Co magazyn musi dostać ze sklepu, zanim zacznie się Black Friday

Przed 27 listopada magazyny e-commerce mają już zamówionych pracowników tymczasowych i ustalone podjazdy kurierów. Z zespołem sklepu zostaje do ustalenia, w jakiej postaci zamówienia będą spływać do WMS i co magazyn ma odsyłać z powrotem. Z tego styku bierze się większość wyjątków, które w szczycie zatrzymują kompletację. Dalej o tym, czego magazyn powinien wymagać od sklepu, co ma mu oddawać i o co zapytać przed promocją.

Sobota po starcie promocji

O szóstej kilkadziesiąt zamówień z nocy stoi w wyjątkach. Część ma dostawę do automatu bez usługi przewoźnika i bez identyfikatora punktu, bo sklep dodał na promocję nową metodę dostawy, której nikt nie zmapował w integracji. Część nie dostała alokacji, bo marketplace sprzedał w nocy towar, którego już nie było. Na pakowni leży zestaw prezentowy założony w czwartek jako nowy indeks, bez wymiarów i bez flagi gabarytu, więc sklep pozwolił klientowi wybrać automat, choć po złożeniu zestaw nie mieści się w największej skrytce.

Zamówienie, z którym da się pracować

Zamówienie musi mieć komplet danych w chwili zwolnienia do kompletacji. Do magazynu trafiają zamówienia opłacone albo za pobraniem. Pozycje mają SKU zgodne z kartoteką, w której są zapisane wszystkie EAN-y towaru.

Przy zestawach sklep i magazyn ustalają, czy magazyn trzyma je rozpisane na składniki, czy jako gotowy, osobny indeks. Od tego zależy, czy zamówienie z brakującą świeczką w ogóle wyjedzie, bo w części systemów dokument bez jednego składnika nie przejdzie. Przy kosmetykach i suplementach dochodzi pilnowanie partii i uzgodniony ze sklepem minimalny termin ważności przy wysyłce.

W zamówieniu jest też usługa przewoźnika, deklarowany termin wysyłki i uwagi do pakowania jako ustalone flagi (prezent, bez dokumentu w paczce). Prośbę wpisaną wolnym tekstem pakowacz w szczycie przeoczy. Gratis powyżej określonej kwoty jest osobną pozycją z własnym SKU, dodawaną regułą w sklepie albo w ERP. Reguła sprawdza stan gratisu i wyłącza się, gdy ten się skończy. Inaczej zamówienia z gratisem staną bez alokacji, choć towar główny leży na półce.

Sklep i magazyn umawiają się jeszcze, do którego momentu zamówienie zwolnione do kompletacji można anulować albo zmienić w nim punkt odbioru. Zmiana punktu jest prosta, dopóki nie powstanie etykieta.

Dostawy i nowe indeksy przed startem

Towar promocyjny przyjeżdża w środę przed Black Friday bez awizacji, często z EAN-ami spoza kartoteki, i magazyn przyjmuje go w nocy, kiedy powinien już kompletować.

Dlatego sklep i magazyn ustalają ostatni termin dostaw na promocję. Każda dostawa, także ulotek, gratisów i kartonów firmowych zamówionych z zapasem na sezon, ma awizację z SKU, ilościami i partiami, a nowe indeksy i zestawy są założone w kartotece, zanim towar przyjedzie. Wymiary i wagę magazyn mierzy przy pierwszym przyjęciu, przy pierwszym złożeniu zestawu i po zmianie opakowania przez dostawcę, a zmierzone wartości idą do kartoteki w ERP i stamtąd do sklepu i na marketplace. Stan w sklepie rośnie dopiero po przyjęciu i rozlokowaniu towaru w WMS. Sklep, który podnosi stan z zamówienia zakupu albo z faktury dostawcy, sprzedaje w noc startu towar stojący na rampie.

Gabaryty automatów i dane w kartotece

Według raportu „E-commerce w Polsce 2026” Gemiusa z automatu paczkowego w ostatnich 12 miesiącach korzystało 84 proc. kupujących. W automatach InPost największa skrytka C ma ok. 41 × 38 × 64 cm, a limit wagi to 25 kg.

Wybór usługi zapada w koszyku, zanim magazyn zobaczy zamówienie, dlatego blokada musi działać w sklepie. Dla towaru oznaczonego w kartotece flagą „nie do automatu”, bo jest za duży albo przekracza 25 kg, koszyk nie pokazuje tej opcji.

Tabela 1. Przepływy danych na styku sklepu, ERP, WMS, TMS i przewoźnika

Stan fizyczny i stan do sprzedaży

W szczycie stan SKU zmieniają naraz sklep, marketplace i magazyn, a gdy każdy system trzyma własną liczbę, wygrywa ten, który zapisał ostatni. Stan dostępny do sprzedaży liczy i rozsyła do kanałów jeden system, najczęściej ERP albo OMS (system zarządzania zamówieniami): stan fizyczny w magazynie minus rezerwacje z otwartych zamówień, towar zablokowany, towar nieprzyjęty lub niezakwalifikowany oraz ewentualny bufor dla kanału. Zwroty wracają do tej liczby dopiero po kwalifikacji.

Koszt opóźnienia widać na prostym przykładzie. Sklep sprzedaje u siebie i na marketplace, a stany synchronizuje co godzinę. Marketplace dowiaduje się o wyprzedaniu towaru średnio po połowie interwału powiększonej o czas przetwarzania. Przy 5 minutach przetwarzania to 35 minut.

W zwykły dzień do zera schodzi 10 SKU, a marketplace sprzedaje każde w tempie 0,5 sztuki na godzinę: 10 × 0,5 × 35/60 daje ok. 3 sztuki bez pokrycia dziennie. W Black Friday promocja wyprzedaje 50 SKU, tempo rośnie do 4 sztuk na godzinę i ta sama integracja daje 50 × 4 × 35/60, czyli ok. 117 sztuk, 40 razy więcej. Przy synchronizacji co 15 minut średnie opóźnienie spada do 12,5 minuty i wychodzi ok. 42 sztuk, przy zdarzeniowej z minutowym opóźnieniem ok. 3.

Ten sam efekt częściowo daje bufor, czyli ukrycie przed marketplace ostatnich sztuk promocyjnych SKU. Zmniejsza on problem kosztem towaru niewidocznego w jednym kanale, a przy nierównym opóźnieniu synchronizacji działa słabiej, niż wynikałoby z prostego rachunku.

Przewoźnik, TMS i moment „wysłane”

Gdy magazyn wysyła kilkoma przewoźnikami, między WMS a przewoźnikami stoi TMS (system zarządzania transportem) albo platforma wysyłkowa, która dobiera usługę, generuje etykiety, zamyka protokół nadania i zbiera statusy. Sklep powinien dostawać numer listu i statusy z tego jednego miejsca.

Część magazynów w szczycie generuje etykiety już przy zwolnieniu fali i drukuje je przy pakowaniu. Brak danych, nieznana usługa albo wolno odpowiadający system przewoźnika wychodzą wtedy przed kompletacją. Ta opcja ma swoją cenę: wcześniej zamyka się okno na zmianę punktu odbioru i anulowanie, waga na etykiecie pochodzi z kartoteki, zamówienie spakowane w dwie paczki potrzebuje drugiej etykiety, a etykiety zamówień anulowanych po fali trzeba anulować u przewoźnika.

Przewoźnik dostaje prognozę wolumenu z wyprzedzeniem, bo z niej wynikają limity nadań i liczba dodatkowych podjazdów. Cut-off, czyli godzinę graniczną wysyłki tego samego dnia, liczy się wstecz od podjazdu kuriera. Od tej godziny odejmuje się załadunek i zamknięcie protokołu, sortowanie, pakowanie i kompletację ostatniej fali. Sklep powinien znać cut-off każdego przewoźnika i z niego liczyć termin wysyłki pokazywany klientowi. Według danych InPost klienci składają 40 proc. dziennych zamówień online między 14:00 a 20:00, więc kilkanaście minut opóźnienia integracji przed ostatnią falą przesuwa część zamówień na następny dzień. Na Black Friday sklep i magazyn decydują, czy przesunąć cut-off na wcześniejszą godzinę, czy wydłużyć deklarowany czas wysyłki o dzień.

Osobna sprawa to status, który sklep pokazuje klientowi jako „wysłane”. Wydruk etykiety i „przesyłka potwierdzona” u przewoźnika oznaczają zwykle gotowość do nadania, a klient widzi dopiero pierwszy skan. W raporcie dla sklepu czas do etykiety i czas do pierwszego skanu stoją osobno.

Od 29 października 2026 r. Allegro zwraca numery przewozowe z usługi Wysyłam z Allegro w innym miejscu odpowiedzi, a integracja, która czyta je po staremu, przestaje przekazywać numery listów do sklepu i ERP. Sprawdźcie na kilku zamówieniach wysłanych po tej dacie, czy numery przesyłek wracają do zamówień, a w razie braku zgłoście to dostawcy integracji przed szczytem.

Duplikaty i spóźnione anulowania

Sklep, który nie dostanie potwierdzenia na czas, wysyła zamówienie ponownie. Jeżeli ERP albo WMS nie sprawdza identyfikatora zamówienia, magazyn pakuje dwie paczki. Niektóre platformy po kilku nieudanych próbach z rzędu przestają przekazywać zamówienia dalej. Awaria serwera w piątek wieczorem może wtedy zatrzymać spływ zamówień na całą sobotę.

Anulowanie przychodzi czasem po spakowaniu. Na Allegro może dotrzeć już po zwolnieniu zamówienia do realizacji, a kupujący może w określonych warunkach sam anulować zakup w ciągu 3 dni, dopóki sprzedawca nie zmieni statusu realizacji ani nie doda numeru przesyłki. Bez szybkiej blokady w WMS taka paczka wyjeżdża i wraca jako zwrot.

Wiele z tych sytuacji wyłapią proste alarmy: brak nowych zamówień od kilkunastu minut w godzinach szczytu, rosnąca kolejka wyjątków, dwa zamówienia z tym samym numerem albo różnica stanów między ERP a marketplace na próbce SKU promocyjnych. Alarm trafia do osoby, która ma dyżur po stronie sklepu i może podjąć decyzję.

Braki, zwroty i faktury w KSeF

Pusta lokacja przy kompletacji rzadko oznacza brak towaru w magazynie. Kompletujący zgłasza niezgodność, magazyn szuka towaru w rezerwie i na innych lokacjach, a pustą lokację liczy ponownie. Do sklepu idzie dopiero to, czego nie ma w całym magazynie. Wtedy zamówienie czeka na decyzję o wysyłce częściowej albo o zamianie towaru, a zamiana wymaga zgody klienta. Sklep wyznacza przed szczytem osobę od takich decyzji i czas, w jakim zamówienie może na nią czekać.

Od 1 kwietnia 2026 r. większość firm wystawia faktury w KSeF, a od 1 stycznia 2027 r. obowiązek obejmie też firmy wystawiające faktury do 10 tys. zł brutto miesięcznie oraz faktury z kas fiskalnych. W sklepie internetowym dotyczy to faktur na firmę, także tych do paragonu z NIP. Faktury dla konsumentów sprzedawca może nadal wystawiać poza KSeF. Faktury z numerem KSeF nie da się usunąć, zostaje korekta.

Faktura na firmę wystawiona w chwili opłacenia oznacza korektę przy każdym braku, którego magazyn nie uzupełni. Korekt jest mniej, gdy zdarzenia idą w kolejności: zamówienie, kompletacja, zamknięcie protokołu nadania, potwierdzenie wydania w WMS, WZ w ERP i faktura z ilości wydanych. Przy zamówieniach opłaconych z góry termin wystawienia faktury wynika z przepisów o VAT i bywa wcześniejszy niż wydanie, zwłaszcza gdy zapłata wpływa pod koniec miesiąca, a towar wyjeżdża w następnym. Tę kolejność ustala się z księgowością.

Według Pawła Zakielarza z Global24 wynik sezonu poznaje się dopiero po zamknięciu zwrotów. Magazyn kwalifikuje każdą zwróconą sztukę jako pełnowartościową, do odświeżenia, do sprzedaży po obniżonej cenie albo do utylizacji, według kryteriów spisanych ze sklepem. Zwrot bez zapowiedzi i numeru zamówienia potrafi leżeć na regale tygodniami, dlatego sklep zapowiada go w WMS przy zgłoszeniu. Wynik kwalifikacji wraca do ERP, który oddaje klientowi pieniądze albo wystawia korektę. Do stanu dostępnego wracają tylko sztuki pełnowartościowe.

Duże firmy (powyżej 250 pracowników) od 19 lipca 2026 r. nie mogą niszczyć niesprzedanej odzieży, akcesoriów odzieżowych i obuwia, także zwróconych, chyba że zachodzi udokumentowany wyjątek przewidziany w przepisach. W tych kategoriach decyzja „do utylizacji” wraca do sklepu razem z uzasadnieniem.

Pytania do zespołu sklepu przed szczytem

• Kto po waszej stronie ma dyżur w weekend startu, pod jakim numerem i czy może decydować o wysyłce częściowej?
• Kiedy startuje promocja, które SKU obejmie, jakiego wolumenu spodziewacie się dzień po dniu i kiedy przyjedzie towar?
• Jakie nowe metody dostawy, indeksy, zestawy i gratisy dodajecie na promocję i kto zmapuje je w integracji przed startem?
• Co się dzieje z zamówieniami, gdy integracja stanie na dwie godziny, i kto dostaje alarm?
• Po jakim czasie stan po wydaniu i numer przesyłki są widoczne w sklepie i na marketplace?

Co mierzyć przez trzy tygodnie przed szczytem

• odsetek zamówień, które wchodzą do WMS bez wyjątku;
• liczba zamówień na stole wyjątków starszych niż dwie godziny;
• zaległość na koniec każdej zmiany: zamówienia zwolnione, a niewysłane;
• odsetek zamówień przyjętych przed cut-offem, które wyjechały tego samego dnia;
• godzina przekazania paczek według protokołu, a dla sklepu czas do pierwszego skanu przewoźnika;
• opóźnienie synchronizacji stanów, mierzone na kilku SKU w każdym kanale.

Trzy tygodnie pomiaru przed 27 listopada wystarczą, żeby w szczycie było z czym porównać.

Artur Pokładek, Hex16. Buduję sklepy internetowe i ich integracje z systemami magazynowymi i przewoźnikami.