10 kroków do zakupu systemu TMS

Wiele firm transportowo-spedycyjnych dzięki zdefiniowaniu własnych potrzeb dojrzewa do wyboru narzędzi informatycznych wspomagających zarządzanie działalnością i staje – po raz pierwszy – przed decyzją o zakupie systemu TMS. Sztukę wyboru komplikuje tu m.in. trudność w określeniu wartości poszczególnych czynników w procesie decyzyjnym i wskazanie wiodących parametrów oceny użyteczności danego rozwiązania IT. W przypadku podmiotów zmieniającego dotychczasowego dostawcę oprogramowania, powszechny jest z kolei dyskomfort i związana z nim nieufność wobec producentów, wynikające z dotychczasowej negatywnej praktyki. Dlatego postanowiliśmy opracować krótki poradnik zakupowy, czyli 10 kroków do udanej transakcji.

1. Powołanie zespołu, przeprowadzenie audytu wewnętrznego i zdefiniowanie wymagań. Gruntowna analiza sytuacji w przedsiębiorstwie, określenie źródeł problemów, zdefiniowanie celów oraz szczegółowe nazwanie potrzeb firmy stanowią pierwszy krok i fundament na drodze do sukcesu w wyborze przyszłego narzędzia pracy. Niezbędny jest tu interdyscyplinarny zespół ekspertów, którego skuteczność w ocenie sytuacji firmy, potwierdzą – nie raz zaskakujące – wyniki audytu.

2. Analiza konkurencji pod kątem stosowanych rozwiązań. Dobrze wiedzieć, co słychać „u sąsiada”. Obserwacja konkurencji w kontekście systemów IT z jakimi pracuje wsparta dogłębnym badaniem rynku, będą pomocne w definiowaniu własnych wymagań względem systemu TMS.

3. Rozpoznanie rynku usługodawców IT. Weryfikacja dostawców oprogramowania informatycznego powinna opierać się na porównaniu ofert. Kuszą najniższa cena i zapowiedź krótkiego czasu wdrożenia. Należy jednak pamiętać, co decyduje o jakości programu TMS i późniejszej pracy z nim, gdyż te same czynniki mają bezpośrednie przełożenie na jego wartość. Zwróćmy więc uwagę przede wszystkim na doświadczenie producenta IT, liczbę przeprowadzonych wdrożeń oraz dostępność niezbędnych dla naszego przedsiębiorstwa funkcjonalności. Istotny aspekt stanowi również gotowość produktu dostawcy do spełnienia wyższych oczekiwań niż te na początku współpracy. Niech wśród potencjalnych rozwiązań znajdą się systemy będące gwarantem rozwoju i dające możliwość rozbudowania funkcjonalności w miarę rosnących potrzeb użytkowników.

4. Wytypowanie grupy potencjalnych dostawców systemu TMS. Po analizie konkurencji oraz potencjalnych dostawców rozwiązań IT, czas na powrót do wyników audytu. W efekcie znajomości własnych wymagań i oczekiwań stawianych systemowi TMS zawężony zostanie obszar poszukiwań firmy, z jaką nawiążemy współpracę.

5. Spotkania i prezentacje programów TMS zakwalifikowanych do procesu wyboru. Dalszej selekcji pomogą spotkania z dostawcami i prezentacje „na żywo” lub w trybie on-line. Każda z przyjętych form przybliży jakość oferowanego systemu i ułatwi porównanie z innymi. Niewątpliwie jest to etap, w którym następuje pierwsze starcie „obietnic” z rzeczywistością.

6. Zawężenie obszaru poszukiwań. Weryfikacja jakości systemów i poznanie ich „z bliska” pozwoli na wyłonienie finałowej dwójki lub maksymalnie trójki.

7. Wizyty referencyjne i ich analiza. Nim przejdziemy do praktycznych testów oprogramowania, kolejny krok w procesie decyzyjnym to rozmowy z innymi użytkownikami opiniowanych systemów. Wartość wizyt referencyjnych będzie tym większa, im dłużej dana firma pracuje w oparciu o dane rozwiązanie TMS. Dzięki spotkaniom zweryfikujemy wiedzę zdobytą podczas prezentacji, zdobędziemy również szansę na uzyskanie opinii na temat samego produktu jak i jakości relacji biznesowych we współpracy z dostawcą.

8. Testy najlepszego rozwiązania. Na etapie testów, których wyniki bezpośrednio przełożą się na decyzję o zakupie, kluczowe są osoby je przeprowadzające. Istotne jest więc, by byli to pracownicy naszego przedsiębiorstwa realnie zaangażowani w projekt, a tym samym przyszli użytkownicy oprogramowania.

9. Wstępne określenie warunków umowy. Szczegółowe omówienie oferowanych warunków samego wdrożenia można porównać do zaopatrzenia się przed skokiem w wysokiej klasy spadochron. Określenie warunków korzystania z licencji, zakresu wsparcia serwisowego, procedur związanych z rozwojem systemu czy komunikacją, gwarantuje wysoką jakość współpracy i daje poczucie obustronnego bezpieczeństwa nowych partnerów biznesowych.

10. Negocjacje prowadzące do finalnego zakupu. Długotrwały i pracochłonny proces wyboru optymalnego systemu TMS wieńczą ustalenia dotyczące ceny zakupu i harmonogramu wdrożenia. Na satysfakcjonujący wynik negocjacji składają się wszystkie kroki podjęte przed podpisaniem umowy.

Zaprezentowane etapy wpisują się w model idealnie przeprowadzonego procesu zakupu systemu TMS dla transportu i spedycji. Rzeczywistość nie zawsze pozwala nam na takie podejście. Jednak pamiętajmy, niezależnie od tego czy jesteśmy małą, średnią czy dużą firmą wybór systemu TMS z którym będzie się rozwijała nasza firma jest bardzo ważny i wymaga zaangażowania. Od tego wszystko się zaczyna i skutkuje w przyszłości. I uwaga, zawsze warto być otwartym i nie bać się innowacyjnego podejścia