Benchmarking czasu rzeczywistego w przetargach na fracht morski – case study

AkzoNobel to międzynarodowy koncern chemiczny z bogatym portfolio produktów, który w 2013 r. odnotował sprzedaż na poziomie 14,59 mld EUR. Grupa zleca przewóz polimerów oraz produktów chemicznych pochodzenia organicznego i nieorganicznego wytwarzanych w 43 zakładach produkcyjnych na całym świecie, przy rocznym zapotrzebowaniu szacowanym na ponad 55 000 TEU. Jednak wolumen 55 000 TEU rozkłada się na ponad 6000 destynacji, co utrudnia Akzo wykorzystanie efektu skali przewozu dla uzyskania konkurencyjnych stawek za fracht morski. Stosunkowo niska, średnia liczba TEU na destynacje wynika z globalnego rozproszenia zakładów produkcyjnych, które powoduje, że na wszystkie destynacje przypada średnio 10 TEU, zaś na najbardziej obciążonych szlakach przewożone są ilości rzędu 100-300 TEU.

Tak rozdysponowana liczba ładunków na relacje komplikuje Akzo oddziaływanie rocznym wolumenem 55 000 TEU w negocjacjach cenowych ze względu na globalny zasięg Akzo, ponieważ 80% ładunków AkzoNobel było przewożonych na 20% destynacji, zaledwie 20% ładunków przypada na aż 80% destynacji. Złożoność wymagań w tym wypadku jest znacznie wyższa niż u działających na ogromną skalę (ponad 100 000 TEU) załadowców, którzy wysyłają towary na pojedynczych trasach i którym wysoki wolumen przewożonych ładunków daje znaczącą przewagę konkurencyjną w negocjowaniu stawek za fracht na głównych szlakach, takich jak Szanghaj – Rotterdam, czy Szanghaj – Long Beach. Jednak stawki frachtu morskiego podlegają nieustannym wahaniom, dlatego dla Akzo nie mniej ważny od uzyskania cen niższych niż w roku poprzednim jest dostęp do danych pozwalających stwierdzić, że wynegocjowane stawki są co najmniej porównywalne z warunkami cenowymi oferowanymi innym klientom.

Kwestie dodatkowe

Dodatkowym wyzwaniem była zmiana metod gromadzenia danych związanych z przewozem licznych produktów pochodzących z 43 zakładów produkcyjnych na ponad 6000 tras w sposób umożliwiający ich przetwarzanie. Przed nastaniem ery Big Data oraz przetargów elektronicznych najnowszej generacji, grupa Akzo próbowała gromadzić i sporządzać zestawienia danych z użyciem arkuszy, co w tempie geometrycznym zwiększało ryzyko powielenia danych lub popełnienia innego błędu w trakcie ich ręcznego wprowadzania.

Podstawowe dane przewozowe Akzo wymagały dokładnej weryfikacji ze względu na błędy takie jak nieprawidłowa pisownia nazw portów, a nawet przyporządkowanie portów do niewłaściwych krajów. Przy rozkładzie całego wolumenu TEU na ponad 6000 tras, Akzo musi mieć pewność, że wynegocjowane stawki frachtowe są zbliżone do cen oferowanych innym załadowcom na tych samych trasach.

Rozwiązanie

Platforma przetargowa TICONTRACT zapewniła narzędzia obsługi zapytań ofertowych. Mimo iż platforma posiada rozległą bazę danych obejmującą przewoźników drogowych, morskich, wirtualnych (NVCC) oraz spedytorów, AkzoNobel ogłasza przetargi w systemie zamkniętym, co oznacza, że w postępowaniu uczestniczą tylko przewoźnicy morscy zaproszeni przez Akzo. – Należy pamiętać, że jest to przetarg Akzo – wyjaśnia Oliver Kahrs, dyrektor ds. rozwoju biznesowego TICONTRACT. – Choć to my dostarczamy platformę, Akzo decyduje o tym, kto weźmie w nim udział.

Wcześniej grupa Akzo oceniała każdego przewoźnika w oparciu o wyniki finansowe, odsetek opóźnionych dostaw oraz inne kryteria, które uznawała za istotne. Stefan Bodelind, kierownik ds. zamówień globalnych, kontenerów morskich i usług kurierskich zaznacza: – Choć e-sourcing umożliwia automatyzację i sprawne zarządzanie globalnym procesem przetargowym, nie może zastąpić zmysłu biznesowego i znajomości partnerów.

Następnie Xeneta przeprowadziła ujednolicenie danych dostarczonych przez AkzoNobel, likwidując potrójne a nawet poczwórne powtórzenia oraz inne pozycje, które fałszują rzeczywistą liczbę przewozów, tras i wolumen produktów przewożonych w skali roku. Spośród 6000 tras wykorzystywanych przez Akzo baza danych Xeneta pozwoliła wyodrębnić około 3000 tras przewozu ładunków innych niż klasy IMO w standardowych kontenerach o długości 20 lub 40 stóp, co umożliwiło przyjęcie w bazie kryteriów odniesienia dla 48% tras użytkowanych przez Akzo.

Choć e-sourcing umożliwia automatyzację i sprawne zarządzanie globalnym procesem przetargowym, nie może zastąpić zmysłu biznesowego i znajomości partnerów.

Po skorygowaniu danych i przyjęciu parametrów AkzoNobel wspólnie z platformą TICONTRACT uruchomił trzecią edycję przetargu Akzo dotyczącego 12-miesięcznego okresu świadczenia globalnych usług frachtu morskiego. Proces obejmuje etap wstępnego zapytania o cenę trwający trzy tygodnie, analizę, etap wezwania wybranych przewoźników do złożenia oferty dodatkowej trwający kolejne dwa tygodnie oraz analizę porównawczą w oparciu o bazę danych Xeneta, na podstawie której wyłaniani są przewoźnicy zapraszani do bezpośrednich negocjacji.

Narzędzia benchmarkingowe Xeneta są przydatne zarówno dla załadowców, jak i przewoźników. Po pierwsze, przewoźnicy uzyskują obiektywne potwierdzenie, że stawki proponowane przez Akzo i innych załadowców odpowiadają realiom rynku, co ułatwia finalizację procesu negocjacji. Po drugie, Akzo potrzebuje obiektywnego potwierdzenia, że stawki, jakie płaci na mniej obłożonych szlakach nie odbiegają od oferowanych większym załadowcom. Jak wyjaśnia Thomas Sorbo, dyrektor ds. operacyjnych Xeneta: – Dostęp do ogromnych zasobów danych to nie wszystko. Trzeba z nich jeszcze wyłuskać informacje niezbędne do podejmowania trafnych, opartych na faktach decyzji.

Celem jest wprowadzenie przejrzystości i otwartości w procesie negocjacji przetargowych dotyczących frachtu morskiego. W sytuacji, w której ani przewoźnicy, ani Akzo nie mają wpływu na kształt globalnego rynku frachtu morskiego, narzędzia benchmarkingowe umożliwiają wszystkim stronom udział w negocjacjach za pośrednictwem platformy przetargowej na równych warunkach. Przewoźnicy mogą wykorzystywać dane benchmarkingowe jako obiektywną, dynamiczną informację zwrotną na potrzeby opracowania własnych ofert, natomiast dla AkzoNobel narzędzia benchmarkingowe stanowią sposób na sprawdzenie, czy oferowane stawki – w kontekście ilości TEU na trasę, wymaganego sprzętu oraz rzeczywistego ładunku – są konkurencyjne na tle obowiązujących cen rynkowych.

Korzyści ze stosowania benchmarkingu

Benchmarking eliminuje niejasności dotyczące oferowanych przez przewoźników stawek za fracht, w tym również wątpliwości kadry zarządzającej, czy wynegocjowane stawki są konkurencyjne względem innych klientów. Benchmarking zapewnia dostęp do danych w czasie rzeczywistym, ułatwiając załadowcom negocjowanie stawek za fracht równych lub zbliżonych do cen rynkowych obowiązujących na wybranych trasach. Narzędzia benchmarkingowe Xeneta pozwalają porównać oferowane stawki z aktualizowanymi w czasie rzeczywistym zasobami bazy danych. Optymalne stawki za fracht przedstawiane są dla konkretnych tras i mogą stanowić podstawę dla negocjacji opartych na danych w czasie rzeczywistym.