Blisko 10 milionów książek spakowane w 30 dni

Sześć miesięcy planowania operacji, którą należy wykonać w cztery tygodnie. Ponad stu zaangażowanych pracowników, łącznie ok. 9 500 000 sztuk książek, efektywność niespadająca poniżej 40 tys. zamówień tygodniowo. Wszystko po to, by drugiego września, gdy pierwszy dzwonek obwieści początek nowego roku szkolnego, uczniowie szkół podstawowych na czas otrzymali niezbędne podręczniki i pomoce naukowe.

Za realizację odpowiedzialna jest firma Panalpina Polska – operator logistyczny odpowiedzialny za zlecenie największego wydawcy edukacyjnego w Polsce – Nowej Ery. Dostrzegając innowacyjność zastosowanych przez Panalpinę rozwiązań oraz zdając sobie sprawę z wagi i złożoności tej operacji, postanowiliśmy odwiedzić operatora, by dowiedzieć się więcej. W podwarszawskim Błoniu o projekcie opowiada nam Piotr Kapełuś, Business Unit Operations Manager oraz Jarosław Kierski, Country Business Development Manager – zarządzający działaniami zarówno operacyjnie, jak i komercyjnie.

Kompletacja paczek z publikacjami i zeszytami ćwiczeń, których łącznie w projekcie jest ok. 9 500 000 sztuk, wymagała zaprojektowania dedykowanej linii produkcyjnej, zapewniającej efektywność na najwyższym poziomie. Choć cała operacja trwa jedynie cztery tygodnie i podejmowane działania są bardzo dynamiczne, proces planowania projektu trwał pół roku.

– Aby zrealizować wszystkie założenia projektu, linia produkcyjna musiała być gotowa najpóźniej do 1 sierpnia. Zaplanowanie operacji zaczęło się w lutym – pracowaliśmy na bardzo ogólnych danych, by odpowiednio dostosować współpracę i terminy z podwykonawcami, których w tym projekcie bierze udział aż jedenastu. Istotnymi czynnikami planowania były oczywiście kwestie logistyczne, związane z odpowiednim zagospodarowaniem i zaprojektowaniem powierzchni magazynowej, jak i potrzeba specjalistycznych sprzętów oraz systemów informatycznych. Ogromnym wyzwaniem okazał się również czynnik ludzki – odpowiednia ilość rąk do pracy jest krytycznym kryterium realizacji tego projektu – wyjaśnia Piotr Kapełuś.

Szacuje się, że łącznie pracownicy spakują i wyślą do 45 000 paczek tygodniowo. Zanim jednak linia z zamówieniami ruszyła, ponad tydzień poświęcono na przygotowanie master daty produktu oraz lokacji pickingowych.

– Całość operacji przewiduje ok. 6000 palet. Aby lepiej wykorzystać przestrzeń magazynową oraz zwiększyć produktywność, zdecydowaliśmy się na system zasilania buforu z zewnątrz.  Magazyn zewnętrzny oraz dedykowane wahadło zaopatrują nas w „podręczny” bufor zapewniający dostępność towaru do bieżącej kompletacji jak również na kolejną zmianę. W ten sposób odbywa się transport ok. 15 naczep na dobę. Zasilanie buforu z zewnątrz (planowanie „just in time”) jest jednym z największych wyzwań operacji – musimy na bieżąco kontrolować działalność linii produkcyjnej i zapewnić odpowiednią ciągłość poprzez efektywne planowanie ilości indeksów oraz kolejności dostarczanych palet buforowych. Zanim jednak linia ruszyła, należało przygotować master datę produktu i wprowadzić ją do odpowiednich systemów, by wyeliminować ewentualne błędy w realizowanych zamówieniach. Każda książka została przez nas zważona, zmierzona i wprowadzona do systemu. Cały bufor natomiast jest na bieżąco segregowany i lokowany w odpowiednich miejscach, gotowy do pickingu – opowiada Jarosław Kierski.

Proces rozpoczyna się wraz z wydrukowaniem wygenerowanej przez system listy pickingowej. Następnie zamówienie zostaje ręcznie kompletowane przez pickerów, sprawdzane oraz pakowane. By zapewnić produktywność procesu, Panalpina zdecydowała się na jedną linię pakującą z dużą ilością stanowisk. Na samym końcu linii następuje jej rozdzielenie do dwóch maszyn ważących i kontrolujących poprawność zamówienia.

– Wymogiem naszego klienta było, by każda paczka nie ważyła więcej niż 31,5 kg. Dlatego system nie generuje zamówień, które po spakowaniu byłyby cięższe, a na samym końcu maszyna ważąca raz jeszcze potwierdza wagę paczki oraz brak ewentualnej pomyłki porównując wagę zlecenia z fizyczną wartością wagową spakowanej przesyłki. Następnie paczki umieszczane są na paletach i ładowane na naczepy  operatora kurierskiego. Dziennie wyjeżdża od nas ok. 8000 w ten sposób przygotowanych paczek z podręcznikami i pomocami naukowymi dla uczniów szkół podstawowych w całym kraju – dodaje Jarosław Kierski.

Odpowiedzialni za projekt ze strony Panalpiny są zgodni co do jednego: niezwykle istotnym dla powodzenia operacji jest czynnik ludzki. Łącznie zatrudniono ok. 110 osób, pracujących na dwóch zmianach po 12 godzin przez 5 dni w tygodniu. Zwrócenie szczególnej uwagi na rotację pracowników jest bardzo istotne. – Osoby pracujące przy naszej linii produkcyjnej dziennie przemierzają kilkanaście kilometrów, pakując książki o łącznej wadze ok. 220 ton. Na każdego pracownika przypada zatem konfekcjonowanie ok. 2 ton towaru dziennie. Aby operacja się powiodła, nie możemy pozwolić sobie na mniejszą ilość pracowników, staramy się więc dbać o ich kondycje fizyczną oraz psychiczną poprzez nadprogramowe przerwy i adekwatne do możliwości zadania. By zachować efektywność procesu, ważnym dla nas jest, by pracownicy, którzy zostali już odpowiednio przeszkoleni, nie rotowali – tłumaczy Piotr Kapełuś.

Panalpinę odwiedziliśmy w trakcie drugiego tygodnia operacji. Już po tak krótkim czasie działania linii komplementacyjnej nikt nie ma wątpliwości, że założone od początku cele są osiągalne:                                  

 – Pomimo zatrudnienia całkowicie nowej kadry pakującej, w której większość osób ma styczność z takim procesem po raz pierwszy, już w pierwszym tygodniu udało nam się spakować ok. 25 000 zamówień. To niezwykle efektywny wynik, rokujący pozytywnie na całość operacji. W drugim tygodniu szacujemy produktywność na poziomie min. 40 000 paczek, zatem można śmiało stwierdzić, że bardzo szybko od momentu uruchomienia linii i przeszkolenia pracowników osiągamy zamierzone wyniki. Jesteśmy również bardzo pozytywnie zaskoczeni i dumni ze wszystkich, którzy współpracują z nami w ramach realizacji tego projektu, wymagającego przestawienia się z trybu dziennego pracy na tryb projektowy, niejednokrotnie pochłaniający ogromne pokłady zaangażowania i czasu – dodają panowie.

Rozmowę przeprowadzili: Klaudia Biedrzycka oraz Daniel Soboń, konsultanci z Działu Wynajmu Powierzchni Magazynowych i Logistycznych w BNP Paribas Real Estate