Odpowiedź na specjalizację produkcji

Powód? Firmy idą w kierunku większej specjalizacji, siłą rzeczy ich wymagania względem systemów informatycznych rosną. Co ciekawe, nie dotyczy to tylko największych przedsiębiorstw, czego najlepszym przykładem jest GT85 Polska – polski producent myjni przemysłowych oraz maszyn dla różnych gałęzi przemysłu, wyróżniony niedawno przez miesięcznik Forbes oraz Puls Biznesu. Ze względu na szybki rozwój biznesu i niewystarczającą funkcjonalność wykorzystywanego do tej pory oprogramowania, firma podjęła decyzję o wymianie systemu ERP.

Wymiana pokoleniowa

Lubelska spółka jest dobrym przykładem tego, jak zmieniają się potrzeby informatyczne firmy ze względu na rozwój działalności. GT85 Polska, to obecnie jedna z najszybciej rozwijających się firm w Polsce. Założone w 1999 r. przedsiębiorstwo, będące na początku przedstawicielstwem angielskiej firmy produkującej smary, w 2007 r. zmieniło profil swojej działalności tworząc pierwsze myjnie ultradźwiękowe. Następnie dwukrotnie – w 2011 r. oraz 2014 r. – modernizowało i rozbudowywało park maszynowy. Zaczęło rozwijać się na tyle szybko, że wymiana systemu stała się nieodzowna.

– Do niedawna z powodzeniem używaliśmy konkurencyjnego systemu ERP we wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jednak rozwój naszej działalności w kierunku produkcji urządzeń myjących pociągnął za sobą konieczność wykorzystania znacznie bardziej wyspecjalizowanego rozwiązania wspierającego produkcję, a istniejący system przestał już wystarczać – opowiada Grzegorz Niezgoda, technolog budowy maszyn w GT85 Polska i lider wdrożenia systemu BPSC. W związku z powyższym, firma rozpoczęła poszukiwania zaawansowanego rozwiązania z powodzeniem wykorzystywanego przez firmy o podobnym profilu działalności. – Na oprogramowanie BPSC Impuls EVO zdecydowaliśmy się po wielu konsultacjach z firmami produkcyjnymi, które z powodzeniem wykorzystują system tej klasy – zwraca uwagę Grzegorz Niezgoda.

Zakres projektu obejmował implementację modułów: CRM, gospodarka materiałowa, finanse i księgowość, kadry i płace, zarządzanie produkcją oraz dystrybucję. W związku z chęcią poprawy zarządzania samą produkcją, firma zdecydowała się na wdrożenie MOM czyli Mobilnego Obrotu Magazynowego, Elektronicznej Rejestracji Procesu Produkcji oraz Raportu PZM, narzędzia sprawdzającego się w bilansowaniu potrzeb przedsiębiorstw, których technologia produkcji zawiera sporą ilość półwyrobów, tak jak w przypadku GT85 Polska.

Większa specjalizacja to większe wymagania

Wymagania funkcjonalne w trakcie wdrożenia poszerzono także o raport PZM. Co prawda istniał on we wcześniej wykorzystywanym systemie, jednak nie był dobrze zintegrowany z pozostałymi funkcjonalnościami, przez co firma właściwie z niego nie korzystała.

– Ponieważ GT85 Polska jest szybko rozwijającym się przedsiębiorstwem, wdrożenie PZM znacznie ułatwia planowanie zapotrzebowania na części produkowane oraz kupowane. PZM to narzędzie systemu Impuls, które bardzo dobrze sprawdza się w bilansowaniu potrzeb tych przedsiębiorstw, których technologia produkcji zawiera sporą ilość półwyrobów. Rozszerzenie zakresu wdrożenia o Raport Planowania Zapotrzebowania Materiałowego, miało na celu przede wszystkim usprawnienie procesu generowania zleceń produkcji półwyrobów. Narzędzie może być również wykorzystywane do generowania zamówień zakupu – wyjaśnia Adam Stańczyk, analityk biznesowy z BPSC.

Wdrożenie systemu ERP pozwoliło uzyskać stały dostęp on-line do każdego materiału wykorzystywanego w procesie produkcyjnym. Impuls EVO umożliwił kontrolę minimalnych stanów magazynowych produkcji i stworzenie wirtualnego magazynu przyprodukcyjnego gwarantującego łatwy dostęp do materiałów i półfabrykatów na stanowiskach produkcyjnych, co pozwala ograniczać koszty produkcji. Dzięki temu, że rejestracja za pomocą ekranów dotykowych odbywa się w czasie rzeczywistym, do systemu trafiają bieżące informacje o przepływie materiałów i detali na hali produkcyjnej.

– Zintegrowany system udostępnia pracownikom informacje analityczne on-line, a dostęp do danych jest ograniczony uprawnieniami w zależności od konkretnych stanowisk. Pozwala to na dostęp wyłącznie do niezbędnego zakresu informacyjnego dla poszczególnych pracowników, którzy według własnych potrzeb ustawiają i filtrują dane – wyjaśnia Barbara Dybowska, Project Manager z BPSC. – Najbardziej efektywną formą przeglądania danych są formatki analityczne. Dane z nich mogą być drukowane, lub eksportowane do arkuszy Excel, a duże zakresy danych są prezentowane w formie raportów – podsumowuje Barbara Dybowska z BPSC.

System angażujący cały zespół

To nie jedyne efekty wdrożenia nowego oprogramowania. Dzięki temu, że z systemu ERP obok przedstawicieli kadry zarządzającej i menedżerów, korzystają również pracownicy niższego szczebla, implementacja wpłynęła na jakość zarządzania.

Jak mówi Grzegorz Niezgoda z GT85 Polska – W tym momencie posiadamy 16 „pływających” licencji biurowych oraz 6 licencji ekranów dotykowych, jednak w związku z pracą zmianową, system używany jest przez około 30 pracowników biurowych w obszarach kadr, finansów, magazynu, sprzedaży, marketingu, technologii produkcji etc. Po pełnym wdrożeniu Elektronicznej Rejestracji Procesu Produkcji, możemy powiedzieć, że każdy pracownik naszej firmy będzie korzystał z systemu według kompetencji i potrzeb swojego stanowiska, a wszyscy pracownicy produkcji będą mieli z nim kontakt za pośrednictwem „przewodnika zlecenia” – karty wydawanej do każdego zlecenia produkcyjnego – wyjaśnia ekspert.

Wdrożenie systemu ERP przynosi więc wymierne korzyści również w sferze zarządzania. Przykładem może być dostęp do ewidencji czasu pracy załogi na konkretnym zleceniu. To spora zmiana w stosunku do prowadzonego dotychczas „ręcznego” monitorowania danych, które było przyczyną wielu przekłamań oraz błędów.

Czas wymiany

GT85 Polska, to kolejna już firma, która zdecydowała się na wymianę systemu wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem. Na przestrzeni ostatnich lat rynek, a wraz z nim także systemy wspierające zarządzanie zmieniły się na tyle, że dziś następuje ich pokoleniowa wymiana. Według analizy firmy BPSC, już 30% prowadzonych procesów przedsprzedażowych stanowią projekty, których celem jest właśnie wymiana wykorzystywanego do tej pory przez klientów oprogramowania. Nie jest to tylko lokalna specyfika. Dane te potwierdzają globalne badania Ventana Research, z których wynika, że aż 45% badanych przedsiębiorstw chce w najbliższym czasie korzystać z bardziej wydajnych systemów ERP.