Dlaczego Google Maps nie jest najlepszym rozwiązaniem do planowania pracy kierowców

Google Maps to aplikacja, której nie trzeba przedstawiać. Znają ją miliony osób, które za jej pomocą chętnie wyznaczają krótsze i dłuższe trasy. Dzięki jej popularności sięgają po nią również firmy. Przy niewielkiej flocie aplikacja może skutecznie wspomagać koordynatorów przy układaniu tras, jednak w pewnym momencie jej funkcje mogą stać się niewystarczające dla biznesu.

Google Maps ma swoje ograniczenia

Mapy Google pozwalają na ułożenie trasy dla pojedynczego pojazdu w zakresie do 10 punktów. Zaletą aplikacji jest pokazywanie realizacji trasy w czasie rzeczywistym, gdy korzystamy ze smartfona lub tableta. Oprogramowanie od Google wyznacza zazwyczaj najszybszą trasę, jednak nie bierze pod uwagę dodatkowych czynników wpływających na realizację przejazdu.  
W dalszej części artykułu przyjrzymy się funkcjom aplikacji Google Maps i jej użyteczności jako biznesowego planera tras. Czy Mapy Google posiadają wszystkie przydatne funkcje do koordynowania pracy floty pojazdów?

1.     Układanie tras 

Wspomnieliśmy o tym, że planer tras od Google pozwala na wyznaczenie trasy do 10 punktów. Poniżej tego progu, aplikacja może być poręcznym narzędziem do tworzenia krótkich i nieskomplikowanych tras.  
Sytuacja ulega zmianie, gdy firmowe pojazdy muszą odwiedzać większą liczbę miejsc. Ręczne planowanie tras powyżej 10 przystanków przy użyciu Google Maps staje się czasochłonne — kontynuację trasy należy stworzyć na oddzielnej mapie. Dodatkowo każdy kolejny punkt wpływa na zwiększenie się liczby możliwych kombinacji ułożenia trasy.
Nawet przy 10 punktach istnieje aż… 3,5 mln kombinacji. Są to liczby, których człowiek nie jest w stanie przeanalizować i zoptymalizować bez pomocy dedykowanego oprogramowania. Pomimo że trasa zostanie ułożona prawidłowo, a plan pracy wykonany w 100%, to ręczne układanie tras może wpływać na wydłużenie czasu przejazdów lub zwiększone zużycie paliwa, w stosunku do tras wygenerowanych za pomocą sztucznej inteligencji.

2.               Eksport i ochrona danych firmowych

W każdej firmie działanie według planu jest podstawą funkcjonowania organizacji i kluczem do sukcesu. Jest to szczególnie ważne dla firm koordynujących działania floty — bez dokładnego planu, pracownicy nie będą w stanie wykonać swoich zadań. 
Harmonogramy dla kierowców przygotowywane są w biurze, na komputerach stacjonarnych lub laptopach. Niemniej jednak kierowcy realizują swój plan przy użyciu urządzeń przenośnych, dlatego po stworzeniu planu, konieczne jest przekazanie go kierowcom. 
Jeżeli plan przesyłamy jednemu lub dwóm zaufanym pracownikom, nie powinno to stanowić problemu, a sam proces będzie przebiegać sprawnie. Niestety, przy większej liczbie kierowców lub często zmieniającej się kadrze, korzystanie z Google Maps może nie być dobre dla interesów firmy.
Przekazanie tras wymaga bycia zalogowanym na tym samym koncie na komputerze i urządzeniu mobilnym. Nie jest to dobra sytuacja, chociażby ze względu na możliwość przypadkowej zmiany lub usunięcia planu przez któregoś kierowcę, nie wspominając o dostępie do firmowego konta e-mail lub danych na Dysku Google.  Ponadto po przekazaniu planów, czy to w formie cyfrowej, czy drukowanej należy pamiętać o ich usuwaniu lub niszczeniu, ze względu na RODO. W przypadku wycieku danych lub wykrycia nieprawidłowości w firmie może ona być zmuszona do zapłaty wysokiej kary. 
Tego typu problemy nie dotyczą specjalnych planerów do przygotowywania tras. Umożliwiają one szybkie udostępnienie planu pracy, bez konieczności eksportowania czy tworzenia wydruków. Nie narażają przedsiębiorstwa na wyciek ważnych danych firmowych ani danych klientów.

3.               Tworzenie notatek i przypomnień

Koordynatorzy samodzielnie przygotowujący trasy, muszą poświęcać na to długie godziny. Nawet ci najlepsi, którzy dokładnie znają klientów i mają obszerne notatki, nie będą w stanie zapamiętać wszystkiego. Niestety, Google Maps nie posiada opcji wprowadzania informacji o klientach i tworzenia przypomnień o wizytach, a jest to przydatna funkcja przy planowaniu tras. 
Jeśli koordynator nie umieści punktu na mapie, nie wprowadzi miejsca dostawy albo umówionego spotkania handlowego, to ono się nie odbędzie. Zależnie od tego, w jakiej branży działa przedsiębiorstwo, może się to skończyć złożeniem reklamacji, stratami finansowymi lub w najgorszym wypadku, utratą klienta. Tymczasem nowoczesne optymalizatory tras pozwalają na wprowadzanie danych klientów, tworzenie notatek i przypomnień, dzięki czemu żaden punkt na trasie nie zostanie pominięty.

4.               Wprowadzanie zmian w planie pracy

Zdarzają się sytuacje losowe, które uniemożliwiają wykonanie całego planu. Korki, wypadki drogowe, problemy z pojazdem. Mapy Google wykorzystywane na urządzeniu przenośnym w czasie rzeczywistym, informują o wydarzeniach na trasie i pozwalają np. na ominięcie zakorkowanego odcinka, ale aplikacja nie jest na tyle elastyczna, aby dokonywać większych zmian. 
W wypadku awarii pojazdu przekazanie zadań do innego kierowcy lub przełożenie odwiedzin w punktach na następny dzień, rodzi wiele problemów oraz konieczność tworzenia harmonogramów od nowa. Jeśli plany robione są z wyprzedzeniem, to niezrealizowane trasy burzą harmonogramy kolejnych dni tygodnia. Nawet jeśli zadania uda się przekazać innemu kierowcy, to zazwyczaj poprzedzone jest to licznymi telefonami do pracowników i dużą dawką stresu „czy się uda”. 
Optymalizator tras, taki jak Routimo, rozwiązuje ten problem. Harmonogramy są dostępne w czasie rzeczywistym i można je elastycznie zmieniać. Nieodwiedzone punkty można przenieść na inny termin przy pomocy zaledwie kilku kliknięć. Dzięki mapie i stałym podglądzie realizacji zadań koordynator może przenieść zadania do innego, najmniej obłożonego kierowcy lub rozłożyć zadania pomiędzy kilku pracowników, widząc, gdzie się obecnie znajdują i czy mają czas na wykonanie dodatkowych przejazdów. Co najlepsze, dopisane punkty doskonale wpiszą się w plan danego kierowcy, tak, że nie będzie musiał nadrabiać trasy.

5.              Analizowanie danych

W obecnych czasach zbieranie i analizowanie danych pozwala na lepszy i szybszy rozwój organizacji. Zbierając dane dotyczące czasu pracy kierowców, przejechanych kilometrów, skuteczności dostaw oraz wielu innych czynników, można ulepszyć ofertę firmy, a co najważniejsze, oszczędzać.  
Aplikacja od Google nie daje możliwości gromadzenia danych ani ich analizowania. Takie funkcje posiadają biznesowe optymalizatory tras, które zbierają dane, analizują je, a dodatkowo generują czytelne raporty. Dzięki temu możliwe jest szybkie wprowadzanie zmian w funkcjonowaniu zespołu oraz zmniejszanie kosztów, m.in. paliwa czy wymiany części samochodowych lub całych pojazdów, dzięki zmniejszonej eksploatacji.

Trasy można skutecznie optymalizować dzięki odpowiednim narzędziom

Google Maps został stworzony jako planer tras dla każdego. Mogą z niego korzystać piesi, rowerzyści, kierowcy samochodów. Z tego powodu, posiada on ograniczone funkcje, które nie zawsze odpowiadają na potrzeby biznesu. 
Odpowiednie funkcjonalności do koordynowania floty pojazdów spełniają optymalizatory tras, które analizują położenie punktów na mapie i na tej podstawie układają najkorzystniejszą trasę.  
Najkorzystniejszy przejazd, nie zawsze będzie tym najszybszym. Przy wyznaczaniu tras przez sztuczną inteligencję brana jest pod uwagę m.in. liczba kilometrów, odległość i położenie punktów względem siebie, ponadto warunki biznesowe takie jak: okna czasowe, harmonogramy , ładowność pojazdu itd. Z tego względu automatycznie wyznaczanie trasy są dużo skuteczniejsze od ręcznego planowania.

Jeżeli po przeczytaniu artykułu zainteresował Cię temat optymalizatorów tras i chcesz wprowadzić zmiany w swojej firmie, skontaktuj się z nami mailowo: sales@routimo.com. Jesteśmy producentem oprogramowania Routimo, które pozwala na skrócenie czasu planowania nawet o 80% i znaczącą redukcję kosztów floty.