Transport bez papieru: wreszcie wolność od wszelkich formalności

Kierowcy nienawidzą papierkowej roboty, którą muszą każdego dnia mieć ze sobą w ciężarówce. Prawo jazdy, polisy ubezpieczeniowe, dowód rejestracyjny… Kierowca oczywiście musi mieć przy sobie te dokumenty, ale ta cała góra papierów z instrukcjami dostępu, wytycznymi ADR, ostrzeżeniami dotyczącymi bezpieczeństwa i zasadami związanymi z pandemią koronawirusa… nie są potrzebne doświadczonemu kierowcy.

Od lat przyjeżdża do tych samych miejsc załadunku i rozładunku; zna na pamięć wszystkie zasady i ważne punkty – nie potrzebuje do tego tych wszystkich formularzy.

Jednak kierowcy są zobowiązani mieć przy sobie wszystkie te dokumenty podczas podróży, bez względu na posiadane doświadczenie. Oprócz informacji o ładunku i „dowodu dostawy” są to często dokumenty, których w praktyce nie używa się zbyt często, ale istnieje formalny obowiązek ich posiadania. Może to wynikać z obowiązków prawnych, ponieważ wymaga tego klient lub na przykład dlatego, że przewidują to wytyczne jakości ISO 9001.

Wysyłanie e-maili i wiadomości tekstowych

Gdyby jeszcze można było pozostać przy tym jednym folderze z dokumentami, ale nie: wiele dokumentów jest teraz dostępnych również w formie plików PDF, a w niektórych przypadkach nawet w formie instrukcji wideo. Kierowcy otrzymują również e-maile i wiadomości WhatsApp z najnowszymi wytycznymi dotyczącymi ich podróży, co nie poprawia sytuacji.

Stres w biurze

Wszystkie te dokumenty transportowe są również źródłem stresu dla Twoich pracowników w biurze. W końcu muszą się upewnić, że każdy kierowca ma przy sobie odpowiednie formularze na każdą podróż oraz że są one odpowiednio przygotowane. Czasami trudno jest ustalić , które dokumenty są potrzebne do danej podróży i mieć dostępną odpowiednią wersję każdego dokumentu. Twoi spedytorzy powinni koncentrować się na ważniejszych kwestiach niż wysyłanie przez cały dzień e-maili i wiadomości tekstowych do kierowców. Krótko mówiąc, zarządzanie dokumentami kosztuje Twoje biuro dużo czasu i wysiłku.

Transport bez papieru

Na szczęście teraz dostępny jest instrument, który położy kres tej energochłonnej biurokracji. Dzięki modułowi zarządzania dokumentami w narzędziu logistycznym FleetCockpit od Trimble firmy transportowe mogą w łatwy sposób zapanować nad wymaganą dokumentacją, a w procesach transportowych można zrezygnować z papieru. Cała dokumentacja jest zdigitalizowana i automatycznie łączona za pośrednictwem TMS z odpowiednimi zleceniami transportowymi oraz zadaniami kierowców. W momencie zlecenia zadania system automatycznie dołącza odpowiednie dokumenty, a Ty równie automatycznie spełniasz wszystkie przepisy i wymagania.  Moduł umożliwia również logistykom ręczne łączenie dokumentów z zadaniem lub wysyłanie ich do kierowcy za pośrednictwem wiadomości. To ostatnie można też wysłać jednocześnie do kilku ciężarówek. Kierowca otrzymuje pliki w odpowiednim momencie dzięki ścieżce pytań w komputerze pokładowym Trimble. Dzięki temu w praktyce korzysta z nich częściej.

Kierowca panujący nad sytuacją

Wyobraź sobie, jak bardzo uszczęśliwiłoby to kierowców. Nie trzeba się już martwić o górę papierkowej roboty, a właściwe informacje są zawsze dostępne, w dowolnym miejscu i czasie. 

Wyższa marża zysku

Wprowadzając cyfrowy system zarządzania dokumentami, nie tylko zmniejszysz stres wsród Twoich pracowników , ale także zwiększysz marżę zysku. Twoja firma stanie się bardziej wydajna, dzięki czemu można będzie zapewnić klientom większą wartość dodaną przy niższych kosztach. Ponadto nie musisz się już martwić o ewentualne kary; w przypadku kontroli lub audytów jakości kierowcy będą mieli zawsze przy sobie wymagane dokumenty.

Pomyśl o środowisku

Nie zapominajmy też o środowisku. Do produkcji papierowych dokumentów używa się drzew, które są niezbędne dla naszego dobrego samopoczucia i jakości powietrza na ziemi. Transport bez papieru… jeśli nie robisz tego dla swoich kierowców, pracowników biurowych lub marży… zrób to przynajmniej ze względu na mniejsze zanieczyszczenie CO2.