Koszty uzyskania przychodu w TSL

Przedsiębiorca działający w branży TSL musi ustawicznie dbać, aby odprowadzane podatki nie były zbyt wysokie. Służą do tego m.in. koszty uzyskania przychodów. Co można uznać za koszty uzyskania przychodów w transporcie?

Przedsiębiorca w ramach prowadzonej działalność posiada szereg zobowiązań fiskalnych wobec państwa. Musi na bieżąco regulować podatki, w szczególności podatek dochodowy (PIT lub CIT) oraz podatek od towarów i usług czyli VAT. W przypadku podatku dochodowego, przedmiotem opodatkowania jest dochód. A dochód to przychód (łączna wartość sprzedaży dóbr, towarów i usług netto) pomniejszony o koszty uzyskania przychodu. Aby płacić jak niższy podatek dochodowy, należy zadbać, aby działalność wygenerowała wyższe koszty uzyskania przychodu.

Podstawowe informacje

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu ich osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła. Jak to nierzadko bywa – z pewnymi wyjątkami, wymienionymi w ustawie o podatku dochodowych od osób fizycznych i ustawie o podatku dochodowych od osób prawnych. Katalog możliwych kosztów jest więc otwarty. To dobre podejście ze strony ustawodawcy, bowiem przy uwzględnieniu stale zmieniającej się praktyki obrotu gospodarczego, niemożliwe byłoby stworzenie zamkniętego katalogu wydatków, które zaliczymy do kosztów uzyskania przychodu.

Wydatek zalicza się do kosztów uzyskania przychodów, jeśli został poniesiony i mamy na to stosowne potwierdzenie np. poprzez ujęcie go w księgach rachunkowych podparte odpowiednim dokumentem (zwykle fakturą). Ponadto wydatek musiał zostać poniesiony przez podmiot zobowiązany do zapłaty podatku. Nie zaliczymy więc do kosztów uzyskania przychodów faktur wystawionych na inny podmiot, choćby powiązany z naszym przedsiębiorstwem. Płatności trzeba również powiązać z osiągnięciem przychodów, zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Warto także wiedzieć, że są przepisy zawierają konkretne wskazania, jakich wydatków nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. W katalogu płatności niestanowiących kosztów uzyskania przychodów można wyróżnić takie, które bezwzględnie nie mogą zostać uznane za koszty oraz mogące przy określonych warunkach zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki na biuro

W branży TSL za koszty uzyskania przychodu można uznać szereg wydatków. Na przykład wynajmując biuro pod siedzibę – są to opłaty za czynsz i media. Nieco inaczej sytuacja wygląda, gdy prowadzi działalność gospodarczą w mieszkaniu, które równocześnie zamieszkuje. Wtedy przedsiębiorca powinien uwzględnić procent powierzchni domu przeznaczony na działalność gospodarczą, a następnie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu odpowiedni procent powyższych wydatków.

Koszem dla przedsiębiorstwa jest również wyposażenie biurowe: meble, urządzenia elektryczne i elektroniczne zwłaszcza komputery, telefony, skanery i drukarki. Warto wiedzieć, że niektóre z tych przedmiotów będą wymagać złożenia dodatkowych wyjaśnień złożonych fiskusowi. Przykładem aparat fotograficzny, którego potrzebujemy do dokumentowania we własnym zakresie szkód transportowych. Problemem mogą być także elementy dekoracyjne, np. dzieła sztuki. Jako mocno ryzykowne należy natomiast uznać zaliczanie do kosztów wydatków osobistych, np. konsoli do gier – ciężko ją powiązać ze świadczeniem usług transportowych.

Wydatki na usługi

Osobna grupa wydatków dotyczy płatności za usługi, w tym za księgowość, usługi kancelarii prawnej, utrzymanie strony internetowej, koszty zatrudnienia dalszych przewoźników. Służą one zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów, więc zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów jest jak najbardziej wskazane. Oczywiście należy zachować pewną dozę rozsądku, np. nie ujmując w kosztach przedsiębiorstwa wydatków na sprawę rozwodową, która ma charakter wydatku czysto osobistego.

Wydatki na tabor

W przypadku przewoźników znaczną grupę wydatków stanowią koszty związane z pojazdami firmowymi i taborem. Zaliczymy do nich w szczególności płatności za paliwo, ubezpieczenie OC, części zamienne, usługi serwisowe. Warto pamiętać, że wydatki związane z pojazdem odliczymy w całości tylko wtedy, gdy pojazd wpisano do ewidencji środków trwałych. Jeśli przedsiębiorca tego nie uczynił, np. z powodu używania go do celów prywatnych, można odliczyć tylko określony procent poniesionych wydatków.

Trochę inaczej wygląda sytuacja w przypadku leasingu – zależy jaki rodzaj leasingu posiadamy. Przy leasingu operacyjnym (większość leasingów) przedsiębiorca nie staje się właścicielem pojazdu, ale może pojazd wykupić na koniec umowy. W tym przypadku zalicza do kosztów raty leasingowe netto oraz opłatę wstępną. Przy leasingu finansowym (rzadszy, bo związany z większymi kosztami początkowymi) po jego zakończeniu pojazd automatycznie zostaje własnością przedsiębiorcy, lecz do kosztów zalicza tylko część odsetkową rat leasingowych oraz koszty amortyzacji pojazdu.

Koszty pracownicze

Stałym elementem wydatków w branży TSL są koszty pracownicze. Należą do nich wynagrodzenia i wszelkie związane z nimi świadczenia, w tym emerytalno-rentowe, odprawy, czy diety. Koszt uzyskania przychodów stanowi kwota wynagrodzenia brutto, a więc przed jej pomniejszeniem o zaliczki na podatek dochodowy. Ciekawym elementem kosztów pracowniczych są koszty usług medycznych dla pracowników lub imprez integracyjnych. Oczywiście ta ostatnia grupa wydatków uległa ostatnio znacznej redukcji – z uwagi na ogólnoświatową pandemię oraz postępujące spowolnienie gospodarcze.

Inne rodzaje wydatków

Niektóre wydatki trudno zakwalifikować do konkretnych grup. Przykładowo, należą do nich płatności za środki czystości, artykuły biurowe, niektóre produkty żywnościowe, książki i czasopisma branżowe, szkolenia dla pracowników. Warto jednakże zauważyć, że kosztem uzyskania przychodów w branży TSL mogą być również własne wierzytelności przedsiębiorstwa, dotychczas nieściągalne od kontrahentów. Aby tak się stało, muszą wcześniej zostać zarachowane jako przychody należne, a ich nieściągalność trzeba udowodnić – np. przez uzyskanie postanowienia komornika sądowego o umorzeniu egzekucji z powodu jej bezskuteczności. Dotyczy to jednak starszych wierzytelności, powstałych przed 1 stycznia 2020 roku. Wszelkie nowe, nieściągalne należności mogą zostać wyksięgowane z podatku dochodowego na takich samych zasadach, jak dotychczas postępowano z podatkiem VAT.

Problem są natomiast kary umowne bądź odszkodowania. Co do zasady nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki, w usunięciu wad towarów albo wykonanych usług. Natomiast kary i odszkodowania za zagubienie lub uszkodzenie ładunku są często uznawane przez organy skarbowe jako wprost wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Warto jednak śledzić na bieżąco, czy stanowisko organów skarbowych w tym zakresie nie ulega zmianie.

Dowód poniesienia wydatku

Każdy poniesiony wydatek musi być odpowiednio udokumentowany, aby uniknąć potem konieczności składania wyjaśnień przed fiskusem. Szczęśliwie, zgodnie z przepisami, za dowód można uznać wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami poniesienia wydatków będą więc rachunki, faktury VAT, można także przedstawić inne dowody, np. zawarte umowy, korespondencje mailowe, z komunikatorów transportowych, zeznania świadków a nawet opinie biegłych. Teoretycznie wszystkie środki dowodowe w postępowaniu podatkowym powinny mieć równą moc. W praktyce organy podatkowe preferują najczęściej dokumenty. Różnica między przedsiębiorcą a organem podatkowym może doprowadzić do konfliktu, który będzie miał swój finał w sądzie.

Uwaga na zmiany

Koszty uzyskania przychodu w branży transportowej stanowią otwarte zagadnienie. Istnieją pewne wypracowane praktyki, które jednak często mogą się zmieniać, głównie z powodu rosnącego fiskalizmu i coraz mniej korzystnych interpretacji przepisów, stosowanych przez organy podatkowe. W przypadku wątpliwości w zakresie kosztów uzyskania przychodu, warto zasięgnąć porady profesjonalisty, w zakresie wyboru właściwego wariantu postępowania.

Rodzaje kosztów uzyskania przychodu

Bezpośrednie. Można je powiązać z konkretnym przychodem, jaki przedsiębiorca osiągnął bądź planuje osiągnąć, np. wydatki poniesione w związku z konkretnym wykonanym transportem. Co do zasady są potrącane przez podatników w roku podatkowym, w którym podatnik osiągnął odpowiadające im przychody.

Pośrednie. Związane z całokształtem działalności prowadzonej przez podatnika, których nie da się powiązać z konkretnym przychodem, np. wydatki na szkolenia czy marketing.