Szef i pracownik jak rodzic i dziecko

Dla wszystkich na pewnym etapie doświadczeń menedżerskich przychodzi moment, kiedy dotychczasowy styl zarządzania się nie sprawdza i wymaga zmiany. Poszukiwanie nowego sposobu działania może być kłopotliwe. Warto wtedy przenalizować nasze obecne metody, rozważając między innymi, na kim są one wzorowane. Jednym z najtrudniejszych faktów do przyjęcia jest to, że najczęstszy wzorzec zarządzania ludźmi stanowi nasza rodzina i nauczyciele ze szkoły i przedszkola.

Pracownik się boi

Dziedziną psychologii, która bardzo przejrzyście to zagadnienie opisuje jest Analiza Transakcyjna. Nurt stworzony przez amerykańskiego psychiatrę Erica Berne w połowie ubiegłego wieku. Do dziś uchodzi za najbardziej praktyczną teorię. Koncepcja „stanów ja” opisuje, jakimi modelami zachowań mogą posługiwać się ludzie we wzajemnych relacjach. Berne opisuje pięć takich zachować: Rodzic Normatywny, Rodzic Opiekuńczy, Dziecko Naturalne, Dziecko Przystosowane i Dorosły. Warto przyjrzeć się każdemu z nich. Być może w naszym otoczeniu znajdziemy podobne przykłady, wtedy będzie nam łatwiej współpracować z takimi osobami.

Rodzic Normatywny to stan, który jest odpowiedzialny za stanowienie zasad, artykułowanie oczekiwań, poleceń i nakazów. Kiedy menedżer nadużywa tego rodzaju zachowań, pracownicy działają pod presją, często po godzinach, mogą być zlęknieni i odczuwać dokuczliwe skutki stresu w miejscu pracy. Gdy przełożony zbyt często przyjmuje stan rodzica normatywnego istnieje niebezpieczeństwo, że nie zwróci uwagi na to co mówią pracownicy, gdyż traktuje ich jako dzieci, które nie powinny mieć swojego zdania, albo zabierać głosu.

Przełamać wzorzec

Kompetentni i myślący specjaliści mogą pod presją takich zachowań porzucić własne refleksje i rozumowanie logiczne oparte o ich doświadczenia. W efekcie zaczną zachowywać się jak ktoś, kto wyłącznie spełnia polecenia szefa niezależnie od tego czy rozważa je jako najlepszą metodę działania w danej sytuacji. Prowadzi to często do kryzysów w firmie, łatwych do uniknięcia, gdyby ci ludzie mieli przestrzeń na decydowanie i dyskutowanie nad rozwiązaniami z przełożonym. Menedżerowie, właściciele firm, często doświadczają złości i wyrażają ją w następujący sposób: „dlaczego oni mnie o to nie zapytali, przecież bym im odpowiedział/a?”, albo „o niczym sami nie potrafią zdecydować, kiedy coś idzie nie tak, w panice dzwonią do mnie”.

Przełamywanie opisywanego wzorca zachowań może być trudne, gdyż jest on silnie zakorzeniony jeszcze w czasach naszych wczesnych doświadczeń dziecięcych. Utrzymywaniu takich relacji sprzyja nierzadko doświadczenie pracowników, którzy w swoim otoczeniu domowym od rodziców, lub ważnych postaci często słyszeli: „dzieci i ryby głosu nie mają”, „jak nie wiesz to się nie odzywaj”, „słuchaj się mamy, taty, Pani… etc.”. Taką postawę charakteryzuje „stan ja”.

Przesadna uległość podwładnego

Dziecko przystosowane często zapomina o swoich potrzebach, zasobach wiedzy i kompetencji i w poczuciu bycia pod presją z zewnątrz bezwolnie podporządkowuje się silnym postaciom. Może to być dla nich szef, doświadczony pracownik z dłuższym stażem lub osoba, która jest zwyczajnie bardziej wygadana.

Kiedy pracownik w sprawach zawodowych często przyjmuje postawę wycofaną, uległą, nie wyraża swojego zdania albo zawsze zgadza się z autorytetem, warto pracować nad przełamaniem wzorca komunikacji: Rodzic Normatywny – Dziecko Przystosowane. Można to osiągnąć poprzez zachęcanie osoby uległej do zabierania głosu, także w ważnych sprawach. Dla konkretnego, zdecydowanego i często bezpośredniego „rodzica normatywnego” może to być na początku wymagające, szczególnie kiedy w odpowiedzi słyszy „nie wiem”, „ja się na tym nie znam”, „Ty wiesz lepiej”. Z punktu widzenia szefa zdecydowanie warto przetrzymać ten moment, powstrzymać swoją chęć zabierania głosu oraz poddawania swoich pomysłów lub rozwiązań. Pomocne w tym mogą być poniższe pytania, które szef może skierować do uległego pracownika, które poniżej sugerujemy, nie zamykając oczywiście listy do wymienionych:

· Jak byś Ty to rozwiązał?

· Jakie mamy opcje w tej sytuacji?

· Jakie zagrożenia takiej decyzji widzisz?

· Jaka inna opcja przychodzi Ci do głowy?

Służbowa symbioza

W mojej pracy konsultanta zachęcam menedżerów do wprowadzenia w zarządzaniu zespołem w takiej sytuacji zachowań praktycznych, związanych z zachęcaniem pracownika do przynoszenia przez niego rozwiązań. Kiedy zatrudniony zgłasza szefowi jakiś problem, sytuację, w której potrzebna jest decyzja, warto umówić się z nim na to, że ten po zreferowaniu problemu zaproponuje przynajmniej dwa wymyślone przez siebie pomysły. To pozwala zbudować atmosferę współpracy i partnerstwa w firmie, w długiej perspektywie zwalnia szefa z podejmowania mnóstwa mikro decyzji i mobilizuje pracowników do większej samodzielności i rozwoju.

Relacje opisane powyżej działają na zasadzie symbiozy: jedna osoba zachowuje się tak jakby wiedziała o wszystkim, druga tak jakby nie wiedziała nic. Taki układ może trwać przez lata, traci na tym cały zespół, firma i klient. Innym, często spotykanym układem w firmach jest relacja Rodzic Opiekuńczy – Dziecko Naturalne.

Zabawa z dyrektorem

Rodzic Opiekuńczy to stan, w którym szczególnie przejmujemy się drugą osobą i jej potrzebami zamiast własnymi potrzebami i celami. Szef zbyt często używający stanu rodzica opiekuńczego jest wrażliwy na swoich pracowników, stara się im dogodzić, stworzyć najlepsze warunki, ułatwić pracę, uprzyjemnić czas. Miałem okazję obserwować firmy, w których ta relacja była tak ewidentna, że menedżer nazywał pracowników dziećmi, a ci z radością odpowiadali, dokładnie tak, jak dzieci odpowiadają kochającemu rodzicowi.

Układ ten często spotyka się z dużą aprobatą, szczególnie jeżeli w firmie wcześniej panował silny rodzic normatywny. Wtedy dla przeciwwagi kolejny przełożony chce być „opiekunem zespołu”. Wszystko z pozoru wygląda bardzo przyjemnie, ciepło, pozytywnie z punktu widzenia relacji międzyludzkich. Pod powierzchnią jednak znajdziemy duże zmęczenie menedżera, bo opieka nad grupą dorosłych osób i zarządzanie celami biznesowymi jest bardzo wyczerpujące. Pamiętam takie przypadki, kiedy wkraczałem do firm, podejmując interwencję konsultanta, na życzenie zarządu bądź właściciela, który obserwował stale przemęczonego dyrektora, z którym pracownicy zdawali się „bawić w kotka i myszkę”.

Perfekcji nie będzie

Zazwyczaj pierwsze komentarze, które słyszę ze strony „rodzica opiekuńczego” to: „nie mam już do nich siły”, „ktoś powinien im wytłumaczyć, jak mają pracować”, „znowu to samo”, „ja wiem, że on/ona tego nie zrobi (o pracowniku)”, „proszę ich, ale oni wciąż tego nie robią”. Czasem brzmi to bardzo zabawnie, bo przypomina rodzica, który prosi by dziecko posprzątało swój pokój. Niestety, sytuacja przybiera niebezpieczny wygląd, kiedy to szef, pracodawca, wręcz prosi pracownika o przygotowanie kontraktu dla kluczowego klienta w firmie. Takie historie zdarzały się bardzo często w mojej dziesięcioletniej praktyce i wciąż do nich dochodzi.

To co jest największym wyzwaniem dla przełożonego, który komunikuje się z zespołem ze stanu rodzica opiekuńczego jest nauka zostawiania pracowników samych z precyzyjnie określonymi zadaniami i terminami ich wykonania. Pokusą z jaką muszą walczyć tacy menedżerowie jest chęć asystowania pracownikom, doradzania im, przebywania w ich towarzystwie albo stałego poprawiania ich pracy. Jeden z największych sukcesów stanowi akceptacja przez szefa faktu, że pewne zadania i projekty z początku nie zostaną wykonane perfekcyjnie.

To Twoje zadanie

Menedżer wtedy uczy się akceptować wystarczająco dobre wyniki swojego zespołu i z czasem podnosi poprzeczkę. Miałem okazję pracować ze specjalistami, którzy potrafili szefowi z rozbrajająco szczerością, przypominającą kilkuletnie dziecko powiedzieć: „Aj szefie, szef tak dobrze to robi, może mi szef pomoże”. Wtedy bardzo pomocne może być odwołanie do umowy pomiędzy tym pracownikiem a firmą lub niepisanych zwyczajów związanych z pracą w zespole. Co wtedy powinien powiedzieć przełożony? Naturalnie chętnie podpowiemy:

· To jest Twoje zadanie, zastanów się jak chcesz je zrealizować,

· To należy do Twoich obowiązków, jak będziesz miał już zebranych kilka pytań to do mnie napisz / zadzwoń,

· Od czego zaczniesz pracę nad tym projektem?

· Jakiego wsparcia z mojej strony oczekujesz?

· Na kiedy możemy się umówić, że to przygotujesz w całości?

Nie osądzać, ale zadawać pytania

Zachęcam do obserwowania relacji w firmie i swoich reakcji na zachowania innych. Jeżeli pracownicy przypominają nam niesforne dzieci lub wydają się być bardzo ulegli, warto w pierwszej kolejności zadać sobie pytanie „czy nie jestem dla nich zbyt opiekuńczy”, lub „zbyt normatywny”. Wiele zachowań pracowników jest reakcją na to co robi menedżer, pomocni w tym mogą być nasi współpracownicy, z którymi można skonsultować czy przypadkiem moje zachowania nie przypominają normatywnego ojca, lub opiekuńczej matki. Zaletą koncepcji „stanów ja” jest to, że łatwo ją zrozumieć i szukać innych modeli zachowań niż rodzic i dziecko.

Ten alternatywny model nazywa się „stanem ja: Dorosły”. Eric Berne definiował „stan ja Dorosły” jako taki, w którym i siebie i innych postrzegamy jako zdolnych do rozwiązywania problemów. Dorosły nie osądza, ale zadaje pytania, nie ratuje, ale rozmawia o tym jakiego wsparcia dana osoba potrzebuje. Bycie dorosłym w pracy pozwala zarządzać swoimi zadaniami skutecznie i kierować bez przyjmowania na siebie zbędnych odpowiedzialności. Tego stylu w skali makro nie można nauczyć się i wcielić do codziennych działań w jeden dzień. Z drugiej strony stanowi wybór, który podejmujemy właściwie każdego dnia w pojedynczych sytuacjach, świadomie podchodząc do interakcji z pracownikami.