O kupcach głosem dostawców

Rozwijające się rynki i rosnąca konieczność nawiązywania partnerskich relacji z kontrahentami sprawiają, że poszukiwania dostawcy stają się bardziej wymagające. Każdy specjalista wie, jakimi zasadami powinien kierować się w ramach codziennych obowiązków. Co jednak, zdaniem dostawców, mogliby poprawić kupcy w swoich zapytaniach?

Nie tylko po to, żeby ułatwić wszystkim pracę, ale i po to, by zyskać bardziej korzystne oraz szybciej przygotowane oferty.

Prezentacja projektu

Jednym z najważniejszych elementów, pozwalającym poznać z jakim klientem ma do czynienia dostawca i jaki jest profil jego firmy, jest prezentacja projektu. – Istotne jest, aby wszystkie wymagania i oczekiwania były jasno określone i sprecyzowane już na samym początku. W ten sposób eliminujemy powstawanie kosztownych błędów i niedomówień już podczas pierwszej weryfikacji możliwości, ewentualnego ryzyka i zagrożeń związanych z projektem – zauważa Rafał Dąbrowski z firmy Metrix Metal.

Prezentacja projektu pozwala dostawcom ocenić, czy będą w stanie spełnić kluczowe wymagania. Ostatnie lata na rynku to nieustanny rozwój oraz inwestycje – maszyny i automatyzacja znacznie usprawniły procesy produkcyjne, umożliwiając produkowanie większej liczby detali w partii. Niestety, następstwem tego jest podniesienie MOQ dla klientów. W związku z tym, każde wprowadzenie do projektu powinno zawierać również zakładane ilości roczne oraz wielkości partii produkcyjnych.

Idealne wstępne zapytanie zawiera możliwie najwięcej informacji o projekcie, założeniach, oczekiwaniach klienta – przedstawionych w spójny i czytelny sposób. Kupcy często wysyłają zapytania w celu „przetestowania” dostawców i stworzenia miarodajnego benchmarku cenowego. Z punktu widzenia dostawcy, bardzo ważna jest informacja, na ile projekt jest realny oraz czy sam klient jest rozpoznawalnym graczem rynkowym czy mniej znanym przedsiębiorstwem.

Profesjonalne zapytanie powinno zawierać również ramowy harmonogram współpracy. Pozwala to dostawcy wstępnie zaplanować działania i zabezpieczyć odpowiednie zasoby – od fazy inżynieryjnej po samą wysyłkę. Ważne, by wskazane terminy były przestrzegane, a ewentualne zmiany na bieżąco komunikowane dostawcy, szczególnie na późniejszym etapie współpracy.

Poznać dostawcę

Dla nowych klientów najlepszą formą poznania dostawcy powinna być wizyta w zakładzie produkcyjnym. Klient może wówczas ocenić, jakie są silne strony dostawcy, w jakich procesach się specjalizuje i w jakich produktach może być konkurencyjny. Często do dostawców przychodzą zapytania, które nie są zgodne z ich profilem produkcyjnym (np. za duże gabaryty produktu, za krótkie serie, za małe ilości).

– Renomowany klient, ogromny potencjał, duży wolumen w zamówieniu. Dostajemy ładnie przedstawiony opis firmy i projektu. Okazuje się, że jest to produkcja puszek. Ten klient nas kompletnie nie interesuje. Zapytania muszą być „fit in” do naszego profilu – opisuje Rafał Dąbrowski. Analiza każdego zapytania to wykorzystany czas, a jego zasoby są ograniczone. – Dobrze, gdyby kupcy znali lepiej profil dostawcy, z którym nawiązują kontakt i pokazują mu chęć współpracy – dodaje.

Oferta na czas

Przepełnienie rynku oraz brak wolnych mocy u dostawców spowodował, że proces przygotowania ofert – szczególnie dla nowych klientów – znacznie się wydłużył. Dostawcy priorytetowo traktują głównych klientów. Dla nich wyceny wykonywane są z reguły w ciągu 1-10 dni. Długość procesu ofertowania zależna jest również od tego, czy wyceniane produkty wymagają dodatkowej obróbki (np. powierzchniowej), która często jest zlecana zewnętrznym firmom. Wycena zajmuje więcej czasu, jeżeli do wykonania detalu niezbędne są specjalne narzędzia. Czas sporządzenia wyceny zależy również od tego, jak bardzo detale są „atrakcyjne” dla dostawcy.

Przykładem mogą być długie serie i mało operacji – wycena nie powinna trwać dłużej niż 7 dni. Najbardziej czasochłonne i problematyczne są obszerne zapytania zawierające kilkadziesiąt pozycji o bardzo odmiennej specyfikacji. Dostawcy często zmuszeni są „kolejkować” wyceny. Pod uwagę bierze się wtedy, czy firma jest obecnym klientem, jakie wypracowuje obroty, ale również to, jak przebiega komunikacja oraz jaki charakter ma wzajemna relacja.

Realny i najbardziej przyjazny termin przygotowania oferty to 2-3 tygodnie. Oczywiście, zakładając, że po drodze nie pojawiają się żadne pytania techniczne, braki w specyfikacji itp. W przeciwnym wypadku technolog zatrzymuje wycenę całkowicie do wyjaśnienia wszystkich wątpliwości. Zdarzają się jednak kupcy, którzy dają całkowicie nierealny termin przygotowania oferty, np. 4-5 dni.

Kwestie transportu zamówionych produktów to kolejny czynnik wydłużający proces ofertowania. Zdecydowanie łatwiejsze dla dostawców jest przedstawianie cen EXW (bez transportu). Wycena transportu dla poszczególnych produktów jest trudna i uciążliwa – szczególnie, jeśli specyfikacja jest niespójna lub niekompletna, brakuje informacji np. o częstotliwości dostaw czy sposobie pakowania.

Idealne zapytanie ofertowe

Idealny pakiet zapytania ofertowego powinien zawierać komplet niezbędnych informacji – specyfikacje produktów, aktualne rysunki, planowane zapotrzebowanie, wielkości serii, informacje o sposobie pakowania oraz wszystkie uwagi, mogące wpłynąć na proces produkcji.

– Zdarza się, że otrzymujemy nieaktualne, źle lub nieopisane rysunki. Specyfikacje muszą zawierać wszystkie informacje dotyczące dodatkowych procesów, np. pokrycia galwanicznego, czy obróbki cieplnej. Jeżeli klient ma szczególne wymagania dotyczące pakowania, zabezpieczania powierzchni itp., również potrzebujemy tej informacji – mówi Marketing Specialist z firmy Sim Gdynia.

– Ładne arkusze w Excelu są przyjemne dla oka, jednak rzadko możemy w ten sposób przygotować ofertę dla naszych klientów. Oferty tworzymy systemowo, technolodzy generują indeks przez system ERP. Osoba od sprzedaży zajmuje się dodatkowymi komentarzami, o które prosi kupiec. Trudno nam wypełniać wszystkie arkusze, które dostajemy od klientów, bo wtedy dziennie byłoby to przepisywanie liczb nawet w 50 zupełnie różnych zestawieniach.

Z reguły jednak, właśnie w tych arkuszach znajdują się najważniejsze dla nas informacje: ilości roczne, wielkość serii, dodatkowe informacje o zmianach nieuwzględnionych na rysunkach, materiale – stwierdza Rafał Dąbrowski z Metrix Metal.

Komunikacja

Są sytuacje, w których dostawcy nie mogą skontaktować się z kupcem: telefon milczy, a wysyłane wiadomości e-mail pozostają bez odzewu. Brak kontaktu i brak odpowiedzi na pytania dostawców świadczy o tym, że projekt jest mało istotny dla kupca.

Kupiec jest bardzo aktywny, gdy potrzebuje szybkiej wyceny – w przypadku pytań dostawcy o mniej ważny projekt, kontakt jest często utrudniony. Komunikacja z klientem wpływa na samą motywację. Istota komunikacji to nie tylko sprawniejszy proces i oszczędność czasu, ale również kontekst osobisty, pozwalający przynieść dodatkowe korzyści. Wpływa on na rzetelność oferty – lepsza komunikacja i otwartość kupca sprawia, że dostawca swobodniej zadaje pytania, otwiera się i otrzymuje od kupca więcej informacji, które często pozytywnie wpływają na wycenę.

– Mamy dużo zapytań, przy których klient wymaga szybkiej wyceny, jednak on sam daje sobie bardzo dużo czasu na udzielenie odpowiedzi… – zauważa jeden ze specjalistów ds. marketingu z Sim Gdynia.

Rola feedbacku

Przekazywanie feedbacku w trakcie lub po zakończonym procesie RFQ jest wyrazem szacunku dla dostawcy, a także transparentności samego działania.

– Feedback przesłany przez klienta, a nie inicjowany przez nas, to bardzo ważny czynnik wpływający na naszą współpracę. Naprawdę potrafimy to docenić – mówi Rafał Dąbrowski.

Dostawcy cenią sobie informację zwrotną, którą na bieżąco otrzymują od kupców. Firmy, które nie otrzymują informacji o oczekiwanym poziomie cen, mają dużo mniejszą motywację do obniżenia swoich stawek. Informacja zwrotna od kupca, brzmiąca – „Jest za drogo, zróbcie coś z tym” jest zdecydowanie niewystarczająca. Dostawcy nie są zmotywowani do powtórnej analizy pakietu zapytania, jeżeli po wykonaniu kolejnej wyceny może okazać się, że ceny wciąż są za wysokie.

– Niestety mamy klientów, którzy pomimo wyboru innego dostawcy nie informują nas o tym fakcie. Informacja zwrotna na temat konkurencyjności naszej oferty jest niezmiernie ważna, ponieważ mamy szansę przyjrzenia się wycenie jeszcze raz. Robimy burzę mózgów, która często skłania nas do poszukiwania sposobów na optymalizację naszych procesów produkcyjnych, dzięki czemu również rozwijamy się, zdobywamy wiedzę, kolejne doświadczenia i oferujemy większą wartość klientowi – mówi Marketing Specialist z Sim Gdynia.