Zarządzanie kryzysowe

Jak pokazują wyniki badań PwC Global Crisis Surveym w 2019 roku, czyli jeszcze przed pandemią, aż 67% firm w Polsce doświadczyło przynajmniej jednego kryzysu w ciągu ostatnich 5 lat działalności. Założenie, że do niego nie dojdzie jest błędem, który może wiele kosztować

Myśl perspektywicznie

W momencie, kiedy pojawia się sytuacja kryzysowa, a zazwyczaj dzieje się to nagle, trzeba reagować szybko i podejmować trafne decyzje, mimo dużego stresu. Dlatego warto wcześniej wypracować plan i przygotować kilka scenariuszy na wypadek sytuacji, które jesteśmy w stanie przewidzieć. Procedury zawarte w księdze zarządzania kryzysowego będą swego rodzaju przewodnikiem i pozwolą skupić wszystkie siły na zażegnaniu kryzysu, bez marnowania potencjału na tworzenie planu działania od zera.

– Kryzys kryzysowi nierówny i dla każdej firmy może oznaczać coś innego, dlatego nie ma jednej słusznej ścieżki postępowania. Wszystko zależy od wielkości organizacji, okoliczności i tego, jakim zespołem jesteśmy. Są jednak sytuacje, które ze względu na specyfikę pracy jesteśmy w stanie przewidzieć z wyprzedzeniem i powinniśmy być na nie przygotowani. Dlatego ważne jest wcześniejsze opracowanie księgi zarządzania kryzysowego, stworzenie planu awaryjnego A, B czy nawet C, określenie potencjalnych ścieżek działania i powołanie sztabu kryzysowego, który dzięki swoim kompetencjom będzie je koordynował. Warto także pamiętać, że nawet najlepszy scenariusz nie jest gwarancją wyjścia z trudnej sytuacji. Pandemia dobitnie pokazała, że procedury są ważne, ale niewystarczające. Kluczowy jest sposób zarządzania organizacją, to czy „czujemy” jej potrzeby i czy potrafimy podejmować takie decyzje, które na nie realnie odpowiadają. To największy sprawdzian dla naszych umiejętności managerskich – mówi Dominika Frydlewicz, HR Manager firmy Cedo.

Działaj

Kiedy się tego najmniej spodziewamy, przychodzi moment, że życie mówi „sprawdzam”, a sytuacja kryzysowa paraliżuje firmę. Weryfikuje to, czy i w jaki sposób jako organizacja przygotowaliśmy się do awaryjnej sytuacji – czy dysponujemy jedynie zestawem procedur, czy też możemy liczyć na wsparcie kompetentnego zespołu zaangażowanych osób, które dobrze znają specyfikę firmy. Choć każdy biznes widzi taką potrzebę, to jak pokazuje badanie PwC Global Crisis Survey 2019 aż 54% polskich firm nie ma oficjalnie wyłonionego sztabu kryzysowego.

– Szybka identyfikacja problemu, ocena ryzyka i wdrożenie działań naprawczych to w uproszczeniu sedno zarządzania kryzysowego. Pandemia koronawirusa wzniosła go na nowy, bardziej wymagający poziom, wymykając się podręcznikowym regułom i zasadom. Mam wrażenie, że także obnażyła kondycję różnych firm ze wszystkimi bolączkami – pokazała, jaką jest się organizacją na płaszczyźnie wewnętrznej, ale i zewnętrznej. To z pewnością miało duży wpływ na jakość zarządzania kryzysowego w tym trudnym czasie, które w przypadku niektórych firm przerodziło się w stan permanentnej walki. W Cedo również musieliśmy zmierzyć się z kryzysem wywołanym pandemią. Księga zarządzania kryzysowego okazała się dobrą bazą, jednak kluczowy okazał się zaangażowany zespół, który potrafił szybko odpowiadać na wszystko to, co zadziewało się w danym momencie. Codzienne raporty ze sztabu, stałe monitorowanie sytuacji w Polsce i na świecie oraz sprawne podejmowanie konkretnych decyzji stało się naszym chlebem powszednim. Z perspektywy czasu widzimy, że nasze działania przyniosły właściwy rezultat – komentuje Dominika Frydlewicz, HR Manager firmy Cedo.

Wyciągaj wnioski

Monitorowanie sytuacji kryzysowej nie kończy się w momencie rozwiązania problemu, naprawienia awarii czy ugaszenia pożaru. Doświadczenie uczy, aby być czujnym i stale analizować to, co się dzieje oraz szybko reagować na potencjalnie niebezpieczne sytuacje. To także nauka na przyszłość, aby mieć w szeregach pracowniczych osoby, które nie tylko rozumieją charakter organizacji, ale także potrafią przekuć tę wiedzę w kierunkowe działania. Dzięki temu możemy wyjść z sytuacji kryzysowej wzmocnieni, co potwierdza 5% polskich firm w badaniu PwC Global Crisis Survey 2019.

– Stworzenie strategii działań na wypadek trudnych sytuacji to tylko wstęp do skutecznego zarządzania kryzysowego. Jego trzon stanowi silny i kompetentny zespół, który potrafi w niespodziewanych sytuacjach myśleć i działać nieszablonowo. W Cedo mechanizmy i procedury, które wprowadziliśmy w marcu, zdały egzamin, jednak ciągle kontynuujemy naszą pracę. Wybuch światowej pandemii to ważna lekcja dla biznesu, aby zawczasu zatroszczyć się o system zarządzania kryzysowego, bo nigdy nie wiadomo, z czym przyjdzie się zmierzyć – podsumowuje Dominika Frydlewicz.

Nie tylko zespół kryzysowy

Aby poradzić sobie z sytuacją kryzysową w zakładzie, warto powołać zespół antykryzysowy. W jego skład powinni wejść: najwyższe kierownictwo zakładu, kierownicy poszczególnych działów oraz osoba zajmująca się w zakładzie bezpieczeństwem żywności. Zespołem antykryzysowym powinien zarządzać reprezentant najwyższego kierownictwa, w zależności od rodzaju czynnika wywołującego kryzys – ale też nie osoby bezpośrednio zaangażowane w usuwanie strat. Celem działania zespołu jest zdiagnozowanie obecnej sytuacji zakładu, usunięcie przeszkód uniemożliwiających funkcjonowanie oraz wypracowanie procedur i rozwiązań zapobiegających wystąpieniu takiej i podobnych sytuacji w przyszłości. Zespół spotyka się by informować się o postępach prac, przekazywać informacje pracownikom oraz formułować zalecenia.

Błędem byłoby jednak myślenie, ze w czasie sytuacji kryzysowej pracuje tylko zespół antykryzysowy. Rolą zespołu jest koordynacja wszelkich działań podejmowanych przez poszczególne działy i pracowników firmy. Chodzi o to, by po pierwsze kilka osób nie robiło tego samego nie wiedząc, że prowadzone są podobne działania, a po drugie, by nie pominąć jakiegoś aspektu lub pola działania.