Jak wdrażać Lean Management?

Bardzo wiele zasad Lean Management, stawiających na piedestale klienta, wywodzi się właśnie z kultury Japonii i kodeksu bushido. Prawie każdego turystę odwiedzającego pierwszy raz Japonię dziwi widok osoby zajmującej się sprzątaniem dworca kolejowego, która kłania się każdemu pociągowi wjeżdżającemu na peron. Tymczasem w Japonii jest to zupełnie normalne, gdyż osoba ta kłania się swoim klientom, którzy dają jej pracę, a których ona darzy dużym szacunkiem i wdzięcznością. To pokazuje, jak duża jest koncentracja na kliencie i jak mocno zakotwiczony jest szacunek do niego w kulturze Japonii.

W Kraju Kwitnącej Wiśni, oprócz szacunku i zorientowania na klienta, równie ważny jest szacunek do samej pracy i wykonywanie jej w sposób perfekcyjny oraz codzienne zastanawianie się, co można zrobić lepiej, aby produkt lub usługa były wyższej jakości, a praca bardziej wydajna. Tak przez tysiące lat Japończycy doskonalili technikę wykonywania swojej pracy, co zakorzeniło się trwale w ich kulturze.

Wdrażanie kultury Lean

Wyzwania, przed którymi staje każdy przedsiębiorca, niezależnie od tego, w czym specjalizuje się jego firma, to osiąganie coraz lepszych rezultatów z jednoczesną redukcją kosztów. Można to realizować, pracując więcej, szybciej bądź poprzez dodatkowe zasoby ludzkie i technologiczne, ale można też osiągnąć to poprzez zmianę sposobu pracy ludzi i osadzenie jej w kulturze przedsiębiorstwa tak, aby efekty zmiany były trwałe. Z tego powodu tak popularne stało się wdrażanie kultury Lean, która z jednej strony zorientowana jest na potrzeby klienta, a z drugiej daje efekty poprzez rozwój ludzi i ciągłą optymalizację procesów. Z doświadczeń konsultantów Brainstorm Group wynika, że orientacja na klienta zewnętrznego jest stosunkowo duża, ale obserwuje się problem z orientacją na klienta wewnętrznego. Brak zrozumienia celów swojej pracy i strategii firmy powoduje, że pracownicy nie biorą wystarczającej odpowiedzialności za wynik własnej pracy i nie patrzą na cały proces, tylko na mały fragment, w którym uczestniczą. Wprowadzenie tablic Hoshin Kanri, na których każdego dnia pokazuje się wpływ pracy poszczególnych osób na realizację strategii firmy, dostarcza pracownikom informacje o tym, jak ważna jest ich praca i w jaki sposób wpływa na wynik i realizację strategii firmy. Jednak wprowadzenie tablic Hoshin Kanri to nie wszystko, gdyż wdrażanie kultury Lean powinno koncentrować się na zmianach technicznych, doskonaleniu procesów oraz rozwijaniu pracowników. Realizowane jest to poprzez sprawianie, że każda czynność wykonywana przez pracownika przynosi wartość dodaną do produktu lub usługi, którą oferuje przedsiębiorstwo. Z doświadczenia wiem, że obszar do optymalizacji to czasami nawet 70%, co oznacza, że albo maszyny i urządzenia, które wytwarzają produkt, pracują tylko przez 30% czasu, co pokazuje wskaźnik całkowitego wykorzystania maszyn i urządzeń, albo pracownicy wykonują pracę, która jest w 70% marnotrawstwem. Powyższe liczby pokazują, jak bardzo można zoptymalizować proces poprzez zmianę sposobu pracy. Transformację Lean, która prowadzi do poprawy efektywności procesów, zazwyczaj realizuje się poprzez zmianę systemu zarządzania w firmie, której celami są między innymi wyłapanie i identyfikacja nieregularności oraz eliminowanie marnotrawstw z niej wynikających.

Do podstawowych źródeł marnotrawstwa zalicza się: nadprodukcję, zapasy, poprawianie błędów i braków, zbędne przetwarzanie, zbędne przemieszczanie materiału, nadmierny ruch, oczekiwanie oraz niewykorzystany potencjał pracowników. Wynika z tego, że w szczupłym zarządzaniu marnotrawstwem jest każda czynność, za którą klient nie chce zapłacić, czyli taka, która nie przynosi wartości.

Kluczem do ciągłej poprawy w eliminowaniu marnotrawstw jest zaangażowanie w ich poszukiwanie ludzi, którzy w danym procesie pracują. Bardzo często szef lub menedżer mają dużą pokusę, aby problemy rozwiązywać samodzielnie, żeby na tej podstawie budować własny autorytet i dać swoim pracownikom gotowe rozwiązania, które powodują, że mogą oni lepiej pracować. Niestety rozwiązania te są często niestosowane przez podwładnych. Ludzie, którzy mają bezpośrednią styczność z procesem, potrafią sami wygenerować usprawnienie i, wyłapując nieregularność, eliminują w ten sposób marnotrawstwa. Kluczem do wdrożenia kultury Lean w przedsiębiorstwie jest zatem umożliwienie ludziom działania i sprawienie, aby to oni wzięli odpowiedzialność za to, co robią.

Efekty

Rezultaty te można uzyskać poprzez takie działania jak: standaryzacja pracy, wprowadzenie systemu ssącego z jednoczesnym przepływem jednej sztuki, praca nad jakością wbudowana w proces każdej operacji produkcyjnej i poprodukcyjnej, system dostaw na czas i wiele innych narzędzi Lean Management.

Koncepcja Lean Management to kompleksowy sposób zarządzania przedsiębiorstwem, a nie tylko praca z wyżej wymienionymi narzędziami. Menedżerowie, którzy na poważnie myślą o wdrożeniu systemu Lean w swojej firmie, powinni rozpocząć ten proces od wyznaczenia celów we wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dla tych celów w dalszej kolejności powinny zostać wyznaczone zadania i aktywności, a dopiero na ostatnim etapie należy zastanowić się, jakimi metodami i narzędziami zadania te będą realizowane. Najważniejszym celem Lean jest eliminowanie nieregularności, które wpływają na przepływ materiału i informacji, co powoduje powstawanie marnotrawstw.

Wiedza

Aby wdrożyć koncepcję zarządzania opartą o Lean Management pracownicy i ich szefowie muszą wiedzieć z czym ona się wiąże i muszą rozumieć po czym mogą poznać, że wdrożenie idzie w dobrym kierunku. Jednym z najlepszych sposobów budowania świadomości na temat tego czym ta koncepcja jest i z czym się wiąże oraz jakie są jej efekty – jest uczestnictwo w tzw. wizytach studyjnych, czyli odwiedziny w firmach, które przeszły przez transformacje Lean. Nie ma nic bardziej przekonującego dla ludzi jak rozmowa z innymi ludźmi, którzy taką transformację przeszli i krok po kroku mogą o niej opowiedzieć. Czasami warto też wysłuchać praktyków, którzy wspomagają wdrożenie koncepcji zarządzania opartej o Lean management. Jedną z takich okazji aby połączyć wizytę studyjną (odwiedziny w firmie, która wdrożyła Lean Management) ze spotkaniem z praktykami z różnych branż, którzy mają doświadczenia we wdrażaniu tej koncepcji zarządzania i chcą się nimi podzielić w prelekcjach jak i poprzez uczestnictwo w panelach dyskusyjnych jest Europejski Kongres Lean Management, który każdego roku odbywa się we wrześniu w Katowicach, a którego organizatorem jest firma Brainstorm Group Sp. z o.o. Warto wejść na stronę www.kongreslean.pl zapoznać się z programem tego wydarzenia i wpisać je w swój kalendarz ważnych wydarzeń w roku.