Kierowca do rozliczenia cz. 1

Mam wrażenie, że na rynku firm świadczących usługi rozliczania kierowców panuje swego rodzaju boom. Jak wybrać właściwy podmiot mając oferty wielu konkurencyjnych przedsiębiorstw świadczących podobne usługi?

Renata Domagalska, doradca klienta w SRW. – Od dawna klienci z branży transportowej potrzebowali wsparcia w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Zwłaszcza biorąc pod uwagę zawiłości przepisów związanych z płacami minimalnymi, które non stop ulegają zmianom. Trzeba je bacznie obserwować a w ślad za tym niezwłocznie działać, gdy zaczynają obowiązywać inne stawki lub wymogi. Nierzadko przedsiębiorca nie ma czasu, aby obserwować działania prawodawców, co oczywiście nie będzie dla niego żadnym wytłumaczeniem w przypadku kontroli. Dlatego może skorzystać z partnera biznesowego, zewnętrznej firmy takiej jak nasza, nadzorującej regulacje prawne i działającej we właściwym momencie. Dzięki temu przewoźnik skupi się na tym co dla niego najważniejsze, czyli pozyskiwaniu zleceń i dbałości o prawidłowe funkcjonowanie przedsiębiorstwa bez obaw, że przy kontroli będzie miał niewłaściwe dokumenty albo, co też jest częstym przypadkiem, nie będzie miał ich wcale. Warto wspomnieć o ostatniej nowelizacji Ustawy o transporcie drogowym, w której poszerzono zakres kar nakładanych na przewoźników oraz posiadacza Certyfikatu Kompetencji Zawodowych. Przy wyborze właściwego podmiotu do obsługi na pewno należy wziąć pod uwagę jak długo podmiot istnieje w branży, jej zaplecze do obsługi klienta, co daje dodatkowo od siebie, jaką opinię ma na rynku. Bazujemy w głównej mierze na systemie poleceń od zadowolonych osób, dlatego systematycznie się rozwijamy i zwiększamy zatrudnienie. Bierzemy udział w branżowych spotkaniach, gdzie można nas poznać osobiście oraz skorzystać z wiedzy. Współpracujemy ze stowarzyszeniami transportu drogowego organizując prelekcje i szkolenia, zarówno dla właścicieli firm transportowych jak i ich kierowców.

Łukasz Włoch, główny ekspert ds. analiz i rozliczeń, Ogólnopolskie Centrum Rozliczania Kierowców. – Od kilku lat obserwujemy stały wzrost zainteresowania firm transportowych usługami rozliczania czasu pracy kierowców przez wyspecjalizowane podmioty. Popularność tego typu rozwiązania i korzyści w postaci prawidłowo rozliczonego wynagrodzenia oraz mniejszej ilości naruszeń zostały dostrzeżone przez Głównego Inspektora Pracy i wskazane w sprawozdaniu za 2017 rok. Obecnie wiele firm działa na rynku, lecz oferty są tylko pozornie podobne. Warto przede wszystkim dobrze zweryfikować partnera. Otoczenie prawne przewoźników bardzo często ulega zmianie. Samo rozliczenie już nie wystarcza – najważniejszą rolę odgrywają doświadczenie i usługi dodatkowe. Przykładowo, rozliczenie kierowcy bez przygotowania odpowiedniej dokumentacji i trafnej argumentacji w trakcie kontroli jest bezużyteczne. Z drugiej strony zmiany w wynagrodzeniach należy przeprowadzić z uwzględnieniem interesów kierowców, aby zachęcić ich do pracy u danego przewoźnika. W trakcie wyboru oferty warto zwrócić uwagę na specjalizacje usługodawcy. Biuro rachunkowe, które nie specjalizuje się w obsłudze przewoźników, może nie mieć wiedzy o przepisach transportowych czy tachografach i przez to nie będzie dobrym partnerem. Wspominałem o dodatkowych usługach. Tu trzeba wspomnieć o szkoleniach, pomocy prawnej, reprezentacji czy automatyzacji procesów w firmie, np. zdalny odczyt kart kierowców i tachografów.

Mariusz Hendzel, ekspert Kancelarii Transportowej ITD-PIP. – Osoba, chcąca z tego typu usług skorzystać ma twardy orzech do zgryzienia. Na rynku istnieje taka sama mnogość samych podmiotów rozliczających, jak ich podejścia oraz… cen. Naszym zdaniem kluczowy jest aspekt doświadczenia i wiedza. Dzięki nim osoba powierzająca swoją dokumentację będzie mogła w pełni polegać na wyliczeniach, które otrzyma. Eksperci ITD-PIP są obecni w branży od 2004 roku – przeszliśmy razem z klientami wprowadzenie nowych Ustaw, płacę minimalną, wdrożenie LoiMacron, modyfikacje w tachografach oraz wiele innych wydarzeń kształtujących transport. Zatem posiadane know-how stanowi największy atut i takich partnerów życzę każdemu, kto szuka firmy zajmującej się usługowym rozliczaniem kierowców. A czy warto za decydujący element uznawać jedynie cenę? Nie. Można powiedzieć nawet więcej: zdecydowanie nie.

Błażej Suproń, właściciel BRK. – Od czasu wejścia w życie przepisów dotyczących płacy minimalnej w Niemczech można zauważyć wzrost zainteresowania obsługą w zakresie rozliczania czasu pracy kierowców. Do tego dochodzi coraz większa świadomość przewoźników odnośnie konsekwencji finansowych związanych z nieprowadzeniem ewidencji czasu pracy, analizą naruszeń oraz właściwą analizą delegacji i płac. Zresztą wszelkie zmiany prawne powodują wzrost zainteresowania usługami. Jeśli chodzi o wybór usługodawcy, przewoźnicy powinni uwzględnić jaki zakres działań jest im potrzebny oraz czego oczekują od firmy wykonującej rozliczenia. Jedni wymagają obsługi z szerokim wachlarzem usług świadczonej przez duży podmiot, inni natomiast poszukują małego przedsiębiorstwa, które będzie bardziej elastyczna i dopasuje produkt do potrzeb klienta. Nie bez znaczenia są również opinie innych osób, w tym znajomych lub partnerów biznesowych – bardzo często nowi przewoźnicy przychodzą właśnie na podstawie rekomendacji. W branży transportowej każdy z każdym się zna, więc jeżeli ktoś ma wątpliwości, co do wyboru właściwej firmy, warto popytać. Dodatkowo polecam zwrócić uwagę na umowę. Nie brakuje przedsiębiorstw zawierających z usługobiorcami umowy na czas określony przypominające te stosowane przez dostawców telewizji lub telefonu. Nierzadko klienci nie mają szansy rozwiązania tego rodzaju porozumienia przed upływem określonego czasu lub płacą za to kary umowne rzędu kilku tysięcy złotych. A przecież nie zawsze przewoźnik jest zadowolony z dostawcy. Dlatego doradzałbym zapytać się o okres testowy. Moim zdaniem rzetelna firma bez problemu przystanie na taką propozycję, pozwalającą zweryfikować oczekiwania związane z sięgnięciem po zewnętrznego partnera w aspekcie rozliczania czasu pracy. Na podstawie przewoźników, którzy przechodzą do BRK poprzednio korzystając z innych podmiotów, zauważam dużą rozbieżność, co do jakości świadczonych usług. Istnieją przedsiębiorstwa pracujące rzetelnie, ale także te uznające, że import danych w odpowiedni program i wygenerowanie raportów w zupełności wystarczy. Wtedy bardzo często istnieje konieczność porządkowania spraw i powtórnego rozliczenia. Gdy usługobiorca ma wątpliwości w zakresie poprawności wykonanych działań, może wymagać przedstawienia podstaw prawnych stosowanych rozliczeń.

Państwa usługi dotyczą tylko spraw analizy i rozliczania ewidencji czy na przykład również zmian w organizacji firmy transportowej – optymalizacji kosztów i usprawnienia działań?

Łukasz Włoch (OCRK). – W tak dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym firm transportowych zapewniamy wsparcie w wielu aspektach ich działalności. Dostosowujemy usługi do potrzeb, śledzimy na bieżąco projekty zmian w przepisach i współpracujemy z największymi zrzeszeniami branżowymi. Dużą częścią usług jest przygotowanie dokumentacji, doradztwo np. w sprawie ustalenia właściwej struktury wynagrodzenia, kontrola naruszeń oraz szkolenia kierowców i kadry zarządzającej. Eksperci OCRK tylko w tym roku przygotowali ponad 5800 odwołań. Dotyczą one całego spektrum spraw, z którymi spotyka się przewoźnik – od problematyki opłat drogowych, przeważeń, poprzez naruszenia czasu pracy, aż po kontrole zagranicznej płacy minimalnej. Właściciel może rozwijać firmę, gdy o sprawne i bezproblemowe działanie zadba profesjonalny podmiot. Poza tym pracownicy przewoźnika, do tej pory zajmujący się rozliczeniem czasu pracy kierowców, zyskują czas na inne działania np. pozyskanie nowych kontaktów, czy optymalizację zleceń, tras.

Mariusz Hendzel (ITD-PIP). – Do każdej firmy podchodzimy indywidualnie. Jednak jest jeden wspólny cel, który łączy wszystkie rodzaje współpracy: optymalizacja. To właśnie na tym najbardziej nam zależy. Chcemy, aby przewoźnicy działali zgodnie z prawem i jednocześnie maksymalizowali zyski. Na początku wspólnej drogi dokładnie weryfikujemy co zastajemy: jak wyglądają umowy, regulaminy, charakterystyka pracy w danym przedsiębiorstwie. Odpowiadamy na pytania o to, co można zmienić i jak wykorzystać obowiązujące przepisy na korzyść. Najlepiej współpracę z ITD-PIP obrazuje motto: „Wiedza, na którą możesz liczyć i doświadczenie, na którym możesz się oprzeć. Odwaga, która pozwoli osiągać Ci wyznaczone cele i rozwaga, która wyeliminuje błędy (…) Oferujemy Tobie i Twojej firmie to, czego sami byśmy oczekiwali od swojego partnera!”

Błażej Suproń (BRK). – Od początku działalności byłem zdania, że lepiej skupić się na jednej konkretnej i kompleksowej usłudze. W tym przypadku dla każdego klienta przygotowywane są dokumenty regulujące kwestie rozliczania czasu pracy kierowców, pozwalające na optymalizację wypłacanego przez przewoźników wynagrodzenia. Wszystkie rozwiązania są oczywiście w pełni zgodne z prawem, co potwierdziły liczne kontrole PIP, podczas których reprezentowaliśmy klientów. Takie rozwiązania dają możliwość wygenerowania realnych oszczędności w obszarze wynagrodzeń. Świadczymy również usługi doradcze w zakresie dotyczących przepisów transportowych, sporządzania pism, odwołań oraz rozwiązywania różnych problemów. Bardzo często usługobiorcy dzwonią z różnymi niestandardowymi problemami, naturalnie staramy się je rozwiązać.

Renata Domagalska (SRW). – Nasze usługi mogą być świadczone na wielu płaszczyznach – wszystko ustalamy wspólnie z klientem przed podpisaniem umowy. Wcześniej badamy jego indywidualne potrzeby, prezentując korzyści jakie może uzyskać dzięki pomocy SRW. Rozpoczynając współpracę przeprowadzamy audyt dokumentacji obowiązującej w danym przedsiębiorstwie, a następnie wdrażamy nasze propozycje mające na celu optymalizację kosztów związanych z zatrudnianiem w firmie usługobiorcy. Opracowując pliki kierowców jesteśmy w stanie odnaleźć naruszenia i zwrócić na nie szczególną uwagę tak, aby nie pojawiały się w przyszłości. Tworzymy dokumentację związaną z zatrudnianiem, z rozliczaniem europejskich płac minimalnych, szkolimy kierowców, piszemy odwołania od decyzji administracyjnych, reprezentujemy podczas kontroli ITD oraz PIP. Nasza druga spółka Biuro Rachunkowe SRW świadczy usługi w zakresie księgowości oraz obsługi kadrowo-płacowej. Współpracujemy także z kancelarią prawną.