Zautomatyzowany audyt

Prowadzony tradycyjnie audyt zabiera sporo czasu, podobnie jak i mozolne uzupełnianie ocen stanowisk po audycie, czy tworzenie raportów. Zarządzający danym obszarem dowiaduje się więc po dłuższym czasie, co było nie tak na jego stanowisku. Zdarza się nawet, że w momencie, kiedy otrzymał informację o niezgodności, ta już dawno została usunięta. Skutek? Efektywność przeprowadzanych audytów maleje. Zautomatyzowany audyt pozwala zaoszczędzić czas.

Wśród największych wyróżników i zalet nowoczesnych narzędzi dostępnych na rynku wyróżnić możemy 5 podstawowych grup.

Digitalizacja działań audytowych:
• natychmiastowy dostęp online,
• uporządkowany zbiór i prezentacja danych (struktura przedsiębiorstwa),
• baza zarejestrowanych użytkowników z przypisanymi uprawnieniami w zależności od kompetencji,
• łatwe zarządzanie audytami i metodami ich wykonywania (audyt prosty oraz złożony – sekwencyjny).

Harmonogramy audytów:
• przejrzysta prezentacja planu audytu,
• wygodny i intuicyjny interfejs zarządzania harmonogramem,
• szybki dostęp do informacji o indywidualnym planie audytu obszarów,
• koordynacja działań audytorów z wglądem w bieżący postęp działań.

Action plan:
• procedura oddelegowania osoby lub zespołu z odpowiedniego działu (UR, BHP, Jakość,
Logistyka) w celu podjęcia działań w ramach napraw niezgodności,
• prezentowanie szczegółowych danych o wykrytych niezgodnościach,
• możliwość specyfikowania okresu na podjęcie działań naprawczych,
• pełna kontrola i weryfikacja planu działania – lider zespołu naprawczego raportuje realizację przydzielonych zadań i nadzoruje audyt w firmie.

Wykonanie audytu i zgłoszenie niezgodności:
• rejestracja wykrytych niezgodności (m.in. 5S, BHP, Jakość) – możliwość dodawania opisów i zdjęć w czasie rzeczywistym,
• audyt w firmie może zostać wykonany na urządzeniach mobilnych (smartfon, tablet),
• wykonanie audytu z codziennej rutyny z automatyczną identyfikacją obszaru (obszar oznaczony kodem 2D),
• automatyczne przetwarzanie i wysyłanie e-mailem wyników audytu natychmiast po zakończeniu
oceny.

Analiza wyników/statystyki:
• przejrzyste raporty audytowe z wizualizacją danych, automatycznie wysyłane e-mailem do zdefiniowanych użytkowników,
• szczegółowe wyniki kontroli z danymi statystycznymi wizualizowanymi na wykresach kołowych, radarowych, pareto,
• zwiększenie wydajności przy jednoczesnej oszczędności czasu i ilości pracy potrzebnej do manualnego tworzenia analiz,
• opcja eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego dla indywidualnej potrzeby edycji.

Ku nowoczesności

Jednym z przykładów rozwiązań, które sprawdzą się, gdy planujemy audyt w firmie, jest m.in. system APS (Audit Process Support). Proste, intuicyjne narzędzie, które kompleksowo wspiera i optymalizuje wszystkie działania audytowe. Rozwiązanie można elastycznie konfigurować w zależności od rodzaju przeprowadzanych audytów, m.in. 5S, LPA, TPM, ISO, Facility Management oraz BHP m.in. niezgodności BHP, Nearmiss.

Jak tłumaczy Mariusz Adamus z Etisoft – firmy, która dostarcza system APS: – Przygotowana przez nas aplikacja dostępna jest jako strona www, dzięki czemu użytkownik może skorzystać z niej zarówno za pomocą komputera, jak i smartfona. Jedna licencja pozwala na nieograniczoną liczbę użytkowników w jednej lokalizacji, więc wszyscy pracownicy mogą bez ograniczeń korzystać z aplikacji do zgłaszania problemów, sprawdzania działań, harmonogramów i audytów. Po skonfigurowaniu modelu procesu w systemie wszystkie dane zebrane w aplikacji są odpowiednio ustrukturyzowane, podobnie jak raportowanie. Audyt w firmie staje się zatem szybką i nieskomplikowaną procedurą.

Nowoczesny platforma audytowa pozwala lepiej egzekwować utrzymanie porządku, przestrzeganie standardów oraz procedur. Pracownicy, otrzymując wyniki w trybie natychmiastowym, bardziej się z nimi utożsamiają. A co istotne – wszystkie niezbędne informacje znajdują się w jednym miejscu.