Kierowca do rozliczenia cz. 2

Bez telematyki ani rusz

Rozliczanie czasu kierowców coraz bardziej jest związane z telematyką. Jakie narzędzia państwo stosują i czy klienci przy współpracy również muszą zainwestować w nowe technologie?

Mariusz Hendzel (ITD-PIP). – Podstawą rozliczania czasu pracy kierowców są dane z tachografu. W przypadku tachografów cyfrowych mogą być one importowane zarówno z samego urządzenia rejestrującego jak i z karty kierowcy. Natomiast nieco starsze urządzenia rejestrują czynności na tzw. „wykresówkach”. Bez względu na to, jaki rodzaj tachografu posiada firma, jesteśmy w stanie wykonać pełne rozliczenia. Aby ułatwić odczyt danych, proponujemy skorzystanie z aplikacji TachoDroid, znacząco ułatwiającej i przyspieszającej odczyt danych zarówno z urządzenia jak i karty kierowcy. Jeżeli firma posiada systemy GPS, dane, które są za ich pomocą rejestrowane, pomagają podczas wytyczania przekroczonych granic. Jednak nie obligujemy usługobiorców do ponoszenia dodatkowych kosztów i zakupu jakichkolwiek urządzeń – chcemy optymalizować a nie generować wydatki.

Błażej Suproń (BRK). – Staramy się nie obciążać przewoźników dodatkowymi kosztami związanymi z instalacją systemów telematycznych. Większość klientów korzysta z systemów GPS, pozwalających na zdalny odczyt danych, czy pobranie danych o przejściach granicznych. Oczywiście telematyka w takim przypadku ułatwia wykonywanie pracy, jednak nie jest niezbędna. Zresztą, moim zdaniem nie można bezgranicznie ufać tego typu rozwiązaniom. Jakiś czas temu zgłosiła się firma, która miała kontrolę i korzystała z usług zdalnego odczytu danych z tachografu. Po weryfikacji przedstawionych danych okazało się, że z powodu złego ustawienia systemu pobrane były niekompletne lub odczytane w niewłaściwym odstępie czasu. Efekt? Kara za nieregularne odczytywanie danych z pojazdów. Standardowo wystarczy, by przewoźnik posiadał czytnik kart/tachografu, resztę informacji można przesłać w postaci skanów lub wiadomości e-mail.

Renata Domagalska (SRW). – Telematyka ma przyszłość i SRW podąża za oczekiwaniami klientów w tym zakresie. Pracujemy aktualnie nad tym tematem i jak tylko będziemy mieli więcej informacji na pewno Czytelnicy Truck&Business Polska się o tym dowiedzą.

Łukasz Włoch (OCRK). – Automatyzacja procesu rozliczania czasu pracy kierowców i pewność danych jest jednym z najważniejszych elementów naszej usługi. W grupie kapitałowej, w której działamy znajduje się jeden z najlepszych dostawców systemów telematycznych dla transportu – GBOX Assist. Jedną z usług jest platforma APD (Automatycznego Pobierania Danych). Bez udziału kierowcy przesyłane są automatycznie najważniejsze dane z karty kierowcy, dotyczące przekroczenia granic, delegacje potrzebne do rozliczenia czasu pracy oraz płacy minimalnej za granicą. Kolejny element związany z telematyką to zaawansowane systemy montowane w pojazdach, na bieżąco informujące kierowcę i spedytora o dostępnym czasie pracy. Jedną z opcji stanowi kontrola używania przez kierowcę selektora tachografu, co w powiązaniu z odpowiednią dokumentacją pozwala znacznie ograniczyć koszty wynikające z tzw. nadużywania innych czynności zawodowych. Nie trzeba do tego montować dodatkowych urządzeń – wtedy dane zostają przesłane najczęściej pocztą elektroniczną. Istnieje też możliwość uzyskania niektórych danych z posiadanych już przez przedsiębiorstwo systemów telematycznych. Niedawno uruchomiliśmy również dodatkową usługę – OCRK Mobile Bus – dla kierowców pojazdów d.m.c. do 3,5 tony niemających zamontowanych tachografów. Bez ponoszenia dodatkowych kosztów na montaż urządzeń, jesteśmy w stanie za pomocą aplikacji na smartfonie uzyskać dane o czasie jazdy i przekroczeniach granic, wystarczające do rozliczenia delegacji i płac minimalnych w innych krajach. Pracujemy nad nowymi rozwiązaniami wykorzystującymi współczesne technologie: jesteśmy w trakcie przygotowania nowych usług wspomagających firmy transportowe wykorzystujących m.in. technologię GPS.

Ile to kosztuje?

Część potencjalnych klientów obawia się zapewne cen. Stosują państwo abonamenty, koszt za jednego kierowcę, zestaw? Jakiej wysokości są to kwoty?

Błażej Suproń (BRK). – Do biznesu od początku podchodzę uczciwie. Przewoźnik płaci za wykonaną faktycznie usługę w postaci opłaty za jednego rozliczonego kierowcę, po wykonaniu naszej pracy. Na podstawie własnego doświadczenia stwierdzam, że abonamenty odbierane są negatywnie przez większość klientów, wg których to metoda utrzymania usługobiorcy. Moim zdaniem, gdy ktoś jest zadowolony ze świadczonych usług to będzie z nich korzystał. Ponadto liczba użytkowników pojazdów w firmach transportowych ulega częstym zmianom.

Renata Domagalska (SRW). – Nie ma się czego obawiać. Stosujemy zarówno abonamenty jak i pracujemy na zasadzie jednorazowych zleceń. Po szczegóły dotyczące konkretnych stawek zapraszamy do kontaktu z naszymi doradcami, którzy przygotowują indywidualnie dopasowane oferty.

Łukasz Włoch (OCRK). – Ceny zależą od wielu czynników – oferta jest dostosowana do konkretnych potrzeb pracodawców. Bierzemy pod uwagę np. stopień zaawansowania automatyzacji, rodzaj i kierunki wykonywanych transportów (np. do 3,5 tony), liczbę kierowców. Na korzyści mogą liczyć zarówno małe firmy jak i te posiadające kilkuset pracowników. Podczas bezpłatnej wizyty nasz przedstawiciel rzetelnie dopasuje ofertę do przewoźnika. Często optymalizacja procesów i oszczędności, które dzięki OCRK uzyskują klienci są nawet kilkukrotnie większe niż koszt usług.

Mariusz Hendzel (ITD-PIP). – Cena nie jest jedynym wyznacznikiem dobrej oferty. Bardzo często zwracają się do nas przewoźnicy, którzy dopiero po kontroli doszli do wniosku, że tego typu usługi (czyli całościowe rozliczanie jednego kierowcy wraz z np. płacami minimalnymi, delegacjami i wsparciem merytorycznym) nie mogą kosztować 30 lub 40 złotych miesięcznie, bo zabraknie kilku ważnych wyliczeń, raporty nie są kompleksowe, a opiekun przypisany do przedsiębiorstwa pominie wiele kluczowych aspektów. Eksperci Kancelarii Transportowej ITD-PIP nie tylko wspierają firmy transportowe merytorycznie podczas wielu konferencji czy też pisząc artykuły w mediach branżowych, ale również szkoląc osoby rozliczające, inspektorów oraz inne podmioty usługowe. Pełny, kompleksowy pakiet kosztuje około 120 zł i zawiera m.in. weryfikację poprawności czasów jazdy, pracy przerw i odpoczynków, “ciągłości” liczników pojazdów, zestawienie naruszeń przepisów transportowych (ITD) z komentarzem co poprawić i na co zwrócić uwagę kierowco oraz weryfikacja, raport terminowości odczytów danych cyfrowyc. Do tego dochodzi zestawienie okresów, na które wymagane są zaświadczenia o dniach wolnych, wykonanie indywidualnych kart ewidencji czasu pracy z podaniem godzin pracy, nadgodzin, nocnych, dyżurów, wniosków o rekompensatę nadgodzin i pracy w dni wolne. A także wyliczenie konkretnych kwot brutto “do wypłaty” należnych kierowcy za dany miesiąc, za dni pracy i rozliczenie ewentualnych ryczałtów za nadgodziny, pracę w porze nocnej i dyżury, podróży służbowych kierowców (delegacji), płac minimalnych w krajach UE. Cena oczywiście różni się w zależności od liczby kierowców oraz zakresu prowadzonych działań. Wprowadziliśmy również rozwiązanie korzystne np. dla firm realizujących tylko zlecenia krajowe. Mogą one swobodnie wybrać kluczowe dla nich opcje nie płacąc za niepotrzebne usługi np. wyliczanie płacy minimalnej w krajach UE. Wyróżniamy cztery pakiety. Podstawowy dotyczy m.in. naruszeń ITD, weryfikacji danych, zestawień aktywności., PIP to ewidencja czasu pracy, nadgodziny, rozliczenia PIP, Delegacje – wyjazdy krajowe i zagraniczne a Płace UE: wyliczanie płac zgodnie z obowiązującymi stawkami, zgłaszanie kierowców do zagranicznych systemów. Ceny wynoszą odpowiednio: 50, 40, 10 i 20 zł.

Gwarancja w formie ubezpieczenia

Dają państwo pisemną gwarancję, że w przypadku błędów związanych z rozliczaniem kierowców, ewentualne kary nałożone na przewoźników bierzecie na siebie?

Renata Domagalska (SRW). – Czasami kierowcy nieświadomie generują takie naruszenia, że ciężko jest się od nich odwołać. Dlatego ważne, aby poziom ich wiedzy był na odpowiednim poziomie. Najłatwiej to osiągnąć przez szkolenia odbywające się raz do roku lub gdy zmianie ulegają przepisy – wówczas najczęściej dochodzi do naruszeń i ryzyka nałożenia kary na prowadzącego ciągnik siodłowy, kary administracyjnej na przedsiębiorstwo transportowe, posiadacza licencji oraz Certyfikatu Kompetencji Zawodowych. Dlatego zachęcamy do skorzystania z tego typu zajęć. Wracając do pytania. Jeżeli na przedsiębiorcę zostałaby nałożona kara wynikająca z naszej pracy, czyli z błędnego rozliczenia kierowcy, to oczywiście dajemy taką gwarancję – posiadamy polisę ubezpieczeniową. Taka sytuacja jednak nie miała jeszcze miejsca.

Łukasz Włoch (OCRK). – Świadczenie usługi następuje po podpisaniu umowy. Integralną częścią jest regulamin dokładnie opisujący zakres naszych działań. Gwarancją jakości stanowi ubezpieczenie pokrywające ewentualne szkody wynikające ze świadczonej przez nas pracy. Obecnie w Polsce mamy ponad 3000 klientów i co miesiąc rozliczamy ok. 20 000 kierowców.

Mariusz Hendzel (ITD-PIP). – Oczywiście – bierzemy pełną odpowiedzialność za swoją pracę. Posiadamy siedmiocyfrowe ubezpieczenie od odpowiedzialności w przypadku naszych błędów. Od 15 lat jeszcze nigdy nie mieliśmy potrzeby z tego skorzystać, ale mamy je dla bezpieczeństwa klientów. W przypadku niejednoznacznych interpretacji weryfikujemy wiele przypadków i możliwych rozwiązań, by wybrać z jednej strony bezpieczne rozwiązanie, ale jednocześnie nie najłatwiejsze, czyli nadmiarowe dopłaty lub generowanie niepotrzebnej dokumentacji.

Błażej Suproń (BRK). – Posiadamy polisę OC. Jeżeli przewoźnik uzna, że kara wynika z błędnego rozliczenia może zwrócić się do naszego ubezpieczyciela o wypłatę odszkodowania. Ubezpieczyciel dokona oceny, czy błąd był zawiniony przez firmę, czy przez klienta bo przykładowo nie poinformował nas o wszystkich okolicznościach sprawy. Jeżeli by się okazało, że kara powstała faktycznie w 100 procentach przez BRK, jestem w stanie oddać pieniądze z własnych środków przedsiębiorstwa.

Najczęstsze problemy przewoźników

Które regulacje związane z rozliczaniem czasu pracy kierowców przysparzają przewoźnikom najwięcej problemów?

Łukasz Włoch (OCRK). – Każde, nawet z pozoru proste i błahe zagadnienie może być dużą przeszkodą w działalności przewoźnika. Wynika to głównie z gąszczu przepisów i wytycznych w jakich poruszają się firmy transportowe – nie tylko krajowych, ale przede wszystkim europejskich. Największe problemy sprawia inne podejście służb kontrolnych w poszczególnych krajach np. do zagadnień dotyczących norm czasu pracy czy odpoczynków tygodniowych w kabinie pojazdu. Zagraniczne płace minimalne wraz z obowiązkami administracyjnymi, z nimi związanymi również nie należą do najłatwiejszych i przejrzystych. Na naszym podwórku natomiast w dalszym ciągu nie została rozwiązana prawnie sprawa ryczałtów za nocleg, w przypadku nocowania kierowców w kabinie pojazdu.

Mariusz Hendzel (ITD-PIP). – Problemy podczas rozliczania czasu pracy kierowców pojawiają się na wielu etapach. Numerem jeden niezmiennie jest płaca minimalna, pomimo że rozporządzenia o tym stanowiące pojawiły się już kilka lat temu. W branży pojawia się wiele błędnych interpretacji, mylnych tez i plotek, które nie ułatwiają pracy. Problemów przysparzają również podstawowe akty prawne, takie jak Rozporządzenie 561/2006.

Błażej Suproń (BRK). – Na podstawie własnego doświadczenia, a także badań, które prowadziłem jako pracownik uczelni mogę wskazać, że przewoźnicy największy problem mają z przepisami dotyczącymi zatrudniania kierowców. O ile do rozporządzenia 561/2006/WE większość kierowców i właścicieli zdążyła się już przyzwyczaić, to regulacje związane z zatrudnianiem i rozliczaniem kierowców nadal pozostają kłopotem. Przykładowo bardzo często zdarzają się źle skonstruowane umowy, brak obwieszczeń oraz wymaganych dokumentów kadrowych. Wiele firm zapomina również o sprawach BHP. Ponadto Kodeks pracy nierzadko ogranicza egzekwowanie od pracowników należności za zawonione szkody, a także daje przywileje pracownikowi. To w sytuacji braku kierowców na rynku pracy powoduje ciągłe problemy przedsiębiorstwa w obszarze utrzymywania właściwej dyscypliny pracy. Wracając do rozporządzenia 561/2006/WE, u wielu przewoźników istnieje przyzwolenie na popełnianie naruszeń. Często właściciel musi podjąć decyzję w zakresie przekroczenia jakieś normy, celem uniknięcia kary za niedostarczenie ładunku. Inny problem to mała elastyczność wspomnianego rozporządzenia. Moim zdaniem w przyszłości kraje Unii Europejskiej powinny zastanowić się nad rewizją niektórych przepisów, by uniknąć niepotrzebnych przestojów oraz opóźnień terminów dostaw. Kontrahenci chcą mieć coraz szybciej towar, przedsiębiorstwa redukują zapasy, a sztywne ramy przepisów ograniczają możliwości przewozowe.

Renata Domagalska (SRW). – Aktualnie otrzymujemy najwięcej pytań ze strony klientów w związku z nowelizacją Ustawy o transporcie drogowym w zakresie pracy w godzinach nocnych. W wyniku wprowadzenia nowelizacji powstała „luka w prawie” i Inspekcja Transportu Drogowego nie może sprawdzać godzin nocnych dla osób zatrudnionych na umowę o pracę, ale jednocześnie Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo do sprawdzania ewidencji pracy w godzinach nocnych od 2002 roku. Gdy klient nie wybrał godzin nocnych z Ustawy o Czasie Pracy Kierowców i tych z Kodeksu Pracy, może się mocno zdziwić podczas kontroli wysokością kary. Ważne też, o czym kierowcy nie wiedzą lub nie pamiętają, że już po 1 minucie pracy ponad normę wynikającą z rozporządzenia 561/2006WE dotyczącego czasów pracy, występuje naruszenie i konieczny jest wydruk i opisanie go.