresowa oraz w czasie rzeczywistym – powinny stanowić wystarczające środki dla zabezpieczenia wykorzystania aut dla celów firmowych.

Niesystematyczni pracownicy

Pierwotnie przewidziane w ustawie PIT ryczałty wynoszące 250 i 400 zł (w zależności od pojemności silnika) miały zawierać wszelkie koszty eksploatacyjne związane z prywatnym użytkowaniem aut służbowych. Ministerstwo Finansów jednak szybko rozwiało nadzieje podatników. W jednym z pism stwierdziło bowiem, że wydatki na paliwo dla celów podróży prywatnych powinny być rozliczanie oddzielnie.

Brak jednak stosownych regulacji w tym zakresie powoduje, że firmy do tematu podchodzą indywidualnie, co znów stanowi pole do popisu dla organów podatkowych w trakcie potencjalnej kontroli. Najlepszą metodą byłoby szczegółowe ewidencjonowanie liczby przejechanych kilometrów w celu określenia (choćby przy pomocy średniego zużycia) wartości paliwa wykorzystanego na jazdy prywatne. Niejednokrotnie jednak przedsiębiorstwa, nie chcąc nakładać na pracowników takich obciążeń administracyjnych, a często także nie wierząc w rzetelność i systematyczność wypełniania dokumentów przez pracowników, stosują pewne uproszczenia.

Cenne wskazówki

Często spotykaną praktyką jest więc przyjęcie pewnego zryczałtowanego limitu kilometrów na jazdy prywatne, który jednak powinien być odpowiednio uzasadniony i w jakimś zakresie odzwierciedlać stan faktyczny (w szczególności punktem odniesienia może być odległość pomiędzy miejscem zamieszkania pracownika a miejscem jego pracy/wykonywania obowiązków służbowych). Inną metodę stanowi także uwzględnianie limitów na kartach paliwowych (czy to na jazdy prywatne czy na jazdy służbowe). Podanych wskazówek nie można podzielić na lepsze i gorsze. Ważne, aby zostały one prawidłowo i precyzyjnie opisane w polityce samochodów służbowych i indywidualnych umowach oraz egzekwowane w praktyce.

Zgodnie z wydaną w ostatnim czasie przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu interpretacją prawa podatkowego (sygn. ILPP2/4512-1-250/15-4/MN), istnieje obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży paliwa na rzecz pracownika na kasie rejestrującej. Również w tym kontekście warto się przyjrzeć zapisom polityki samochodowej.

Przygotowanie do kontroli

Na wypadek potencjalnej kontroli warto:

• zweryfikować zapisy polityk samochodowych i umów o powierzenie aut służbowych pod kątem aktualnie obowiązujących interpretacji wydawanych przez organy podatkowe,
• stworzyć stosowne polityki, jeżeli ich zabrakło w firmie,
• ustalić, czy przyjęte metody obliczania wartości paliwa wykorzystywanego przez pracowników w celach prywatnych są bezpieczne,
• określić czy jesteśmy zobowiązani do ewidencjonowania sprzedaży paliw na kasie rejestrującej,
• potwierdzić prawidłowość naszego podejścia (np. do „garażowania”) w drodze uzyskania interpretacji prawa podatkowego.

Fot. Opel