Jak znaleźć czas na ciągłe doskonalenie?

Kaizen to doskonale znana wszystkim osobom, które zajmują się zarządzaniem produkcją zasada ciągłego doskonalenie procesów. Jak znaleźć na nią czas?

Filozofia Kaizen koncentruje się na ciągłym doskonaleniu procesów w organizacji. Oznacza długotrwałe doskonalenie, krok po kroku, każdego dnia, wykonywane przez KAŻDEGO pracownika – począwszy od kadry kierowniczej a skończywszy na pracownikach szeregowych. Wydawałoby się, że zastosowanie zasady Kaizen wymaga jedynie włączenia procesu myślowego na każdym etapie produkcji – to jednak tylko teoria. A jak wygląda to w praktyce?

Ile czasu brygadziści, kierownicy – osoby zarządzające zespołami, będące najbliżej procesu produkcji – poświęcają na doskonalenie procesów w organizacji czy choćby na ich analizę, a ile czasu zajmują im działania administracyjne? Przyznam, że nigdy nie spotkałem się z wynikami badań w tym zakresie. Często jednak słyszałem podobnie brzmiące odpowiedzi – „za dużo czasu poświęcamy na administrację”, „nasza kadra nie ma czasu na to, aby wykorzystać w pełni swoje kompetencje”, itp. Drążąc dalej temat, pytając czym w takim razie zajmują się ci ludzie, najczęściej słyszałem:

• tworzeniem harmonogramu produkcji – określeniem co, gdzie i w jakiej kolejności będzie realizowane,
• planowaniem czasu pracy swoich ludzi – ustaleniem, kto, kiedy ma się pojawić w pracy,
• „byciem sekretarkami pracowników” – pośredniczeniem w komunikacji pomiędzy pracownikami a działami HR.

Oczywiście nie twierdzę, że harmonogramowanie produkcji, planowanie czasu pracy czy działania adninistracyjno-HRowe nie są potrzebne. Są konieczne. Twierdzę natomiast, że nie muszą zajmować aż tyle czasu – automatyzując możemy podnieść ich jakość jednocześnie znacząco redukując czas, jaki jest potrzebny na ich realizację.

Harmonogramowanie produkcji

Często spotykaną praktyką jest operacyjne planowanie zadań produkcyjnych przez brygadzistów lub kierowników. W takiej sytuacji, dział planowania weryfikuje jedynie ogólny bilans zdolności produkcyjnych, a szczegółowe harmonogramowanie wykonywane jest na samym „dole”. Dlaczego tak jest? Jednym z powodów, może być brak ustandaryzowanych danych technologicznych, parametrów procesu wytwórczego czy brak rzetelnych danych o aktualnym wykorzystaniu maszyn i narzędzi. Takie podejście powoduje, że całe harmonogramowanie staje się niezwykle subiektywne. Nie skupiamy się na całościowej synchronizacji procesu wytwórczego, a jedynie na jego poszczególnych mikroobszarach. Niezwykle ważne jest, aby zmienić tok myślenia i spojrzeć na produkcję jak na cały, skomplikowany i wymagający proces, który wymaga zaangażowania i pracy już na samym początku – podczas dokonywania zmian w procesach biznesowych i zmianie podejścia organizacji do tych działań. Nie bójmy się jednak tych zmian – pracy jest sporo, ale efekty są tego warte.

“Harmonogramowanie produkcji, planowanie czasu pracy czy działania administracyjne są konieczne, ale nie muszą zajmować aż tyle czasu.”

Od czego zatem należy zacząć zmiany? Po pierwsze należy określić jak przebiega proces sterowania produkcją – kto, z kim i kiedy się komunikuje. Po drugie – konieczne jest ustandaryzowanie danych technologicznych, parametrów procesu. Musimy zadbać o to, aby dane, którymi się posługujemy były wiarygodne. Mam tu na myśli wszystkie obszary mające wpływ na proces produkcji – zaopatrzenie, utrzymanie ruchu, sprzedaż, etc. Wykonując te podstawowe działania powinniśmy skupić się na celach biznesowych, które chce osiągnąć firma np. redukcja czasu przezbrojeń, minimalizacja poziomu produkcji w toku, etc.. Dopiero w kolejnym kroku możemy skupić się na samej automatyzacji procesów. Dzięki wykorzystaniu systemu APS (np. ASPROVA) cały proces harmonogramowania, uwzględniający wszelkie zdefiniowane ograniczenia procesu, uwzględniający kryteria optymalizacyjne (cele biznesowe), zajmie nam kilka minut. A w zasadzie nie nam tylko Działowi Planowania Produkcji. Osoby, które zajmowały się tym do tej pory – brygadziści, czy kierownicy – powinny otrzymać gotowy harmonogram. Zamiast tworzyć go od początku, mogą skupić się na jego realizacji, a zaoszczędzony czas przeznaczyć np. na analizę procesu – weryfikację odchyleń od planu, wyszukiwanie błędów.

Planowanie czasu pracy

Kolejne zadanie, którym często są obarczani brygadziści czy kierownicy to planowanie czasu pracy podległych pracowników. Jak to robią? Na papierze, czasami w arkuszach kalkulacyjnych zaznaczając „X” w danym dniu przy konkretnym pracowniku. Być może „jakoś” to działa, ale czy taki plan jest precyzyjny i ile czasu zajmuje jego przygotowanie? To zależy jak wiele elementów musimy w nim uwzględnić – urlop, zwolnienie lekarskie, wspólne dojazdy pracowników do pracy, dobór pracowników według kompetencji, uwzględnienie przepisów kodeksu pracy etc. To standard, a co jeżeli w firmie funkcjonuje równoważny czas pracy z kilkumiesięcznym okresem rozliczeniowym? To wszystko sprawia, że planowanie czasu pracy zajmuje dużo cennego czasu i może być uciążliwe. Na szczęście jest na to rozwiązanie. Istnieją systemy, które pozwalają nam za pomocą jednego kliknięcia stworzyć grafik pracy dopasowany do naszych potrzeb. Takie możliwości oferuje nam np. XPRIMER.TPL, w którym możemy uwzględnić następujące dane:

• kompetencje pracowników (np. które uwzględnia przygotowany plan produkcyjny),
• przepisy kodeksu pracy,
• regulamin wewnętrzny firmy,
• indywidualne preferencje pracowników,
• zasady przyjętej wewnętrznie strategii planowania obsady (np. jeśli w pierwszej kolejności chcemy planować pracę pracowników etatowych, równomiernie planować pracę w soboty, itd.).

XPRIMER.TPL za pomocą jednego kliknięcia jest w stanie uwzględnić wszystkie te dane i zaplanować pracę w naszej organizacji. Na co poświęcić zaoszczędzony czas? Znów wracam do początku – na analizę i dalsze doskonalenie procesu produkcji.

Komunikacja z administracją i HR

W jednej z firm, w której każdy brygadzista zarządza około 50 osobami usłyszałem zdanie – „nie chcemy, aby nasi brygadziści byli sekretarkami pracowników!”. Każdorazowe pytanie pracownika o dostępny urlop, każdy wniosek urlopowy, wniosek o wydanie zaświadczenia o dochodach czy zatrudnieniu to strata czasu dla bezpośredniego przełożonego. Automatyzacja tych procesów za pomocą systemu HRM (np. XPRIMER.HRM) pozwala na szybszą, łatwiejszą administrację, rozbudowaną dodatkowo o tzw. samoobsługę pracowniczą. Zyskuje zatem na tym nie tylko kierownik, ale i pracownik, który poprzez info-kiosk może sam sprawdzić wszelkie informacje dotyczące jego stanowiska np. ilość pozostałych dni urlopu do wykorzystania czy bieżący grafik pracy. Dodatkowo pracownik samodzielnie może wprowadzić wniosek urlopowy, wniosek o zaświadczenie czy np. zweryfikować swój pasek płacowy bez konieczności kontaktowania się z przełożonym lub wyprawy do działu HR. Takie podejście pozwala nam nie tylko zyskać na czasie, ale przede wszystkim zapewnić lepszy komfort pracy dla obydwu stron – kierownika i pracownika. To także oszczędność finansowa i większa kontrola nad przepisami. Rola brygadzistów i kierowników zostaje ograniczona jedynie do procesów akceptacji lub odrzucania otrzymanych wniosków bez konieczności załatwiania zbędnej papierologii. Wyeliminowanie ich z wielu z wspomnianych procesów pozwala na zaoszczędzenie czasu bez konieczności przekazywania dalej papierowych dokumentów.

Wszystkie przytoczone wyżej przykłady „manualnego” harmonogramowania produkcji, nieefektywnego planowania czasu pracy czy nadmiernego zaangażowania w działania administracyjne, skłaniają mnie do pewnej refleksji. W firmach możemy spotkać osoby o ogromnej wiedzy, doświadczeniu, które mogłyby nie tylko uczestniczyć ale wręcz stać się motorem napędowym ciągłego doskonalenia gdyby tylko miały na to czas. Zamiast wykorzystać ich kompetencje, dać szansę na rozwój, angażujemy je w ogromną ilość zadań, często czysto administracyjnych. Zadań, które można dość łatwo zautomatyzować. Logiczne?