Strategia zarządzania zasobami

Wszystkie firmy mają ku temu różne powody, ale ostatecznie zazwyczaj stają przed tym samym pytaniem: czy zaangażowanie się w stworzenie systemu zarządzania zasobami zaowocuje konkretną przewagą konkurencyjną? Czy przedsiębiorstwa wykorzystującego go do optymalizacji kosztów, ryzyka i osiąganej wartości – w całym cyklu życia zasobów – będą w stanie osiągnąć w ten sposób pożądane korzyści?

Kolejne pytanie, które należy zadać, brzmi: Czy stać nas na to, aby zaniedbać zarządzanie zasobami? W 2010 roku 11 ludzi straciło życie w wyniku eksplozji na platformie wiertniczej, która zatonęła w Zatoce Meksykańskiej, zaś kolejnym efektem tego wydarzenia był wyciek 4.9 mln baryłek ropy. Dwa lata później wybuch i pożar w Kalifornii, będący skutkiem źle wykonanych spawów w 54-letnim, podziemnym gazociągu, zabił osiem osób. 66 kolejnych osób odniosło rany, zniszczonych zostało przy tym 38 domów.

Aby ocenić, czy implementacja systemu się opłaca, niezbędne jest zrozumienie kluczowych komponentów systemu zarządzania zasobami. Z perspektywy normy ISO 55000, przywództwo, polityka i strategia to nadrzędne elementy, dzięki którym organizacja może zaangażować się w tworzenie efektywnego systemu zarządzania zasobami. Te składniki definiują najważniejsze zasady i opisują jak zarządzanie zasobami przełoży się na spełnienie założeń organizacyjnych i celów organizacji.

Przegląd normy ISO 55000

Norma ISO 55000 tworzy globalny standard dla systemów zarządzania zasobami. Nadrzędna struktura tworzona jest przez cztery dokumenty systemu zarządzania zasobami, opisane w ISO 55001:

• polityka zarządzania zasobami,
• cele zarządzania zasobami,
• strategia zarządzania zasobami,
• plany zarządzania zasobami.

Niniejszy artykuł prezentuje metodologię wdrażania wszystkich elementów normy ISO 55000, wypracowaną przez doświadczonych profesjonalistów związanych z utrzymaniem ruchu. Wdrażali oni wszystkie elementy nowej normy w przedsiębiorstwach reprezentujących różne sektory przemysłu na całym globie. Ważne jest także aby zrozumieć, że to pierwszy system zarządzania zasobami, wykorzystujący jako podstawą działania procedury typowe dla ISO i zawarte w dyrektywach ISO/IEC. Odpowiedni załącznik, znany jako „Annex SL”, to dawny ISO Guide 83. Jego standardowe komponenty to Kontekst, Przywództwo, Planowanie, Wsparcie, Operacje, Ocena wyników oraz Przywództwo. Wszystkie kolejne standardy zarządzania, jak seria ISO 9000, będą trzymać się tego formatu.

Rdzeniem zarządzania zasobami w myśl normy PAS 55, stworzonej przez British Standards Institute, pozostają założenia normy ISO 55000 – czyli zbieżne cele, przejrzystość, konsekwencja w podejmowaniu decyzji oraz wliczenie ryzyka jak też uwzględnienie kwestii związanych z długim cyklem życia w procesie podejmowania decyzji.

Zarządzanie zasobami

Zarządzania zasobami to systematyczny i skoordynowany proces, dzięki któremu organizacja w sposób optymalny i zrównoważony wykorzystuje swoje zasoby i systemy zasobów, określa wydajność, ryzyko oraz wydatki związane z korzystaniem z zasobów w całym ich cyklu życia.

Polityka oraz strategia definiują kierunek działania organizacji. Złota nić łącząca strategię organizacyjną całej firmy z polityką i celami zarządzania zasobami nadaje kierunek wszystkim działaniom związanym zasobami, zapewnia zrozumienie krytycznych celów oraz nadaje kierunek komunikacji.

Nie brakuje dowodów na to, że spojrzenie firm na swoje zasoby generalnie poszerzyło się i obejmuje cały cykl ich życia. Koordynacja, komunikacja, wdrożenie i projektowanie systemu zarządzania zasobami wymaga zintegrowanej struktury. Określa ona krytyczne połączenia pomiędzy ważnymi elementami systemu.

Wymagane jest, aby organizacja definiowała zakres systemu zarządzania zasobami, dzięki czemu może rozpocząć prace na małym, ale skalowalnym rozwiązaniu. Zasoby firmy mogą być zarządzane na różnych poziomach, począwszy od pojedynczych elementów wyposażenia aż po kompleksowe systemy produkcyjne, sieci czy całe zakłady. Taka hierarchia powoduje, iż na różnych poziomach pojawiają się różne wyzwania. Na przykład pojedyncze maszyny mogą mieć łatwe do zidentyfikowania indywidualne czasy życia produktu, które można zoptymalizować, podczas gdy całe systemy mogą mieć nieskończony okres wymaganej przydatności. Duże organizacje dysponują zróżnicowanym portfolio systemów zarządzania zasobami, przez co pojawiają się różne wyzwania związane z ich wydajnością i ryzykiem awarii.

Priorytety mogą się również zmieniać na różnych poziomach. Nie możesz zarządzać ryzykiem w całym strumieniu wartości, jeżeli nie rozumiesz jak wpływają na ten strumień twoje zasoby. Tworzenie rankingu ryzyka wpływu zasobów oraz ich awarii na strumień wartości to metoda, pozwalająca na ustalenie priorytetu zasobów na reputację, przebieg produkcji, oddziaływanie środowiskowe oraz bezpieczeństwo pracy w firmie.

Polityka zarządzania zasobami

Polityka zarządzania zasobami to krótkie oświadczenie, które ustala zasady, jakimi organizacja będzie się kierować w stosunku do zasobów, aby realizować cele biznesowe. Polityka zarządzania zasobami powinna być autoryzowana przez ścisły zarząd, przez co zademonstrowane zostanie jego przywiązanie do troski o zasoby.

W skład polityki zarządzania zasobami wejść powinny następujące dokumenty:

• oświadczenie o powodach tworzenia polityki,
• możliwości stosowania i zakres,
• okres obowiązywania,
• wskazanie odpowiedzialności za realizację polityki,
• założenia polityki.

Zarząd musi stworzyć politykę zarządzania zasobami która:

• jest odpowiednia dla organizacji,
• zapewni strukturę pozwalają na realizację założeń,
• obejmuje zaangażowanie gwarantujące spełnienie określonych wymagań,
• obejmuje zaangażowanie w proces ciągłego doskonalenia systemu zarządzania zasobami.

Polityka zarządzania zasobami musi być:

• spójna z planem organizacyjnym,
• spójna z innymi politykami funkcjonującymi w firnie,
• pasować do natury i skali zasobów oraz operacji realizowanych w organizacji,
• obejmować zaangażowanie się w jej spełnianie,
• być dostępna jako dokument,
• być komunikowana wewnątrz organizacji,
• być dostępna dla akcjonariuszy,
• być wdrażana, regularnie kontrolowana i w razie potrzeby modyfikowana.

Nie jest konieczne, aby polityka stanowiła fizycznie odrębny dokument, może wchodzić w skład innych polityk, tworzonych na wysokim szczeblu organizacji. Ważne jest za to, aby ją komunikować w strukturach organizacji. Wówczas tworzenie oddzielnego dokumentu, związanego z zarządzaniem zasobami, nie będzie potrzebne.

Cele zarządzania zasobami

Cele realizowane za pomocą procesów zarządzania zasobami to łącznik między celami biznesowymi firmy a planami dotyczącymi zasobów. Ustala się je na odpowiednim poziomie funkcjonalnym. Cele nie są konkretnymi wartościami związanymi z mocami produkcyjnymi i mogą być ustalone dla systemu zarządzania zasobami, działań dotyczących parku maszynowego – jak też mogą to być wytyczne dotyczące wydajności lub stanu technicznego maszyn.

Cele zarządzania zasobami winny być skrojone na miarę potrzeb każdej organizacji. Może to oznaczać konieczność przygotowanie podzestawu celów (np. dla systemu zarządzania, konkretnej rodziny maszyn, konkretnej linii produkcyjnej czy pewnego poziomu zasobów), które będą bardzo się różnić, aby spełnić oczekiwania akcjonariuszy. Firma powinna przy tworzeniu celów uwzględniać dane płynące z wewnętrznych i zewnętrznych źródeł – jak np. podwykonawcy, kluczowi dostawcy czy organizacje regulacyjne.

Wyznaczając cele, które będzie miał osiągnąć system zarządzania zasobami, należy pamiętać, że powinny one być konkretne, możliwe do pomiaru i zrealizowania oraz powiązane z określoną jednostką czasu. Mogą obejmować zarówno wartości jakościowe, jak też ilościowe. Nie można definiować celów nie wiedząc, jaki poziom ryzyka są w stanie zaakceptować właściciele czy udziałowcy – wewnętrzni i zewnętrzni. Czym są udziałowcy zewnętrzni? W opisanych na początku przypadkach, byli to z pewnością właściciele biznesów działających w Zatoce Meksykańskiej oraz właściciele domów w San Bruno. Działanie systemów zarządzania zasobami dotknęło ich bezpośrednio.

Organizacja powinna rozważyć prowadzenie monitoringu, pomiarów, analiz i ocen niezbędnych do wspierania procesu podejmowania decyzji i inicjowania działań usprawniających. Gdy firma decyduje, co mierzyć, jak mierzyć i w jaki sposób analizować zebrane dane, ważne jest, aby organizacja rozumiała jakiego rodzaju zachowani i działań oczekuje od systemu, zanim go zaimplementuje. Cele wyznaczone dla procesu zarządzania zasobami winny być spójne z celami biznesowymi i promować współpracę z udziałowcami.

Wskazać można sześć punktów, na których powinny opierać się cele zarządzania zasobami:

• produktywność zasobów,
• wpływ na środowisko naturalne,
• zgodność z przepisami,
• cykl życia zasobów,
• racjonalizacja kosztów,
• pomiary i nauka.

Strategia zarządzania zasobami

Strategia zarządzania zasobami definiuje sposób, w jaki cele biznesowe są konwertowane na cele systemu zarządzania zasobami. Powinna ona określać co organizacja zamierza osiągnąć dzięki działaniom dotyczącym parku maszynowego i w jakim okresie czasu chce uzyskać te efekty. Strategia ta musi wpływać na całość działania organizacji.

Podczas opracowywania strategii zarządzania zasobami, warto zadać sobie następujące pytania:

• czy pokrywa się ona ze strategią biznesową,
• czy ryzyko daje priorytet działaniom związanym z krytycznymi sytuacjami,
• czy uwzględnia cykl życia zasobów,
• czy uwzględnia interesy wszystkich udziałowców,
• czy identyfikuje bieżące i przyszłe wymagania dotyczące funkcjonalności i wydajności,
• czy regularnie prowadzone są działania mające na celu ciągłe doskonalenie strategii,
• czy uwzględniana jest zmiana strategii zarządzania.

„Catchball” to metoda rozwoju strategii, która wykorzystuje partycypacyjne podejście do podejmowania decyzji. Informacje i pomysły wędrują w górę i dół struktury organizacyjnej firmy – idee z niskiego poziomu są wykorzystywana przez ścisły zarząd i vice versa. Implikuje ona sytuację, w której zarządzanie zasobami jest istotną kwestią dla najwyższego kierownictwa. Jej przestrzeganie jest przenoszone w dół organizacji za pomocą polityki i planów. Stosowanie tej metody powoduje jednocześnie, że osoby bezpośrednio sprawujące opiekę nad zasobami mogą zgłaszać swoje pomysły i propozycje działań ścisłemu zarządowi.

Plan zarządzania zasobami

Plan zarządzania zasobami powinien być sporządzony na poziomie odpowiednim dla struktury firmy i odzwierciedlać stopień wyrafinowana działań związanych z parkiem maszynowym. Nie ma jasnej formuły mówiącej, co powinno być w nim uwzględnione oraz jak należy budować szkielet planu. Regularnie praktykowane jest jednak uwzględniane w planie racjonalnych działań związanych z zarządzaniem zasobami, planów operacyjnych i dotyczących utrzymania ruchu, planów inwestycji kapitałowych (remonty, renowacje, wymiany i usprawnienia) oraz planów finansowych. Często oparte są one na wynikach z poprzednich lat. Dla niektórych organizacji wszystko może objąć jeden dokument, podczas gdy dla bardziej rozbudowanych firm konieczne może być przygotowanie kilku różnych planów.

Plany zarządzania zasobami powinny być rozwijane z myślą o właściwym dla organizacji horyzoncie czasowym. Plan powinien korelować z potrzebami firmy i wziąć pod uwagę czas, w jakim organizacja będzie odpowiedzialna za dane zasoby oraz ich żywotność. Aby osiągnąć zapisane wcześniej cele, ważne jest, aby firma wykorzystywała wszystkie zasoby zidentyfikowane w planie. Implementacja planów to proces wielokrotnej iteracji, obejmujący rozwiązywanie konfliktów pomiędzy tym, co jest zaplanowane, a tym, co można osiągnąć, uwzględniając ograniczenia finansowe.

Niezbędne jest regularne sprawdzanie, czy realizacja planów zgrywa się z dążeniem do osiągnięcia celów stawianych przed systemem zarządzania zasobami. Proces tworzenia rankingów ryzyka pomoże określić, które zasoby krytyczne mają największy potencjał do negatywnego wpływu na zrealizowania zakładanych celów.

Przywództwo

Jak ważne jest właściwe przywództwo w implementacji systemu zarządzania zasobami? Ścisły zarząd może z niego korzystać, wywierając pozytywny wpływ na organizację. Dobrym krokiem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za rozwój, wdrożenie, nadzór operacji i ciągłego doskonalenie systemu zarządzania zasobami. Jednak ważne jest, aby ścisły zarząd pozostał właścicielem tego projektu i odpowiadał za jego rozliczenie.

Wśród kluczowych aspektów odpowiedzialności ścisłego zarządu znajdują się:

• upewnienie się, że zasoby są zarządzanie efektywnie w odniesieniu do korporacyjnych założeń biznesowych,
• upewnienie się, że rozwijane są procesy biznesowe, tak, aby móc zarządzać zasobami poprzez analizę potrzeb
• dostarczenie środków niezbędnych do efektywnej realizacji planu,
• przekazywanie całej organizacji jasnych komunikatów na temat znaczenia realizacji planu,
• zapewnienie efektywności planu,
• zapewnienie właściwej współpracy całej struktury organizacyjnej, aby promować procesy ciągłego doskonalenia,
• upewnienie się, że strumień wartości w przedsiębiorstwie oraz zagrażające zakłóceniem go ryzyko są zidentyfikowane, oraz kontrola ryzyka za pomocą proaktywnych działań obniżających jego poziom,
• stworzenie w organizacji odpowiednich stanowisk i struktur oraz przydzielenie odpowiedzialności, tak, aby zagwarantować właściwą efektywność systemu zarządzania zasobami

Aktywności w cyklu życie zasobów skutkują tworzeniem wielu funkcjonalności organizacyjnych oraz silosów, co komplikuje proces zarządzania zasobami. Wymagane jest, aby liderzy działali w strukturze, zdefiniowanej w normie BS 11000-1:2010, dotyczącej związków biznesowych opartych na kolaboracji.

Korzyści z zarządzania zasobami

Podsumowując te rozważania trzeba stwierdzić, że zarządzanie zasobami wspiera procesy tworzenia wartości dodanej, równoważąc jednocześnie kwestie finansowe, środowiskowe, socjalne, ryzyko, jakość usług oraz wydajność w stosunku do zasobów.

Korzyści z wdrożenia systemu zarządzania zasobami mogą obejmować lepsze wyniki finansowe, o czym decyduje wyższy zwrot z inwestycji i redukcja kosztów, bez poświęcania długo- i krótkoterminowej realizacji celów biznesowych. Kolejną korzyścią jest poprawa procesu podejmowania decyzji i balansowania kosztami, ryzykiem, możliwościami i mocami produkcyjnymi.

Niezwykle istotną kwestią jest daleko posunięta zdolność zarządzania ryzykiem. Ograniczenie potencjalnych strat finansowych, poprawa bezpieczeństwa pracy i reputacji, minimalizacja negatywnego wpływu na środowisko i społeczeństwo może przełożyć się na redukcję składek ubezpieczeniowych, jak też unikanie kar.

Zapewnienie wysokiej wydajności zasobów przełoży się oczywiście na poprawę jakości produktów, które będą zawsze spełniać lub przekraczać oczekiwania klientów. Satysfakcja klientów odbije się następnie w reputacji rynkowej firmy. Poprawa zdolności firmy do – przykładowo – redukcji emisji spalin, oszczędzania surowców i adaptacji wobec zmian klimatu podkreśli odpowiedzialność społeczną przedsiębiorstwa i zaprezentuje firmę jako lidera we wdrażaniu etycznych praktyk biznesowych.

Strategia zarządzania zasobami pozwoli także jasno pokazać, że firma spełnia wszelkie wymagania prawne oraz te zapisane w swoim statusie. Przestrzeganie standardów zarządzania zasobami, polityki i wypracowanych procesów zaprezentuje transparentność działań przedsiębiorstwa. Kolejną korzyścią jest zrównoważony rozwój samej firmy. Zdolność do efektywnego zarządzania krótko- i długoterminowymi efektami strategii zarządzania zasobami, wydatkami na utrzymanie ruchu oraz wydajnością parku maszynowego przełoży się na zrównoważony sposób realizacji wszystkich operacji w organizacji.

Nie należy zapomnieć też o poprawie całkowitej efektywności przedsiębiorstwa. Regularne prowadzenie oceny i usprawnianie procesów, procedur i wydajności zasobów wpłynie na osiąganie celów biznesowych firmy.