Nie tylko dla spedycyjnych gigantów

Pomimo trwającej od ponad roku pandemii według szacunków ekspertów Transport Intelligence branża TSL do 2024 roku będzie co roku rosła o 4,7%, a sam rynek spedycyjny nawet więcej – o 5,2%. Jest więc o co walczyć, ale trzeba umieć odnaleźć się w warunkach olbrzymiej konkurencji.

–  Przy boomie, jaki przeżywa e-commerce prognozy mówiące o dalszym rozwoju w branży TSL powinny się sprawdzić. Warto więc uzbroić się w takie narzędzie jak TMS, które pozwoli wykonywać pracę spedytora sprawniej, szybciej i zwiększy przychody firmy – podkreśla Dawid Kochalski, ekspert ds. wdrożeń GBox, Grupa INELO.

TMS dla dużych i mniejszych

Jak podkreślali w raporcie eksperci PwC, polska branża TSL musi być gotowa na kolejne wyzwania związane ze zmianami prawa (m.in. pakiet mobilności) i te związane z cyfryzacją transportu. Digitalizacja sektora transportu i logistyki już trwa, a w perspektywie najbliższych lat będzie znacznie przyspieszać. Dlaczego? Firmy dostrzegają, że wpływa korzystnie na wzrost przychodów firm, ograniczanie kosztów, a także poprawę jakości usług dla klientów. Z perspektywy spedytorów najważniejsze podstawowe technologie dotyczą zarządzania transportem (TMS). Zaawansowane systemy oparte na telematyce będą naturalnym rozwinięciem rozwiązań wdrażanych w obszarze digitalizacji – choć na początku mogą wydawać się niedostępne dla mniejszych przewoźników. Celem takich inwestycji jest przede wszystkim zwiększenie rentowności, szybka wymiana informacji i możliwość dokładnego śledzenia towaru.

Giganci spedycyjni doskonale wiedzą, że cyfryzacja to sposób na zwiększenie przychodów. Co drugi uważa, że wdrożenie np. systemu TMS wpływa korzystnie na obniżanie kosztów działalności. Aż 73% deklaruje, że wprowadził lub właśnie wprowadza narzędzia telematyczne. To powinien być znak dla mniejszych firm, że to właściwa droga, by utrzymać się na rynku. „Mali przewoźnicy powinni przeciwdziałać wykluczeniu cyfrowemu poprzez wykorzystywanie usług cyfrowych i standardowych rozwiązań, które będą dostępne w osiągalnych dla nich cenach” – sugerują twórcy raportu.

Zarządzanie transportem w jednym miejscu

Cyfryzacja w mniejszych przedsiębiorstwach poza większymi zyskami posłuży też do uporządkowania i zebrania w jednym programie TMS tego, co w komputerze do tej pory znajdowało się w różnych plikach, m.in.: faktur, zleceń dla podwykonawców, tras przejazdów i dokumentów. A to tylko część tego, co spedytor musi mieć pod kontrolą.

Twórcy oprogramowania dla branży TSL mają więc duże pole do popisu. Rynek będzie od nich wymagał elastyczności i dostosowania różnych funkcji oprogramowania do wymagań firmy. Różnice w oczekiwaniach wynikają też z tego, na ile przewoźnicy są już zaznajomieni z możliwościami oprogramowania, które może usprawnić ich pracę. Czego po takich rozwiązaniach mogą spodziewać się MŚP?

–  Cyfryzacja sprawdza się nie tylko u wielkich graczy na rynku. Właściwie dobrane oprogramowanie znacząco skróci czas wykonywania powtarzalnych zadań, a co za tym idzie pozwoli zaoszczędzić pieniądze. Dzięki dobremu systemowi TMS można stworzyć rozbudowany raport, bazę sprawdzonych podwykonawców czy w szybki sposób wystawić fakturę, aby przyśpieszyć proces rozliczenia. Wówczas pozostaje nam czas na zadania, które wymagają większej uwagi. To np. planowanie tras i kontrola czy kierowca jedzie zgodnie z wytycznymi, poszukiwanie nowych, atrakcyjnych rynków i zleceniodawców – komentuje Dawid Kochalski. – Współczesny TMS to po prostu zestaw aplikacji zebranych w jedno oprogramowanie, dzięki którym spedycja może zarządzić większością zadań, dotychczas wykonywanych w firmie manualnie.

Co potrafi dobry TMS dla spedycji?

Rynek spedycji jest bardzo konkurencyjny, co determinuje firmy do podnoszenia jakości świadczonych usług zarówno dla klienta zlecającego przewóz towarów, jak i przewoźnika. Jedynie spedytorzy, którzy wykonują je na najwyższym poziomie mogą liczyć na atrakcyjne zlecenia, a także na rzetelnych przewoźników. Taka owocna współpraca przełoży się na zyski w prowadzonej działalności. W tym właśnie może pomóc nowoczesny system TMS. Program nie tylko „usystematyzuje pracę”, ale jako dostosowane i stosunkowo logiczne narzędzie ułatwi pracę „handlowców czy spedytorów”. Jak wynika z badań, aż 58% przedsiębiorców z branży TSL mówi, że umiejętności cyfrowe kandydatów do pracy pozostają nadal na średnim poziomie, a praca na wielu systemach, które nie współgrają ze sobą powoduje liczne pomyłki oraz zniechęcenie kandydatów do pracy.

– Przewoźnicy często szukają spedycji, która będzie wstanie kompleksowo wykonać powierzone zadania. Chcą, by prowadziła ich pojazdy od A do Z niemal „za rękę”. Przewoźnik właściwie przerzuca ciężar prowadzenia firmy transportowej na spedycję. Często opieka jest na tyle „duża”, że spedycja kontaktuje się bezpośrednio z kierowcą za pomocą telefonu bądź aplikacji mobilnych, a właściciela firmy transportowej informuje jedynie o fakcie kolejnego zlecenia. Taki model współpracy wymaga od spedycji narzędzi, które pozwolą szybko zapanować nad bardzo dużą liczbą zleceń oraz pojazdów. Wdrożenie TMS pozwala w jednej aplikacji zapanować nad tym, co do tej pory było robione w różnych systemach czy plikach. Niezwykle istotny jest także nadzór nad pojazdami oraz analiza punktualności, a co za tym idzie satysfakcja zleceniodawców – mówi Maciej Wolny, prezes Marcos Bis.

Spedycja to nie tylko ładunki przewożone w danej chwili, czyli tu i teraz, ale także ładunki kontraktowe zawierane z wyprzedzeniem na dłuższy czas. Odpowiednie planowanie takich transportów jest niezwykle trudne i czasochłonne. Zapisywanie na kartce czy nawet w arkuszu kalkulacyjnym w dłuższej perspektywie się nie sprawdza i może prowadzić do pojawiania się niechcianych błędów. Można to rozwiązać dzięki narzędziu jakim jest TMS. W prosty graficzny sposób spedytor widzi, ile ma transportów do zrealizowania, w jakich cenach (wynegocjowanych dla poszczególnych relacji dla zleceniodawcy i przewoźnika), jakie samochody są odpowiednie do danego zlecenia, który pojazd wymaga zaplanowania nowych ładunków, a także czy termin realizacji danego zlecenia jest zagrożony. Takie przedstawienie cennych informacji wpływa na komfort pracy spedytora oraz podnosi jego efektywność pracy. Dzięki szeroko rozumianej integracji różnych „systemów” pracownik spedycji działa w jednym miejscu, a nie jak dotychczas ma otwarte wiele okien różnych systemów informatycznych.

– Jeśli przewoźnik sprawnie i terminowo wykonuje przewozy, spedytor rośnie w oczach klienta zamawiającego transport jego towarów. Dzięki mapie z atrybutami ciężarowymi oraz informacjach o opłatach drogowych wbudowanych w system TMS spedytor „wyceni dany fracht” z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych informacji i to w czasie rzeczywistym – twierdzi Dawid Kochalski. – A właścicielowi firmy spedycyjnej TMS łatwo wykaże, czy decyzje podjęte przez spedytorów są właściwe i jaka jest ich rentowność.

Kontakt na linii kierowca a spedytor

Kolejne zastosowanie TMS to bezpośredni kontakt między spedycją i kierowcą. Aplikacja mKierowca jest jego uzupełnieniem i służy do sprawnego przekazywania zadań, a także wysyłania informacji zwrotnej i potwierdzenia on-line wykonanych punktów zlecenia.

– Spedycja na bieżąco wie o postępach w realizacji transportu. Kierowca w łatwy sposób informuje, gdzie jest i jakie wykonuje czynności jak np. załadunek, rozładunek czy tankowanie. Może też robić zdjęcia dokumentów czy ładunku i bezpośrednio wysyłać do systemu TMS, jako potwierdzenia wykonywanych zleceń – podkreśla Maciej Wolny. – Dla spedycji bardzo ważna jest możliwość integracji systemu TMS z posiadanym programem księgowym. Kontrola wierzytelności i odpowiednio szybka reakcja na przeterminowane płatności, to czasem klucz do „wczesnego” reagowania na zbliżający się zator finansowy. Jeśli system księgowy jest połączony w czasie rzeczywistym z programem TMS i zapewniona jest komunikacja dwustronna, to funkcja kredytu kupieckiego zareaguje i uniemożliwi podjęcie kolejnych „ładunków” od niepewnego zleceniodawcy. Lawina niezapłaconych faktur od zlecających przewóz towarów i niewypłacone należności dla przewoźników mogą spowodować, że spedycja utraci płynność finansową i, co niemniej ważne, straci w oczach rzetelnych przewoźników.

Również komunikacja z incydentalnymi przewoźnikami wymaga nowoczesnego podejścia do przekazywania im zleceń za pomocą nowoczesnych narzędzi jakimi są np. ePrzewoźnik czy platforma Trans.EU. Te informatyczne systemy nie tylko zapewniają sprawne przekazywanie zleceń, wyszukiwanie sprawdzonych podwykonawców, ale także wymianę dokumentów takich jak listy przewozowe czy faktury kosztowe i frachtowe w systemie samofakturowania. Wszystkie powyższe elementy pozwalają przyspieszyć ten proces oraz zapłatę za wykonane usługi (zarówno przewoźnikowi, jak i firmie spedycyjnej).

Komentarze

Zacznijmy od tego, że obecnie podstawą dobrego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa jest ukierunkowanie na rozwój. Dobrym rozwiązaniem dla każdej firmy branży TSL, w tym nawet najmniejszej, która stawia na postęp, jest korzystanie z modułowych systemów TMS.

Co to w praktyce oznacza dla mniejszych przewoźników i spedycji?  Wybór rozwiązania rozwojowego i optymalnego kosztowo. Nieduża firma spedycyjna lub transportowo-spedycyjna decydując się na rozwiązanie pakietowe, jak TMS interLAN SPEED, dobiera niezbędne do jej działalności moduły programu. Przy wsparciu dostawcy wyposaża system tylko w konieczne funkcje. Skomponowane w ten sposób narzędzie, zaspokaja indywidualne potrzeby firmy, a przy tym nie zawiera nadmiarowych, dodatkowo płatnych funkcji.

Modułowa budowa systemu pozwala na jego stopniową rozbudowę. Z jednej strony umożliwia to małej firmie planowanie budżetu. Z drugiej – daje gwarancje rozwoju krok po kroku, w miarę rosnących potrzeb.

Wybór doświadczonego producenta, który oferuje zaawansowany technologicznie system modułowy, wpływa pozytywnie na pozycję rynkową firmy. Pozwala bowiem małemu przedsiębiorstwu od początku pracować z wyspecjalizowanym rozwiązaniem. Co jeszcze zyskujemy wybierając sprawdzonego producenta? Rzetelny dostawca zapewnia wsparcie techniczne i serwisowe. Co ważne – gwarantuje ciągłość działania programu. A użytkownik nigdy nie zostaje sam z problemem. Dobry producent wspiera użytkowników w rozwoju. Stale dostosowuje system do rosnących potrzeb branży i podnosi jakość oprogramowania. Z perspektywy użytkowników daje to możliwość poszerzania pakietu modułów zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami, ale i nowymi kierunkami rozwoju działalności.

Na przykładzie rozwiązania interLAN SPEED wiemy, że możliwość wyboru i wdrożenia tylko niezbędnych funkcji oraz przyjazny interfejs użytkownika sprawiają, że program jest intuicyjny i łatwy w obsłudze. Podstawowe wdrożenie takiego systemu może być zrealizowane w trybie online. System konfigurowany jest zgodnie z wymaganiami użytkownika. W programie SPEED już w podstawowych pakietach dostępne są funkcje automatyzujące pracę (np. wystawianie faktur na podstawie zleceń – jednym kliknięciem; kopiowanie i wzorce dokumentów, wysyłanie zleceń czy faktur w formie .pdf z poziomu programu; efaktura; elektroniczna książka pocztowa, sprawdzanie salda kontrahenta i wiele innych). Użytkownicy systemu interLAN podkreślając wzrost jakości obsługi klientów, wymieniają m.in., iż korzystanie z estetycznych wydruków zleceń czy faktur, wpływa na lepsze postrzeganie przez kontrahentów.

Podsumowując: TMS dla małego przedsiębiorstwa branży transportowo-spedycyjnej powinien obsługiwać podstawowe procesy zachodzące w firmie oraz gwarantować mu stopniowy i stabilny rozwój. Warto korzystać ze sprawdzonych rozwiązań, które zbudowane są na doświadczeniu zarówno dostawcy jak i jego klientów. Nawet najprostsze pakiety systemu interLAN SPEED niosą korzyści dla ich użytkowników w zakresie: efektywności i automatyzacji pracy, redukcji kosztów operacyjnych, elimanacji błędów pracy ręcznej oraz poprawy obsługi klientów.

Z naszego doświadczenia wynika, że pora na wdrożenia zaawansowanych cyfrowych rozwiązań była już dawno, aczkolwiek nie jest jeszcze to jeszcze ostatni dzwonek, aby im się przyjrzeć i wdrożyć. Uławiają one pracę i pozwalają skupić się na wyjątkach, a nie tylko bieżącej działalności operacyjnej. Okres pandemii pokazał, że firmy które były przygotowane cyfrowo do pracy na takich rozwiązaniach, przeszły ją w miarę suchą stopą. Cyfryzacja bardzo pomogła w ograniczaniu bezpośredniego kontaktu, pozwala na natychmiastowe wysłanie danych (np. dokumentów), wystawianie elektronicznych faktur i zapanowanie od początku do końca nad procesem odbioru i dostarczenia towaru w dane miejsce.

To już najwyższy czas na cyfryzację, aczkolwiek są jeszcze firmy, które korzystają z rozwiązań “excelowych”. Sytuacja rynkowa i wymagania klientów zmuszą je do przejścia na platformy tzw. „visibility” i innych brokerów danych, z których korzystają duże przedsiębiorstwa. Nikt z producentów czy dużych dostawców nie jest zainteresowany podglądem ciągnika u różnych dostawców, tylko chce wiedzieć kiedy i jak została podjęta oraz dostarczona przesyłka.

W dzisiejszych czasach telematyka jest głównym dostawcą danych do systemów cyfrowych, używanych przez firmy transportowe czy spedycyjne. Bez tych danych, systemy te ogóle nie mają racji bytu jako rozwiązania offline. Dziś nikt już nie chce wprowadzać informacji post factum, tylko oczekuje, że zostaną one automatyczne zebrane i dostarczone i odpowiednio przetworzone w systemach back-office.

Wprowadzenie telematyki to decyzja oczywista dla wielu firm, często przesądzająca o ich konkurencyjności na rynku. Potwierdzają to także dane z najnowszego raportu o bezpieczeństwie flot magazynu Eurologistics, w którym ponad 96% przedstawicieli firm transportowych potwierdziło wdrożenie systemów telematycznych. Przewoźnicy są świadomi korzyści, które takie rozwiązania generują, choć nie wszyscy potrafią w pełni je wykorzystać. W przypadku mniejszych i średnich firm mogą one nawet niwelować przewagi dużych podmiotów. Kilkadziesiąt tysięcy przedsiębiorstw w Europie, kilka tysięcy w Polsce – tak wygląda baza klientów Webfleet Solutions. To pokazuje pewną skalę, bowiem średni nasz usługobiorca zarejestrowany w kraju nad Wisłą użytkuje ok. 10-20 pojazdów.

Firmy kilkupojazdowe także chętnie korzystają z telematyki i właśnie im jest ona niezbędna.  Telematyka jest dla każdego. Podstawowy kilkudziesięciozłotowy abonament jest w stanie zaakceptować każda firma. Ostateczny koszt zależy od funkcji, których potrzebuje firma: czy będzie to najprostsza funkcja monitoringu i lokalizacji, czy także informacje o zużyciu paliwa, stylu jazdy kierowców, możliwość zdalnego pobierania i archiwizowania danych z tachografów, optymalizowania trasy. Bez względu na wybrany zakres dosyć szybko pojawiają się oszczędności. Czas zwrotu z inwestycji szacuje się średnio na 6-9 miesięcy.

Dane dostarczane przez naszych klientów pokazują, że dzięki telematyce można zredukować koszty nawet o 20%. Doskonałym przykładem jest firma Everest Logistics Services, która po wdrożeniu systemu telematycznego i usprawnieniu procesów związanych z planowaniem i wykorzystaniem floty oraz kontrolą paliwa i stylu jazdy uzyskała oszczędności od 100 do 200 euro na pojazd miesięcznie. Przy flocie liczącej 20 pojazdów daje to oszczędność rzędu od 2000 do 4000 EUR, a w ciągu roku nawet 48 000 EUR. W Brit-Polu, firmie transportowej realizującej głównie zlecenia międzynarodowe, po zainstalowaniu systemu telematycznego wraz z funkcjonalnością OptiDrive  (monitoring i doskonalenie stylu jazdy) miesięczne oszczędności na paliwie wyniosły 200 EUR na pojazd, a w skali całej floty 8.000 EUR, rocznie zaś przekraczają 110.000 EUR. Są to realne kwoty, które przewoźnicy na pewno zauważą w swoich budżetach.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics 3/2021