Case Study Compact Gaz: Gdy planowanie tras przestaje być problemem, a staje się przewagą

Dostawy realizowane w trybie „zamówienie dziś – dostawa dziś” to logistyczne wyzwanie, które wymaga błyskawicznej organizacji. Firma Compact Gaz sp. z o.o. specjalizująca się w dystrybucji gazów technicznych i spożywczych w butlach, obsługuje codziennie dziesiątki punktów dostaw w Wielkopolsce i wschodniej części Niemiec.

Do niedawna planowanie tras było jednym z najbardziej wymagających etapów dnia – zależne od dwóch osób, wykonywane ręcznie, pod presją czasu. Dziś cały ten proces zajmuje kilka minut i może go przeprowadzić dowolna osoba z zespołu. Kluczowa zmiana? Wdrożeniesystemu Routimo.

Wyzwanie: 50–60 punktów dziennie, 30 minut na planowanie

W Compact Gaz obowiązuje bardzo konkretny harmonogram: zamówienia od klientów przyjmowane są do godziny 10:00. Od 10:30 trwa załadunek, a o 11:00 kierowcy muszą ruszyć w trasę. Planista ma więc zaledwie 30 minut na ułożenie tras dla sześciu samochodów. To ok. 50–60 punktów dziennie – do niedawna wszystko planowane było w arkuszu kalkulacyjnym, z adresami wklejanymi ręcznie do Google Maps.

Ten system działał, ale miał wiele wad:

• Google Maps ma limit 10 punktów – planowanie większych tras wymagało otwierania wielu okien i dzielenia tras ręcznie.
• Po zaplanowaniu trzeba było osobno przygotować listy dla kierowców.
• Planowanie było czasochłonne (30–40 minut dziennie) i zależało od jednej lub dwóch wyspecjalizowanych osób.
• Pojawiały się błędy przy przepisywaniu adresów.
• Kierowcy otrzymywali papierowe listy i musieli ręcznie wpisywać adresy do nawigacji.

Decyzja: potrzebny był system, który będzie działał natychmiast

Zespół Compact Gaz sp. z o.o. porównał kilka rozwiązań wspomagających planowanie. O wyborze Routimo zadecydowały konkretne cechy:

• w zasadzie nieograniczona liczba punktów na trasie,
• prostota i intuicyjność obsługi,
• elastyczność systemu – możliwość dostosowania pod potrzeby klienta,
• aplikacja mobilna dla kierowców, eliminująca potrzebę pracy na papierze.

„Nie chcieliśmy systemu, który narzuca nową logikę. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które po prostu zadziała – bez wdrażania rewolucji” – podsumowuje kierownictwo firmy.

Wdrożenie: szybki start i indywidualne dopasowanie

Pierwsze wdrożenie Routimo w Compact Gaz trwało 2–3 dni. System od razu pozwolił przenieść planowanie z Excela do dedykowanej platformy. Po rozpoczęciu pracy zespół Compact Gaz zidentyfikował kilka opcji które, warto było wdrożyć aby zwiększyć efektywność pracy. Do systemu wprowadzono:

• możliwość wpisywania zamawianego asortymentu razem z adresem klienta,

• modyfikację raportu dziennego – tak, aby każdy kierowca otrzymywał listę załadunkową z kolejnością punktów.

System rozwijał się wraz z potrzebami firmy. Jak zaznacza Compact Gaz, współpraca z Routimo była płynna, a sugestie klienta były regularnie wdrażane.

Efekty: mniej czasu, mniej błędów, większa kontrola

Zmiany po wdrożeniu były natychmiast widoczne:

• czas planowania tras skrócił się do 5–10 minut,
• większa liczba osób w firmie potrafi dziś zaplanować trasę – system nie wymaga specjalistycznej wiedzy,
• planowanie możliwe jest zdalnie – wystarczy dostęp do przeglądarki,
• kierowcy mają wszystko w aplikacji – nie muszą korzystać z papieru ani przepisywać adresów,
• trasy są krótsze i bardziej zoptymalizowane, co oznacza mniejsze zużycie paliwa,
• dane pozostają w systemie – umożliwiają analizę i porównanie tras w czasie.

Routimo jako partner, nie tylko narzędzie

W opinii Compact Gaz, duża wartość systemu Routimo leży w jego otwartości na potrzeby użytkownika. Nie jest to sztywne narzędzie „z pudełka”, ale platforma, którą można rozwijać razem z firmą. Szybka reakcja na zgłoszenia, aktywna współpraca w dopracowywaniu funkcji i realne wsparcie techniczne były kluczowe dla sukcesu wdrożenia.

„Nie wyobrażamy sobie dziś powrotu do planowania ręcznego. Zaoszczędziliśmy dzięki Routimo mnóstwo czasu pracy a przez to i pieniędzy” – podsumowuje Aleksander Jagodziński z zespół Compact Gaz.

Podsumowanie

Przypadek Compact Gaz pokazuje, że w firmach, gdzie logistyka była wcześniej ręczna i rozbudowana, można wdrożyć system cyfrowy bez komplikowania codziennej pracy. Kluczowe jest dopasowanie rozwiązania do realiów użytkownika – i właśnie to zapewnia Routimo.