Krócej, szybciej, taniej. Nadchodzi technologiczna era “light”?

Co nagle, to po diable – mówi przysłowie, które przestrzega przed decyzjami podejmowanymi w pośpiechu. W branży IT przestaje mieć jednak ono zastosowanie. Z badań Panorama Consulting wynika, że dziś idea wdrażania technologii jak najszybciej i jak najniższym kosztem, staje się coraz popularniejsza. I co najważniejsze, w wielu przypadkach, w pełni uzasadniona.

Rok, dwa a nawet dłużej – tyle czasu trwa zazwyczaj wdrożenie zaawansowanych systemów informatycznych. Drobiazgowy proces wyboru technologii, analiza przedwdrożeniowa, proces dostosowania systemu do potrzeb firmy – tych działań nie da się zrealizować w ciągu miesiąca. Dziś coraz bardziej widać jednak trend do przyśpieszenia i upraszczania procesu implementacji technologii. Oprogramowanie ma być wdrażane szybko i bez zbędnych „wodotrysków”.

Tę zmianę doskonale widać w raporcie Panorama Consulting analizującym rynek systemów ERP. Jego najnowsza edycja mówi jasno: choć wciąż dominują “duże” wdrożenia, to już co trzecia firma rezygnuje z długich, skomplikowanych i kosztownych projektów IT. Podobny trend widać też w innych obszarach oprogramowania biznesowego: systemów wspierających zarządzanie produkcją APS, MES czy WMS wspierających obszar logistyki.

–  W wielu przypadkach czas wdrożenia rzeczywiście można istotnie skrócić. Nie oznacza to, że zawsze warto za wszelką cenę do tego dążyć, bo jak każde rozwiązanie, tak i to ma swoje plusy i minusy. Niemniej taką możliwość warto rozważyć. Szczególnie, że technologia na to pozwala – zwraca uwagę Sławomir Budzaj, Kierownik Centrum Kompetencji WMS Projekty z PSI Polska.

Wdrożenie nawet 7 razy krócej

Pandemia, wojna w Ukrainie, galopująca inflacja przypomniały firmom, że warunki gospodarczo-biznesowe zmieniają się błyskawicznie i założenia w pocie czoła tworzone w korporacyjnych gabinetach rok czy dwa lata temu mają się nijak do obecnej rzeczywistości. To jeden z powodów zmiany podejścia do wdrożeń technologii, ale nie jedyny. Odmienne podejście wynika też z dążenia do uzyskania korzyści jak najszybciej, po to, by zyskać przewagę nad konkurencją. Firmy wyciągają jednak również lekcje z przeszłości. W 2018 r. Lidl zrezygnował z projektu wdrożenia systemu, które pochłonęło prawie 500 mln EUR i trwało od 2011 r. nie przynosząc firmie zauważalnych korzyści. Podobnych przykładów jest więcej. Tymczasem zmiany technologiczne, rozwój metodyk projektowych sprawił, że zaawansowany system, który normalnie wdraża się w 9 miesięcy, można uruchomić w zaledwie miesiąc. Dlaczego z tego nie skorzystać?

Przykładem nowego podejścia może być należący do Grupy CCC, koncept off-price HalfPrice. Ta uruchomiona w ubiegłym roku sieć stacjonarnych placówek oferująca odzież, obuwie, akcesoria, kosmetyki, zabawki i dodatki do domu, postawiła sobie za cel jak najszybsze uruchomienie swoich sklepów. Decydując się na wdrożenie systemu klasy WMS wspierającego proces dostarczenia produktów do sklepów, postawiła na czas.

System uruchomiono w rekordowym czasie zaledwie 34 dni roboczych. To aż 7 razy krócej w porównaniu do standardowego wdrożenia.

Nie każdy potrzebuje rozwiązania skrojonego na miarę

Zdaniem dostawców systemów IT, firmy nie zawsze potrzebują bardzo rozbudowanych rozwiązań. – Tylko dzięki temu, że oprogramowanie ma wbudowany system zintegrowanego planowania, firma może zaoszczędzić na materiałach używanych w procesie wytwórczym. Idąc dalej, poprzez kontrolę półproduktów, które są potrzebne do produkcji, może monitorować wszelkiego rodzaju braki i zaburzenia na kolejnych etapach produkcji.  Nie trzeba tutaj wcale bardzo rozbudowanego rozwiązania, by uzyskać wymierne korzyści – tłumaczy Sławomir Kuźniak z firmy BPSC dostarczającej systemy ERP dla branży produkcyjnej. I podaje przykład: – Wdrożenie „lekkiego” systemu ERP pozwoliło jednemu z naszych klientów na zminimalizowanie stanów magazynowych z wartości około 10 mln złotych do wartości około 4 milionów złotych. Dzięki temu firma odmroziła kapitał i zyskała pieniądze na inwestycje – dodaje.

Pójście taką drogą nie jest jednak regułą. Do tego potrzeba wiedzy, odwagi, zaufania do dostawcy, ale też świadomości, że lepsze jest rozwiązanie działające niż perfekcyjne doszlifowane, ale nieistniejące. Ważne jest też otwarcie się na nowe. W przypadku wspomnianego wcześniej wdrożenia w Half Price do sukcesu przyczyniło się w dużej mierze twórcze połączenie tradycyjnych metodyk (waterfall) ze zwinnym podejściem do projektu (agile). Dzięki waterfall w bardzo krótkim czasie i relatywnie niskim kosztem uruchomiono w pełni funkcjonalny system pozwalający zaopatrywać sklepy, z kolei dzięki podejściu zwinnemu dostosowano rezultat do dojrzewających oczekiwań użytkowników. Jednak bez wiary w to, że ma to sens i zaufania do dostawcy, „lekkiego” wdrożenia by nie było.

– Mieliśmy wiele przemyśleń i wniosków po realizacji wcześniejszych projektów dla Grupy CCC oraz innych klientów i zdawaliśmy sobie sprawę z tego, że część z nich można byłoby zrealizować znacznie szybciej i taniej. W przypadku HalfPrice udało się nasze wnioski i doświadczenia wykorzystać, co poskutkowało krótkim okresem wdrożenia skomplikowanego systemu. Wciąż dominuje jednak przekonanie, że trzeba bardzo mocno dostosować system do procesów biznesowych firmy. Tymczasem nie każdy potrzebuje ściśle skonfigurowanego pod swoje oczekiwania systemu, czasem dla uzyskania efektów, wystarczy rozwiązanie „pudełkowe” – zwraca uwagę Sławomir Budzaj, Kierownik Centrum Kompetencji WMS Projekty z PSI Polska.

Czas na MOSCOW

Praktycy mówią jasno: decydując się na cyfryzację przedsiębiorstwa i wdrożenie konkretnego systemu, firmy mają zazwyczaj względem technologii wysokie oczekiwania. Mają mnóstwo pomysłów na funkcjonalności. Praktycy radzą jednak, by zebrać je razem i na etapie tworzenia planu wyznaczyć priorytety dla poszczególnych zadań. To pozwoli ograniczyć czas i koszty wdrożenia. Obecnie najczęściej stosuje się priorytetyzację opartą o metodę MoSCoW. Nazwa pochodzi od słów: M – MUST (musi być), S – SHOULD (powinien być), C – COULD (może być), W – WON’T (nie będzie). Oznacza to kategoryzację wymagań na te, bez których przedsiębiorstwo nie będzie w stanie funkcjonować, które powinny być wdrożone oraz te mniej ważne.

– Praktyka mówi, że zadań oznaczonych priorytetem MUST nie powinno być więcej niż 60%, a zadań SHOULD więcej niż 20% ogólnego dostępnego czasu. W przeciwnym razie istnieje duże zagrożenie wykonalności projektu w zakładanym czasie i budżecie – zwraca uwagę Mateusz Kluba z BPSC.

Według danych Panorama Consulting, blisko 19% firm decyduje się na bardzo mocne dopasowanie oprogramowanie do organizacji, niemal 50% wybiera podejście umiarkowane z częściowym dopasowaniem procesów. Co ciekawe, w ponad 40% przypadkach, wdrożenie przekroczyło budżet a w ponad 35% analizowanych implementacji systemów nie ukończono projektów na czas. To jasna wskazówka, że podejście do wdrożenia warto przemyśleć.