System dcDMS do awizacji dostaw wspiera logistykę PGE Energetyka Kolejowa

PGE Energetyka Kolejowa, ponad 3000 dostawców i jeden standard awizacji – system dcDMS do awizacji dostaw i zarządzania placem na przykładzie wdrożenia w PKP Energetyka

Przy tysiącach dostawców każda dostawa wymaga wcześniejszego przygotowania: terminu, miejsca, ludzi i sprzętu. System dcDMS do awizacji dostaw wdrożyliśmy wstępnie kilka lat temu w PKP Energetyka, aby połączyć te elementy w uporządkowany proces. Obecnie z rozwiązania korzysta PGE Energetyka Kolejowa.

Skalę tego środowiska dobrze pokazuje liczba ponad 3000 dostawców, wskazywana w publicznych raportach organizacji [1]. Przy tysiącach dostawców awizacja musi być procesem cyfrowym, a nie mailowo-telefonicznym. To tysiące relacji biznesowych, które po stronie odbiorcy wymagają wspólnych zasad przekazywania informacji i przygotowywania dostaw. Systemy dcDMS i dcStorage, także od DCLOG, wraz z dodatkowym modułem EKEW tworzą kompleksowe środowisko do zarządzania logistyką materiałową w PGE EK.

Dla każdego zespołu logistyki najważniejsze są odpowiedzi na konkretne pytania: co przyjedzie, kiedy, do którego obiektu i jak będzie rozładowane? Im wcześniej zna się te odpowiedzi, tym lepiej można przygotować całą operację i ograniczyć konieczność reagowania w ostatniej chwili.

Wdrożenie miało na celu szybsze potwierdzanie dostaw, sprawniejszą organizację sprzętu do rozładunku materiałów wielkogabarytowych oraz łatwiejszy dostęp do informacji o terminach realizacji.

Właśnie te zadania pokazują wartość cyfrowej awizacji w logistyce infrastrukturalnej. Potwierdzony termin pozwala przygotować odbiór materiałów, a dostępna wcześniej informacja pomaga skoordynować działania osób odpowiedzialnych za ich przyjęcie.

Z tego wdrożenia można wyciągnąć jasny wniosek. W organizacjach o rozbudowanej sieci dostawców celem wdrożenia systemu awizacji jest zsynchronizowanie harmonogramu transportów z dostępnością ramp, sprzętu i zespołów oraz wymaganiami poszczególnych dostaw. Wspólny standard awizacji i dostęp do danych operacyjnych tworzą podstawę do zarządzania obciążeniem zasobów, ograniczania przestojów i zwiększania przepustowości obiektu przy zachowaniu przewidywalnego przebiegu załadunków i rozładunków.

System dcDMS do awizacji dostaw: wspólne zasady dla rozbudowanej sieci dostawców

dcDMS to system klasy YMS (Yard Management System) przeznaczony do kompleksowej obsługi procesów logistycznych wokół magazynu i centrum dystrybucyjnego. Obejmuje drogę dostawy od utworzenia awizacji aż po wyjazd pojazdu z terenu obiektu, łącząc planowanie z obsługą transportu na miejscu.

Przy znacznej liczbie partnerów koniecznie trzeba jasno określić sposób zgłaszania dostaw. Dostawca potrzebuje informacji, gdzie utworzyć awizację, jakie dane podać oraz kiedy uzyska potwierdzenie terminu.

Po stronie odbiorcy ten sam standard pozwala planować operacje na podstawie porównywalnych informacji. Zespół może sprawdzić zgłoszone dostawy, przygotować harmonogram i ustalić, które operacje wymagają dodatkowych uzgodnień.

Oznacza to powiązanie rozwiązania informatycznego z formalnym procesem współpracy z dostawcami. Wspólny standard obejmuje zarówno miejsce przekazania informacji, jak i zasady przygotowania dostawy.

To istotna wskazówka dla firm planujących wdrożenie systemu klasy YMS, które powinno obejmować ustalenie jasnych zasad, przygotowanie użytkowników i przekazanie partnerom, jak korzystać z nowego procesu.

Konfiguracja dcDMS zgodnie z potrzebami organizacji

W DCLOG konfigurujemy dcDMS pod konkretne potrzeby organizacji: rodzaje dostaw, dostępność miejsc rozładunku, godziny pracy i ochronę danych. Dzięki temu awizacja odzwierciedla sposób działania obiektu i pomaga wewnętrznym zespołom zaplanować jego obsługę.

System ma modułową budowę i zapewnia klientowi szerokie możliwości konfiguracji. Pozwala to dopasować zakres funkcji i zasady obsługi do procesów organizacji oraz uwzględniać różnice między poszczególnymi rodzajami operacji.

Liczba ponad trzech tysięcy dostawców PGE EK to ogromna skala operacyjna. Dla menedżera logistyki najważniejszy wniosek z tej skali jest praktyczny: im więcej uczestników procesu, tym większe znaczenie mają czytelne zasady oraz sprawny dostęp do informacji.

Każdy nowy dostawca powinien wiedzieć, jak przygotować zgłoszenie. Każdy zespół przyjmujący dostawę powinien otrzymać dane potrzebne do zaplanowania pracy.

Od magazynu do placu budowy: termin dostawy i gotowość do rozładunku

Dostawy infrastrukturalne wymagają różnych metod obsługi. Przyjęcie standardowego ładunku i rozładunek materiału wielkogabarytowego mogą wymagać innego sprzętu, miejsca oraz czasu przygotowania.

W OWZT PGE Energetyka Kolejowa Holding określono standardowe godziny dostaw: 7:00–13:00 dla magazynów oraz 7:00–15:00 dla placów budów, z możliwością potrzeby innych uzgodnień. Dla towarów wielkogabarytowych wymagających wynajęcia sprzętu, np. dźwigu, przewidziano awizację z pięciodniowym wyprzedzeniem, również z możliwością indywidualnych ustaleń [2].

Ten przykład pokazuje, dlaczego harmonogram dostaw trzeba powiązać z dostępnością zasobów. Wcześniejsze zgłoszenie daje czas na organizację sprzętu i przygotowanie miejsca rozładunku.

Punktualny przyjazd jest jednym z warunków sprawnej obsługi. Równie ważna jest gotowość zespołu i wyposażenia potrzebnego do wykonania operacji.

Okna czasowe a dostępność zasobów

W dcDMS planowanie awizacji uwzględnia reguły dostępności i wymagania dotyczące obsługi. Pomaga to dopasować termin do możliwości operacyjnych oraz przygotować pracę magazynu lub miejsca odbioru.

dcDMS obsługuje polityki rozładunku, załadunku, dostępności i wyłączeń oraz precyzyjną kalkulację czasu operacji. Harmonogram może więc uwzględniać czas potrzebny na obsługę konkretnego transportu i okresy, w których dane stanowisko lub zasób nie jest dostępny.

Takie reguły pomagają lepiej planować pracę magazynu i rozłożyć operacje w czasie. Umożliwiają również przesunięcie części załadunków i rozładunków poza godziny szczytu, o ile pozwalają na to zasady pracy obiektu.

Przy planowaniu liczy się zarówno dostępne okno, jak i możliwość wykonania operacji w tym oknie. Uwzględnienie tych zależności pomaga ograniczać wąskie gardła wynikające z nakładania się zadań wymagających tych samych zasobów.

Od bramy przez parking do rampy: zarządzanie całym ruchem

Awizacja wyznacza plan przyjazdu, ale obsługa transportu trwa również po dotarciu na teren obiektu. Pojazd trzeba przyjąć na bramie, skierować do odpowiedniego miejsca oczekiwania lub rozładunku, a po zakończeniu operacji obsłużyć jego wyjazd.

dcDMS łączy te etapy w jednym procesie. Jego zakres obejmuje:

• tworzenie i obsługę awizacji dostaw, odbiorów oraz wizyt serwisowych;
• zarządzanie ruchem na parkingu zewnętrznym i wewnętrznym;
• planowanie i zarządzanie oknami czasowymi ramp magazynowych;
• kontrolę operacji na bramach wjazdowych i wyjazdowych.

Dzięki temu można powiązać przyjazd transportu z harmonogramem pracy ramp oraz sytuacją na parkingu. Zespoły odpowiedzialne za poszczególne etapy korzystają z informacji dotyczących tej samej operacji.

Parking pełni ważną funkcję w organizacji ruchu, szczególnie gdy pojazd musi poczekać na obsługę. Uporządkowanie tego etapu pomaga ograniczać korki i napięcia oraz zachować przewidywalną kolejność kierowania transportów do dalszych czynności.

Kontrola operacji na bramach wspiera organizację wjazdu i wyjazdu. Połączenie jej z zarządzaniem parkingiem i dokami pomaga poprawiać bezpieczeństwo ruchu oraz ograniczać sytuacje, w których kilka zespołów podejmuje decyzje bez dostępu do aktualnego statusu pojazdu.

Całość służy lepszemu wykorzystaniu przepustowości centrum logistycznego. Sprawniejsza koordynacja kolejnych etapów pomaga eliminować chaos operacyjny i wąskie gardła oraz przygotować płynny przepływ transportów od bramy po rampę.

Aplikacja WEB i Android: dostęp dla wszystkich uczestników procesu

Wspólny standard wymaga narzędzia dostępnego dla osób, które organizują i obsługują dostawy. W dcDMS z systemu korzystają przewoźnicy, dostawcy, pracownicy magazynu, dział transportu, ochrona oraz pracownicy budów.

Każda z tych grup uczestniczy w innym etapie procesu. Dostawca przygotowuje zgłoszenie, dział transportu koordynuje przyjazd, a magazyn, ochrona i pracownicy budów potrzebują informacji umożliwiających obsługę transportu na miejscu.

dcDMS działa jako aplikacja internetowa dostępna przez przeglądarkę, a dla magazynu i ochrony dostępna jest także aplikacja Android. Taki sposób pracy ułatwia dostęp do systemu zarówno podczas planowania, jak i wykonywania czynności operacyjnych.

Rozwiązanie jest realizowane jako usługa w chmurze DCLOG. Klient nie musi inwestować we własną infrastrukturę serwerową, aby korzystać z systemu i jego funkcji.

Tworzenie awizacji poza godzinami pracy klienta

Dostęp online umożliwia tworzenie i obsługę awizacji również poza godzinami pracy klienta. Partner może przygotować zgłoszenie bez oczekiwania na rozpoczęcie pracy zespołu, z którym wcześniej ustalał dostawy telefonicznie lub mailowo.

Nie zmienia to godzin przyjmowania transportów ani zasad dostępności ramp. Pozwala natomiast wcześniej przekazać informacje potrzebne do zaplanowania operacji i wykorzystać czas przed rozpoczęciem fizycznej obsługi dostawy.

System obsługuje wiele języków, co ułatwia współpracę z uczestnikami procesu korzystającymi z różnych wersji językowych. W rozbudowanej sieci dostawców taka dostępność pomaga uporządkować komunikację i przekazywanie danych potrzebnych do awizacji.

Dokumenty, zamówienia i SAP: dane potrzebne do przyjęcia dostawy

Drugim elementem przygotowania są dokumenty. W przywołanej wersji OWZT wymagano dołączenia do awizacji skanu WZ oraz, jeśli to możliwe, listu przewozowego lub CMR, a także oznaczania opakowań i elementów numerem zamówienia SAP [2].

Dla odbiorcy oznacza to możliwość powiązania planowanej dostawy z konkretnym zamówieniem. Dane dostępne przed przyjazdem ułatwiają sprawdzenie informacji i wyjaśnienie braków na etapie przygotowania.

dcDMS zapewnia dostęp do danych o zamówieniach, weryfikację ilościową dostaw oraz otwartą platformę integracyjną z interfejsem z SAP. Pozwala to uwzględnić w obsłudze awizacji informacje potrzebne do powiązania transportu z procesem zakupowym i magazynowym.

Weryfikacja ilościowa wspiera sprawdzenie dostawy w odniesieniu do danych, które opisują zamówienie i przyjmowane towary. Dostęp do tych informacji ułatwia wychwycenie rozbieżności wymagających wyjaśnienia podczas obsługi.

Cyfrowy obieg dokumentów pomaga szybciej udostępniać informacje osobom odpowiedzialnym za kolejne czynności. Dane o zamówieniu, awizacji i dostawie mogą być wykorzystane w spójnym procesie, którego zakres integracji ustala się podczas wdrożenia.

Synchronizacja transportu, rozładunku i dokumentacji

W praktyce warto planować razem trzy rzeczy: przyjazd transportu, gotowość do rozładunku i dostępność dokumentacji. Dopiero ich synchronizacja pozwala przygotować operację od początku do końca.

Takie podejście sprawdza się również poza logistyką infrastrukturalną. Jest przydatne wszędzie tam, gdzie dostawy wymagają uzgodnienia pracy kilku zespołów i dostępności specjalistycznego wyposażenia.

Z punktu widzenia zespołu przyjmującego towary istotne jest również ograniczenie ręcznego przepisywania informacji. Integracja oraz dostęp do danych o zamówieniach wspierają ich wykorzystanie tam, gdzie są potrzebne do przygotowania i przeprowadzenia operacji.

Powiadomienia e-mail i SMS: bieżąca komunikacja o dostawach

Harmonogram dostaw zmienia się w trakcie dnia, dlatego ważne informacje powinny docierać do uczestników procesu na bieżąco. Potwierdzenie terminu, opóźnienie lub niezgodność mogą wymagać reakcji dostawcy, przewoźnika i zespołu przyjmującego towary.

dcDMS automatycznie wysyła powiadomienia e-mail i SMS dotyczące:

• potwierdzeń awizacji;
• opóźnień;
• niezgodności;
• zmian statusów.

Automatyczna komunikacja pomaga uporządkować przekazywanie informacji związanych z obsługą transportu. Uczestnicy procesu otrzymują wiadomości o zdarzeniach, które wpływają na plan lub przebieg operacji.

Dla zespołu logistyki oznacza to mniej ręcznej pracy przy informowaniu partnerów o podstawowych zmianach. Dla dostawców i przewoźników jest to możliwość otrzymania aktualnych informacji bez każdorazowego kontaktu telefonicznego z osobą koordynującą dostawy.

W opisie korzyści wdrożeń dcDMS podajemy średnią redukcję liczby telefonów i wiadomości e-mail o 80%. Automatyczne powiadomienia, dostęp online i wspólny standard awizacji ograniczają potrzebę prowadzenia wielu osobnych uzgodnień dotyczących tej samej operacji.

Taki sposób komunikacji porządkuje relacje z dostawcami i przewoźnikami. Jasne zgłoszenie, potwierdzenie i informacja o zmianie statusu pomagają uczestnikom procesu ustalić, na jakim etapie znajduje się obsługa dostawy.

Przy bardziej złożonych operacjach kontakt między zespołami nadal jest potrzebny. System pomaga skupić go na sprawach wymagających decyzji lub wyjaśnienia, a powtarzalne informacje o awizacjach przekazuje automatycznie, wspierając jakość współpracy z partnerami transportowymi.

Jak wspólny standard awizacji przekłada się na lepsze decyzje operacyjne?

Wspólny standard daje podstawę do mierzenia procesu. Żeby ocenić jego skuteczność, warto porównywać planowane terminy z przebiegiem obsługi i analizować przyczyny odchyleń.

Na początek wystarczy kilka dobrze zdefiniowanych wskaźników: terminowość dostaw, czas oczekiwania na rozładunek, wykorzystanie ramp oraz kompletność dokumentacji przed przyjazdem. Przy dostawach specjalistycznych warto również sprawdzać, czy sprzęt i zespół były gotowe na uzgodnioną godzinę.

Raporty dcDMS i KPI dla zmian magazynowych

Raporty dcDMS dostępne online obejmują:

• liczbę i typy awizacji;
• obciążenie doków;
• obciążenie zasobów technicznych;
• terminowość dostawców;
• KPI dla zmian magazynowych.

Takie zestawienia umożliwiają analizę różnych elementów tej samej operacji. Informacja o liczbie transportów nabiera większego znaczenia, gdy można zestawić ją z obciążeniem stanowisk i zasobów potrzebnych do obsługi.

Każdy wskaźnik powinien prowadzić do konkretnej decyzji. Jeśli dostawy regularnie kumulują się w jednym przedziale czasowym, należy przyjrzeć się harmonogramowi; jeśli obsługa przeciąga się mimo punktualnych przyjazdów, warto sprawdzić dostępność zasobów i przygotowanie rozładunku.

Raportowanie dla zmian magazynowych pomaga przyjrzeć się rozłożeniu pracy w ciągu dnia. W połączeniu z danymi o typach awizacji pozwala ocenić, czy natężenie transportów odpowiada możliwościom obsługi w danym przedziale czasowym.

Terminowość dostawców jest natomiast informacją przydatną przy planowaniu kolejnych operacji i uzgadnianiu zasad współpracy. Analiza powtarzalnych odchyleń pomaga ustalić, które terminy lub wymagania organizacyjne potrzebują dodatkowego uzgodnienia.

Dane operacyjne powinny wspierać regularny przegląd procesu, a następnie konkretne zmiany w harmonogramie lub zasadach obsługi. Dzięki temu raporty stają się narzędziem codziennego zarządzania pracą magazynu i centrum logistycznego.

Korzyści wdrożenia: uporządkowany proces i lepsze wykorzystanie zasobów

Najważniejsze korzyści dcDMS wynikają z połączenia planowania, obsługi transportów i przepływu informacji. Każdy z tych elementów wpływa na możliwość przygotowania operacji oraz sprawnego wykonania jej na miejscu.

Standaryzacja i uproszczenie awizacji porządkują sposób zgłaszania dostaw, odbiorów oraz wizyt serwisowych. Dostawcy i przewoźnicy korzystają ze wspólnych zasad, a zespół otrzymuje dane potrzebne do przygotowania pracy.

Lepsze planowanie magazynu opiera się na uwzględnieniu dostępności ramp, zasobów technicznych oraz czasu operacji. Rozłożenie części czynności poza godziny szczytu pomaga ograniczyć spiętrzenia i lepiej wykorzystać możliwości obsługi obiektu.

Zarządzanie ruchem na parkingach i kontrola operacji na bramach pomagają eliminować korki oraz napięcia związane z oczekiwaniem. Uporządkowany przepływ pojazdów wspiera bezpieczeństwo i ułatwia koordynację działań ochrony, magazynu oraz działu transportu.

Szybki, cyfrowy obieg dokumentów i dostęp do danych o zamówieniach usprawniają przygotowanie dostaw. Możliwość tworzenia i obsługi awizacji poza godzinami pracy klienta daje partnerom dodatkową elastyczność w przekazywaniu zgłoszeń.

Automatyczne powiadomienia ograniczają ręczną komunikację, a raporty pomagają wskazać etapy wymagające zmian. Wspólnie te funkcje wspierają zwiększanie przepustowości centrum logistycznego oraz podnoszenie jakości współpracy z partnerami transportowymi.

Wdrożenie warto więc planować wokół potrzeb konkretnego obiektu i jego zespołów. Konfiguracja systemu, zasady korzystania z niego oraz dostępność informacji powinny tworzyć jeden proces, który można następnie mierzyć i doskonalić.

Jak przygotować wdrożenie systemu dcDMS w swojej organizacji?

W DCLOG rozwijamy dcDMS jako system YMS wspierający awizacje dostaw i wysyłek, harmonogramy ramp, ruch pojazdów, parking oraz komunikację z uczestnikami procesu. Integracje i raportowanie pomagają łączyć planowanie z informacjami potrzebnymi do zarządzania codzienną logistyką.

Wdrożenie w PKP Energetyka i wykorzystanie rozwiązania przez PGE Energetyka Kolejowa pokazują zastosowanie dcDMS w organizacji o rozbudowanej sieci dostawców. To doświadczenie podkreśla znaczenie wspólnych reguł, przygotowania zasobów i dostępności danych przed dostawą.

Jeśli chcesz uporządkować awizacje w swojej firmie, zacznij od sprawdzenia, jak dziś potwierdzacie terminy i przygotowujecie rozładunek. Warto ustalić, które informacje docierają za późno oraz ile dodatkowych uzgodnień wymaga przyjęcie transportu.

Podczas analizy warto uwzględnić cały przebieg operacji: zgłoszenie, wjazd, oczekiwanie, obsługę przy rampie i wyjazd. Do tego należy dołączyć wymagania dotyczące dokumentów, komunikacji i powiązania danych z zamówieniami.

Tak przygotowany zakres pozwala dobrać moduły oraz ustalić polityki dostępności, załadunku i rozładunku. Ułatwia również określenie, z jakich funkcji będą korzystać dostawcy, przewoźnicy, magazyn, ochrona, dział transportu i pracownicy budów.

Zachęcamy do kontaktu i rozmowy o tym, jak system dcDMS do awizacji może usprawnić logistykę Twojej organizacji:

www.awizacje.pl | www.dclog.pl

Źródła danych

1. Raport niefinansowy Grupy Kapitałowej PKP Energetyka za 2019 rok, s. 16–17.
2. Ogólne Warunki Zamówień Towarów PGE Energetyka Kolejowa Holding – wersja z lipca 2023 roku, rozdział 13, s. 13–14.