Aveo zużywa 15 litrów/100 km

Wśród istotnych elementów regulacji związanych z użytkowaniem pojazdu służbowego warto wymienić między innymi ewidencję przebiegu aut, zazwyczaj wykonywaną przy użyciu kart drogowych, określenie możliwości użytkowania samochodu poza czasem pracy oraz sprecyzowanie kto i w jakich okolicznościach jest uprawiony do prowadzenia pojazdu służbowego. Polityka samochodowa powinna być dostosowana do potrzeb i charakterystyki firmy, nie istnieje żaden jednolity i uniwersalny regulamin, który mógłby być efektywnie zastosowany we wszystkich przedsiębiorstwach.

Nieścisłość w rozliczeniach

Obecność określonych wytycznych w firmie nie gwarantuje jednak całkowitej pewności co do tego, czy pojazd służbowy powierzony pracownikowi jest wykorzystywany zgodnie z założeniami. Specyfika pracy przedstawiciela handlowego, zakładająca wykonywanie zadań w terenie, z dala od biura lub innej siedziby firmy, może tworzyć okoliczności sprzyjające nadużyciom. Wątpliwości u pracodawcy najczęściej pojawiają się przy braku oczekiwanych efektów sprzedażowych, niepokojących sygnałach od podwładnych jak również przy nieścisłościach w rozliczaniu kart drogowych.

Przykładem może być przedstawiciel handlowy pewnej firmy sprzedającej sprzęt medyczny, który poruszał się służbowym Chevroletem Aveo o pojemności silnika 1.4 litra. Przypomnijmy, że wycofywany ze sprzedaży w wielu państwach europejskich (decyzja koncernowa) model spod znaku General Motors to niewielkie auto kompaktowe. Jednak według przedstawionych przez pracownika rozliczeń, pojazd osiągał spalanie przekraczające 15 litrów na sto kilometrów, co jest ilością przekraczająca około dwukrotnie realne statystyki spalania tego modelu. Po przeprowadzonym śledztwie okazało się, że w porozumieniu z pewną stacją benzynową tankował swój prywatny samochód używając firmowej karty paliwowej.

Paliwo zmienia właściciela

Należy pamiętać, że nie wszystkie stacje benzynowe uważnie monitorują numery rejestracyjne pojazdów, do których wlewane jest paliwo. W rezultacie zatankowanie paliwa i otrzymanie faktury z numerami rejestracyjnymi auta służbowego, podczas gdy tankujemy inny pojazd, nie stanowi większego problemu. Warto takie kwestie poruszać w rozmowach z emitentem kart paliwowych lub właścicielem stacji, gdy mamy umowę z jedną placówką położoną na przykład w okolicach naszego przedsiębiorstwa.

Jednak nawet tego typu porozumienie nie musi nas uchronić przed nadużyciami ze strony użytkowników pojazdów związanymi z paliwem. Inną praktyką czynioną poza stacjami jest bowiem odpompowywanie benzyny z służbowego samochodu na prywatny użytek lub z zamiarem sprzedaży.

Dorabiał po pracy

Zdarzają się również sytuacje, gdy powierzony pracownikowi pojazd jest używany niezgodnie z przeznaczeniem. Regionalny pracownik jednej z firm farmaceutycznych mający do ciągłej dyspozycji swój pojazd służbowy, dorabiał poza godzinami pracy, systematycznie przewożąc materiały budowlane oraz żywiec wieprzowy w swojej rodzinnej miejscowości. Uszkodzenia nadwozia i zniszczenia wewnątrz pojazdu zostały odnotowane dopiero przy rutynowej kontroli technicznej. Użytkowanie pojazdu firmowego w prowadzonej przez siebie dodatkowej działalności zarobkowej bez zgody firmy, jest w oczywisty sposób nadużyciem wymagającym reakcji ze strony pracodawcy.

Innym możliwym sygnałem łamania zasad są słabe wyniki sprzedażowe. Pomijanie niektórych spotkań z klientami lub bardzo krótki czas obecności w danym miejscu, może sugerować nieuczciwość pracownika. Dlatego, do rozwiązań stosowanych zazwyczaj przez większe firmy, należy również instalacja lokalizatorów GPS w pojazdach firmowych. W takim przypadku kontrola nad flotą jest ułatwiona ponieważ daje pracodawcy możliwość ustalenia położenia samochodu, trasy przejazdu oraz ilości czasu spędzonego w poszczególnych lokalizacjach.

A może audyt?

Może być to również pożyteczne narzędzie w przypadku kradzieży pojazdu. Jednocześnie pracodawca ma obowiązek poinformowania pracowników o założonym monitoringu. Na jego barkach spoczywa również odpowiedzialność za ochronę oraz zgodne z prawem przetwarzanie zbieranych informacji. Tym samym, jeśli pojazd jest do stałej dyspozycji pracownika, monitoring aktywności poza godzinami pracy może zostać uznany za działania naruszające prawo pracownika do prywatności. Warto dodać, że GPS stają się także batem na przedsiębiorstwa niewypłacające wynagrodzenia za nadgodziny.

Mimo że wyłapanie części nieprawidłowości jest możliwe przy skutecznej administracji flotą, niektóre problemy w przedsiębiorstwie wymagają zastosowania wsparcia zewnętrznej firmy. Przykładowo poprzez przeprowadzenie audytu bezpieczeństwa, mającego na celu wskazanie najsłabszego ogniwa w systemie kontroli i usprawnienie funkcjonujących zabezpieczeń.

Działania śledcze

Inną metodą może być podejmowanie działań prewencyjnych poprzez odpowiednią weryfikację przyszłych przedstawicieli handlowych w procesie rekrutacji, co pozwoli na zminimalizowanie ryzyka zatrudnienia nieodpowiedniej osoby. Skuteczne bywają także rozwiązania niestandardowe, takie jak obserwacja pracownika, prześledzenie jego historii zatrudnienia, przeprowadzenie wywiadu środowiskowego lub badanie wariografem. Podjęte działania śledcze szybko i efektywnie określają czy podejrzenia o nienależyte wykorzystanie sprzętu firmowego są zasadne.

W przypadku poważnych nadużyć, zebrany materiał może stać się pomocą dla działu prawnego firmy lub kancelarii prawnej jako wsparcie przy ewentualnym procesie z byłym już pracownikiem.

fot. Fotolia