Cyfryzacja procesów miękkich w przemyśle
Koncept Przemysłu 4.0 zakłada nie tylko wykorzystanie najnowocześniejszych technologii w obszarze robotyki, automatyzacji, Internetu Rzeczy czy Big Data, ale również tworzenia organizacji, w której wszystkie procesy przebiegają sprawnie, a komunikacja i przepływ informacji jest prosty i efektywny. W wielu zakładach pokutuje mit, że wszelkie zmiany cyfryzacyjne wymagają ogromnych nakładów finansowych czy przemodelowania linii produkcyjnej. Tymczasem wszystkie rozwiązania, które pozwalają automatyzować przynajmniej część zadań i procesów (w tym również procesów miękkich) wspierają zwiększanie efektywności pracy.
Automatyzacja i cyfryzacja bezsprzecznie będą kształtowały zakłady przemysłowe przyszłości. Jak w przypadku każdej innej branży – są to jednak przedsiębiorstwa, w których zachodzą również procesy biznesowe. Chcąc więc osiągać optymalne wyniki, należy uwzględnić je w strategii biznesowej oraz IT firmy. Oznacza to wykorzystanie rozwiązań, które pozwalają niwelować bariery pomiędzy wszystkimi działami, usprawniać ich pracę oraz zapewniają łatwy dostęp do danych w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
Workflow bez zaburzeń
Oprogramowanie biznesowe pozwala integrować, kontrolować i ulepszać sposób, w jaki pracują ze sobą wszyscy pracownicy. Umożliwia eliminowanie barier pomiędzy poszczególnymi działami, takimi jak sprzedaż, obsługa klienta, marketing czy HR. Dlaczego jest to ważne? – Nawet przy najbardziej efektywnej produkcji, konieczna jest optymalizacja wszystkich procesów, żeby móc osiągać wymierne korzyści, a także konkurować na coraz bardziej scyfryzowanym rynku. Myśląc o wyeliminowaniu kosztownych zastojów, firmy często skupiają się na tych, które dotyczą linii produkcyjnej. Tymczasem wąskie gardła mogą znajdować się również w procesach sprzedażowych, być wynikiem nieefektywnej współpracy działu zamówień ze sprzedażą czy wreszcie brakiem przepływu informacji do hali produkcyjnej. Zarządzanie wszystkimi tymi procesami za pomocą odpowiedniego oprogramowania pozwala łączyć zadania z przypisanymi do nich zasobami informacyjnymi, projektami i dokumentami w sposób zautomatyzowany, co daje pełny obraz dla każdej operacji biznesowej – mówi Paweł Seliga, Senior Sales Executive w Exact Software Poland. Działania pracowników wiążą się zawsze z zapisem historii operacji, a zadania mogą być automatycznie przypisywane odpowiednim osobom. W ten sposób możliwe jest łatwe przejmowanie obowiązków oraz efektywna współpraca między działami, bez konieczności dopytywania o dokumenty, dane czy nieformalne informacje, które są umieszczone bezpośrednio w systemie.
Współpraca w skali makro
Sprawny obieg dokumentów, a także płynny przepływ pracy są konieczne, aby uzyskiwać produkcję wysokiej jakości. Szczególne znaczenie ma to w zakładach o rozbudowanej strukturze. W tradycyjnym modelu, konieczność efektywnej komunikacji, przekazywania obowiązków oraz dokumentów i informacji, spoczywała na pracownikach i menadżerach. Musieli oni mieć dogłębną wiedzę o strukturze firmy, ale także pokonywać trudności komunikacyjne, a często także fizyczne (np. odległość) w przypadku komunikacji biura bezpośrednio z halą produkcyjną. Już samo wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów może znacząco przyspieszyć procesy finansowe oraz miękkie w firmie. Daje szansę nie tylko na zmniejszenie obciążenia pracą działów finansowych, księgowych czy HR, ale również pomaga eliminować błędy i znacząco usprawnia procesy oparte wcześniej o dokumenty w formie papierowej. W odpowiednich systemach sekwencja zadań koniecznych, aby zrealizować daną operację biznesową, jest definiowana w ramach określonego przepływu pracy. Przestojom zapobiegają powiadomienia, które mogą być ustalane odgórnie, a także dostosowywane do potrzeb konkretnych działów czy nawet pracowników. Dzięki delegacji zadań możliwy jest klarowny podział ról i wymaganych czynności. Bieżący przepływ informacji i pełny dostęp do dokumentów, notatek, a także wgląd w historię operacji o danym procesie jest bardzo istotny również w obliczu pracy zdalnej. W każdej sytuacji pozwala oszczędzać czas, jednak w przypadku modeli hybrydowych, gdzie tylko część załogi ma możliwość pracy z domu, może okazać się jedynym rzeczywiście skutecznym sposobem utrzymania płynnego przepływu pracy. – mówi Paweł Seliga z Exact Software Poland. Korzyści może dawać również możliwość poprawnego rozliczania wszystkich roboczogodzin oraz bieżący wgląd w rezultaty prowadzonych projektów.
Decyzje w oparciu o dane
Jedynie 20 proc. badanych polskich przedsiębiorstw dysponuje technologią cyfrową pozwalającą na wykorzystanie danych do podejmowania decyzji w czasie rzeczywistym. Tymczasem systemy, które centralizują informacje z całej firmy w jednym miejscu oraz umożliwiają łatwy dostęp do nich, dają możliwość pełnej kontroli i opierania decyzji o rzeczywiste wyniki finansowe czy możliwości produkcyjne. Pozwala to uwzględniać wszystkie czynniki, które mogą mieć wpływ na efektywność pracy, ale także na bieżąco dostosowywać procesy w firmie do aktualnej sytuacji.
– Spotykamy się czasem z organizacjami, w których pewne procesy działają w określony sposób, bo tak zostało to kiedyś ustalone lub „tak jest od zawsze”. Jeśli nie są to operacje o kluczowym znaczeniu, może okazać się, że kierownictwo nawet nie zdaje sobie sprawy z tego, że ich optymalizacja mogłaby realnie wpłynąć na wyniki. Tymczasem przy modelu, w których wszystkie decyzje są oparte o dane z systemu oraz raporty zarówno w skali mikro jak i makro, łatwo takie obszary wychwycić i przemodelować. Konieczna jest oczywiście otwartość na zmiany i możliwość ich wprowadzenia, jednak sama analiza opiera się na twardych danych, a nie przyzwyczajeniach czy odgórnych założeniach. – Paweł Seliga.
