Opłaty eksploatacyjne w parkach logistycznych
Wydawać by się mogło, że większość kosztów wchodzących w skład opłaty eksploatacyjnej jest już standardem rynkowym. Praktyka jednak pokazuje, że niektóre z jej elementów wciąż jeszcze potrafią wzbudzić wiele emocji i być przedmiotem długotrwałych negocjacji. Nie zawsze najprostsze z perspektywy najemcy rozwiązanie, w postaci usunięcia części kosztów z katalogu opłat eksploatacyjnych, będzie oznaczało dla niego realną korzyść. Wręcz przeciwnie, ograniczenie takich kosztów może spowodować w przyszłości obniżenie standardu świadczonych usług. Na katalog kosztów i ich wysokość wpływa wiele zmiennych. Przed przystąpieniem do wyboru nieruchomości, czy renegocjacji umowy najmu, warto zapoznać się ze specyfiką tych czynników, tak aby wypracowana umowa była skrojona na konkretne potrzeby prowadzonej przez nas działalności.
W funkcjonujących obecnie na rynku nieruchomości umowach najmu, również tych magazynowych, większość kosztów związanych z bieżącą obsługą nieruchomości, przerzucona została na najemców. Wynika to z faktu, że obecnie standardem są umowy najmu typu „triple net”, inaczej zwane też net – net – net (NNN). Jest to jeden spośród trzech sposobów określenia podziału kosztów pomiędzy najemców i wynajmujących. Umowa „triple net” oznacza, że czynsz w umowie najmu określony jest jako wartość netto, tj. bez uwzględnienia kosztów dodatkowych. Innymi słowy, najemca oprócz czynszu bazowego, zobowiązany jest dodatkowo do zapłaty:
• podatków związanych z nieruchomością,
• ubezpieczenia nieruchomości oraz
• kosztów naprawy i utrzymania nieruchomości.
Wszystkie te dodatkowe, obok czynszu, koszty składają się na tzw. opłatę eksploatacyjną (zwaną również w zależności od umowy: kosztami eksploatacyjnymi, kosztami wspólnymi, czy też service charge).
Część najemców konsekwentnie broni się przed umieszczaniem przez wynajmujących w katalogu opłat eksploatacyjnych niektórych kosztów. Stosują w tym celu różne zabiegi mające na celu ograniczenie tych opłat, które w ich ocenie są zbędne.
Jednym z najczęściej podnoszonych w praktyce przez najemców żądań jest ograniczenie katalogu opłat eksploatacyjnych do zamkniętej listy, która miałaby pozostać niezmienna przez cały czas trwania umowy najmu. W praktyce oznacza to brak możliwości dostosowywania katalogu kosztów do zmieniających się przepisów prawa, sytuacji na rynku czy też rosnących oczekiwań najemców.
W ocenie wielu najemców, otwarty katalog opłat eksploatacyjnych, daje wynajmującemu możliwość obciążania ich dowolnymi i nieuzasadnionymi kosztami. Warto jednak podkreślić, że opłata eksploatacyjna nie jest tą składową kosztów, na której zarabiają wynajmujący. Wynagrodzeniem wynajmującego, który poniósł koszt budowy bądź zakupu nieruchomości, jest czynsz bazowy. Pozostałe płatności związane z utrzymaniem nieruchomości to koszty, które najemca tak czy inaczej poniósłby, gdyby sam wybudował lub kupił budynek.
O ile zamknięcie katalogu kosztów, forsowane przez część najemców, będzie trudne do uzgodnienia (m.in. ze względu na oczekiwania inwestorów czy banków finansujących daną inwestycję), o tyle zastosowanie katalogu wyłączeń może okazać się dla obydwu stron rozwiązaniem kompromisowym. Z jednej strony, pozostawia wynajmującemu elastyczność i nie naraża na ponoszenie kosztów, które nie były objęte uzgodnionym z najemcą katalogiem opłat eksploatacyjnych, a które mogą pojawić się w przyszłości. Z drugiej strony, pozwala najemcom wyłączyć konkretne koszty, których się obawiają. Często są to koszty, których wyłączenie z katalogu opłat eksploatacyjnych nie będzie kontrowersyjne dla wynajmującego. W przypadku powierzchni magazynowych mogą to być na przykład:
• koszty ponoszone przez wynajmującego wyłącznie na rzecz konkretnego najemcy;
• koszty postępowań spornych prowadzonych z konkretnymi najemcami;
• koszty CAPEX, czyli koszty związane z nakładami inwestycyjnymi na nieruchomość;
• podatki dochodowe;
• koszty negocjacji umów najmu z innymi najemcami.
Na katalog i wysokość opłat eksploatacyjnych wpływa wiele elementów. Nie wszystkie z nich są negocjowalne, czy też możliwe do wyłączenia (jak wspomniane powyżej przykłady). Część kosztów wynika bowiem z charakteru bądź standardu obiektów magazynowych. Stąd w przypadku poszukiwania przez najemców oszczędności w opłacie eksploatacyjnej, warto zwrócić uwagę na pewne czynniki już na etapie wyboru nieruchomości, gdyż mogą mieć one znaczący wpływ na wysokość i sposób kształtowania się opłat w przyszłości.
Wiek obiektu magazynowego
Istotnym czynnikiem, który może wpływać na wysokość ponoszonych przez najemcę kosztów eksploatacyjnych, jest wiek obiektu magazynowego, w którym najemca zamierza wynajmować powierzchnię. Należy się spodziewać, że nowe obiekty nie będą wymagały przeprowadzenia większych prac remontowych. Również kwestia ewentualnych planów rozbudowy czy modernizacji nowych obiektów, nawet jeśli w jakimś zakresie miałaby stanowić element kosztów eksploatacyjnych, wydaje się być hipotetyczna. W przypadku nowych budynków koszty utrzymania nieruchomości będą sprowadzały się do drobnych, bieżących wydatków, co do których nie powinno być wątpliwości, że są to tzw. koszty OPEX (operating expanditures). Możemy do nich zaliczyć na przykład konserwacje urządzeń, bieżące naprawy, utrzymanie dróg, placów czy terenów zielonych wokół magazynu.
W przypadku starszych obiektów, wyższe nakłady na funkcjonowanie nieruchomości, mogą okazać się konieczne. Tu czasami pojawia się wątpliwość, czy będą to koszty OPEX, czyli standardowe w ramach opłaty eksploatacyjnej utrzymanie, czy też już raczej CAPEX (capital expanditures), czyli koszty inwestycyjne. Do kosztów CAPEX zaliczyć możemy na przykład wymianę poszycia dachu w budynku, czy też zakup nowych elementów instalacji. Niestety, często rozróżnienie tych dwóch rodzajów kosztów nie jest łatwe. Dlatego, już na etapie negocjacji, warto doprecyzować, które konkretnie koszty będą wyłączone z opłaty eksploatacyjnej.
Dodatkowe usługi
Kolejnym czynnikiem wpływającym na wysokość kosztów eksploatacyjnych mogą być oferowane najemcom usługi dodatkowe. Najwyższej klasy magazyny wyposażone są w wiele dogodnych dla najemców rozwiązań, jak parkingi dla samochodów osobowych i ciężarowych, place manewrowe, całodobowa ochrona, monitoring, czy rozwiązania przyjazne środowisku, jak na przykład oświetlenie energooszczędne. W przypadku obiektów magazynowych znajdujących się w portfolio zagranicznych funduszy, rozwiązania energooszczędne stanowią już obecnie standard. Kiedyś nie były zbyt popularne, gdyż wiązały się z dodatkowymi wydatkami. Obecnie mogą stanowić realną oszczędność zarówno dla najemców, jak i wynajmujących. Wymagania związane z tzw. zielonymi certyfikatami, choć mogą stanowić dodatkowy element kosztów eksploatacyjnych, niekoniecznie muszą oznaczać ich wzrost, a wręcz przeciwnie, w perspektywie długoterminowego najmu, mogą stanowić oszczędność.
Konkretne kategorie kosztów
Realny wpływ na wysokość opłat eksploatacyjnych mogą mieć również poszczególne elementy pokrywanych kosztów. W przypadku najmu powierzchni magazynowych położonych na obszarze miast, należy się liczyć z tym, że dość dużą część kosztów eksploatacyjnych będzie stanowić opłata za użytkowanie wieczyste. Jest to opłata uiszczana przez użytkownika wieczystego corocznie, obliczana od wartości nieruchomości, która może być zmienna w czasie. Co istotne z perspektywy najemców, opłata ta może być aktualizowana poprzez pisemne wypowiedzenie dotychczasowej wysokości opłaty na przykład na skutek uznania przez organy państwowe wzrostu wartości nieruchomości. Tym samym najemcy muszą liczyć się z tym, że w przypadku aktualizacji opłaty za użytkowanie, wzrośnie również wysokość opłaty eksploatacyjnej.
Kolejnym z istotnych elementów opłaty eksploatacyjnej, na który warto zwrócić uwagę, właściwym dla wielobudynkowych kompleksów magazynowych, jest podział kosztów budynkowych oraz kosztów całego kompleksu. Na udział najemcy w opłacie eksploatacyjnej może składać się zarówno udział w budynku (koszty rozkładane są wówczas na jego najemców proporcjonalnie do powierzchni lokali), jak i udział w całej nieruchomości (koszty rozkładane zwykle na poszczególne budynki a następnie – w ich ramach – na poszczególnych najemców lokali w nich zlokalizowanych). Istotny z perspektywy najemcy jest odpowiedni podział tych kosztów, który pozwoli uniknąć podwójnego obciążania najemców tymi samymi kosztami.
Kolejnym elementem opłaty eksploatacyjnej, który może budzić spory i wpływać na jej wysokość, jest możliwość ujmowania w opłacie eksploatacyjnej kar i grzywien nałożonych na wynajmującego. Wielu najemców podważa zasadność uwzględniania takiego kosztu w service charge, traktując go jako problem wynajmującego. W przypadku bardziej agresywnego sposobu zarządzania nieruchomością i aktywnego poszukiwania oszczędności, wynajmujący jest narażony na potencjalne kary. Brak możliwości ujmowania ich w opłacie eksploatacyjnej może prowadzić do bardziej pasywnego modelu zarządzania. Wynajmujący, obawiając się penalizacji swoich działań, nie będzie skłonny do szukania oszczędności, czego konsekwencje w postaci wyższej opłaty eksploatacyjnej będą ponosić najemcy.
Doświadczenie pokazuje, że pomimo odmiennych czasami koncepcji w zakresie przypisywania danych kosztów jako opłat eksploatacyjnych przez strony umowy najmu, obciążanie najemców nieuzasadnionymi kosztami należy dziś do rzadkości, o ile w ogóle jeszcze się zdarza. Bardzo duża konkurencja na rynku magazynowym oraz biznesowe podejście wynajmujących, którzy nie osiągają dochodu z tytułu opłaty eksploatacyjnej, spowodowały, że sytuacje, które miały miejsce na rynku jeszcze kilkanaście lat temu, a których wciąż obawia się część najemców, zostały wyeliminowane.
Autorzy są prawnikami w kancelarii Argon Legal specjalizującej się m.in. w obsłudze projektów magazynowych.
Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics nr 5/2021
