We are Expeditors

O sile zespołu, wartościach tworzących kulturę firmy, wyzwaniach i współpracy w codziennych działaniach z menedżerkami Expeditors, które tworzą wyjątkowy zespół specjalistów, rozmawia Kinga Wiśniewska.

…

Wspólnie tworzymy kulturę, która przełamuje konwencjonalny sposób myślenia, promuje pracę zespołową, sukces oraz wymaga poczucia odpowiedzialności – to zdanie opisuje Waszą firmę. Jak w praktyce wygląda praca zespołu?

Agnieszka Wójcik, kontroler finansowy: Kluczem do stworzenia zgranego i nowoczesnego zespołu, do realizacji celów i płynności pracy jest niewątpliwie to, że wszyscy jesteśmy zaangażowani w pracę i wspieramy się. W naszym zespole panuje atmosfera otwartej dyskusji, wymiany pomysłów. Bardzo dbamy też o nasze małe zespoły, które tworzymy jako liderzy. Mamy wspólny system wartości, który nas buduje, motywuje i sprawia, że angażujemy w to, co robimy, nie tylko umiejętności, ale również serce – a wtedy możemy już mówić o pracy z pasją.

Alina Lipka, kierownik działu morskiego: Mamy dziesięć elementów kulturowych – wartości, które pielęgnujemy, w które sami wierzymy i które chcemy reprezentować. To między innymi pewność siebie w tym, co robimy, dociekliwość, duma, rezolutność czy spójność.

Czyli spoiwem zespołu są wartości. Czy to nimi kierujecie się podczas zatrudniania kolejnych pracowników? Żeby zespół stanowił jedność, nowe osoby powinny się z nimi utożsamiać.

Alina Lipka: Już na etapie rekrutacji staramy się dobierać przyszłych współpracowników tak, aby wpasowali się w naszą kulturę. Staramy się zatrudniać osoby dynamiczne, otwarte, takie, dla których praca w logistyce będzie właśnie pasją.

Wśród tych wartości znajduje się zaufanie. W jaki sposób budujecie je u pracowników?

Joanna Rożnowska, kierownik działu opieki i rozwoju klienta: Dość nowocześnie podchodzimy do komunikacji, umożliwiając bezpośredni kontakt wszystkim pracownikom. To ważny element wspierający, bo tworzy właśnie atmosferę zaufania i poczucia tożsamości z zespołem. Rozmawiamy otwarcie. Tworzymy przestrzeń, która daje możliwość konfrontacji i pokazania wszystkich perspektyw.

Silna kultura firmy wpływa na pracę Waszego zespołu, ale czy kierujecie ją także na zewnątrz?

Małgorzata Mościcka, kierownik działu sprzedaży: Wartości, o których rozmawiamy, są dla nas bardzo ważne, a klienci to czują. Jest to szczere i otwarte, a zaufanie, to podstawa budowania zaangażowania. I to zaangażowanie widać w relacjach z klientami po obu stronach.

Joanna Rożnowska: Możemy czuć dumę, jeśli wiemy, że stoi za nami jakość. To, że firma inwestuje w nasz rozwój, nie tylko pod kątem produktowym i logistycznym, ale też umiejętności miękkich, daje nam bardzo dobrze przygotowanych ekspertów i konsultantów. Mamy świadomość, jaki poziom i jaką jakość prezentujemy. Widać to na przykładzie spraw, z jakimi często dzwonią do nas klienci.

Dzwonią w trudnych przypadkach?

Izabela Klinicka, kierownik działu lotniczego Kraków: Tak, czujemy się ekspertami od zadań specjalnych. Świetnie radzimy sobie z trudnym transportem, skomplikowaną odprawą – z czymś, co pozwoli wykazać się nam i naszemu zespołowi.

Alina Lipka: I pomaga nam w tym dociekliwość obecna na każdym poziomie. Już podczas szkolenia pracownika staramy się, żeby nie tylko wykonywał czynności, ale był ciekawy i rozumiał, z czego coś wynika, aby doskonale poruszał się w procesie i nie bał podjęcia się trudnych spraw.

Rozmawiamy o zespole i wartościach. Ale na ile ważny jest dla Was zespół, a na ile indywidualizm osób, które go tworzą? Siła zespołu wynika z siły tworzących ją jednostek.

Marta Piechel, dyrektor zarządzająca: Zespół jest tak silny, jak jego najsłabsze ogniwo. Codzienną ciężką pracą dążymy do tego, żeby nasi pracownicy byli na bardzo wysokim poziomie. Aby poczuli w sobie moc, dajemy im przestrzeń do współdecydowania, a nie wykonywania tylko i wyłącznie przydzielonych zadań. To też wynika z wizji firmy, która jest na tyle uniwersalna, że może zostać zaadaptowana do każdego naszego oddziału na całym świecie. Niezależnie od kraju, języka i kultury. To zasługa założycieli, którzy ponad 40 lat temu mieli świetny pomysł na nazwanie swojego celu. Przez te lata ani kultura, ani misja nie straciły na swoim znaczeniu. Zawirowania lokalne, rynkowe, ekonomiczne i geopolityczne nie przeszkodziły naszej firmie rozwijać się i być postrzeganą jako stabilna, bezpieczna i dzięki temu dbająca o pracowników.

Firma powstała 40 lat temu, w Polsce oddział Expeditors działa już od 16 lat. Jak przebiegał rozwój? W firmie są osoby, które pracują tu od pierwszych dni.

Alina Lipka: Tak. Ja jestem w Expeditors od początku. Obserwowanie, w jaki sposób firma stawiała pierwsze kroki, jak się rozwijała, było fascynujące. Radziliśmy sobie na rynku coraz lepiej, a rozpoznawalność naszej firmy stawała się coraz lepsza. Obecnie zatrudniamy w Polsce 83 osoby, mamy swój oddział w Warszawie, Krakowie, magazyn w Parzniewie i reprezentacje w Bielsku-Białej, Słubicach, a wkrótce Katowicach.

Poszerzacie usługi, oferujecie już nie tylko spedycję morską i lotniczą, macie magazyny, agencję celną i oczywiście działacie na rynku transportu drogowego i kolejowego.

Marta Piechel: Stale poszerzamy swoją działalność. To nie jedynie spedycja we wszystkich gałęziach transportu, ale też wszystko to, co musi się wydarzyć, żeby transport z punktu A do punktu B mógł się odbyć. Mamy własną agencję celną z bardzo szerokim zakresem usług i możliwościami działania zdalnie w całej Polsce, wspieramy bezpieczeństwo samego przejazdu. Rozwijamy też procesy magazynowania, dystrybucję, siatkę połączeń pomiędzy hubami, kolej azjatycko-europejską, project cargo.

Mirella Kostrzewska, kierownik działu drogowego i kolejowego: Bardzo istotne jest to, że nie mamy tylko jednego produktu. Ten szeroki zakres usług na co dzień ułatwia nam funkcjonowanie, bo nawet jeżeli nie możemy zrealizować jakiegoś zlecenia na przykład z powodu sytuacji na morzu, proponujemy rozwiązanie drogą kolejową. Nie musimy odpuszczać sobie zleceń, mamy szeroki wachlarz możliwości.

Marta Piechel: Bardzo ważne jest dla nas także budowanie relacji i rozwijanie ich z podwykonawcami – partnerami. Uskuteczniamy model win-win. Podobnie rozwijamy współpracę z klientami, choć niekiedy rozmowy nie są najłatwiejsze.

A co pomaga w budowaniu modelu win-win?

Małgorzata Mościcka: Budowanie relacji z klientami to wieloetapowy proces. To, co cenię we współpracy w naszej firmie, to bardzo partnerskie podejście nas wszystkich do klienta. Czuję zaangażowanie wszystkich działów w to, aby otrzymywał on pełną informację i najwyższy standard usługi, jaki możemy zaoferować. To jest wartość, którą osobiście cenię szczególnie.

Agnieszka Wójcik: Wiedzę zyskujemy między innymi dzięki świetnemu zapleczu – całej strukturze globalnej firmy, którą tworzą specjaliści, eksperci we wszystkich obszarach działalności. Oni też pomagają nam znajdować dla klientów nowoczesne, wyprzedzające rynek rozwiązania.

No właśnie. To, że jesteście częścią globalnej firmy, daje wam w wielu obszarach przewagę konkurencyjną i wsparcie. W jakim stopniu z tego korzystacie w praktyce?

Izabela Klinicka: Mamy duże wsparcie, szczególnie na poziomie regionu. Jesteśmy beneficjentami siły zakupowej globalnej organizacji. Korzystamy z infrastruktury i wiedzy ponad 200 oddziałów na świecie.

Alina Lipka: Możliwości wynikające ze skali naszej firmy wykorzystujemy też w transporcie morskim. Dzięki temu możemy pokonać te trudności, które są obecnie największym wyzwaniem, czyli permanentny brak sprzętu kontenerowego, czy miejsca na statkach. Dzięki strukturom regionalnym mamy możliwość uzyskania odpowiedniej alokacji zabezpieczenia miejsca dla naszych klientów.

Mocną stroną każdego przedsiębiorstwa jest zaangażowanie pracowników w jego rozwój…

Anna Stawasz, kierownik działu celnego: Mocno angażujemy naszych pracowników w procesy. Są oni kluczowym elementem w reagowaniu na zmiany rynku. Są pierwsi, mają bezpośredni kontakt z procesami. Otrzymując od nich informację zwrotną, jesteśmy w stanie ciągle je modernizować. A jednocześnie tworzymy u pracowników poczucie przynależności i współdecyzyjności.

Dajecie im więc poniekąd możliwość wpływania na działalność firmy.

Martyna Stasińska, kierownik działu lotniczego Warszawa: To, że słuchamy pracowników, pomaga nam nie tylko podążać za rynkiem, ale też być bardziej otwartymi, niekiedy na niekonwencjonalne zmiany. Nie czekamy, aż coś się wydarzy, my do tej zmiany się przygotowujemy. Jako menedżerowie rozmawiamy, dzielimy się doświadczeniem, uwagami. Pracownicy chętnie korzystają z polityki otwartych drzwi. Motywujemy ich. Jako menedżerowie potrzebujemy też spojrzenia od biurka, od kogoś, kto współpracuje bezpośrednio, rozmawia, dzwoni, robi rezerwacje, odbiera kontenery, czy zgłasza odprawę celną. Wykorzystujemy te wszystkie informacje – myślę, że dzięki temu firma tak szybko się adaptuje.

Agnieszka Wójcik: Jako menedżerowie dzielimy się z pracownikami szerokim obrazem tego, jakie miejsce każdy z nas w danym procesie zajmuje i co dzięki danej osobie i jej pracy możemy, jako cały zespół, osiągnąć. To duża motywacja do realizacji celów.

Zakłócenia w łańcuchach dostaw zawsze były, są i będą. Wpisane są w specyfikę branży. Jak reagujecie na wyzwania, które niesie rynek?

Marta Piechel: Nie skupiamy się za bardzo na dywagacjach o tym, co się zmieni i kiedy, tylko raczej na tym, co możemy zrobić, żeby odnaleźć się w warunkach tu i teraz oraz szukać sposobu albo niszy, które pozwolą nam nadal z sukcesem wykonywać nasze usługi.

Anna Stawasz: W ostatnim roku wykorzystaliśmy na przykład do rozwoju naszej agencji celnej ogromne zapotrzebowanie na usługi celne po brexicie. Ponieważ w tym obszarze klienci cenią sobie spójność, zgodność procedur, polityki i widoczność, jako firma nakierowana na IT i rozwiązania technologiczne staliśmy się pierwszym wyborem.

Cyfryzacja od kilku lat coraz szerzej rozwijana jest w branży transportowej. Słyszymy o kolejnych możliwościach śledzenia przesyłek, usprawnianiu pracy portów. Nowoczesne narzędzia wspomagające transport pomagają w reagowaniu na wyzwania, jakie niesie rynek.

Alina Lipka: To, jak szybko adaptujemy technologie do aktualnych warunków rynkowych, pokazuje jedno z naszych narzędzi, które powstało w ostatnich miesiącach. Bada ono natężenie ruchu w poszczególnych portach. Dzięki temu, że szybko zostało wdrożone, możemy prezentować klientom aktualną sytuację wokół portów i z wyprzedzeniem pomóc podejmować decyzje. Gdy na przykład wysyłam y towar do USA i widzimy, że w jednym porcie jest duże natężenie, proponujemy alternatywny port wyładunku, aby w ten sposób uniknąć dodatkowych kosztów i uzyskać lepszy czas tranzytu. Warto też wspomnieć o aplikacji służącej widoczności, dzięki której znamy nie tylko aktualny status przesyłki, ale możemy z szerszej perspektywy przeanalizować łańcuch dostaw. Na przykład sprawdzić, jaka jest utylizacja kontenerów od poszczególnych dostawców, jaki jest przeciętny czas tranzytu na danych liniach od drzwi do drzwi, gdzie są zbędne przestoje. Możemy zdiagnozować, który z załadowców na przykład w Azji opóźnia się z terminem wysyłki bądź zmienia zamówione ilości. Możemy wyliczać ślad węglowy.

Izabela Klinicka: Jednym z narzędzi, które oferujemy klientom, jest też Cargo Signal, forma GPS, który pozwala za pomocą czujników na bardzo drobiazgowe i zaawansowane śledzenie przesyłki – łącznie z informacją o dostępie światła do kontenera, temperaturze, wstrząsach, wilgotności.

Dysponujecie dużymi zbiorami danych – to ogromna wartość w obecnych czasach.

Izabela Klinicka: My tak naprawdę sprzedajemy dane i informację, nie tylko transport. Expeditors na całym świecie korzysta z jednego systemu. W momencie wprowadzenia do niego danych, są widoczne dla wszystkich.

Joanna Rożnowska: Naszym głównym zadaniem jest zarządzanie informacją. Dajemy klientowi widoczność. Firmy, które poradziły sobie najlepiej w czasie ostatniego kryzysu, rozumiały dane, którymi dysponowały. Rozumiały, co się dzieje. My dajemy dane, którymi można zarządzać, dane które są bardzo szybko dostępne.

Cyfryzacja, automatyzacja, nowe technologie. A co z ludźmi?

Marta Piechel: Niezależnie od poziomu zaawansowania narzędzi, u nas za każdą usługą stoi człowiek, z imienia i nazwiska. Do tej pory, mimo że tak identyfikujemy się z IT, nie mamy service center, automatów, które (na sucho i nie zawsze prawidłowo) informują o tym, gdzie jest przesyłka. Za każdym razem, gdy klient potrzebuje porady bądź konsultacji, dzwoni do konkretnej osoby, którą zna i lubi, z którą ma zbudowaną relację. Pewne jest, iż chcemy tę identyfikację wszystkich naszych spedytorów utrzymać.

Anna Stawasz: Technologię wykorzystujemy tam, gdzie jest to możliwe, ale człowiek zawsze pozostanie kluczowym zasobem.

Agnieszka Wójcik: W biznesie bardzo ważne są relacje międzyludzkie. To coś, w czym technologia nigdy nie będzie w stanie nas zastąpić.

Kolejny krok Expeditors? Jaki kierunek?

Martyna Stasińska: Wychodzimy z założenia, że wyzwania na rynku są dla nas szansą, a nie przeszkodą.

Marta Piechel: Chcemy iść tam, gdzie będzie potrzebował tego rynek. Szybkie pomysły, szybkie decyzje, szybka realizacja. Bycie jedynie elastycznym nie jest już wystarczające. Musimy być odporni na zawirowania, mieć taką zdolność adaptacji, żeby bez problemu odnajdywać się w sytuacjach dynamicznych. Ostatni czas mocno nas w tym doświadczył, wytrenował i zahartował.

Agnieszka Wójcik: Stosowanie szybkich rozwiązań pokazuje, że nawet w dużych organizacjach, jak nasza, da się działać sprawnie, elastycznie i skutecznie. Chcemy inwestować w liderów i ich zdolności przywódcze, rozwijać ich kompetencje i wykorzystywać potencjał. Jest to niezbędne w kontekście myślenia globalnego o biznesie oraz różnorodności, choćby pokoleniowej czy kulturowej. A także do zdobywania zaufania – najcenniejszej waluty dzisiejszej gospodarki i budowania partnerstwa.

Na głównym zdjęciu od lewej (góra): Małgorzata Mościcka, Anna Stawasz, Alina Lipka, Marta Piechel, Agnieszka Wójcik, Martyna Stasińska, Izabela Klinicka; od lewej (dół): Joanna Rożnowska, Mirella Kostrzewska

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics nr 6/2021