Automatyczne planowanie obsady

Istnieje wiele możliwości dotyczących zbliżenia ze sobą działów produkcyjnych i personalnych, a tym samym zapewnienia sprawnej i natychmiastowej wymiany informacji pomiędzy nimi. Jednak, które z nich są najskuteczniejsze i jednocześnie stosunkowo proste do wdrożenia w firmie?

Problemem wielu firm produkcyjnych jest to, że planując produkcję są w stanie uwzględniać jedynie ogólny bilans (ilościowy) dostępnej obsady. Brakuje im danych o kompetencjach obsady, aktualnych badań oraz uprawnień. Z drugiej strony tworząc grafik pracy nie są w stanie określić rzeczywistego zapotrzebowania na pracowników. W efekcie tracą obie strony, bo nie są w stanie odpowiedzieć na najprostsze, ale jednocześnie kluczowe pytania:

• Czy mamy wystarczającą obsadę do realizacji planowanych zadań?
• Czy zaplanowaliśmy osoby o właściwych kompetencjach, z odpowiednimi uprawnieniami i ważnymi badaniami?
• Czy rzeczywiście wykorzystujemy dostępnych pracowników?
• Jak zmienić rzeczywistość, w której wiemy wszystko, ale niestety zbyt późno? Rzeczywistość, w której nie uwzględniamy takiej ilości danych, jak byśmy mogli? Jedną z możliwych dróg jest wprowadzenie automatyzacji w zakresie tworzenia grafików pracy.

Automatyzacja a jakość tworzonych harmonogramów

Większość systemów HRM dysponuje jedynie wzorcami czasu pracy dla systemów brygadowych czy zmianowych, a planowanie grafików nawet jeśli jest w jakimś stopniu zautomatyzowane to bazuje jedynie na wzorcach i nie uwzględnia rzeczywistego zapotrzebowania. Co w takim razie daje nam taka pośrednia automatyzacja? Niestety niewiele – daje nam pozorną szybkość przy zachowaniu takiej samej jakości. Dlaczego pozorną? Bo nasi eksperci nadal muszą kontrolować poprawność i w razie potrzeby korygować zaproponowane przez „automatyzację” grafiki. Czasochłonność może okazać się dokładnie taka sama, jak przed automatyzacją, a nawet wyższa.

Chyba nikt nie ma wątpliwości, że planowanie produkcji oraz obsady jest elementem krytycznym w branży produkcyjnej i logistycznej. Liczy się tutaj jednocześnie czas, jakość oraz szybkość reakcji na zachodzące zmiany. W związku z tym niezwykle ważnym aspektem jest zachowanie niezwykle dużej elastyczności i szybkości reakcji na zachodzące zmiany przy jednoczesnym zmniejszeniu pracochłonności. I w tym miejscu dochodzimy do punktu, w którym należy określić, w jaki sposób to zrobić?

System HRM w branży produkcyjnej i logistycznej

System HRM, który ma pomagać w realizacji celów biznesowych w branży produkcyjnej i logistycznej musi być wyposażony w trzy podstawowe elementy:

• · efektywny interfejs wymiany danych z systemami produkcyjnymi – APS i WMS;
• · automatyczne przestrzeganie uwarunkowań prawnych;
• · możliwość tworzenia dowolnych strategii planowania obsady.

Pierwszym istotnym elementem, niezbędnym do rozpoczęcia procesu planowania obsady, jest import zapotrzebowania na konkretne kompetencje z dowolnych źródeł, m.in. planu produkcyjnego (APS lub ERP) czy planu transakcji magazynowych (WMS).

Drugim wartym podkreślenia elementem jest automatyczne przestrzeganie uwarunkowań prawnych. Grafik, który powstaje jest w 100 proc. zgodny z kodeksem oraz regulaminami wewnętrznymi. Jest aktualizowany na bieżąco, w związku z tym osoba, która tworzy harmonogramy nie musi dodatkowo sprawdzać jego poprawności.

Kolejnym bardzo ważnym elementem warunkującym efektywność planowania obsady jest możliwość budowania dowolnych strategii w tym zakresie. To możliwość indywidualnego i elastycznego określania kryteriów, które są dla nas najważniejsze w danym momencie. Ciągłość pracy, domyślna zmiana, plany urlopowe, równomierne planowanie sobót czy niedziel, równomierne rozplanowanie normy miesięcznej w okresie? A może forma zatrudnienia? W pierwszej kolejności zaplanujmy pracę dla pracowników etatowych a dopiero później dla tymczasowych? Może należy uwzględnić poziom kosztów? Może powinniśmy połączyć kilka kryteriów w jednej strategii?

Takie możliwości daje nam system XPRIMER.HRM. Ekran widoczny na Rys. 2 pokazuje w jak szybki i łatwy sposób dopasowujemy automatyzację do naszych indywidualnych oraz biznesowych kryteriów.

Automatyczne planowanie grafików w systemie XPRIMER pozwala na zdefiniowanie bardzo szczegółowej strategii planowania, a następie na jej podstawie tworzy plan obsady w kilkanaście sekund z uwzględnieniem najważniejszych dla nas wytycznych. Ze względu na elastyczność i szybkość działania możemy stworzyć symulacje kilku wersji planu i wybrać ten, który jest najlepiej dopasowany do aktualnej sytuacji firmy i jej celów biznesowych.

W następnym kroku, korzystając z automatycznego planowania, przygotowywany jest grafik dla całego okresu rozliczeniowego (w związku z obowiązkiem publikacji grafiku). Następnie grafik w formie szczegółowego kalendarza pracy poszczególnych pracowników jest zwracany do systemu APS/WMS. Na tej podstawie możliwe jest przygotowanie operacyjnego harmonogramu produkcji i logistyki uwzględniającego rzeczywistą dostępność pracowników.

Automatyczne tworzenie grafików w systemie XPRIMER

XPRIMER.HRM pozwala na import zapotrzebowania (popytu) na kompetencje z dowolnych zewnętrznych systemów – APS/WMS, a także ERP. Dzięki temu przygotowany grafik odpowiada na pytania – którzy pracownicy, o jakich kompetencjach oraz na kiedy będą potrzebni, aby efektywnie zrealizować zakładany plan produkcji/logistyki. W przypadku, kiedy nie dysponujemy wystarczającą obsadą uzyskujemy informację zwrotną jakich kompetencji, ile i kiedy będziemy potrzebować. To z kolei może zainicjować proces rekrutacji czy szkoleń wewnętrznych. Wszystko jest ze sobą powiązane – od razu widzimy skutki podejmowanych przez nas decyzji i ich konsekwencje w dłuższym horyzoncie czasowym.

W odniesieniu do systemów APS – XPRIMER pozwala na pełne wykorzystanie oferowanych przez nie możliwości. Jedną z podstaw działania systemów APS jest precyzyjna informacja o dostępnych zdolnościach produkcyjnych z systemów m.in. MES, CMMS. O ile nie stanowi to większego problemu w odniesieniu do maszyn i urządzeń to w przypadku zasobów ludzkich jest to już spore wyzwanie. W przypadku np. brygadowego systemu czasu pracy, czy kilkumiesięcznych okresów rozliczeniowych trudno jest jednoznacznie wskazać którzy pracownicy, kiedy będą dostępni. Dlatego też w większości takich przypadków szczegółowe planowanie obsady jest pomijane lub zastępowane uogólnionym bilansowaniem. Automatyczne grafiki dostępne w systemie XPRIMER pozwalają uzupełnić tę „lukę”. Na podstawie planu produkcyjnego tworzony jest grafik – kalendarz pracy poszczególnych pracowników, który z kolei stanowi podstawę do operacyjnego, szczegółowego harmonogramowania produkcji, a tym samym przekłada się bezpośrednio na wyższą skuteczność w realizacji planów produkcyjnych.

Automatyzacja planowania obsady – czy zawsze skuteczna?

Reasumując, automatyczne i jednocześnie skuteczne planowanie grafików jest możliwe. Musimy być jednak świadomi tego, jak przygotować inne działy (nie tylko produkcyjne i personalne) do takiej zmiany, na co zwracać uwagę oraz – w jaki sposób znacznie wcześniej zadbać o bliższą współpracę pomiędzy kluczowymi osobami z poszczególnych obszarów. Bo to właśnie w ludziach tkwi największy potencjał (nieco na przekór koncepcji Industry 4.0). Najskuteczniejszą drogą jest zatem połączenie kompetencji zespołu z rozwiązaniami, które usprawnią ich pracę poprzez eliminację czynności, które zajmują najwięcej czasu, a nie przekładają się bezpośrednio na wzrost jakości. Tylko taka automatyzacja ma sens – automatyzacja, która przyspiesza pracę i zwiększa jej efektywność. Nie dajmy się zwieść sprzedawcom marzeń i automatyzacji, która „robi wszystko sama”.