8 błędów, których nie chcesz popełnić wybierając system klasy TMS

Prowadzisz biznes w branży TSL i przyszedł czas, by Excel zastąpić zaawansowanym programem do zarządzania transportem? A może Twój obecny TMS był dobry na początku działalności firmy a dziś jest już niewystarczający?

Czas na wybór oprogramowania klasy TMS, który cechować będą:

• kompleksowość oraz możliwość przeprowadzenia integracji z systemami zewnętrznymi,
• gotowość na współpracę z systemami telematycznymi, mapami cyfrowymi, a także giełdami ładunków czy zewnętrznymi programami finansowo-księgowymi i kadrowymi,
• intuicyjna obsługa – interfejs przyjazny użytkownikom,
• elastyczna i otwarta budowa – gwarancja płynnego rozwoju, w miarę zmieniających się warunków rynkowych i ewolucji firmy.

Mnogość dostępnych na rynku rozwiązań nie ułatwia jednak wyboru. Zwłaszcza, że trzeba zadbać o to, by dostępne w TMS funkcje zaspokajały nie tylko bieżące wymagania związane z obsługą procesów w przedsiębiorstwie TSL, ale i – podkreślmy to – przyszłe potrzeby.

Przedstawiamy zestaw porad, które pozwolą sprawnie przebrnąć przez wybór TMS dostosowanego do oczekiwań firmy. Sprawdźmy, jakie błędy popełnili inni, a których Ty możesz uniknąć i wejść w posiadanie wysokiej jakości systemu do zarządzania transportem.

1. Brak audytu wewnętrznego potrzeb w firmie

W biznesie, jak w życiu, kluczowa jest autoświadomość. Jeśli nie przeprowadzisz gruntownej analizy sytuacji Twojego przedsiębiorstwa, nie określisz źródeł problemów, nie zdefiniujesz celów, w konsekwencji nie będziesz w stanie szczegółowo nazwać swoich potrzeb biznesowych. Dotyczy to zarówno firm, które dopiero rozpoczną przygodę z TMS, jak i tych, które chcą zmienić program na inny. W drugim przypadku – wskazanie aktualnych potrzeb lub ich redefinicja, umożliwi identyfikacja i dogłębna analiza słabości dotąd stosowanego systemu oraz przebiegu współpracy z dotychczasowym dostawcą.

Nim przystąpisz do audytu wewnętrznego zbierz spośród pracowników interdyscyplinarny zespół ekspertów. Tylko zespół z wybranych przekrojowo pracowników (różne działy i szczeble organizacji), gwarantuje realną ocenę sytuacji firmy i pozwoli Ci uzyskać wiarygodne wyniki audytu.

2. Pominięcie analizy konkurencji

Dobrze jest przyjrzeć się, jak postępują inni – bezpośrednia konkurencja, jak i firmy, które współistnieją w branży. Jeśli zrezygnujesz z tego etapu, może ominąć Cię szansa trafienia na trop, jaki z obecnych na rynku systemów sprawdza się bardziej od innych. Możesz też nie mieć świadomości, że czeka Cię przyjęcie pionierskiej roli w najbliższym otoczeniu.

3. Nierozpoznanie rynku usługodawców IT

Co robisz, gdy mając dostęp do wielu – na pierwszy rzut oka – podobnych produktów próbujesz jeden z nich wybrać? Porównujesz. Dostawcy systemów klasy TMS kuszą najniższą ceną i zapowiedzią krótkiego czasu wdrożenia. Te parametry łatwo jest zestawić i szybko ocenić.

Mniej oczywiste, ale równie ważne jest porównanie:

• doświadczenia producentów systemów,
• liczby przeprowadzonych wdrożeń,
• dostępności funkcji niezbędnych do pracy naszego przedsiębiorstwa.

Uwaga! Te same czynniki mają bezpośrednie przełożenie na wartość (i cenę) oferowanego rozwiązania.

Jak już podkreślaliśmy, ważna jest ocena gotowości rozwiązania do spełnienia wyższych oczekiwań niż te, które deklarujemy na początku współpracy. Od tego momentu, warto więc brać pod uwagę tylko oferty, które zapewnią możliwość rozwoju i rozbudowy systemu w miarę rosnących potrzeb jego użytkowników.

Porównując dostawców nie zapomnijmy też, by zweryfikować zakres świadczonych przez producenta oprogramowania usług komplementarnych, jak np. posprzedażowa opieka serwisowa.

4. Brak etapu selekcji dostępnych rozwiązań

Jesteśmy właśnie na półmetku procesu wyboru. To moment, w którym często chcemy przyspieszyć i działamy pochopnie. Warto jednak cierpliwie realizować następne punkty planu.

W kolejnych etapach kierujmy się głównie oceną zakresu funkcjonalnego oferowanych systemów w kontekście własnych wymagań operacyjnych. Liczbę potencjalnych dostawców oprogramowania zmniejszymy sprawdzając, czy dane oferty odpowiadają naszym potrzebom (tym określonym w audycie). W dalszej selekcji pomogą spotkania z wytypowanymi producentami i prezentacje rozwiązań „na żywo” lub w trybie on-line. Każda z przyjętych form przybliży nam jakość oferowanego systemu i ułatwi wyczucie biznesowej „chemii” z przyszłym partnerem biznesowym.

Można powiedzieć, że dla dostawcy jest to próba ognia. Tu następuje pierwsze starcie obietnic z rzeczywistością.

Wciąż macie siłę, by walczyć o jak najlepszy wybór? To bardzo ważne, bo po prezentacjach powinniśmy być już w stanie zawęzić nasz obszar poszukiwań do maksymalnie 2 firm IT, z którymi rozważymy dalszą współpracę. A stąd już bardzo blisko do zakupu naszego nowego oprogramowania TMS.

5. Pominięcie wizyt referencyjnych

Mamy finałową dwójkę. Czas na spotkania lub rozmowy z innymi użytkownikami rozpatrywanych systemów. Wartość wizyt referencyjnych będzie tym większa, im dłużej przedsiębiorstwo pracuje z danym rozwiązaniem TMS. Dzięki rozmowom referencyjnym zweryfikujemy wiedzę zdobytą podczas prezentacji, zyskamy również szansę na poznanie opinii praktyków na temat samego produktu, jak i jakości relacji biznesowych we współpracy z dostawcą. Warto! Pamiętajmy, że z producentem oprogramowania wiążemy się na lata.

6. Zły dobór zespołu testerów wewnątrz organizacji

O ile przeprowadzenie testów oprogramowania jest dla nas oczywistym punktem na drodze wyboru systemu klasy TMS, o tyle nie zawsze dobrze zabieramy się za ich realizację. Kluczowe są tu bowiem osoby, które testy przeprowadzą. Musimy dołożyć starań, by byli to pracownicy naszego przedsiębiorstwa zaangażowani w projekt, a tym samym przyszli użytkownicy oprogramowania – tylko oni realnie ocenią dopasowanie systemu do potrzeb i poprawność jego działania.

7. Przyjęcie zbyt ogólnych zapisów umowy

Gdy jeden zespół testuje system, dobrze by inny – w tym samym czasie – skupił się na dokładnym omówieniu zapisów potencjalnej umowy.

Przyjrzyjmy się:

• warunkom posiadania i rozszerzania licencji systemowych,
• zakresowi opieki serwisowej,
• usługom ponadstandardowych,
• procedurom związanym z rozwojem systemu i współpracą bezpośrednią (w tym komunikacją).

Przy kompleksowych wdrożeniach dobrą praktyką jest również ustalenie warunków analizy przedwdrożeniowej oraz nadzoru powdrożeniowego, czyli momentu, w którym już po wdrożeniu weryfikujemy, czy na pewno system odzwierciedla warunki przyjęte w umowie. Pamiętajmy, że umowa ma na celu zapewnienie obustronnego poczucia bezpieczeństwa nowych partnerów biznesowych.

8. Brak negocjacji

Długa droga za nami, czujemy zmęczenie procesem wyboru, obowiązki naglą. Czy wobec tego warto wykrzesać energię i negocjować? Oczywiście.

Negocjować możemy zarówno ostateczne zapisy umowy jak i ceny. Pamiętajmy jednak, aby w procesie tym kierować się zasadą win-win.

Podsumujmy wybór systemu TMS

Omawiane błędy i niedopatrzenia w wyborze systemu TMS mogą być równoznaczne z pominięciem kluczowych etapów w modelowym procesie zakupu systemu TMS dla transportu i spedycji. Rzeczywistość nie zawsze pozwala nam na drobiazgowe podejście. Jednak, niezależnie od tego czy jesteśmy małą, średnią czy dużą firmą, im bardziej świadomie zaangażujemy się w proces wyboru, tym większa jest szansa na wybór rozwiązania, z którym zostaniemy na lata. Powodzenia!

Zagrożenia w podejmowaniu decyzji zakupowej:

• brak kompetencji IT w zespole po stronie firmy wybierającej system,
• pochopne podjęcie decyzji – pod presją czasu lub wpływem emocji czy zmęczenia długotrwałością prowadzonych poszukiwań
• zbyt małe zaangażowanie w ocenę ofert i dostawców,
• nieprawidłowo dobrany zespół uczestniczący w całym procesie.

Artykuł ukazał się w czasopiśmie Eurologistics 5/2022